CGR - Concepto 0226 de 2017

() CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Contralol'a General de la Republica SGD 31-10-2017 12:51 (cid:9) 226 CGR — OJ - de 2017 Al Contestar Cite Este No.: 2017EE0133707 Fol:6 Anex:0 FA:0

ORIGEN 80112-0FICINAJURIDICA/ IVAN DARIO GUAUQUE TORRES

80112 - DESTINO EDGAR AUGUSTO PEDRAZA GOMEZ

ASUNTO PUBLICIDAD AUDIENCIAS PRF

OBS Bogotá D.C., 2017EE0133707(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111111 Señor

EDGAR AUGUSTO PEDRAZA GÓMEZ

edgaraugustopedraza@yahoo.com Ruitoque Condominio, Conjunto La Cima, Casa 19 — Piedecuesta, Santander.

Piedecuesta - Santander Asunto: Solicitud de concepto jurídico Proceso de responsabilidad fiscal - Publicidad de audiencias Respetado señor: Por competencia, conoce esta Oficina su petición mediante la cual eleva consulta' sobre las normas que regulan la publicidad y grabación de las audiencias públicas en los procesos verbales de responsabilidad fiscal que adelanta la Contraloría General de la República. Una vez analizada la documentación sometida a consideración de este Despacho y los documentos anexos, se conceptúa al

respecto, así:

1. Antecedentes.

En su petición solicita se absuelvan los siguientes interrogantes: "1. En procesos verbales ante la Contraloría General de la República, en una audiencia pública, los medios de comunicación pueden presentarse y grabar en video o audio la audiencia? En caso de que la respuesta sea negativa, favor

indicar con base en que legislación o normatividad se fundamenta su respuesta.

2. En procesos verbales ante la Contraloría General de la República, en una audiencia pública, particulares que se encuentren dentro del público pueden presentarse y grabar en video o audio la audiencia? En caso de que la respuesta sea negativa, favor indicar con base en que legislación o normatividad se fundamenta su respuesta.

1 República de Colombia, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 25, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia (cid:9) Y15 Página 1 de 12 o

CONTRALORÍA

GENERAL. DE LA REPNBLIGA

3. En procesos verbales ante la Contraloría Generál de la República, en una audiencia pública, los presuntos responsables fiscales y/o sus abogados pueden grabar en video o audio la audiencia? Estas grabaciones pueden ser utilizadas como pruebas para presentar recursos dentro del proceso, o en instancias superiores, o en lo contencioso administrativo? En caso de que la respuesta sea negativa, favorindicar con—base en que legislación—o normatividad se fundamenta su respuesta.

4. En procesos verbales ante la Contraloría General de la República, en una

audiencia pública, los presuntos responsables y/o sus abogados, en uso legítimo de su derecho a la defensa, pueden grabar en video o audio la audiencia con el fin de usarla para consumo propio y exclusivo de la defensa (ya no como prueba)? En caso de que la respuesta sea negativa, favor indicar con base en que legislación o normatividad se fundamenta su respuesta.

5. La Contraloría General de la República es la única que puede grabar en video o audio sus audiencias dentro de los procesos verbales? Que pasa si el medio de grabación de la Contraloría falla, o se pierde total o parcialmente un video o audio de una audiencia? En que leyes o normatividad fundamenta su respuesta?

6. En el caso en que alguno de los intervinientes en un proceso verbal requiera a la Contraloría General de la República copia de audio o video del desarrollo de una audiencia en un proceso, ¿Cuánto tiempo tiene la CGR para suministrar dichas copias? ¿Quién debe acarrear con los costos de los medios de grabación

(cassettes, CDs, DVDs, etc...)? En base en que legislación o normatividad fundamenta su respuesta."

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

La competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la Contraloría General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generaf'2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban

actuar en armonía con la Contraloría Generar3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República". En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. 'República de Colombia, Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. 3 República de Colombia, Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 República de Colombia, Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 6 República de Colombia, Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 12 O

CONTRALORÍA

GE NERAL DE LA REPÚBLICA Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 167 del Decreto Ley 267 de 2000, ésta calidad solo la tienen las

posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). Una vez valorado el asunto puesto a consideración, es procedente indicar que de conformidad con lo establecido en el artículo 43 del Decreto Ley 267 de 2000, los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución8, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal.

