CGR - Concepto 0227 de 2016

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CONTRALORÍA10,...

GENERAL DE LA O EPtiGLIGA i JURDDCA Cartfralenia Centra/de a ReoublIcs SCID 24-11,70IS 1624 Al contestar Che E11610.7 20161E0102158(cid:9) Antr0 FA:0

ORIGEN 80112.06CM JURIDICAI MARTHA JULIANA MARTIPW2 BERREO

DESTINO e0951.DESPACHO DEL GERENTE DEPARTAMENTAL GUAVNREI ELENA PATRICIA LOPEZ RODRIGUEZ 227 ASUNTO ROLES EN EL PROCESO AUDITOR • GUA DE AUDITORIA CGR — OJ(cid:9) de 2016 OBS 20161E0102158(cid:9) 1111110011111111118i8111891110181111111 Bogotá, D.C., Doctora

ELENA PATRICIA LOPEZ RODRIGUEZ

Gerente Departamental Gerencia Departamental Colegiada del Guaviare San José del Guaviare — Guaviare elena.lopez@contraloria.gov.co Asunto:(cid:9) Roles en el proceso auditor — Guía de Auditoría

1. Antecedentes.

Esta Oficina, ha recibido su comunicación radicada bajo el número 20161E0089761, en la que consulta el rol y las funciones que puede desempeñar un Gerente Departamental y un Contralor Provincial al interior del proceso auditor.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la Contraloría General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General", así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía República de Colombia, Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 P. 15 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • wyni.r.....coutelettlgov.ce,(cid:9) Página 1de 6 O

CONTRALORÍA

1 OFIRINA GENERAL DE LA REPÚBLICA 1 JIMIDIGA con la Contraloría Generar' y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de /a República"3. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal' y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el

control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"5. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, ésta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). No obstante lo anterior, y con el propósito de brindar elementos de juicio que contribuyan a ilustrar el tema puesto a consideración, pasa este Despacho a formular algunas consideraciones jurídicas de manera general y abstracta sobre el particular.

3. Consideraciones Jurídicas.

En primer término es preciso señalar que de acuerdo con lo dispuesto en la Guía de auditoria de la Contraloría General de la República en su versión 2015 disponible en la página web de la entidad, se establece que la auditoria es "un proceso sistemático que evalúa, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, la politica pública y/o la gestión y los resultados fiscales de los entes objeto de control fiscal y de los planes, programas, proyectos y/o asuntos a auditar, mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal o actuaciones especiales de vigilancia y control, para determinar el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal, en la prestación de servicios o provisión de bienes públicos, y en desarrollo de los fines constitucionales y legales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría General de la República fundamentar sus opiniones y conceptos". De igual manera, establece la Guía de Auditoría en mención que para llevar a cabo

el proceso de auditoría es imprescindible adelantar la tarea de asignación de actividades de auditoría cuyos objetivos son: 2 República de Colombia, Art. 43, numeral 5 del Decreto. Ley 267 de 2000. República de Colombia, Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. 4 República de Colombia, Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. 5 República de Colombia, Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. 6 República de Colombia, Decreto Ley 267 de 2000, artículo 43. Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 P. 15 • PBX: 6477000 - Bogotá, D. C. • Colombia • www,pontraloria oov.co(cid:9) Página 2 de 6 o CONTRALORÍA j OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA e Junlmcn • "Designar el supervisor encargado y los auditores y definir quién de ellos asume el rol de responsable o líder de auditoría. • Aprobar la asignación de actividades de auditoría. • Comunicar oportunamente el inicio del proceso auditor al equipo auditor mediante correo electrónico o a través del módulo del SICA identificado como "Asignación de Trabajo" y

a los auditados mediante oficio. • Administrar y registrar en el SICA, no solamente la información con respecto a las auditorías, sino al trabajo y desempeño de los auditores. • Asignar y realizar seguimiento del trabajo por parte del equipo auditor"'. (se subraya) En tal sentido, la asignación de actividades de auditoría, está conformada por la asignación de trabajo y por el establecimiento de objetivos específicos, la designación del equipo auditor; la determinación de las actividades que estarán a cargo del servidor público que tenga el rol de supervisor encargado de la auditoría, y la correspondiente revisión y aprobación en los comités técnicos respectivos y registrados en el SICA. Ahora bien, la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República establece en relación con los roles de auditoria, lo siguiente: "El rol es el papel que desempeñan los servidores públicos de la Contraloría General de la República en el proceso auditor, donde el nivel de responsabilidad está definido por el grado de participación en el mismo. Los roles identificados son:

• Comité Directivo
• Comité Intersectorial • Comités Técnicos • Directivo Superior de las Unidades Ejecutores UES (Contralor Delegado Sectorial,.

Presidente de la Colegiatura Departamental) • Ejecutivo de Auditoría (Directores de Vigilancia Fiscal o un Directivo de la Colegiada que no sea el presidente de la Colegiatura)

• Director de Estudios Sectoriales.
• Supervisor Encargado • Supervisor • Responsable de la Auditoría • Líder de Auditoría (puntos de control del nivel desconcentrado y nivel central) y • Equipo Auditor"' (se subraya) Descendiendo específicamente a la función de los roles denominados "Directivo

Superior" y "Supervisor Encargado" se observa que la Guía de Auditoría puntualizó en el numeral 5.2.7 Directivo Superior Unidades Ejecutoras del Nivel desconcentrado que "Sus principales actividades, entre otras, son las siguientes: • Presidir los Comités Técnicos en su Jurisdicción. 'Contraloría General de la República, Gula de Auditoria, versión febrero de 2015, página 25, disponible en www.contraloria.gov.co 'Ibídem., página 90-91 Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 P. 15 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • unvw.contraloriagoo Página 3de 6 O

CONTRALORÍA 1..

GENERAL DE LA REPÚBLICA ~BECA • Revisar que en el PVCF de la UE que dirige se hayan incluido las prioridades nacionales que definió el Contralor (a) General • En coordinación con las Contralorías Delegadas sectoriales, definir las prioridades de su Unidad Ejecutora • En coordinación con las Contralorías Delegadas sectoriales, liderar los comités en donde se aprueban los objetivos generales y específicos que se incluirán en la Asignación de Actividades de las auditorías a entes objeto de control fiscal que tengan sede principal en su jurisdicción. • Presentar el equipo auditor e instalar la auditoría en su jurisdicción. • Suscribir la comunicación dirigida al auditado sobre el inicio de proceso auditor en su jurisdicción. • Suscribir la solicitud de la Carta de Salvaguarda, cuanto el ente o asunto auditado tenga su sede principal en su jurisdicción.

• Dirigir la ejecución del PVCF de su jurisdicción. • Comunicar al Nivel Central, los informes y reportes de los resultados de las auditorías de su jurisdicción. • • -tu A su turno, señaló en el numeral 5.2.11 que el Supervisor Encargado de las UE, ejerce, entre otras, las siguientes actividadesw: • "Conocerlos entes o asuntos a auditar, a su cargo y apoyar técnicamente el proceso auditor. • Crear y mantener asignaciones de trabajo y remitidas a validación del Ejecutivo de Auditoría. • Validar los resultados de la auditoría, observaciones y hallazgos de auditoría • Verificar el registro en SICA de los resultados de auditoría. • Asegurar la calidad de las actividades y procedimientos del proceso auditor. • Revisar y visar los papeles de trabajo dejando la trazabilidad de su labor en el Módulo de supervisión del SICA • (- • -)" Por otro lado, para determinar el servidor público llamado a ejercer los roles anteriores dentro del proceso de auditoría, es preciso traer a colación lo previsto en las normas que sobre talento humano rigen actualmente a la Contraloría General de la República. Para tal fin, es preciso señalar, en primer lugar, que el Decreto Ley 269 de 2000, "Por el cual se establece la nomenclatura y clasificación de los empleos de la Contraloría General de la República y se dictan otras disposiciones", consagra en su artículo 4° Naturaleza General de las Funciones, que éstas se definen de acuerdo con los niveles administrativos y en consecuencia, para el nivel

directivo, señala que este nivel "Comprende los empleos a los cuales corresponde 'Ibídem., página 98 "Ibídem., página 101 Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 P. 15 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.aov.co(cid:9) Página4de 6 ,

CONTRALORIA

O(cid:9) I OPICINA GENERAL DE LA el EPN FILIE^ 4 JURICICA el desempeño de funciones de dirección general, de formulación de políticas y adopción de planes, programas y proyectos". Posteriormente, el artículo 128 de la Ley 1474 de 2011, parágrafo 1, prefijó que "los servidores públicos de la Contraloría General de la República que tengan la calidad o ejerzan la función de contralores delegados, contralores provinciales, directores, supervisores, coordinadores, asesores, profesionales o tecnólogos podrán hacer parte de los grupos o equipos de auditoría". (se subraya) Concordante con las normas anteriores, se dictó la Resolución Reglamentaria 216 de 2013, "Por la cual se establece el manual especifico de funciones, requisitos y competencias laborales de los empleos de la planta de personal de la Contraloría General de la República" y para el caso específico de las Gerencias Departamentales Colegiadas, el cargo denominado Gerente Departamental, tiene como propósito principal del empleo, el siguiente: "Dirigir los procesos misionales y Administrar los recursos institucionales de la Gerencia Departamental de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes para contribuir al logro de los objetivos de la Contraloría General de la República".

