CGR - Concepto 0218 de 2017

O CONTRALORÍA GENERAL DE LA RER RUGA Contratada General de la Republica:: BID 24.10.201710:23

Al Contestar Cite Este No.: 2017EE0124884 Fel:3 Anex:0 FA:0

ORIGEN 80112-OFICINA JURIDICA I IVAN DARIO GUAUQUE TORRES

DESTINO LILIANA MARIA ZAPATA BUSTAMANTE 1 MINEDUCACION

ASUNTO ACCESO SIRECI

OBS 21.8(cid:9) CGROJ 2017(cid:9) 2017EE0129884(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111111 80112 — Bogotá D.C. Doctora

LILIANA MARÍA ZAPATA BUSTAMANTE

Secretaria General Ministerio de Educación Nacional Calle 43 No. 57 —14 Centro Administrativo Nacional CAN Bogotá.

Asunto: ACCESO A LA INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE RENDICIÓN

ELECTRÓNICA DE LA CUENTA E INFORMES(cid:9) - SIRECI.-

LIMITACIONES PARA ACCEDER A INFORMACIÓN CLASIFICADA Y

RESERVADA.- CONVENIO DE COOPERACIÓN

INTERINSTITUCIONAL.

Respetada doctora Liliana María: Esta Oficina recibió su comunicación 2017-EE-109646, radicada bajo el número

2017ER0065993, donde con base en la auditoria de la CG11 a ese Ministerio, en el proceso de administración y recaudo de la contribución estampilla Ley 1697 de 2013 y teniendo en cuenta que el SECOP no contiene el 100% de la información, solicita examinar la posibilidad de suscribir un convenio de intercambio de información que

otorgue al Ministerio la opción de consultar el SIRECI, en lo que respecta a los contratos de obra celebrados por los auditados y así optimizar el proceso de recaudo de la contribución.

1. Alcance del concepto Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

CONTRALQRÍA

GENERAL DE LA REI.unBLICA

(cid:9) Respuesta a Liliana María Zapata Bustamante Página 2 de 7 interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes; eh materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generar , así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"3.

En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal" 4 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territoriál y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"5. Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43, numeral 166 dei Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas con la(s) dependencia(s) implicada(s).

2. Consideraciones jurídicas La Constitución Política atribuye expresamente a la Contraloría General de la República la función de control fiscal, consistente en la vigilancia dela gestión fiscal realizada por los servidores públicos y las personas de derecho privado!

Se trata de una función pública especializada, tal como lo indicó la honorable Corte Constitucional en Sentencia C-3748 : Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000 2 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 12del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de

una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. 7 Constitución Política, artículo 267: "El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación "y 119: "La Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultado de la administración" 8 Corte Constitucional. Sentencia C-374 de 1995. Expediente D-761 M.P. Antonio Barrera Carbonell Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 (cid:9) cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia '17

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA Respuesta a Liliana María Zapata Bustamante(cid:9) Página 3 de 7 "En la Constitución Política de 1991 se reconoce expresamente la función de control fiscal, como una actividad independiente y autónoma y diferenciada de la que corresponde a las clásicas funciones estatales, lo cual obedece no sólo a un criterio de división y especialización de las tareas públicas, sino a la necesidad política y jurídica de controlar, vigilar y asegurar la correcta utilización, inversión y disposición de los fondos y bienes de la Nación, los departamentos, distritos y los

municipios, cuyo manejo se encuentra a cargo de los órganos de la administración, o eventualmente de los particulares (arts. 267, 268 y 272 C.P.). El artículo 268 de la Carta Política establece dentro de las funciones de la Contraloría General de la República las siguientes: 1) Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse 2) Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado. 3) Llevar un registro de la deuda pública de la Nación y de las entidades territoriales.4) Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación. El Contralor General de la República, en ejercicio de la potestad reglamentaria que le otorgan los numerales 1 y 12 del artículo 268 de la Constitución Política, expidió la Resolución Orgánica 7350 del 29 de noviembre de 2013, "Por la cual se modifica la Resolución Orgánica No 6289 del 8 de marzo del 2011 que "Establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes — SIRECI, que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República". Este aplicativo informático es el canal de comunicación a través del cual los gestores