3. Consideraciones Jurídicas.

Como consideración preliminar se precisa que esta Oficina ya se ha pronunciado respecto a la reserva legal sobre los procesos de responsabilidad fiscal que adelanta la Contraloría General de la República, la cual se encuentra establecida por el artículo 20 de la Ley 610 de 20009, norma vigente por remisión del artículo 105 de la Ley 1474 de 201110. Al respecto se dijo en el concepto radicado n.° 20151E0107961 de 2015: "3. CONSIDERACIONES JURÍDICAS. 3.1. Derecho a la información y acceso de documentos. En primer término, el tema debe abordarse desde las previsiones constitucionales y legales que regulan la reserva de los documentos públicos. En República de Colombia, Decreto Ley 267 de 2000, artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la

Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. °República de Colombia, Art. 28, Ley 1755 de 2015. 9 República de Colombia, Ley 610 de 2000, artículo 20. Reserva y expedición de copias. Las actuaciones adelantadas durante la indagación preliminar y el proceso de responsabilidad fiscal son reservadas hasta su culminación. En consecuencia, hasta no terminarse el proceso de responsabilidad fiscal, ningún funcionario podrá suministrar información, ni expedir copias de piezas procesales, salvo que las solicite autoridad competente para conocer asuntos judiciales, disciplinarios o administrativos. El incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria, la cual será sancionada por la autoridad competente con multa de cinco (5) a diez (10) salarios mínimos mensuales. Los sujetos procesales tendrán derecho a obtener copia de la actuación para su uso exclusivo y el ejercicio de sus derechos, con la obligación de guardar reserva sin necesidad de diligencia especial. Declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-477 de 2001, bajo el entendido que la reserva a que se refiere deberá levantarse tan pronto se practiquen efectivamente las pruebas a que haya lugar y, en todo caso, una vez expire el término general fijado por la ley para su práctica. Las expresiones subrayadas fueron declaradas INEXEQUIBLES. I° República de Colombia, Ley 1474 de 2011, artículo 105. Remisión a otras fuentes normativas. En los aspectos no previstos en la

presente ley, se aplicarán las disposiciones de la Ley 610 de 2000, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso verbal establecido en la presente ley. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 12 o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA este contexto, empecemos por citar el artículo 74 de nuestro Ordenamiento Superior, el cual establece: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable." En este orden jurídico, es preciso recordar que desde la misma Constitución Política, se establece la reserva de la información, lo cual es desarrollado por diversas leyes de rango estatutario, como la 1712 de 2014 y 1755 de 2015, que señalan el carácter de pública de la información, salvo cuando esté debidamente protegida su reserva por la constitución o la ley. En armonía con la preceptiva constitucional, el artículo 2° de la Ley Estatutaria 1712 de 2014, establece que "Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley." A su vez, el artículo 24 de la Ley 1755 de 2015, determina que "Sólo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a

reserva por la Constitución o la ley, y en especial:

1. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.

2. Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas.

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensiónales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.

4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.

5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de 2008.

6. Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así como los planes estratégicos de las empresas públicas de servicios públicos.

7. Los amparados por el secreto profesional.

8. Los datos genéticos humanos." Sobre el carácter de público de la información, ha indicado la Corte Constitucional que "La regla general es la del libre acceso a la información y a los documentos públicos y la excepción, la reserva de los mismos (art. 74 CP).

Los límites al derecho de acceso a la información pública tienen reserva de ley. Esto significa que donde quiera que no exista reserva legal expresa, debe primar el derecho fundamental de acceso a la información y toda limitación debe ser interpretada de manera restrictiva. De igual modo, la reserva no puede cobijar información que debe ser pública según la Constitución Política.

c. Las limitaciones al derecho de acceso a la información deben dar estricto cumplimiento a los requisitos derivados del artículo 13.2 de la Convención Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 12 O CONTRALOFIA GENERAL DE LA REPUBLICA Americana, cuales son, condiciones de carácter excepcional, consagración legal, objetivos legítimos, necesidad y proporcionalidad, como los de asegura el respeto de los derechos o a la reputación de los demás, proteger la seguridad nacional, el orden público, la salud o la moral públicas. d. Una restricción del derecho de acceso a la información pública solo es legítima cuando: (i) está autorizada por la ley y la Constitución; (ii) la norma que establece el límite es precisa y clara sobre el tipo de información sujeta a reserva y las autoridades competentes para aplicarla, de tal modo que excluya actuaciones arbitrarias o desproporcionadas; (iii) el no suministro de información por razón de estar amparada con la reserva, debe ser motivada en forma escrita por el servidor público que niega el acceso a la misma; (iv) la reserva se sujeta estrictamente a los principios de razonabilidad y proporcionalidad; (y) la reserva debe ser temporal, por lo que la ley establecerá en cada caso, un término prudencial durante el cual rige; (vi) existen sistemas adecuados de custodia de la información; (vii) existen controles administrativos y judiciales de las actuaciones o decisiones reservadas; (viii)existen recursos o acciones judiciales para

impugnar la decisión de mantener en reserva una determinada información." (Subrayado fuera de texto). Sentencia Corte Constitucional 953 de 2014. 7 De acuerdo con las normas constitucionales y la jurisprudencia, en principio, los servidores públicos están obligados a suministrar la información que les sea solicitada en debida forma, pero tal como lo prescribe el artículo 74 de la Constitución, para proceder a la entrega de la misma debe tenerse en cuenta su naturaleza y en tal virtud, darse aplicación a lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 1755 de 2015, el cual ordena que no debe permitirse el acceso a la información que está protegida por la ley. Así mismo, prescribe la mencionada disposición legal, que tampoco está permitido dar conocer aquellos documentos cuya difusión pueda vulnerar el artículo 15 de la Constitución, relacionado con el habeas data. Así las cosas, los límites al derecho a la información deben estar señalados en la ley, y en las voces del artículo 25 de la Ley 1755 de 2015, toda decisión que rechace la petición de información o documentos debe ser motivada e indicar en forma precisa las disposiciones legales pertinentes, así también, notificarse al solicitante. Contra la decisión que rechace la petición de información o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno, salvo que el peticionario insista en su solicitud, ante las autoridades correspondientes. En este contexto, es oportuno traer a colación lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 1755 de 2015, el cual indica que el carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o

legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 12 o CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Esta disposición fue objeto de análisis previo por la Corte Constitucional, y en tal sentido, indicó con relación a la petición de información que "La aparente generalidad con que la disposición se refiere a autoridades "judiciales, legislativas y administrativas", no lo es en realidad, toda vez que la misma norma estatutaria estipula que la solicitud de información o documentos reservados debe provenir de autoridades (i) constitucional y legalmente competentes para ello y que (ii) debe tener conexidad con el ejercicio de las funciones de estas autoridades. En otras palabras, no es que la inoponibilidad de la reserva pueda invocarse por cualquier autoridad judicial, legislativa o administrativa para cualquier asunto y sin mayor motivación; por el contrario, el levantamiento de la reserva que implica la solicitud de tales funcionarios exige que se trate de cuestiones relacionadas con sus funciones, esto es, con las competencias que ostentan y que dicha información la requieren para su debido ejercicio." 8 (El resaltado es del texto original). C953 de 2014. Como se denota de lo expuesto por la ley y la jurisprudencia, si bien la información es pública, no lo es menos que la regla tiene sus excepciones, las