Por su parte, el mismo manual establece como propósito principal del empleo, para el cargo denominado Contralor Provincial, "Dirigir el ejercicio del control fiscal micro, la recepción y trámite de quejas y denuncias, la indagación preliminar fiscal; los procesos, de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y sancionatorio fiscal, de conformidad con las normas legales vigentes, políticas y procedimientos adoptados por la Contraloría General de la República". A su turno, se observa que frente al proceso auditor, el manual de funciones, requisitos y competencias laborales de los empleos de la planta de personal de la Contraloría General de la República determinó las siguientes funciones esenciales": Gerente Departamental Contralor Provincial • Dirigir el desarrollo del plan general de • Participar en la definición de las políticas, auditoría en todas sus fases para contribuir planes y programas de vigilancia fiscal, al logro de los objetivos institucionales. respondiendo(cid:9) por(cid:9) la(cid:9) ejecución(cid:9) de(cid:9) las • Representar al señor Contralor General de mismas en la circunscripción territorial para la República y a los contralores delegados el(cid:9) cumplimiento(cid:9) de(cid:9) los(cid:9) objetivos a nivel Departamental para contribuir a los institucionales. resultados de la vigilancia fiscal. • Participar en coordinación con el Gerente • Dirigir(cid:9) la(cid:9) elaboración(cid:9) de(cid:9) informes(cid:9) de Departamental,(cid:9) en(cid:9) la(cid:9) elaboración(cid:9) del

competencia(cid:9) de(cid:9) la(cid:9) Gerencia componente territorial del plan general de Departamental para el cumplimiento de los auditoría de acuerdo con los lineamientos de los requerimientos internos y externos. fijados(cid:9) por el(cid:9) Contralor(cid:9) General(cid:9) de(cid:9) la República(cid:9) en(cid:9) coordinación(cid:9) con(cid:9) las "Cabe señalar que solo se extractan las funciones relacionadas con el proceso auditor, páginas 363 a 367. Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 P. 15 • PBX: 6477000 - Bogotá, D. C. • Colombia • VIVIAALDONMG111_99V.C51(cid:9) Página 5de 6 ()CONTRALORÍA I onoi. GENERAL DE LA REPÚBL ICA JUIPOICA • Realizar las demás funciones que le sean Contralorías Delegadas para establecer las asignadas de acuerdo con la naturaleza entidades o asuntos a auditar. del cargo. • Configurar y trasladar los hallazgos fiscales para iniciar el proceso de responsabilidad fiscal o indagación preliminar. • Resolver las controversias derivadas del ejercicio del proceso auditor, para contribuir a los resultados de la gestión fiscal. • Supervisar los grupos de auditores y las actividades del jefe auditor en su respectiva circunscripción territorial, para garantizar el cumplimiento de los resultados del proceso de control fiscal micro. • Adelantar las actividades que le defina la metodología para el desarrollo del proceso auditor. • Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo. Conforme con el gráfico y las normas fijadas en forma precedente, se observa con

claridad que tanto el Gerente Departamental como el Contralor Provincial tienen asignadas funciones determinadas dentro del proceso de auditoría. De acuerdo con el ejercicio anterior, se observa que el Contralor Provincial tiene asignadas una serie de funciones puntuales, relacionadas con el proceso de auditoría y en particular, debe "adelantar las actividades que le defina la metodología para el desarrollo de proceso auditor". En consecuencia, la decisión tomada por parte del Comité Técnico en el nivel desconcentrado, relacionada con la definición y designación de los roles del proceso auditor en su jurisdicción, en caso que no los defina el nivel central, responde no solo a las facultades que le han sido fijadas a este Comité en la respectiva Guía de Auditoría12, sino a las definición de actividades dentro de la metodología para el desarrollo del proceso auditor. En los anteriores términos, se absuelve su consulta.

LIANA MARTINEZ BERM O

Directora Oficina Jurídica

Proyectó: Johana Asslen Adé0v 1

Revisó: José Díaz Peñaloz (cid:9) .011

Radicado: 20161E0089761 80112-033(cid:9) Conceptos Jurídicos — Conceptos Jurídicos 12 Ibídem., Pág. 96-97

Carrera 69 No. 44-35 Edificio Paralelo 26 P. 15 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • wworogifituloriaicipv.co(cid:9) Página 6 de 6