CGR - Concepto 063 de 2023

CONTRALORÍA I GENERAL DE LA REPÚBLICA | AC lo Cn otr na tl eo srí ta ar G Ce in tee t Ea sl td e é Nla o .R : e 2 p 02u 3b Ili Ec 0a 0 : 4: 1S 6G 7D 3 2 F6 o l0 :44 - A2 n0 e2 x3 : 00 0 F: A4 :5 0 ORIGEN 801 12-OFICINA JURÍDICA/ISDUAR JAVIER TOBORODRIGUEZ • 0 ESTIN O SO411 - DES PACHO GER ENTE 0 EPARTAM EN TAL D E H UI LA / 0 ORIS LO REN A CAMACHO Defender juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido! NOGUERA

ASUNTO COMITÉ TÉCNICO DEPARTAMENTAL FACULTADES. PROCESO AUDITOR. • PLAN DE

OBS

801122023IE0041673 IIHIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIH

063

CGR-OJ- -2023

Bogotá D.C., Doctora

DORIS LORENA CAMACHO NOGUERA

Gerente Departamental Gerencia Colegiada del Hulla Referencia: Respuesta a su consulta radicada en la CGR con SIGEDOC No. 2023IE0025933

Tema: COMITÉ TÉCNICO DEPARTAMENTAL. FACULTADES.

PROCESO AUDITOR. - PLAN DE TRABAJO. - APROBACIÓN.

Respetada doctora Doris Lorena, La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la consulta citada en la referencia, que procedemos a responder a continuación:

1. Antecedente Señala en su escritola facultad o actividad de revisión y apoyo técnico que tienen los comités técnicos departamentales, creados con fundamento en lo establecido en la Resolución Reglamentaria Orgánica Reg-ORG-20 del 24 de julio de 2018.

Indica que.dicho acto administrativo establece como principales actividades de ese comité la de efectuar, revisar y emitir recomendaciones al proyecto de informe o reporte de auditoría del proceso auditor ejecutado en la Gerencia Departamental Colegiada; recomendar soluciones a las controversias técnicas de competencia de la colegiatura, que surjan en desarrollo del proceso auditor del nivel desconcentrado; y apoyar el seguimiento y monitoreo al PVCF y a la ejecución de las auditorías. En el anterior contexto consulta: ¿Si dentro de las funciones del Comité Técnico Departamental está la de validar el plan de trabajo que se presenta por el equipo auditor?

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina; Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. '■>.

' Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 5.18 7000 cgr@contraloria.Qov.co • www.contraioria.qov.co » Bogotá, D. C., Colombia ; . Página 1 de 7

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CONTRALORÍA I witosj GENERAL DE LA REPÚBLtCA | Defender juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido! En cuanta a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1 ni tienen

el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generar2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generar3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientara las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de Vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20007, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente Doctrinal de la Oficina Jurídica.

La consulta formulada guarda relación con las consultas atendidas mediante los conceptos CGR-OJ-1712018, radicado 20181E0087773, el concepto CGR—OJ1902021, radicado 20211E00879831, los cuales pueden ser consultados en nuestra página web www.contraloria.gov.co, en el aplicativo institucional SINOR (Ñormatividad y Relataría).

4. Problema Jurídico.

De la consulta formulada se encuentra que el problema jurídico a analizar es: ¿El Comité Técnico Departamental, tiene a su cargo validar el plan de trabajo presentado por el equipo auditor? 1 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 2 Art. 43, numeral 4o del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43 Oficina Jurídica. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden.__________________________________________________;____________________________ Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cqr@contraloria.gov.co • www.contraloria.Qov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 7 CONTRALORÍA GENERAL DE LA Defender Juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido! ■ ■ 4.1 Nivel Descóncentrado de la Contraloría. El Decreto Ley 267 de 20 008 "Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República, establece su estructura orgánica, se fijan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones", establece dos niveles de organización administrativa: el nivel central, y el nivel desconcentrado. "Artículo 10. Niveles de organización de la administración. El campo de acción de la Contraloría General de la República para el ejercicio de la vigilancia fiscal, de sus dictámenes, conceptos y análisis y del trámite del proceso de responsabilidad fiscal se realizará de acuerdo con la Constitución, las normas y disposiciones que le señalan los asuntos sobre los cuales tiene jurisdicción y competencia. Con el objeto de obtener resultados de interés común, de beneficio general y del cumplimiento de las funciones propias de las dependencias que. integran la Contraloría General de la República, ésta se organizará en dos niveles básicos, a saber: nivel central y desconcentrado.

1. Nivel central: El nivel central está conformado por las dependencias con sede en el Distrito Capital,

2. Nivel Desconcentrado: El nivel desconcentrado está constituido por las dependencias de la Contraloría General ubicadas fuera de la sede déL Distrito . .

Capital y se configura con observancia de los principios de la función administrativa y en los cuales se radican competencias y funciones en tales

dependencias en los términos señalados en el presente decreto”. Portal razón en cuanto al ejercicio del Control Fiscal Micro, el artículo 73 del Decreto Ley 267 de 2000, modificado por el Decreto Ley 405 de 2020, determina que la Contraloría General de la República ejercerá sus funciones de forma desconcentrada en los departamentos, distritos y municipios, y conforme a las disposiciones constitucionales y legales. Siempre que se requiera, cada Contraloría Delegada, atendiendo criterios técnicos, tendrá un equipo de auditores en cada departamento,.el cual estará coordinado por un jefe auditor o quien haga sus veces, de conformidad con lo dispuesto en el decreto de nomenclatura de empleos y en el régimen de personal de la Contralóría General. Cabe precisar que el proceso auditor se desarrolla en forma secuencial y armonizada, ello de acuerdo con lo establecido en el documento Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las auditorías en la CGR, en el marco de las normas de auditoría de entidades fiscalizadoras superiores — ISSAI, adoptado mediante Resolución REG. ORG. 0012 de 2017, con el fin de estandarizar y unificar la metodología para la ejecución del proceso auditor. 8 Modificada por el Decreto 2037 de 2019. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 .PBX 5187000 cqr@contralorla.qov.co • www.contraloria.qov.co • Bogotá, D. C., Colombia •• Página 3 de 7 • i 'GENERAL DE LA REPÚBLICA" | WVOSJ . Defender juntos lós recursos públicos ¡Tiene Sentido!

En este documento se establece en el numeral 3.1., la administración del proceso auditor, así: “3.1. Administración Con base en el Decreto Ley 267 del 22 de febrero de 2000 por el cual se dictaminan normas sobre la organización y funcionamiento de la CGR, lá administración del proceso auditor y la distribución de las responsabilidades asignadas, es la siguiente: ' Comités: Directivo; Comité de Evaluación Sectorial; Comité Intersectorial, Comité Técnico de Regalías2. Colegiatura de la Gerencia Departamental. Contralor Delegado Sectorial; Contralor Delegado Intersectorial; 'Coordinador Control Fiscal Micro de Regalías; Gerente Departamental. Directores de Vigilancia Fiscal - DVF, Contralores Provinciales Contralores Intersectoriales designados en Regalías. Director de Estudios Sectoriales - DES. ; Coordinador de Gestión del Nivel Central. Profesionales Dirección de Vigilancia Fiscal - DVF Dirección de Estudios Sectoriales - DES. ASesorés de Gestión de las Contralorías Delegadas Sectoriales Por so parte en el numeral 3.1.1., se dispone la administración del proceso auditor y señala que este estará apoyado por tres tipos de comités: el Comité Directivo, el Comité de Evaluación Sectorial, el Comité Intersectorial y el Comité Técnico de Regalías. 4.2 Comité Técnico Departamental - Resolución Orgánica No. REG-ORG-00202018. La Resolución Reglamentaria Orgánica número: REG — ORG — 0020 — 2018, modifica el documento Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las

Auditorías en la CGR, en el marco de las normas de auditoría de entidades fiscalizadbras superiores — ISSAI, adoptado mediante Resolución REG. ORG. 0012 de 2017 y crea el Comité Técnico Departamental en el nivel desconcentrado de la Contralóría General de la República. Los artículos 1 y 3.1.1.4 de la Resolución ibidem, determina las facultades del ComitéjTécnico Departamental, en los siguientes términos: “ARTICULO T. COMITÉ TÉCNICO DEPARTAMENTAL. Créase el Comité Técnico Departamental como instancia de revisión y apoyo técnico de la Colegiatura de las Gerencias Departamentales en la toma de decisiones en el proceso auditor. (•••) 3.1.1.4 Comité Técnico Departamental Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqr@contraloria.aov.co • www.contraloria.qov.co •. Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 7 CONTRALORÍA I rñJüosj OCNEBAL OC LAREPÚBLICA | Defender juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido! El Comité Técnico Departamental actúa corno instancia de revisión y apoyo técnico de la Colegiatura de las Gerencias Departamentales en la toma de decisiones en el proceso auditor. El. Comité estará conformado por: • El Gerente Departamental quien lo preside • Contralores Provinciales • Un representante de los trabajadores que ostente la calidad de Servidor público de carrera administrativa del nivel profesional o ejecutivo que esté adscrito o

haya estado adscrito al grupo de vigilancia fiscal de la. Gerencia respectiva, elegido por los funcionarios de carrera administrativa de la respectiva Gerencia Departamental. En todo caso, para la sustentación técnica de la correspondiente auditoria, el Comité deberá garantizar la presencia del coordinador de vigilancia fiscal que cumpla el rol de supervisor dentro de la auditoría respectiva y del equipo auditor. Para los casos en que no existiere coordinador de vigilancia fiscal, a la sustentación técnica asistirá el funcionario que cumpla el rol de supervisor dentro de la auditoria respectiva y del equipo auditor. Sus principales actividades, son las siguientes: • Revisar y emitir recomendaciones al proyecto de informe o reporte de auditoría del proceso auditor ejecutado en la Gerencia Departamental Colegiada. ; • Recomendar soluciones a las controversias técnicas de competencia de la colegiatura, que surjan en desarrollo del proceso auditor del nivel descontentado. • Apoyar el seguimiento y monitoreo al PVCF y a la ejecución de las auditorias." Señala también el Documento Principios que las decisiones que se tomen al interior de la Colegiatura deben ser el resultado de un consenso, a falta de este, el Presidente de la Colegiada y bajo su responsabilidad tomara la decisión definitiva sobre el tema en estudio, lo cual constara en el acta de colegiatura respectiva. (Numeral 3.1.2) Por tanto, no es acorde con la naturaleza de estos comités que exista un sistema de votación para validar sus recomendaciones, ya que tal actividad es precisamente del resorte del funcionario del conocimiento quien puede, fundadamente, acogerse o apartarse de la recomendación realizada por el comité. Tal'-como lo indica la norma reglamentaria, las funciones del Comité Técnico

Departamental, son de apoyo y en tal sentido emiten recomendaciones, razón por la cual el poder decisorio está en cabeza de la Colegiatura. 4.3. El Plan de Trabajo En el referido documento, se establece el plan de trabajo en los siguientes términos: “1.14.4. Plan de Trabajo. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqrOcontraloria.qóv.co • www.contraloria.qov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 7 CONTRALORIA OCNEDAL oe LA REPÚBLICA Defender juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido! El Plan de trabajo es el documento que, con base en el conocimiento e información obtenidos durante la fase de planeación, es elaborado por el equipo auditor al finalizar dicha fase, el cual debe ser validado o revisado por el supervisor, presentado a consideración del Director de Vigilancia Fiscal para aprobación del Contralor Delegado, y debe incluir como mínimo: Los Objetivos de la Auditoría El Alcance y la Estrategia de Auditoria. El contenido detallado para cada tipo de auditoria es desarrollado en cada Guía específica.” 4.3.1 Aprobación del Plan de Trabajo De acuerdo con lo establecido en el documento Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías que ejecuta la CGR, el Contralor Delegado Sectorial, Contralor Delegado Intersectorial - Coordinador Control Fiscal Micro - Regalías.9, tienen dentro de sus funciones para el desarrollo del control fiscal micro, la de aprobar el Plan de Trabajo; el documento debe ser elaborado por el equipo auditor10, revisado y validado primero por el supervisor y, posteriormente, antes de ser

aprobado, sometido a consideración del Director de Vigilancia Fiscal, Contralor Intersectorial de Regalías o Contralor provincial.11 10 3.2.3. Equipo auditor. Sus principales actividades, son las siguientes: • Conocer al sujeto de vigilancia y control fiscal a auditar. ■ Firmar la declaración de Independencia. ■ Cumplir los objetivos de la asignación de actividades, e¡ plan de trabajo, el cronograma y los programas de auditoría. ■ Elaborar cronograma de la fase de Planeación. ■ Determinar las muestras de auditoría, el nivel de materialidad, el nivel de riesgo, selección de macroprocesos, procesos, cuentas y aspectos significativos a evaluar. ■ Realizar pruebas de recorrido para identificar riesgos y controles existentes en cada proceso significativo. ■ Evaluar diseño y éfectividad de controles, valorar los riesgos y evaluar el control fiscal interno. ■ Elaborar el plan de trabajo y cronograma para las fases de ejecución e informe y sustentarlo. ■ Elaborar programas de auditoría. ■ Ejecutar procedimientos de auditoría y aplicación de pruebas de auditoria. ■ Responder por la calidad de la evidencia y la estructuración de observaciones y hallazgos. ■ Participar en mesas de trabajo. ■ Elaborar papeles de trabajo que evidencien y soporte el trabajo de auditoria. ■ Analizar respuestas del auditado y dejar evidencia en papeles de trabajo de su estudio y conclusiones. ■ Prepararla Opinión y/o concepto sobre los resultados de la auditoria, que debe emitir el Contralor Delegado Sectorial. ■ Elaborar y sustentar el proyecto de informe o reporte y realizar los ajustes requeridos. ■ Participar en las mesas de trabajo. ■ Responder por el registro oportuno de actividades en el sistema de información de auditorías vigente