cuales deben ser analizadas en cada caso en particular por el operador jurídico. 3.2. Congreso de la República.- Proceso de Responsabilidad Fiscal.- Reserva. De conformidad con la sentencia de la Corte Constitucional C477 de 2001, es claro que la reserva de los documentos allegados a la indagación preliminar comportan el carácter de reservados. La investigación previa se convierte en la fase más importante de las averiguaciones por el potencial probatorio que puede recaudarse, en relación con la identidad del presunto responsable y las modalidades en la defraudación al Erario. La investigación es reservada para quienes no son sujetos procesales, es decir para las personas extrañas al proceso. Ahora bien, la indagación preliminar culmina con el archivo de las diligencias, o la apertura del proceso de responsabilidad fiscal que por competencia le corresponde adelantarlo a la Contraloría Delegada para Investigaciones Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de acuerdo con lo establecido en el Decreto Ley 267 de 2000. En tal virtud, la reserva de las diligencias va desde la indagación preliminar y se extiende hasta la práctica de las pruebas en el proceso de responsabilidad fiscal. En este caso, (proceso de responsabilidad fiscal) la reserva va hasta la práctica de las pruebas solicitadas y las ordenadas por el ente fiscalizador, y en todo caso hasta que culmine el término general fijado por la ley para su práctica. Se fundamenta la reserva, en la fidelidad y originalidad de las pruebas, como también para mantener la intimidad de las personas que eventualmente se encuentren involucradas, por tanto su fin no es sólo mantener a salvo el material probatorio, sino también proteger la dignidad humana. La reserva sumarial, en

igual forma tiene por objeto poner a salvo de interferencias o contaminaciones, la investigación, por ende resulta difícil poder afirmar, que un determinado documento sea el que comporte el carácter de reservado, ya que necesariamente todo el conjunto probatorio directa o indirectamente termina Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 12 o CONTRALOJRÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA convergiendo en la decisión del proceso. En estas circunstancias, todo aquello que constituya parte del acervo probatorio, se considera que posee el carácter de reservado. En consecuencia, no es procedente que en dicha etapa de la acción fiscal, se den a conocer información y documentos, salvo las excepciones legales." Ahora bien, a través de la sentencia de la Corte Constitucional C-477 de 2001, se reiteró el criterio jurisprudencia! adoptado con la Sentencia C-038 de 1996, y se declaró la inexequibilidad de las expresiones "hasta su culminación" y "hasta no terminarse el proceso de responsabilidad fiscal" contenidas en el artículo 20 de la 610 de 2000, y la exequibilidad condicionada del resto de la disposición, bajo el entendido que la reserva deberá levantarse tan pronto se practiquen las pruebas a que haya lugar y, en todo caso, una vez expire el término general fijado por la ley para su práctica. De las citadas sentencias de la Corte Constitucional C-477 de 2001 y C-038 de 1996 se puede extractar que:

"Se comprende que las investigaciones preliminares, se sujeten a reserva. Sin existir un grado razonable de certeza sobre la comisión y autoría de la falta, la publicidad, puede afectar su desarrollo y anticipar sin justa causa imputaciones personales. Inclusive, hasta que se reciban los descargos por parte de las personas inculpadas y se practiquen las pruebas a que haya lugar, podría fundamentarse la reserva en los aludidos principios de la eficiencia y de la presunción de inocencia. Sin embargo, a partir de este punto, mantener el secreto, se estima excesivo desde el punto de vista del necesario y legítimo derecho ciudadano al control del ejercicio del poder público. Si bien no se ha impuesto una sanción, se tiene ya un completo conocimiento de los hechos, funcionarios involucrados, cargos elevados y defensas interpuestas. Si en este momento, se levanta la reserva, no hay riesgo de que la información pueda no ser imparcial, objetiva y plural." A su turno la Ley 1474 de 2011, estableció en sus artículos 97 y siguientes el procedimiento verbal de responsabilidad fiscal instituyendo para su trámite dos audiencias, la de descargos y la de decisión. Respecto al valor probatorio del documento electrónico, en los procesos de responsabilidad fiscal que adelanta la Contraloría General de la República, se traen los apartes pertinentes del concepto radicado n.° 20151E0121574 de 2015, en los cuales esta Oficina manifestó: "Ahora, el artículo 97 de la Ley 1474 de 2011 señala: "Procedimiento verbal de responsabilidad fiscal. El proceso de responsabilidad fiscal se tramitará por el procedimiento verbal que crea esta ley cuando del análisis del dictamen del proceso

auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se determine que están dados los elementos para proferir auto de apertura e imputación. En todos los demás casos se continuará aplicando el trámite previsto en la Ley 610 de 2000. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 12 o

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPUBLICA.