fiscales de recursos de la Nación rinden la cuenta a la Contraloría General de la República, o presentan informes según fuere el caso. Así, por medio de la funcionalidad "Informe de la Gestión Contractual' se rinde la información sobre los procesos contractuales realizados con recursos públicos.9 La Contraloría General de la República de acuerdo con la Resolución 7350 de 2013, utiliza los datos de los sujetos de control para su proceso auditor, es decir constituyen el insumo del trabajo de vigilancia y control y, adicionalmente, de acuerdo con el parágrafo primero de dicha disposición la información rendida a través del SIRECI se constituye en prueba para cualquier proceso que adelante la entidad, que bien puede ser una indagación preliminar o proceso de g El artículo 6 de la Resolución 7350 de 2013 indica las modalidades de rendición de Cuánta o Informes. Así el informe de la Gestión Contractual lo deben presentar las entidades y particulares sujetos de control del orden nacional sobre los procesos contractuales realizados con recursos públicos. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

CONTRALO R ÍA

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(cid:9) Respuesta a Liliana María Zapata Bustamante Página 4 de 7 responsabilidad fiscal, actuaciones administrativas que están amparadas por la reserva de información10. Es así como la Contraloría General de la República a través del SIRECI recauda copias, documentos, etc., de sus sujetos de control que son examinados y

analizados a través de la auditoría o acción de control fiscal correspondiente. Al respecto la Corte Constitucional indicó: "Así, para determinar si es de la esencia de las actividades de los organismos de control que, en virtud del Título X de la constitución, son las contralorías y el Ministerio Público junto con las personerías-, el recaudo de coplas o fotocopias de documentos, es necesario ver qué debe entenderse por "control". De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española (Diccionario de la Lengua Española, tomo 2, Espasa Calpe, Madrid, 1992, vigésima primera edición), "control" equivale a "comprobación, inspección, fiscalización". Estas voces, a su vez, tienen que ver con la verificación de hechos, con el examen o reconocimiento atento de fenómenos o cosas, y con la crítica de las acciones u obras de otros (ob. Cit. Páginas 526, 972 y 1174). Si, entonces, la función de "control", con base en el examen y la crítica de un conjunto de acontecimientos o cosas, está enderezada a la comprobación de la verdad; y si, además, se tiene en cuenta que el "control" que nos ocupa recae sobre la acción ordinaria de la administración y los funcionarios, acción que normalmente requiere de actos documentales, para la Corte no hay duda de que la actividad controladora, tanto en lo fiscal como en lo disciplinario, supone para quien la ejercita el derecho no sólo de acceder a los archivos oficiales, sino el de obtener copias o fotocopias de los documentos. Sin esta prerrogativa, cómo podría asegurarse para el órgano de control el ambiente propicio para hacer el examen atento característico de la fiscalización-."

Es así como los sujetos de control a través del SIRECI rinden a la Contraloría General de la República datos sensibles como son los personalese inclusive reservados para el examen de la Contraloría a través de sus auditorías. Así por lo La Ley 610 de 2000, "por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías" establece en el articulo 20 "Reserva y expedición de copias. Las actuaciones adelantadas durante la indagación preliminar y el proceso de responsabilidad fiscal son reservadas hasta su culminación. En consecuencia, hasta no terminarse el proceso de responsabilidad fiscal, ningún funcionario podrá suministrar información, ni expedir copias de piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente para conocer asuntos judiciales, disciplinarios o administrativos. El incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria, la cual será sancionada por la autoridad competente con multa de cinco (5) a diez (10) salarios mínimos mensuales. Los sujetos procesales tendrán derecho a obtener copia de la actuación para su uso exclusivo y el ejercicio de sus derechos, con la obligación de guardar reserva sin necesidad de diligencia especial". 11 La Ley estatutaria 1581 de 2012, de Habeas data, determina: cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley. La Corte Constitucional lo definió como el derecho que otorga la facultad al titular de datos personales de exigir de las

administradoras de esos datos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de su divulgación, publicación o cesión, de conformidad con los principios que regulan el proceso de administración de datos personales. Asimismo, ha señalado que este derecho tiene una naturaleza autónoma que lo diferencia de otras garantías con las que está en permanente relación, como los derechos a la intimidad y a la información. Sentencia C-748 de 2011. M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