11 3.2.1. Supervisor de Auditoría. El supervisor del nivel central debe garantizar la calidad de las auditorías en todas sus fases y actividades. Cuando la sede principal del sujeto de control se localice fuera de Bogotá y de Cundinamarca, deberá coordinar lo necesario con quien ejerza el rol de supervisión en el nivel desconcentrado, para este propósito de calidad. En conjunto con el líder de auditoría, es responsable de direccionar al equipo para garantizar el cumplimiento de los objetivos de las auditorías. Sus principales actividades, son las siguientes: ■ Direccionar y supervisar la ejecución de las auditorías a su cargo. ■ Conocer los sujetos de control fiscal y apoyar técnicamente a los auditores durante las diferentes fases del proceso de auditoría. ■ Asistir a la presentación del equipo auditor al sujeto de control. ■ Interactuar con el nivel central o desconcentrado, según corresponda, para el desarrollo de las auditorías. ■ Firmar la declaración de Independencia. ■ Presentar al Director de Vigilancia Fiscal o al Contralor Delegado Intersectorial, según sea el caso, la propuesta de los objetivos generales y específicos para la asignación de actividades de las auditorías de los sujetos y puntos de control fiscal. ■ Presidir o Liderar las mesas de trabajo. ■ Asignar de manera coordinada, en mesa de trabajo con el equipo de auditoría, las actividades a desarrollar dentro del proceso auditor a cada uno de los integrantes del equipo. ■ Apoyar a los auditores en la valoración de riesgos y en la evaluación del control fiscal interno. ■ Revisar y validar planes de trabajo, cronogramas de planeación y ejecución, planes de visitas y requerimientos. ■ Presentar al Director de Vigilancia Fiscal, Contralor Intersectorial de Regalías

o Contralor provincial los Planes de trabajo revisados para someterlos a su validación. ■ Aprobar programas de auditoría que presente el. Equipo Auditor. ■ Validar y aprobar muestras de auditoría, determinación del nivel de materialidad, el nivel de riesgo, selección de macroprocesos, procesos, cuentas y temas y asuntos o áreas de evaluación de conformidad con el tipo de auditoría a su cargo. ■ Responder ante el Director de Vigilancia Fiscal, Contralor Intersectorial de Regalías o Contralor provincial por la oportunidad en la ejecución y registro de actividades del equipo en el sistema de información de auditoría. ■ Validar con el equipo auditor los resultados de la auditoría, observaciones y hallazgos de auditoría. ■ Firmar la comunicación de observaciones al sujeto de control. ■ Consolidar resultados de auditorías de puntos de control ■ Revisar y validar el proyecto de informe de auditoría y remitirlo al Director de Vigilancia Fiscal, Contralor Delegado Intersectorial o Contralor Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqr@contraloria.aov.co • www.contraloria^qov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 7

CONTRALORÍA I

UAOSj 0£N£Rl DÉ LA REPÚeilC | Defender juntos Jos recursos públicos /Tiene Sentido! En relación con la aprobación'delPlan de Trabajo en el nivel desconcentrádo, debe señalarse que el mismo debe remitirse para aprobación de la Contraloría Delegada Sectorial respectiva, dependiendo del proceso auditor a adelantar, previa construcción del mismo, revisado y validado primero por el supervisor y sometido

al conocimiento de la Colegiatura. 5.Conclusiones 5.1. El Comité Técnico Departamental, fue creado como instancia de revisión y apoyo técnico de la Colegiatura en las Gerencias Departamentales para la toma de decisiones en el proceso auditor. En consecuencia, de acuerdo con la naturaleza de este comité, no es procedente que exista un sistema de votación para validar recomendaciones, lo cual incluye el Plan de Trabajo del Proceso Auditor. 5,2. La Contraloría Delegada Sectorial respectiva, tiene a su cargo la aprobación final del Plan de Trabajo de las auditorías a realizar por las Gerencias Departamentales Colegiadas. Cordialmente, /i__— jaVÍer

TOBO RODRIGUEZ

Director Oficina Jurídica

Proyectó: Alejandra Aldana Fore^

Revisó: Lucenith Muñoz Arenas) ' \ N.R. SIGEDOC 2023IE0025933 .

TDR 80112-033 Conceptos Jurídicos. Conceptos Jurídicos. Provincial, según sea el.caso. ■ Solucionar las controversias técnicas de su competencia, que surjan en desarrollo del proceso auditor.'■-Responder y realizar oportunaménte los registros que le corresponden en sistema dé información de auditorías.1: Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cqr@contraloria.gov.co • www.contraloria.qov.co Bogotá, D. C., Colombia •Págiña'7 de 7