El procedimiento verbal se someterá a las normas generales de responsabilidad fiscal previstas en la Ley 610 de 2000 y en especial por las disposiciones de la presente ley. En el artículo 101 de la Ley 1474 de 2011 se señalan las reglas para el trámite de la audiencia de decisión y en el artículo 116 se indica la Utilización de medios tecnológicos, así: "Las pruebas y diligencias serán recogidas y conservadas en medios técnicos. Así mismo, la evacuación de audiencias, diligencias en(cid:9) general y la prácti ca de pruebas pueden llevarse a cabo en lugares diferentes a la sede del funcionario competente para adelantar el proceso, a través de medios como la audiencia o comunicación virtual, siempre que otro servidor público controle materialmente su desarrollo en el lugar de su evacuación. De ello se dejará constancia expresa en el acta de la diligencia." El artículo 243 del Código General del Proceso establece: "Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,

videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública." El artículo 244 del mismo prescribe: "Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso. (...) Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo. La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de 12 O CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA Lo dispuesto en este artículo se aplica en tocios los procesos y en todas las jurisdicciones." De otro lado, la Ley 1437 de 2011 introduce en su artículo 55, el documento público en medio electrónico, el cual tiene la misma validez y fuerza probatoria conferida a los documentos por el Código General del Proceso y en el artículo 57 ibídem autoriza la emisión del acto administrativo electrónico, siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley. La Resolución Orgánica No. 8 de 2014, "Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria número 0277 de 18 de marzo de 2014 por medio de la cual se adoptó el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." Indica: (.«.) Del funcionamiento y utilización de las salas de audiencia para el trámite de los procesos verbales en SAE. Capitulo I. ARTÍCULO 17. Integración de salas de audiencia con SAE. A partir de la fecha de expedición de la presente se adoptará el software de grabación de audiencias que se encuentra integrado con SAE como mecanismo para la captura y conservación de los registros de las diligencias verbales que se adelanten dentro de los procesos administrativos, en las dependencias en las que se encuentre habilitada la herramienta pertinente. Foresta razón, se observará el siguiente procedimiento para el desarrollo de

las audiencias:

1. Antes de instalar la audiencia, quien la presida instalará su dispositivo criptográfico en la estación destinada a la grabación de la diligencia, y se autenticará en aquella.

2. Una vez autenticado dentro del aplicativo de grabación, indicará el tipo de proceso y el número correspondiente dentro de SAE.

3. Quien presida la audiencia, el sustanciados, asistencial o el secretario, introducirán los datos necesarios para identificar a cada uno de los intervinientes en la audiencia y señalará el tipo de diligencia que se va a celebrar.

4. A partir de allí, el usuario sustanciados, asistencial o aquel que sirva de apoyo a quien preside la audiencia, operará el aplicativo para definir los parámetros de grabación durante el desarrollo de la totalidad de la diligencia.

5. Una vez finalizada la audiencia, está deberá ser firmada digitalmente por quien la presidió, momento en el cual el aplicativo la pondrá disponible dentro del expediente SAE correspondiente para ser asociada a la actuación correspondiente.

PARÁGRAFO. En aquellas dependencias en las que no se cuenten con las herramientas necesarias para la integración, se continuará dejando el registro de las audiencias verbales de la forma en que se encuentra establecido a la fecha. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia ylo Página 9 de 12 CONTRALORÍA OEHEHAL DE LA REPUBLICA La Unidad de Aseguramiento Tecnológico e Informático tomarán las medidas pertinentes para la habilitación de la integración de todas las Salas de Audiencias en

todas las dependencias de la Contraloría General de la República." De acuerdo con lo expuesto, el documento público registrado en una grabación tiene la validez y fuerza probatoria que les confieren a los mismos las disposiciones indicadas y se reputa auténtico. Eso significa que las autoridades, pueden emitir válidamente actos administrativos en medios magnéticos siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley. Es así como el CD que contiene el fallo de Responsabilidad Fiscal, es un documento público, eficaz, que tiene validez, fuerza probatoria de la información que contiene, que debe estar inexorablemente acompañado de la certificación por parte del funcionario competente de que es primera copia de la sentencia y que presta mérito ejecutivo. Finalmente, de conformidad con las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 20102014, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implement