CGR - Concepto 056 de 2024

056 o CONTRALORÍA General de la República CGR-OJ- - 2024 -------- 80112 Bogotá o.e., Doctor

ARQUÍMEDES CONTRERAS OCAMPO

Profesional Universitario Gerencia Departamental Colegiada de Magdalena Contraloría General de la República arquimedes.contreras@contraloria.gov.co Coritrficfia Gtnml dt b Rtpubtiu :: SGO 05·04·1024 09:32 ORIGEN ao111á-filfiA'"ifi'JWfim1fifiERfififi6fiJt,ü•:OFA:O DES TI NO 80472 GRUfQ DELEGADO DE VIG!LA-'KIA FISCAi. O E MAGOAl[NA f 4RQUlfiEOES

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ASUNTO RESPIJ[SJAOílCIOCON SIG(DOC 2024ER00404$2·PRC<:[SO

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Referencia: Respuesta al oficio radicado con SIGEDOC 2024ER0040452 del

29/02/2024.

Tema: PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL. - Notificaciones electrónicas. - Artículo 561 de la Ley 1437 del 2011.

Respetado doctor Contreras: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la comunicación citada en la referencia, la cual procedemos a responder a

continuación:

1. Antecedentes El peticionario manifiesta en la comunicación que en el marco de los PASF, se debe determinar, cuando sea el caso, el momento en que el implicado recibió el o los

continuación:

1. Antecedentes El peticionario manifiesta en la comunicación que en el marco de los PASF, se debe determinar, cuando sea el caso, el momento en que el implicado recibió el o los requerimientos ("se surtió la entrega''), para lo cual las normas, conceptos y Jurisprudencias han coincidido en señalar que, en tales casos, se debe probar el momento en que la persona tuvo acceso al email en cuestión.

Señala también que: "( ... ) Por ejemplo, cuando de notificación de actos administrativos se trata, el Art. 56 de la Ley 1437111, dispone que: "La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración". 1 Modificado por el artículo 1 O de la Ley 2080 del 2021, "Por medio de la cual se reforma el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo -ley 1437 de 2011y se dictan otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la Jurisdicción"

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 7CONTRALORÍA General de la República Con base en lo anterior el peticionario pregunta: "¿Lo que la plataforma del correo institucional de la CGR entrega como "certificado de entrega del email" (Imagen 1 ), tiene o no el suficiente respaldo técnico como para que sirva como prueba en los PASF o, en todos los casos, es mejor enviar los requerimientos por la plataforma digital de la empresa 4-72?"

de entrega del email" (Imagen 1 ), tiene o no el suficiente respaldo técnico como para que sirva como prueba en los PASF o, en todos los casos, es mejor enviar los requerimientos por la plataforma digital de la empresa 4-72?"

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución2 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generaf'3, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generaf'4 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden Jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"5. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'6 y "asesorar Jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia

Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'6 y "asesorar Jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencía(s) implicada(s). 2 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloria General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 7o CONTRALORÍA General de la República

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica.

Esta Oficina se· ha pronunciado sobre algunos aspectos relacionados con el tema objeto de consulta mediante Conceptos tales como el CGR-OJ-143-2021, el cual podrá consultar a través del micrositio Normatividad, en la página institucional: www.contraloria.gov.co, o a través del correo institucional: cgr@contraloria.gov.co.

4. Consideraciones jurídicas.

4.1. Problema Jurídico. En esta consulta, se tiene como problema jurídico el presentado por el petente: ¿Lo que l_a platafo_rma del correo institucional de la CGR entrega como "certificado de entrega del email" (Imagen 1 ), tiene o no el suficiente respaldo técnico como para que sirva como prueba en los PASF o, en todos los casos, es mejor enviar los requerimientos por la plataforma digital de la empresa 4-72?" 4.2. Proceso administrativo sancionatorio fiscal. El procedimiento administrativo sancionatorio fiscal está regulado en los artículos 99 al 104 de la Ley 42 de 19939, "sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen". En relación con lo no previsto en dicha ley, resulta necesario hacer la remisión legal a la Ley 1437 de 2011, cuyo artículo 47, señala lo siguiente:

financiero y los organismos que lo ejercen". En relación con lo no previsto en dicha ley, resulta necesario hacer la remisión legal a la Ley 1437 de 2011, cuyo artículo 47, señala lo siguiente: "ARTÍCULO 47. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO. Los procedimientos administrativos de carácter sancionatorio no regulados por leyes especiales o por el Código Disciplinario Único se sujetarán a las disposiciones de esta Parte Primera del Código. Los preceptos de este Código se aplicarán también en lo no previsto por dichas leyes. ( ... )". Teniendo en cuenta que la norma especial no hace referencia a la manera como deben adelantarse las notificaciones electrónicas dentro del procedimiento sancionatorio fiscal, al hacer la remisión autorizada por el mismo legislador, el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, dispone lo siguiente: "ARTÍCULO 56. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA. <Artículo modificado por el artículo 1 O de la Ley 2080 de 2021 > Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. 9 La Corte Constitucional en Sentencia C-209del 7 de junio del 2023. Magistrada Ponente: PAOLA ANDREA MENESES MOSQUERA. Expediente D-14857, dispuso en su artículo tercero: "la reviviscencia de los artículos 99 a 104 de la Ley 42 de 1993 y del segundo parágrafo del artículo 114 de la Ley 1474 de 2011." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

1993 y del segundo parágrafo del artículo 114 de la Ley 1474 de 2011." Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 7CONTRALORÍA General de la República Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título, a menos que el uso de medios electrónicos sea obligatorio en los términos del inciso tercero del artículo 53A del presente título. Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán a través del servicio de notificaciones que ofrezca la sede electrónica de la autoridad. Los interesados podrán acceder a las notificaciones en el portal único del Estado, que funcionará como un portal de acceso. La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración". (Negrilla fuera de testo). La citada norma faculta al director del proceso para notificar sus actos empleando medios electrónicos, pero con el requisito previo de que el administrado haya aceptado este medio de notificación Sin embargo, la ley permite que en cualquier momento y mientras se desarrolle el proceso, el interesado renuncie a esta forma de notificación y solicite al operador jurídico, que en adelante no se realicen las notificaciones por medio electrónico. Al respecto el Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, con ponencia

proceso, el interesado renuncie a esta forma de notificación y solicite al operador jurídico, que en adelante no se realicen las notificaciones por medio electrónico. Al respecto el Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, con ponencia del Dr. Álvaro Namén Vargas, en providencia de fecha 4 de abril del 2017, con radicación número: 11001-03-06-000-2016-00210-00(2316)1 º, señaló lo siguiente: "(. . .) Respecto de la fecha en que se considera surtida la notificación electrónica, la norma supedita este término a la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo y a su vez, exige para estos efectos la fecha y hora deberá certificarla la administración. (. . .) De acuerdo con la posición planteada por el Consejo de Estado para que la notificación electrónica se considere válidamente realizada se deben cumplir los siguientes requisitos: 1. Que el administrado haya aceptado en forma expresa este medio de notificación, de forma tal que no exista duda de su aquiescencia. 2. Que durante el desarrollo de la actuación administrativa no haya solicitado otra forma de notificación, y 3. Que la administración certifique el acuse de recibo del mensaje electrónico, para efectos de establecer la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al acto administrativo. Respecto de este último requisito, es claro que corresponde a la administración ya sea directamente, si goza de la capacidad técnica para hacerlo, o por medio de una entidad certificadora, certificar el acuse de recibo del mensaje electrónico con el cual se envía el acto administrativo que se pretende notificar, en el cual se indique la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al mensaje

o por medio de una entidad certificadora, certificar el acuse de recibo del mensaje electrónico con el cual se envía el acto administrativo que se pretende notificar, en el cual se indique la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al mensaje de datos y, por ende, al acto administrativo adjunto al mismo. Dicha certificación permite conocer la fecha y hora en la cual queda surtida la notificación conforme a 10 En igual sentido se puede consultar: Consejo de Estado. Sección Segunda del Consejo de Estado en sentencia del 01 de marzo de 2023, con radicado No. 2022-05912 Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 7o CON TRALORÍA General de la Repúblic a lo dispuesto en la norma. Este requisito permite verificar que haya cumplido con el propósito de la figura, esto es que el administrado tenga acceso al acto administrativo que se notifica y de esta manera pueda ejercer de manera oportuna sus derechos de defensa y contradicción, si así lo considera. Así mismo, la constancia de la fecha y hora en que el interesado tiene acceso al mensaje de datos que contiene el acto administrativo es la que permite tener certeza sobre la oportunidad en el ejercicio de sus derechos, tales como: la interposición de recursos y el agotamiento de control en sede administrativa. (. . .)". (Subr ayado y negrilla por fuera del texto). Bajo este contexto, en el marco del proceso admi nistrativo sanc ionatorio fiscal, si la entidad no tiene la capacidad técnica para realizar la certifica ción, deber á hacerlo a través de una empresa certificadora como lo es 4-72.