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(cid:9) Respuesta a Liliana María Zapata Bustamante Página 5 de 6 ejemplo el Ministerio de Defensa Nacional — Fuerzas Militares, Policía Nacional — que son sujetos de control de esta entidad, envían los documentos de su gestión contractual con personas jurídicas relacionadas con los sectores energético, petrolero, minero, infraestructura, salud, comunicaciones y educación, así como aquellos para la ejecución de programas de acción integral y erradicación de cultivos, ilícitos, entre otros; algunos de los cuales por expresa disposición constitucional y legal deben ser adelantados por la modalidad de contratación directa por tratarse de gastos reservados y relacionados con la seguridad nacional.. La información entregada por los sujetos de control a la CGR al ingresar al aplicativo SIRECI, desarrollado para ejercer única y exclusivamente la función constitucional propia del control fiscal, conforma entonces una base de datos restringida en la

medida que la información se encuentra presentada para el ejercicio auditor, permitiendo así las actividades de análisis, que en algunos casos conllevan al desarrollo de indagación preliminar y/o de proceso de responsabilidad fiscal, constituyéndose en elemento probatorio de tales procesos. Siendo claro que para el caso debe aplicarse la reserva dispuesta por el artículo 20 de la Ley 610 de 2000. Ello significa de igual forma que la Contraloría General de la República en el momento que exige a sus sujetos de control información a través del SIRECI, para el ejercicio propio de sus funciones de auditoría está en la obligación legal de asegurar la confidencialidad de las mismas. El Ministerio de Educación no se encuentra dentro de las autoridades que ejercen las funciones de investigación y control fiscal. Es por ello que, respecto del acceso a la información contenida en el SIRECI ésta Oficina se pronunció mediante concepto 20151E0088840 en el cual se concluyó que revisadas las normas internas de la entidad, actualmente vigentes, "se observó que los sistemas de información fueron diseñados como herramientas para que éste órgano de control desarrolle sus funciones constitucionales y legales en ejercicio del control fiscal". En el caso particular del SIRECI el acceso a la consulta está restringido al uso exclusivo de la auditoría." En virtud de asegurar la confidencialidad e integridad de los datos manejados por la institución de acuerdo con las normas legales vigentes para cumplir con la misión de la Entidad, a la fecha no resulta posible el acceso a la información del SIRECI.13 12 El articulo 2 de la Ley 1150 de 2007, determina como causal de contratación directa por razón de la reserva (...) h) Los contratos de las

entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas amenazadas, programas de desmovilización y reincorporación a la vida civil de personas y grupos al margen de la ley, incluida la atención de los respectivos grupos familiares, programas de atención a población desplazada por la violencia, programas de protección de derechos humanos de grupos de personas habitantes de la calle, niños y niñas o jóvenes involucrados en grupos juveniles que hayan incurrido en conductas contra el patrimonio económico y sostengan enfrentamientos violentos de diferente tipo, y población en alto grado de vulnerabilidad con reconocido estado de exclusión que requieran capacitación, resocialización y preparación para el trabajo, incluidos los contratos fiduciarios que demanden; i) La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. 13 En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la CGR adopta la política para el tratamiento de datos personales y su marco normativo que desarrolla esa política, a saber: Constitución Política artículos 15 a 20 relativo al derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que de ellas se ha recogido en bancos de datos Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

Respuesta a Liliana María Zapata Bustamante(cid:9) Página 6 de 6 No sobra recordar que el SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) es

una plataforma que ha instalado la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente donde las entidades del Estado registran sus procesos de contratación y Planes Anuales de Adquisiciones y permite a cualquier ciudadano consultarlo sin necesidad de tener un usuario y contraseña" Desde su cuenta, las entidades estatales (compradores) pueden crear y adjudicar procesos de contratación, registrar y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los proveedores también pueden tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los procesos y enviar observaciones y ofertas. De igual forma el RUP es un registro público cuya información puede consultar cualquier persona y solicitar un certificado previo el pago de los derechos a favor de las Cámaras de Comercio y en él se registra la información contractual de los futuros proponentes.

3. Conclusión.

La documentación aportada por los sujetos de control en el SIRECI tiene relación directa con el desarrollo de las funciones de control fiscal, por lo que no puede ser conocida de manera general. Es por ello, que la solicitud de acceso al SIRECI desborda los límites del control fiscal. Cordialmente, ~74 f‘.Wki . il

IVÁN A10 UAUQUE TORRES

Dir: tor Oficina Jurídica Proyectó Cielo Eslava jt,/ No. R. 2017ER006599 - 20171E0072777 — 20171E0056602.

TRD. 80112-033 Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos. y derecho de acceso a la información. Ley Estatutaria 1266 de 2008 "por la cual por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas

Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones"; Decreto 1377 de 2013 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012"• Decreto 886 de 2014 "Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos"; Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones" y Decreto 103 de 2015 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones". 14 Página web Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgrPcontraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia