CGR - Concepto 0204 de 2017

o Contraloria General de la Republica SGD 03.10.201713:44 CONTRALORÍA Al Contestar Cite Este No.: 2017EE0120116 Fol:4 Aner.0 FA:0

ORIGEN 80112-0FICINA JURIDICA I IVAN DARIO GUAUQUE TORRES

GENERAL DE. LA REPÚBLICA

DESTINO EVA MERCEDES ROJAS VALDÉS

ASUNTO AUDITORIA I TRASLADO DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS.

OBS CGR—OJ(cid:9) - 204 2017 201 7EE01 201 1 6(cid:9) 111111111111111111111111111111111111111111 111 80112Bogotá, D.C., Doctora

EVA MERCEDES ROJAS VALDÉS

Dirección de Gestión y Desempeño Institucional Departamento Administrativo de la Función Pública Carrera 6 No. 12 — 62 emrojas@funcionpública.gov.co Asunto: Auditoría / Traslado de hallazgos administrativos.

Respetada doctora Eva Mercedes:

1. Antecedentes La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República (CGR) bajo el radicado 2017ER0080526 recibió su solicitud en la que eleva la siguiente consulta: "Frente a un hallazgo disciplinario determinado por la contraloría en una de sus auditoría, (sic) a quién le corresponde dar traslado a la Oficina de Control Disciplinario de la entidad • La contraloría copia su informe a control disciplinario • Le corresponde a la entidad hacer el trámite correspondiente En el caso de hallazgos penales, fiscales quien hace el traslado correspondiente • La contraloría copia su informe al ente encargado

• Le corresponde a la entidad hacer el trámite correspondiente"

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.00v.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Respuesta al radicado 2017ER0080526(cid:9) Página 2 de 4 En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución' ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República".

En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen 5 para la vigilancia de la gestión fiscal" y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 167 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Consideraciones Jurídicas La consulta se refiere a las acciones a seguir con posterioridad a la liberación del informe de una auditoría realizada a un sujeto de control fiscal, pues requiere se indique quién es el competente para realizar el traslado de los hallazgos administrativos de tipo disciplinario, penal y fiscal.

Teniendo en cuenta lo pretendido, se parte del concepto de auditoría contenido en la Guía de Auditoria de la Contraloría General de la República, a fin de desarrollar la consulta, como sigue a continuación: Art. 25 Ley 1755 de 2015 1 2 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000

4 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgrPcontraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Respuesta al radicado 2017ER0080526 Página 3 de 4 "1.2. Definición de auditoría Es un proceso sistemático que evalúa, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, la política pública y/o la gestión y los resultados fiscales de los entes objeto de control fiscal y de los planes, programas, proyectos y/o asuntos a auditar, mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal o actuaciones especiales de vigilancia y control, para determinar el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal, en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos, y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría General de la República fundamentar sus opiniones y conceptos."8 El objetivo del proceso auditor es poder establecer: "sí los recursos humanos,

físicos, financieros y tecnologías de información y comunicación puestos a disposición de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz, económica y de manera transparente en cumplimiento de fines constitucionales y legales del Estado."9 Una de las manifestaciones del ejercicio auditor es el hallazgo, entendido como: "un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos. Todos los hallazgos determinados por la CGR, son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto)."1° Las observaciones de auditoría se comunican al auditado para que éste presente los argumentos y soportes que tengan para desvirtuarlos. Luego se evalúa y valida la respuesta del auditado. Evidenciados los hallazgos, debe validarse siete aspectos frente a los mismos a saber: i) Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio, ii) Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia de la observación, iii) Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia, iv) Identificar y valorar responsables y líneas de autoridad, v) Comunicar y trasladar al auditado las

observaciones, vi) Evaluar y validar la respuesta vii) Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competente. 8 Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República. Edición 2015 Pág.11 9 Ibídem 8 Pág. 14 19 Ibídem 8 Pág. 49 Carrera 69 N° 44-35 piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Respuesta al radicado 2017ER0080526(cid:9) Página 4 de 4 En firme los hallazgos la Guía de Auditoría de la CGR acerca del traslado, establece lo siguiente: ". Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competente Los hallazgos con incidencia fiscal, disciplinaria, penal o de otra connotación, una vez aprobados por el Comité técnico o instancia competente para tal fin serán trasladados mediante oficio a las autoridades competentes con los soportes según el caso, dentro del término máximo aprobado por los cuerpos colegiados antes mencionados para el traslado de los hallazgos con presunta incidencia. El oficio de traslado será suscrito por el Contralor Delegado Sectorial en el Nivel central o por el presidente de la colegiatura en el Nivel desconcentrado; o, por el funcionario que según la administración del proceso auditor tenga esa responsabilidad. Los hallazgos fiscales se trasladarán con el formato establecido para tal efecto (10. Formato Entrega hallazgos fiscales). El Responsable de entidad o Líder de Auditoría verificarán el oportuno

registro en los sistemas de información y proyectará los documentos necesarios para hacer entrega del hallazgo a la dependencia o funcionario competente para dar inicio al proceso de responsabilidad fiscal. El hallazgo administrativo puede tener varias incidencias, pudiendo dar lugar a su traslado a diferentes autoridades." Con ésta última transcripción se resuelve la consulta: el traslado de hallazgos de auditoría, cualquiera que sea su incidencia, corresponde hacerlo al equipo de auditoría que adelantó el proceso auditor, mediante oficio suscrito por el Directivo de la dependencia. Cordialmente,

UAUQUE TORRES

Oficina Jurídica

Proyectó: Johana Milena Valenzu (cid:9) rde.PIL2--

Revisó: Pedro Pablo Padilla Castro

Radicado: 2017ER0080526

Archivo: 80112-033 Conceptos Jurídicos

Carrera 69 N° 44-35 piso 1 nCódigo Postal 111071 • PBX 51 8 7000 cgrPcontraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia