CGR - Concepto 035 de 2024

035 CONTRALORÍA General de la República CGR-OJ- - 2024 ------ 80112Bogotá D.C., Doctora ANA MARIA CAMACHO BECERRA Gerente General Contraloria General de la Republica :: SGD 04•03·2024 11:56 ORIGEN 801 i'21 gficfififijLfilófcfi,fsfifi:;..fifilfifi\fi6ib9fiÓ8fi\bófi?:º F A:O DESTINO ANA MARIA CAMACHO BECERRA/ EMPRESA DE AGUAS Y ASEO DE RISARALDAS.A E.S.P AS UNTO CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO FISICO· PROCESO AUDITOR CGR. OBS 2024EE0038993 lll llllllll lllll ll l ll lllllll l llllllllllll ll lll Empresa Aguas y Aseo de Risaralda S.A. - E.S.P. Carrera 7 No. 23-60. Edificio Risaralda. Piso 5 Pereira - Risaralda controlinterno@eaar.gov.co Referencia: Respuesta a su consulta radicada en la CGR con SIGEDOC No. 2024ER0021405 de 06 de febrero de 2024 y 2024IE0014667 de 08 de febrero de 2024.

Tema: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO FÍSICO.

- PROCESO AUDITOR DE LA CGR.

Respetada doctora Ana María: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta1 citada en la referencia, que procedemos a responder a continuación:

1. Antecedentes.

La Gerente General de Empresa Aguas y Aseo de Risaralda S.A. - E.S.P, solicita

consulta1 citada en la referencia, que procedemos a responder a continuación:

1. Antecedentes.

La Gerente General de Empresa Aguas y Aseo de Risaralda S.A. - E.S.P, solicita concepto jurídico respecto de la obligatoriedad de conservación física de los expedientes contractuales en donde reposan los diferentes procesos de contratación, así como de la documentación general de la Empresa de Aguas de Aseo de Risaralda. 1"Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: "Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., ColombiaCONTRALORÍA General de la República Lo anterior de acuerdo con las competencias de auditoría que le asisten a la Gerencia Departamental de la Contraloría General de la República.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita

carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"6 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008 , esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). 2 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000

la(s) dependencia(s) implicada(s). 2 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 • Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: ( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia 2CONTRALORÍA General de la República

3. Precedente Doctrinal de la Oficina Jurídica.

Respecto al tema objeto de estudio, se ha pronunciado esta Oficina, entre otros, en los Conceptos CGR-OJ-081-2017, con radicado 2017IE0032807 y CGR-OJ-0742020, con radicado SIGEDOC 2020EE006236, los cuales pueden ser consultados en nuestra página web www.contraloria.gov.co, en el aplicativo institucional SINOR (Normatividad y Relatoría).

4. Consideraciones jurídicas. 4.1. Problema jurídico.

nuestra página web www.contraloria.gov.co, en el aplicativo institucional SINOR (Normatividad y Relatoría).

4. Consideraciones jurídicas. 4.1. Problema jurídico. ¿Qué documentos deben conservar en archivo físico las entidades sujeto de vigilancia y control fiscal de la CGR, para ser presentados en ejecución del proceso auditor?

Para dar contestación al problema jurídico planteado, se abordarán los siguientes temas: Control y Vigilancia Fiscal, Conservación de Documentos en Archivo Físico y Documentos requeridos en una auditoría realizada por la CGR. 4.2. Control y Vigilancia Fiscal. El artículo 267 de la Constitución Política, modificado por el artículo 1 ° del Acto Legislativo 04 de 2019, instituye el control fiscal como una función pública que ejerce la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos. Dicha función se ejerce de conformidad con lo dispuesto en la Ley 429 de 1993, la Ley 61 O de 2000 y el Decreto Ley 403 de 2020 y las normas reglamentarias expedidas por el Contralor General de la República, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 268 de la Constitución Política, modificado por el Acto legislativo No. 04 de 2019. Por otra parte, el artículo 4º del Decreto Ley 267 de 2000, modificado por el artículo 2 del Decreto Ley 405 de 2020, señala que son sujetos de vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría General de la República, los órganos que integran las ramas del poder público, los órganos autónomos e independientes, los de control y

del Decreto Ley 405 de 2020, señala que son sujetos de vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría General de la República, los órganos que integran las ramas del poder público, los órganos autónomos e independientes, los de control y electorales, los organismos creados por la Constitución Política y la ley que tienen régimen especial, y las demás entidades públicas en todos los niveles administrativos, los particulares, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que a cualquier título recauden, administren, manejen, 9 Derogada parcialmente por el Decreto Ley 403 de 2020. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia 3CONTRALORÍA General de la República dispongan o inviertan fondos, recursos del Estado y/o bienes o recursos públicos en lo relacionado con éstos. Lo anterior, sin perjuicio del ejerc1c10 de las competencias de las contralorías territoriales y la aplicación de los principios de coordinación, concurrencia, prevalencia y subsidiariedad, de conformidad con la ley. (. . .). Aunado a lo anterior, al nuevo orden jurídico del control fiscal, se suma al haz de competencias que tradicionalmente la Contraloría General de la República ha ejercido para el control fiscal de distintos tipos de recursos, tales como: los recursos del Sistema General de Participaciones, los recursos del Sistema General de Regalías, los recursos de la parafiscalidad, los recursos destinados a los sectores en el ámbito social, económico y ambiental y de igual manera en el manejo y asignación de la inversión pública y para el desarrollo de planes, programas y proyectos del Gobierno

