CGR - Concepto 0226 de 2016

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Al Contestar Cite Este No: 20161E0102167 rola Amere° FAIO

ORIGEN 00112,0FICINAJURIDICA I MARTHA JULIANA MARTINEZ BERFE0

(cid:9) 226 D ASE UST NI TN OO A 8 P.0 L1 I1 C8 A.0 CF IP OC NB I AA N D YE a RSI ES ST OE LM UA CS IO / NC L RA EU GD LAIA M N EO NT TI AC RIA IA D IM IIM M EO 2V 0E 10R -° C OMPETENCIA CGR — OJ de 2016 ORS 20161E0102167(cid:9) 111111111111111111111111111111111111111111111 III Bogotá, D.C. Ingeniera

CLAUDIA PATRICIA DIAZ BAQUERO

Directora Oficina de Sistemas e Informática Contraloría General de la República Ciudad Asunto:(cid:9) Aplicación artículo 3° de la Resolución Reglamentaria 118 de 2010 — competencia Oficina de Sistemas e Informática CGR

1. Antecedentes.

Esta Oficina ha recibido su comunicación radicada bajo el número 20161E0085562 en la cual solicita concepto en lo referente a: 1. ¿Cuál serían (sic) las acciones en el procedimiento administrativo que se debe aplicar de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo? 2. ¿dichas acciones administrativas que se deben adelantar para la aplicación del citado artículo quinto, todas son de competencia directa de la Oficina de

Sistemas e Informática o le corresponden a otra dependencia de la CGR?

2. Conceptos de la Oficina Jurídica. Alcance y competencia.

Los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución-1, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. 'República de Colombia, Ley 1755 de 2015, artículo 28 Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 R 15 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. - Colombia • www.contraloria.gov.co(cid:9) Página 1 de 4

O CONTRALOR Í A1 ..

UR. E Laii REPÚBLICA I JIDICA Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la Contraloría General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generaf'2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generar3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de

la República". En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16' del Decreto Ley 267 de 2000, ésta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). No obstante lo anterior, y con el propósito de brindar elementos de juicio que contribuyan a ilustrar el tema puesto a consideración, pasa este Despacho a formular algunas consideraciones jurídicas de manera general y abstracta sobre el particular.

3. Consideraciones Jurídicas.

Atendiendo las inquietudes formuladas por la consultante, es pertinente señalar que la Resolución Reglamentaria 118 del 20 de octubre de 2010, "Por la cual se deroga la Resolución Reglamentada 117 de 2010 y se modifica la Resolución Reglamentaria 106 de 2010", consagra en el artículo 3°, lo siguiente: "ARTICULO 3o. El artículo 5o de la Resolución Reglamentaria 106 de 2010 quedará así: Artículo 5o. Cuando se presente un uso no institucional de la herramienta corporativa de correo, la Oficina de Sistemas e Informática procederá a excluir del uso de la herramienta durante el

término de tres (3) meses a quien así actúesi hubiere eventos de reincidencia, se volverá a 2 República de Colombia, Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. °República de Colombia, Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 6 República de Colombia, Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Decreto Ley 267 de 2000, artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de ta Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 P. 15 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • WWW.CaltaiOlia.CIOV.00(cid:9) Página 2 da 4 o CONTRALORÍA I OFICINA GENERAL DE LA RIP Dei. IDA JuniDIOrt aplicar la exclusión señalada. Lo anterior sin perjuicio del traslado que deberá correrse a la Oficina de Control Disciplinario en el evento que la conducta cuestionada constituya además una eventual falta disciplinaria. Para el cumplimiento del artículo cuarto de la presente resolución, la Oficina de Sistemas e

Informática podrá actuar de oficio, o a petición de cualquier usuario que considere que otro usuario ha dado un uso no institucional a la herramienta de correo electrónico, para lo cual el peticionario deberá aportar los elementos probatorios, siquiera sumarios, que estime pertinentes. Las acciones que se adelanten sobre el particular se regirán por lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo en lo que a actuaciones administrativas se refiere. (se subraya) A su turno el artículo 4" aludido en el precepto legal anterior, establece: Artículo 4o. Uso del correo electrónico. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 118 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> La cuenta de correo electrónico se asigna exclusivamente para la generación, envío, recepción, almacenamiento y comunicación de mensajes de datos relacionados con las actividades oficiales de la Contraloría General de la República. Se considera que no se está dando uso institucional a dicha herramienta cuando esta sea empleada para: 1.E nviar mensajes de datos que no correspondan a las labores y funciones de la Contraloría General de la República.

2. Iniciar o continuar con cadenas de mensajes obscenos, amenazadores, con ánimo de lucro, o que dañen el buen nombre (personal o de la institución).

3. Utilizar la cuenta de correo de otro usuario sin su debida autorización.

4. Intentar leer, borrar, copiar o modificar correos electrónicos de otros usuarios.

5. Interceptar el correo electrónico de otros usuarios.

6. Suministrar la cuenta de correo electrónico en sitios web que no estén directamente relacionados con el desarrollo de las funciones propias de la Contraloría General de la

República.

7. Enviar mensajes masivos, salvo que estos estén relacionados con el ejercicio del derecho de asociación sindical o la difusión de las ideas relacionadas con el mismo.

Acorde con lo anterior, se observa que la Resolución Reglamentaria 118 de 2010 faculta a la Oficina de Sistemas e Informática para emprender las siguientes actuaciones administrativas, en relación con el uso institucional del correo electrónico:

1. Excluir del uso de la herramienta durante el término de tres (3) meses a quien presente un uso no institucional del correo corporativo.

2. En caso de reincidencia, volverá a aplicar la exclusión anterior. Adicionalmente, debe correr traslado a la Oficina de Control Disciplinario en el evento en que la conducta constituya una eventual falta disciplinaria. • Resolución Reglamentaria 106 de 2010, "Por la cual se reglamenta la generación, envío, recepción, almacenamiento y comunicación de los mensajes de datos en la Contraloría General de la República".

Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 P. 15 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.conlraloria.~.(cid:9) Página 3 de 4

O CONTRALORÍA on.m.

GENERAL DE LA REPÚBLICA t JOiliDICA

3. En los eventos en que se presente un uso no institucional de la herramienta correo electrónico, de acuerdo con lo dispuesto en la numeración contenida en el artículo 4° de la Resolución Reglamentaria 106 de 2010, podrá actuar de oficio, o a petición de cualquier usuario que considere que otro usuario ha dado un uso

no institucional a la herramienta de correo electrónico, para lo cual el peticionario deberá aportar los elementos probatorios, siquiera sumarios, que estime pertinentes. No obstante lo anterior, es preciso señalar que las acciones que se adelanten sobre el particular se regirán por lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en lo que a actuaciones administrativas se refiere. En consecuencia, la Oficina de Sistemas e Informática debe proceder a adelantar las actuaciones correspondientes, con estricta sujeción a lo dispuesto en la Parte Primera: Procedimiento Administrativo, de la Ley 1437 de 2011. Como precisión final, es oportuno señalar que la Resolución Reglamentaria 118 de 2010 faculta a la Oficina de Sistemas e Informática para emprender las actuaciones administrativas que resulten necesarias ante el uso inadecuado de la herramienta del correo institucional. No obstante ello, en aquellos casos en que resulte conveniente y pertinente podrá concertar con otras dependencias al interior de la Contraloría General de la República, para dar cabal cumplimiento a las normas, así como a los derechos de los servidores públicos que llegaren a estar implicados en la actuación administrativa que se adelante, en observancia del principio de coordinación contenido en el numeral 10 del artículo 3° de la Ley 1437 de 2011. En los anteriores términos, se absuelve su consulta. Cordialmente,

LIANA MARTINEZ BER EO

Directora Oficina Jurídica

Proyectó: (cid:9) Johana Asslen Aré

Revisó: (cid:9) José Diez Peñaloz,

Radicado: (cid:9) 20161E0055562

(cid:9) 80112-033 Conceptos Jurídicos — Conceptos Jurídicos Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 P. 15 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co(cid:9) Página 4 de 4