CGR - Concepto 0213 de 2016

/ CONTRALORIA O(cid:9) G ENERAL OE LA REPÚBLICA I JURfOIN ICA A 213 ACe l n Ctr Aa Pl. T G A ,s i cm isa Id De .l a N oR se 2p 0o 1b 6l 1ic Fa 0 0s 1 E 62G 0O 0 F I e0 1.1 :21 3 A0 n1 g1 .0 1 F1 .1 O1 ORIGEN E0112.0PCINA J'URDIDA ISMITTHA ~ANA MARTINEZ BERREO CGR — OJ de 2016 DESTINO 80014ÚTIOAD NE SEGURIDAD Y ASEGURAMIENTO TECITOLOGICO E EFORIMTICIO/

LUIS EMILIO SCARES RASTREE

ASUMO MACACOS MEOIOS TECNOLOPCOSIS~ELICIAS

OES 20161E0098206(cid:9) 11111111131111111011111111111111111111111111 Bogotá, D.C., Doctor LUIS EMILIO LINARES MARTÍNEZ Jefe Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático —USATIContraloría General de la República Ciudad Asunto:(cid:9) Utilización medios tecnológicos para audiencias.

1. Antecedentes.

Esta Oficina recibió su consulta radicada bajo el número 20161E0079722 en la que indaga si resulta viable "(...) permitir que los presuntos responsables fiscales y/o los apoderados de las diversas partes, utilicen el aplicativo de colaboración y videoconferencia institucional de la Contraloría General de la República Skype Empresarial el cual permite que (previo cumplimiento de los

requisitos técnicos para su ejecución por parte de dichos actores a nuestra entidad), las dos partes interactúen:

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución', ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la Contraloría General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales 'República de Colombia, Ley 1755 de 2015, articulo 28 Carrera 9 No. 12 C -10 P. 8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.cgottaloria_gov.co(cid:9) Página lde () CONTRALORÍA l or,... GENERAL oc LA REPÚBLICA i Junioica relativas al campo de actuación de la Contraloría Generaf'2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generara y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las

consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal' y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 167 del Decreto Ley 267 de 2000, ésta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). No obstante lo anterior, y con el propósito de brindar elementos de juicio que contribuyan a ilustrar el tema puesto a consideración, pasa este Despacho a formular algunas consideraciones jurídicas de manera general y abstracta sobre el particular.

3. Consideraciones Jurídicas.

Teniendo en cuenta la inquietud formulada por el consultante, precisa esta Oficina en señalar que sobre este tema se pronunció este despacho en el concepto 80112-EE39620 del 19 de junio de 2012 en el que se puntualizó lo siguiente: "2.2. La pregunta de si pueden los presuntos responsables fiscales dentro de los Procesos de Responsabilidad Fiscal que adelanta la Contraloría General de la República presentar descargos o recursos electrónicamente, consideramos que es un tema que se encuentra regulado en el artículo 116 de la Ley 1474 de

2011. Señala la norma citada: Artículo 116. Utilización de medios tecnológicos. Las pruebas y diligencias serán recogidas y conservadas en medios técnicos. Así mismo, la evacuación 2 República de Colombia, Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000.

República de Colombia, Art, 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 4 República de Colombia, Art.43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art.43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 6 República de Colombia, Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Decreto Ley 267 de 2000, artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 9 No. 12 C10 P. 8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contralto(cid:9) Página 2 de4 () CONTRALORÍA l OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA JURIOICA de audiencias, diligencias en general y la práctica de pruebas pueden llevarse a cabo en lugares diferentes a la sede del funcionario competente para adelantar el proceso, a través de medios como la audiencia o comunicación virtual, siempre que otro servidor público controle materialmente su desarrollo

en el lugar de su evacuación. De ello se dejará constancia expresa en el acta de la diligencia. Las decisiones podrán notificarse a través de un número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente." Para que la diligencia se realice en un lugar distinto de la sede la Contraloría General de la República y por medios electrónicos, como en el caso de las audiencias o comunicaciones virtuales, estas deben ser controladas por un servidor público. Esto no debe confundirse con el envío por correo electrónico de diligencias tan trascendentales como la versión libre y espontánea, la cual, perdería un elemento esencial que es la espontaneidad si pudiera simplemente ser enviada por correo electrónico. ( ..) El manejo de los medios electrónicos en los Procesos de Responsabilidad Fiscal tienen ciertas particularidades que deben corresponder a las características mismas de este tipo de actuaciones administrativas especiales." De acuerdo con expuesto se concluye que resulta plenamente viable el uso de medios electrónicos para evacuar audiencias, diligencias en general y la práctica de pruebas en lugares distintos a la sede del funcionario competente para adelantar el proceso, a través del uso de medios virtuales siempre que se controle materialmente por parte de otro servidor público, su desarrollo en el lugar de su evacuación. No obstante ello, tal como lo indica el artículo 116 de la Ley 1474 de 2011, es preciso que se deje constancia expresa de tal evento,

en el acta de la diligencia. De igual manera es oportuno precisar que la instrumentación y uso de los medios electrónicos tanto para las audiencias como para la recepción de piezas procesales en que se instrumente su recepción física o electrónica, debe satisfacer plenamente los requisitos y los términos legales consagrados para los procesos de responsabilidad fiscal que se tramiten por la vía ordinaria o verbal, a fin de que se alleguen oportunamente al operador jurídico y se eviten demoras o paralizaciones en los procesos de responsabilidad fiscal. En el mismo sentido, la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático —USATI-, debe velar porque los procedimientos de archivo de los medios electrónicos que sean empleados para evacuar las audiencias o Carrera 9 No. 12 C - 10 P. 8 • PBX: 6477000 • Bogotá. D. C. • Colombia • www.cotr@loritotco (cid:9) página 3 de!

O CONCOTRNTARLAOLROÍAR Í1A o.m.

LA REPÚBLICA t JURIOICA diligencias en general, garanticen la seguridad y confiabilidad de los mismos al tiempo que permitan, en los eventos en que sea requerido, verificar la estricta observancia de las garantías y derechos constitucionales de los implicados. Es dable precisar finalmente que para la utilización de estos medios tecnológicos se debe dar prioridad a los procesos que adelantan tanto la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva como la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción. En los anteriores términos, se absuelve su consulta. Cordialmente,

ANA MARTINEZ BERMEO

Directora Oficina Jurídica

Proyectó: (cid:9) Johana Asslen Aréyakrf y

Remó: (cid:9) José Diez Perlaloz9

Radicado: (cid:9) 20161E0079722

80112-033(cid:9) Conceptos Jurídicos — Conceptos Jurídicos Carrera 9 No. 12 C - 10 P. 8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • WWW contraloriagov co (cid:9) Páginallde