los recursos de la parafiscalidad, los recursos destinados a los sectores en el ámbito social, económico y ambiental y de igual manera en el manejo y asignación de la inversión pública y para el desarrollo de planes, programas y proyectos del Gobierno Nacional. Ahora bien, en relación con el control fiscal de la gestión contractual, el artículo 65 de la Ley 80 de 199310, establece cuando se realizará la intervención de las autoridades que ejercen control fiscal en la gestión contractual, en los siguientes términos: "ARTÍCULO 65. DE LA INTERVENCIÓN DE LAS AUTORIDADES QUE EJERCEN CONTROL FISCAL. <Artículo modificado por el artículo 4 de la Ley 2160 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> La intervención de las autoridades de control fiscal se ejercerá una vez agotados los trámites administrativos de legalización de los contratos. Igualmente, se ejercerá control posterior a las cuentas correspondientes a los pagos originados en los mismos, para verificar que estos se ajustaron a las disposiciones legales. Una vez liquidados o terminados los contratos, según el caso, la vigilancia fiscal incluirá un control financiero de gestión y de resultados financieros en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. El control previo administrativo de los contratos les corresponde a las oficinas de control interno. Las autoridades de control fiscal pueden exigir informes sobre su gestión contractual a los servidores públicos de cualquier orden. Lo anterior, sin perjuicio del control preventivo y concomitante ejercido por parte de la Contraloría General de la República, el cual se realizará en tiempo real a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los recursos públicos, mediante el uso de tecnologías de la

de la Contraloría General de la República, el cual se realizará en tiempo real a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los recursos públicos, mediante el uso de tecnologías de la información, con la participación activa del control social y con la articulación del control interno". 10 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 1 1 1071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia 4CONTRALORÍA General de la República De acuerdo con lo dispuesto en la disposición legal antes mencionada, los sistemas de control fiscal pueden aplicarse sobre los contratos estatales que hayan cumplido sus condiciones de perfeccionamiento y legalización. En ese orden, en el escenario de las auditorías regulares, el control fiscal se realiza en tres momentos, así: • Un primer momento una vez agotados los trámites administrativos de legalización de los contratos. • Un segundo momento en el control posterior a las cuentas correspondientes a los pagos originados en los mismos, para verificar que éstos se ajustaron a las disposiciones legales. • Y un tercer momento una vez terminados o liquidados los contratos. Es así como, la vigilancia que ejerce el órgano de control fiscal recae sobre la totalidad de la actividad contractual, ya que, cubre la etapa precontractual, contractual y postcontractual, control que comienza una vez se han surtido todos los requerimientos previos a la ejecución del contrato, a saber11: aprobación de la garantía, si así se contempló en el contrato; contar con las correspondientes disponibilidades

postcontractual, control que comienza una vez se han surtido todos los requerimientos previos a la ejecución del contrato, a saber11: aprobación de la garantía, si así se contempló en el contrato; contar con las correspondientes disponibilidades presupuestales, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras; tener la acreditación de que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, en los términos de ley. Finalmente, realiza el control fiscal al proceso liquidatario del contrato estatal con el fin de determinar el cumplimiento de principios como la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales en la celebración del contrato, sus procedimientos legales y adelantar las acciones a que haya lugar. 4.3. Conservación de Documentos en Archivo Físico. La Ley 594 de 200012, establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado que pueden ser aplicados a todo archivo independientemente de si se trata de una entidad pública o una empresa privada. En relación con la conservación de los documentos de archivo, se debe hacer tomando en cuenta el tiempo que de acuerdo con las normas archivísticas y/o generales vigentes sea necesario para dar continuidad a los compromisos contractuales, laborales y misionales que haya contraído la entidad y/o empresa; garantizando lo previsto en el artículo 15 y artículo 20 de la Constitución Política de Colombia. 11 Colombia Compra Eficiente. https:/ /colombiacompra. gov. co/content/cu a les-son-los-requisitos-de-perfeccionamiento-y­