Bajo este contexto, en el marco del proceso admi nistrativo sanc ionatorio fiscal, si la entidad no tiene la capacidad técnica para realizar la certifica ción, deber á hacerlo a través de una empresa certificadora como lo es 4-72. Considerando la inform ación proporci onada por el solic itante con respecto a la certificación de entrega de la plataforma de correo de la CGR, la imagen adjunta en el escrito evidencia qu e el mensaje fue en tregado a los destinatar ios, así: El mensaje se entregó a los siguientes destinatarios: Arguimedes Contreras CamP-OS CGR)J arguimedes.contreras@contraloria.gov.co) Asunto: 2024EE0011516 sOUQTUD DE INFORMAOÓN Sin embargo, el precitado artí culo 56 del CPACA, es claro en señalar que la notificación quedará surlída a parlír de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser cerlificado por la administración. Tal como es de conocimien to del peticionario, 4-72, es la empresa certifi cador a de la CGR, y esta cuenta con los medios para certificar la fecha, hora de acceso al contenido objeto de notificación, y direcc ión IP, con lo que se da cump limiento a lo normado. Sin embargo, en el hip otético caso en el qu e no se contara con un a empresa certificadora, resulta pertin ente traer a colación, en relación con el proceso de envío y recepción de correos electrónico s, lo señalado por la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, en sentencia STC 16 733 -2022 del 14 de di ciembr e del 2022, con ponencia del Magistrado Octavio Augus to Tejeir o Duque, con radicación: T

Sala de Casación Civil, en sentencia STC 16 733 -2022 del 14 de di ciembr e del 2022, con ponencia del Magistrado Octavio Augus to Tejeir o Duque, con radicación: T 68001 -22-1 3-_000-2022-00 389-01 , donde se destaca lo siguiente: "(. . .) De otra parte, con la_ finalidad de hallar el sentido lógico, técnico y práctico de la normativa que regula· las notificaciones personales electrónicas, se ofició a Microsoft Corporation, quién, al indagar/e sobre lo que podía entenderse por «iniciador en materia de transmisión de mensajes de datos» conceptuó que: Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 7CONTRALO RÍA General de la Repúblic a El iniciador a nivel de envió de mensaje se puede entender como la acción del usuario al hacer clic en el botón de enviar un mensaje, el cual puede variar dependiendo del proveedor de correo electrónico. Es importante señalar que, a nivel de correo electrónico, esta acción también puede ser configurada por una máquina, la cual es programada para dar clic en el botón de envío de un mensaje predeterminado en un momento exacto» Al preguntarle sobre lo que podía entenderse por «acuse d.e recibo por parte del iniciador», señaló que: • • «El acuse de recibido depende de varios factores. Algunos sistemas de email permiten configurar confirmaciones de recibido de email. Sin embargo, este es un mensaje de llegada del email al servidor de correo, que no necesariamente indica que el receptor haya recibido el email ni que lo haya leído

permiten configurar confirmaciones de recibido de email. Sin embargo, este es un mensaje de llegada del email al servidor de correo, que no necesariamente indica que el receptor haya recibido el email ni que lo haya leído A la pregunta ¿ Cuándo puede entenderse que el iniciador recepciona acuse de recibo?, respondió: Depende del método que se utilice para confirmar la recepción del correo. Existen métodos para determinar la recepción en el servidor que inicia el envío de correo electrónico al buzón de correo por medio de la opción de seguimiento que debe ser activada en la opción "seguimiento" que trae el correo electrónico en el caso de Microsoft 365. Adicionalmente, se puede activar la opción de notificación de lectura, la cual, una vez abierto el correo, solicitará al destinario a través de una ventana emergente enviar al remitente la confirmación de lectura. En tal caso, el destinatario podrá para dar clic a esa ventana emergente para informar al iniciador que ha leído el mensaje y, si no lo hace, el iniciador no recibirá ninguna confirmación de lectura» Finalmente, frente al interrogante relativo a la forma en que podía demostrarse que una persona recibió un mensaje de datos a través de un correo electrónico, predicó: «Para establecer que una persona recibió un email, podría utilizarse algún mecanismo de los mencionados anteriormente, en especial, activar la herramienta de "Confirmación de Lectura". En este caso, si el des tinatario envía la confirmación al remitente, haciendo clic en la ventana emergente desplegada para tal efecto, se podrá establecer que el mensaje ha sido recibido y abierto por parte del destinatario. Sin embargo, en el caso de la herramienta de confirmación de entrega, la notificación que recibe el remitente del mensaje no comprueba de manera fehaciente que el

