CGR - Concepto 0237 de 2016

O ,. CONTRALDRIA l ..,.." OWNERAL. P L4. REPISIBLICA I JURIOICA CGR-0J 2372016 Contrabria General de la Republica SOD12-12-2016 1137

NDonlestar Cite Este No.:1016EE016135116 fol2Anex:0 FA:O 80112 ORIGEN 80112-110NAIRIIICAIMARTHAJUUANAMARTNEZ REMO

DESTINO RIODBERTO MARINE BERMUDEZ

Bogotá, D.C. ASUNTO CONCEPTO

OBS (cid:9) 2016EE0156566(cid:9) 1111111111111111111111111111111111111111111 Doctor RIGOBERTO MARTÍNEZ I3ERMUDEZ Consultor y Capacitador en temas de Desarrollo Administrativo Calle 114 No. 53-66 apartamento 102 Bogotá, D.C.

ASUNTO. CONTRATOS ESTATALES.- CONTROL PREVIO ADMINISTRATIVO.

Respetado doctor Martínez:

1. ANTECEDENTE.

Esta Oficina, recibió su comunicación en la cual indica que el artículo 65 de la Ley 80 de 1993 señala que el control previo administrativo de los contratos le corresponde a las oficinas de control interno, tema que no cuenta con la claridad suficiente cuando se trata de aplicar esta modalidad e control, tanto para las instancias administrativas de las entidades públicas como de las oficinas de control interno. En tal sentido consulta lo siguiente:, , 1.1. ¿Qué se entiende por control previo administrativo aplicado a los contratos y cuál es su alcance? 1.2. ¿Cómo sería la praxis de ese control?

1.3. ¿A partir de qué etapa del proceso de contratación se aplicaría dicho control? 1.4. ¿Si se aplica a toda modalidad de contratación administrativa? CONCEPTOS DE LA OFICINA JURÍDICA. Alcance y competencia. Los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni pl análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligátorio Cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de, las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Carrera 9 No. 12 C 10 PBX 6477000 Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.gov.co 4141kier---; O .111111.".

GENERAL oc LA REPÚBLICA i

Doctor RIGOBERTO MARTÍNEZ BERMUDEZ.

Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generar, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General'2 y las presentadas por la ciudadanía respecto dé "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República°2.

En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"4 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"5. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el Art.43, Numeral. 166 del D.L.267/00, ésta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. CONSIDERACIONES JURÍDICAS. 3.1. El Control previo administrativo aplicado a los contratos estatales y su alcance.

La contratación estatal es una herramienta a través de la cual se cumplen los fines del Estado. La actividad contractual está sujeta a diferentes sistemas de vigilancia y control, como el disciplinario de la Procuraduría General'de la Nación, el penal, de la Fiscalía General de la Nación y el de las autoridades de control fiscal, como las Contralorías. Como usted lo indica en su petición, el inciso. 3 del artículo 65 de Ley 80 de 1993, asigna a las oficinas de control interno el control previo administrativo de la actividad contractual. ' Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000 2 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 3 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000.

4 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de Cualquier orden. Carrera 69 No. 4535. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 6477000 Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.gov.co O ,92:93-.1:,t/LifSk-9,55,1i litirrA

Doctor RIGOBERTO MARTÍNEZ BERMUDEZ.

Al respecto cabe precisar que la Constitución Política, en garantía de la independencia y autonomía que deben tener en el ejercicio de sus funciones los administradores de los recursos públicos, ordenó de acuerdo con los términos de la ley, implantar como parte indisoluble e indelegable de la responsabilidad gerencial pública un Control Interno, inspirado en los principios rectores de la función administrativa, a fin de obtener el cumplimiento de los fines esenciales de Estado Social de Derecho consagrados en el artículo 2° de la Constitución. Con ese propósito, el legislador expidió la Ley 87 de 1993 contentiva de las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y como característica del mismo, señala que el sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación de información y

operacionales de la respectiva entidad. También y como un elemento más de dicho control, la disposición legal obliga a implantar la delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad. En estas condiciones, hallándose la contratación estatal entre las actividades administrativas, no es un proceso extraño a las tareas de las Oficinas de Control Interno, sólo que las funciones de éstas se ejercen dentro del marco jurídico correspondiente, es decir el artículo 209 de la Constitución, la Ley 87 de 1993 y sus Decretos reglamentarios. En consecuencia, atendiendo a las funciones fijadas legalmente a las oficinas de control interno, debe entenderse que el estatuto contractual, al asignar a éstas (Oficinas de Control Interno) el control previo administrativo, se está refiriendo al análisis de los procedimientos de la entidad, cuya función' es precisamente la de verificar y evaluar la gestión organizacional, sin establecer etapas que exijan visto bueno para adelantar la gestión administrativa. Recuérdese que la oficina de control interno debe cumplir su función de diseñar y desarrollar adecuados sistemas de verificación y evaluación al proceso contractual y utilizar métodos que le permitan conocer las instancias que se surten en las etapas precontractuales, de ejecución y liquidación, sin que tal labor signifique crear trámites aprobatorios a la gestión administrativa. Recuérdese que el artículo 12 de la. Ley 87 de 1993, determina dentro de las funciones de los auditores internos las 'de planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno y en el parágrafo, establece que en

ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones. Carrera 69 No. 4535. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 6477000 Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.gov.co ()1C OEO NEN RT A. R DA EL LO A RR EÍ PA Ú B1 L ICO AF ,II UC RII ON ICA A

Doctor RIGOBERTO MARTÍNEZ BERMUDEZ.

A su vez el Decreto 1826 de 1994, en el artículo 3 dispone que en ningún caso corresponderá a la Oficina de Coordinación del Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración. En este orden, las Oficinas de Control Interno no deben participar en el proceso contractual, ya sea refrendando o autorizando las fases de dicho proceso o en ejercicio del control previo. En consecuencia a las Oficinas de Control Interno en relación con la contratación, les compete el diseñó de un sistema adecuado de verificación, que les permita conocer al detalle el desarrollo eficiente del proceso. 2.2. Praxis del control. Las Oficinas de Control Interno son eminentemente asesoras y sus labores se limitan a las necesarias para formarse un juicio sobre la materia objeto de análisis, razón por la cual dentro de sus funciones no debe estar la de aprobar o improbar los trámites contractuales que desarrolla la entidad, porque con ello se arrogarían funciones administrativas propias de otros funcionarios. 3.3. Aplicación del control previo administrativo. Como se señaló en los acápites anteriores, la Oficina de Control Interno no se crea

entonces para ejercer el Control sino para ayudar efectivamente a que este sea debidamente ejercido por quienes tienen la competencia y por tanto la responsabilidad administrativa. Para finalizar es oportuno indicar que el control previo Administrativo, está referido al análisis de los procedimientos de la entidad en materia contractual, cuya función es precisamente la de verificar y evaluar la gestión organizacional, sin establecer etapas que exijan visto bueno para adelantar la gestión administrativa. ialmente,

ULIA(cid:9) RT EZ BERMEO

Directora Oficina Jurídica Proyectó. Lucenith Muñoz Arenas(cid:9) Revisó. José Díaz Peñaloza, Coordinaddr de G1e9s-t4ióQn.

N.R.(cid:9) 2016ER0106817 80112-152-02. CONCEPTOS JURÍDICOS. CONCEPTOS JURÍDICOS.

Carrera 69 No. 45-35. Edificio Paralelo 26. Piso 15. Conmutador 6477000 Bogotá D.C. Colombia www.contraloria.gov.co