CGR - Concepto 0242 de 2016

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CONTRALORÍA I OFICINA

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(cid:9) 242 Contralodi General dei Republica:: SOD 15-12-2016 10:57

Al Contestar Cite Este No.: 2016EE0158202 Fol:3 Artex:0 FA:0

CGR-OJ 2(cid:9) 016 ORIGEN 10:11[22-0FICINAJrIDICA MARTHAJULIMA MARTINEZ SERME°

ASUNTO NOTIFICAGONES CORREO ELECTRONICO

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MAGNOLIA BERMUDEZ

jennybc@ hotmai I. com

ASUNTO: NOTIFICACIONES - CORREO ELECTRONICO.

Respetada señora Magnolia: Esta Oficina recibió su comunicación mediante la cual con base en el artículo 116 de la Ley 1474 de 2011 y los artículos 53, 54,56 y 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, referidos a la utilización de medios tecnológicos y notificación electrónica, consulta:

1. Si en los procesos de responsabilidad fiscal, alguno de los implicados dio autorización por escrito para ser notificado por medio de fax o de correo electrónico, el funcionario encargado de realizar la notificación deberá enviar copia de la decisión al número del fax o a la dirección del correo según lo que se haya autorizado. 2. ¿En caso de tratarse de una decisión que se notifica por fijación en estado, se deberá enviar un mensaje de datos el mismo día de fijación acompañado de copia de la decisión e indicando cuando se entiende surtida la

notificación? 3. ¿En ese caso el mensaje electrónico no es solo informativo sino la forma de notificación?

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"1, ' Art. 43, numeral 4 del Decreto Ley 267 de 2000. Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15. PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

CONTRALORÍA

OFICINA GENERAL DE LA REPUBLICA alRiOICA Señora Magnolia Bermúdez(cid:9) Página 2 de 6 así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"a.

En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"4 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"5. Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43, numeral 166 del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

CONSIDERACIONES JURIDICAS.

El debido proceso está establecido en el artículo 29 de la Constitución Política como un derecho fundamental de los ciudadanos, y en él se indica que cualquier actuación judicial o administrativa debe garantizarlo. Uno de los principios que salvaguarda el derecho al debido proceso es el principio de publicidad' que tiene por objeto dar a conocer a través de los diferentes mecanismos que la ley establece las actuaciones administrativas o judiciales, ya sea a las partes de un proceso, a terceros interesados en el mismo e incluso a terceros ajenos al proceso, cuando este no está sometido a una especial reserva legal. La forma de cumplir con este principio le ha correspondido al legislador, según el tipo de actuación o proceso al que se haga referencia, en ese sentido corresponde a los distintos actores administrativos y judiciales cumplir de forma efectiva y diligente con

lo que la ley haya determinado. Uno de esos mecanismos que ha establecido la ley para el cumplimiento del principio de publicidad son las notificaciones, entendidas como aquellos actos de 2 Art. 43, numeral 5 del Decreto Ley 267 de 2000. 3 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000. s4. Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000. Art. 43. OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden.

C-012-13.M.P.Mauricio González Cuervo

Carrera 69 No. 44 —35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co

C ONT RALO R

OFICINA GENERAL CE LA REPÚBLICA JURFOICA Señora Magnolia Bermúdez(cid:9) Página 3 de 6 comunicación procesal que garantizan el "derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción"8. Ahora bien, los procesos de responsabilidad fiscal se encuentran señalados expresamente en la Ley 610 de 2010 y Ley 1474 de 2011. Cabe señalar que tales

normas son de carácter especial y hacen remisión expresa en lo no previsto a los Códigos: de Procedimiento Administrativo, Civil y Penal en cuanto les sean compatibles con la naturaleza del proceso. El artículo 116 de la Ley 1474 de 2011 regula expresamente el tema de la utilización de medios tecnológicos en el Proceso de Responsabilidad Fiscal ordinario y verbal: "UTILIZACIÓN DE MEDIOS TECNOLÓGICOS. Las pruebas y diligencias serán recogidas y conservadas en medios técnicos. Así mismo, la evacuación de audiencias, diligencias en general y la práctica de pruebas pueden llevarse a cabo en lugares diferentes a la sede del funcionario competente para adelantar el proceso, a través de medios como la audiencia o comunicación virtual, siempre que otro servidor público controle materialmente su desarrollo en el lugar de su evacuación. De ello se dejará constancia expresa en el acta de la diligencia. Las decisiones podrán notificarse a través de un número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente." A su vez, el artículo 104 de la Ley 1474, establece: "Notificación de las decisiones. Las decisiones que se profieran en el curso del proceso verbal de responsabilidad fiscal, se notificarán en forma personal, por aviso, por estrados o por conducta concluyente, con los siguientes procedimientos: a) Se notificará personalmente al presunto responsable fiscal o a su apoderado o

defensor de oficio, según el caso, el auto de apertura e imputación y la providencia que resuelve los recursos de reposición o de apelación contra el fallo con responsabilidad fiscal. La notificación personal se efectuará en la forma prevista en los artículos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011, y si ella no fuere posible se recurrirá a la notificación por aviso establecida en el artículo 69 de la misma ley; b) Las decisiones que se adopten en audiencia, se entenderán notificadas a los sujetos procesales inmediatamente se haga el pronunciamiento, se encuentren o no presentes en la audiencia. 8 C-012-13.M.P.Mauricio González Cuervo Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co CONTRALORÍA OFICINA GENERAL DE LA REPÚBLICA JURÍDICA Sellara Magnolia Bermúdez(cid:9) Página 4 de 6 En caso de no comparecer a la audiencia a pesar de haberse hecho la citación oportunamente, se entenderá surtida la notificación salvo que la ausencia se justifique por fuerza mayor o caso fortuito dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se profirió la decisión, caso en el cual la notificación se realizará al día siguiente de haberse aceptado la justificación. En el mismo término se deberá hacer uso de los recursos, si a ello hubiere lugar; c) Cuando no se hubiere realizado la notificación o esta fuera irregular, la exigencia legal se entiende cumplida, para todos los efectos, cuando el sujeto procesal dándose por suficientemente enterado, se manifiesta respecto de la decisión, o cuando él

mismo utiliza en tiempo los recursos procedentes. Dentro del expediente se incluirá un registro con la constancia de las notificaciones realizadas tanto en audiencia como fuera de ella, para lo cual se podrá utilizar los medios técnicos idóneos; d) La vinculación del garante, en calidad de ternero civilmente responsable, se realizará mediante el envío de una comunicación. Cuando sea procedente la desvinculación del garante se llevará a cabo en la misma forma en que se vincula." En los procesos de responsabilidad fiscal ordinarios de acuerdo con el artículo 106 de la Ley 1474 de 2011 se indica: Notificaciones. "En los procesos de responsabilidad fiscal que se tramiten en su integridad por lo dispuesto en la Ley 610 de 2000 únicamente deberán notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputación de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o única instancia; para estas providencias se aplicará el sistema de notificación personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. Las demás decisiones que se profieran dentro del proceso serán notificadas por estado." La norma se refiere entonces a la providencia que deben ser notificadas personalmente y subsidiariamente por aviso y remite para su aplicación al CPACA. De igual forma trata en forma independiente la notificación por estado y no establece remisión alguna al respecto. Determina la normativa la tipología de las providencias que deben notificarse en forma personal y subsidiariamente por aviso, cuando el proceso se adelanta en forma ordinaria, indica además la disposición legal a aplicar cuando se trata de esta forma de poner en conocimiento las providencias, pero nada señala sobre la preceptiva a

la cual debe remitirse el operador jurídico cuando es menester notificar las providencias por estado. En este contexto jurídico, recordemos el reenvió normativo de que trata el artículo 66 de la Ley 610 de 2000, establece esta disposición un orden al cual debe acudirse para efectos de llenar los vacíos normativos en el proceso de responsabilidad fiscal, Carrera 69 No. 44 —35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co CON TRALORÍA OFfCINA E EPÚ LICA URDICA Señora Magnolia Bermúdez(cid:9) Página 5 de 6 siendo éste, las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, el Código de Procedimiento Civil y el Código de Procedimiento Penal. Así las cosas, la primera norma a la que debe acudirse es al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la cual establece en el artículo 201: "Notificaciones por estado. Los autos no sujetos al requisito de la notificación personal se notificarán por medio de anotación en estados electrónicos para consulta en línea bajo la responsabilidad del Secretario. La inserción en el estado se hará el día siguiente al de la fecha del auto y en ella ha de constar 1.L a identificación del proceso.

2. Los nombres del demandante y el demandado.

3. La fecha del auto y el cuaderno en que se halla.

4. La fecha del estado y la firma del Secretario.

El estado se insertará en los medios informáticos de la Rama Judicial y permanecerá allí en calidad de medio notificador durante el respectivo día. De las notificaciones hechas por estado el Secretario dejará certificación con su

firma al pie de la providencia notificada y se enviará un mensaje de datos a quienes hayan suministrado su dirección electrónica. De los estados que hayan sido fijados electrónicamente se conservará un archivo disponible para la consulta permanente en línea por cualquier interesado, por el término mínimo de diez (10) años. Cada juzgado dispondrá del número suficiente de equipos electrónicos al acceso del público para la consulta de los estados. Al no tenerse implementado el sistema de estados electrónicos, debe acudirse en el orden de remisión referido al Código General del Proceso que señala: Artículo 295: Notificaciones por estado. Las notificaciones de autos y sentencias que no deban hacerse de otra manera se cumplirán por medio de anotación en estados que elaborará el Secretario. La inserción en el estado se hará al día siguiente a la fecha de la providencia, y en él deberá constar 1.L a determinación de cada proceso por su clase.

2. La indicación de los nombres del demandante y el demandado, o de las personas interesadas en el proceso o diligencia. Si varias personas integran una parte bastará la designación de la primera de ellas añadiendo la expresión "y otros".

3. La fecha de la providencia.

4. La fecha del estado y la firma del Secretario.

Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co LORÍ

CONTRAA OFICINA

GENERAL GE LA REPÚBLICA JUSOCA

(cid:9) Señora Magnolia Bermúdez Página 6 de 6 El estado se fijará en un lugar visible de la Secretaría, al comenzar la primera

hora hábil del respectivo día, y se desfijará al finalizar la última hora hábil del mismo. De las notificaciones hechas por estado el Secretario dejará constancia con su firma al pie de la providencia notificada. De los estados se dejará un duplicado autorizado por el Secretario. Ambos ejemplares se coleccionarán por separado en orden riguroso de fechas para su conservación en el archivo, y uno de ellos podrá ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquel. PARÁGRAFO. Cuando se cuente con los recursos técnicos los estados se publicarán por mensaje de datos, caso en el cual no deberán imprimirse ni firmarse por el Secretario. Cuando se habiliten sistemas de información de la gestión judicial, la notificación por estado solo podrá hacerse con posterioridad a la incorporación de la información en dicho sistema."9 En tal sentido, se cumple con la notificación con la inserción en el estado. Se concluye entonces que las providencias que no deban ser notificadas en forma personal y subsidiariamente por aviso, deben serlo por estado de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 295 del Código General del Proceso, el cual se encuentra vigente para las actuaciones administrativas desde el primero de enero de 2014, para lo cual debe estar implementado en las contralorías el sistema electrónico. ialmente,

ULIANA MARTÍNEZ BERMEJO

rectora Oficina Jurídica Proyectó. Cielo Eslavae02Revisó: Dra. Lucenith Muñoz Aren No. Rad. 2016ER0115531. TRD. Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos. Ver Manual de Secretaría Común. Versión 1.1. páginas 20 —21 Carrera 69 No. 44 — 35 Edificio Paralelo 26 piso 15 PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. • Colombia • www.contraloria.gov.co