podrá establecer que el mensaje ha sido recibido y abierto por parte del destinatario. Sin embargo, en el caso de la herramienta de confirmación de entrega, la notificación que recibe el remitente del mensaje no comprueba de manera fehaciente que el destinatario recibió un correo en su bandeja de entrada. Por tal razón, reiteramos la importancia de acudir a soluciones de terceros que cuentan con las herramientas técnicas para certificar la recepción, apertura y lectura de un mensaje de datos enviado a través de correo electrónico. En los entornos corporativos y en soluciones administradas, es posible establecer si un email ha sido entregado o no en el buzón; es importante mencionar que cada sistema de correo electrónico funciona de manera diferente y en función a las capacidades técnicas del mismo». (. .. . )" Según lo mencionado, se interpreta que el "iniciador" se refiere a la acción realizada por el usuario al seleccionar la opción de enviar el correo electrónico. En cuanto al "servidor de correo", se trata de la entidad que provee y administra el servicio, como Hotmail, Outlook, Gmail, Yahoo, entre otros. Por último, el "acuse de recibo del correo", se refiere a la confirmación de que el correo fue recibido, ya sea por el Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 7o CONTRAL ORÍ A General de la República servidor del remitente o por el servidor de correo del destinatario, incluso si estos servidores son distintos, por ejemplo, cuando un usuario de Hotmail envía un correo a un usuario de Gmail. En ese mismo evento en que no se cuente con una empresa certific adora, la Corte

servidor del remitente o por el servidor de correo del destinatario, incluso si estos servidores son distintos, por ejemplo, cuando un usuario de Hotmail envía un correo a un usuario de Gmail. En ese mismo evento en que no se cuente con una empresa certific adora, la Corte Supr ema de Justicia, en la precitada sentencia, señala lo sigu iente: "(. . .)Fíjese, entonces, que exigir de manera categórica e inquebrantable que el demandante demuestre la recepción del correo en la bandeja del destinatario, no sólo comporta una compleja labor, sino una exigencia que, en últimas, forzaría a todos los interesados en las notificaciones a acudir a servicios especializados de mensajería certificada, lo cual no constituye la intención del legislador, quién quiso ofrecer un mecanismo célere, económico y efectivo de enteramiento que se ajustara a las realidades que vive hoy la sociedad.(. . .)" Fina lmente, en el caso de presentar la necesidad de elevar proxImas consu ltas jur ídicas que sean de competencia de esta Oficina, de ma nera atenta se sol icita observar lo regulado median te Resolución Organizacional No . 0795 de 2021, cuyo artículo 3, enlis ta cuáles son los funcionarios del nivel dir ectivo autorizados para dar visto bueno a las respectivas sol icitudes qu e presentan los funcionarios.

5. Conclu siones. 5.1 . El procedimiento admin istrativo sancion atorio fiscal está regulado en los artículos 99 al 10 4 de la Ley 42 de 19 93. En lo no previsto en dicha ley, deberá darse aplicación a lo dis puesto en el artículo 47 de la Ley 14 37 de 201 1.

artículos 99 al 10 4 de la Ley 42 de 19 93. En lo no previsto en dicha ley, deberá darse aplicación a lo dis puesto en el artículo 47 de la Ley 14 37 de 201 1. 5.2. De conform idad con lo establecido en el artículo 56 del Código de Procedimien to Ad min istrativo y de lo Contencioso Adminis trativo, la notificación qu edará surtida a partir de la fecha y hora en que el admin istrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la admin istraci ón. 5.3. La Admin istración debe certificar el acuse de recibo del mensa je electrónico, para efectos de establecer la fecha y hora en la cual el adminis trado tuvo acceso al contenido objeto de notificación, hecho qu e puede hacer dir ectamente si cuenta con la capacidad técnica para hacerlo, o por medio de una entidad certificadora .

Proyectó: Zulma Karina Camacho Rondon .') 1:.,,.

Revisó: Erika Cure E.C--

N.R. SIGEDOC 2024ER0040452

TDR 8011 2-033 Conceptos Jurídicos Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@confraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • · Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 7