deejecucion-del-contrato-estatal 12 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia 5CONTRALORÍA General de la República En ese orden, cada entidad de acuerdo con lo anterior, deberá realizar una valoración documental que determine el tiempo de permanencia en las diferentes fases de archivo, a saber: • Archivo de oficina. • Archivo central. • Archivo histórico. Estos tiempos de conservación de los documentos en las diferentes fases de archivo se definen en las tablas de retención documental13. La precitada ley no señala términos, pero entre los conceptos expedidos por el Archivo General de la Nación, se encuentra el "Concepto sobre retención de la serie contratos"14, donde se consigna lo siguiente: "El Acuerdo 002 de 2014 reitera la obligación en la que están las entidades públicas de crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos que se gestionan en desarrollo de un mismo trámite (artículo 4º). En complemento, la norma explica que tal conformación comienza desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo y, por lo tanto, los expedientes se compondrán de los documentos que se generan durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales; independientemente del tipo de información, formato o soporte (artículo 5º). Los expedientes deben crearse respetando los principios archivísticos de procedencia y orden original, que se ven representados en los cuadros de

legales; independientemente del tipo de información, formato o soporte (artículo 5º). Los expedientes deben crearse respetando los principios archivísticos de procedencia y orden original, que se ven representados en los cuadros de clasificación y las tablas de retención documental elaboradas por la entidad (artículos 4º y 5º)", 4.3.1. Documentos requeridos en una auditoría realizada por la CGR. El documento "Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las auditorías en la Contraloría General de la República", adoptado por Resolución Reglamentaria Orgánica No. 0012 de 2017, tiene como objetivo definir el marco en que se rige cualquier tipo de auditoría que lleve a cabo la entidad, por tanto, se constituye en el principio rector para el desarrollo de las auditorías Financiera, de Desempeño, y de Cumplimiento. Se fundamenta en las Normas de Auditoría para Entidades Fiscalizadoras Superiores - ISSAI y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), adaptadas al marco constitucional y legal de la vigilancia y control fiscal en Colombia. 13 Artículo 3 ( ... ) "Tabla de retención documental. Lístado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencía en cada etapa del ciclo vital de los documentos." ( ... ) 14 Archivo General de la Nación. Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.file:///C:/Users/geymy-catherine gamb/Down loads/Radicado _2-201 5-04644. %20archivoº /020contratos. pdf Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia 6CONTRALORÍA General de la República

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia 6CONTRALORÍA General de la República El mencionado documento, está integrado por un conjunto sistematizado de reglas y procedimientos destinados a establecer estándares de elaboración uniforme y sostenida de las auditorías, de acuerdo con los principios que establece. Los hallazgos determinados por la Contraloría General de la República, pueden tener efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra índole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto). Se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditoría. La competencia de la CGR versa sobre los hallazgos administrativos de incidencia fiscal. Sobre los hallazgos disciplinarios y penales deben los auditores dar traslado a las autoridades competentes. Ahora bien, la CGR, al momento de ejercer vigilancia y control fiscal sobre el manejo o administración de los recursos públicos con ocasión de la contratación estatal o cualquier otro tipo de actuación lo hará de conformidad con la normatividad vigente aplicable en cada una de las etapas de aquella para lo cual podrá requerir los soportes físicos o electrónicos, según corresponda, sin perder de vista que, no respondería a los fines estatales tales como la eficiencia y la economía, respaldar con papel lo que ya obra en medio electrónico15.

físicos o electrónicos, según corresponda, sin perder de vista que, no respondería a los fines estatales tales como la eficiencia y la economía, respaldar con papel lo que ya obra en medio electrónico15. Por lo anteriormente expuesto, ante la posibilidad de una auditoría realizada por la CGR, la entidad deberá preparar la documentación, bien sea en medio digital o físico, de acuerdo con el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los mismos, puesto que esto será considerado dentro de la auditoria.

5. Conclusiones 5.1. La conservación de documentos en archivo físico deberá hacerse tomando en cuenta la regulación en materia archivística y/o general vigente aplicable necesaria para dar continuidad a los compromisos contractuales, laborales y misionales que haya contraído la entidad o empresa, y en atención a los diferentes tipos de control que ejerzan las entidades públicas investidas de esta función, sobre aquella. 5.2. En la auditoría realizada por la Contraloría General de la República, se evalúa la política pública y/o la gestión y los resultados fiscales de los entes objeto de control fiscal y de los planes, programas, proyectos y/o asuntos a auditar y para ello se podrá requerir, soportes físicos o electrónicos, de acuerdo con el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 15 Circular Externa No. 005 del 11 de septiembre de 2012, emitida por el Director del Archivo General de la Nación de Colombia

7 Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., ColombiaCONTRALORÍA General de la Repúbli ca Para el caso particular de los contratos, deberá estar disponible la documentación que

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., ColombiaCONTRALORÍA General de la Repúbli ca Para el caso particular de los contratos, deberá estar disponible la documentación que respalde toda la etapa precontractual, contractual y poscontractual.

Proyectó: Revisó

N.R. TDR Alejandra Aldana Forero. fi Erika Cure Vergara.fi SIGEDOC No. 2024ER0021405 de 06 de febrero de 2024 y 2024IE001 4667 de 08 de febrero de 2024. 80112-033 Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia 8