CGR - Concepto 067 de 2024

067 CONTRALORÍA General de la República CGR-OJ- -2024 ----- 80112Bogotá D.C., Señora

ERIKA ALEJANDRA GARZÓN GARA Y

erikagarzongaray@gmail.com 2024EE0073538 11111111m1111rn11111111111111111111 rn Referencia: Respuesta al oficio radicado con SIGEDOC 2024ER0054242 del 15/03/2024.

Tema: PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN. - Ley 951 de 2005.

Respetada señora Erika Alejandra: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la comunicación citada en la referencia, la cual procedemos a responder a continuación:

1. Antecedentes La petente solicita lo siguiente: "(. . .) Proceso de empalme y revisión de actas de informe de gestión ley 951 de

2005. Conforme al asunto de referencia amablemente solicitamos emitir un concepto basado en los siguientes hechos:

1. Después de finalizar un periodo constitucional dentro de los 15 días hábiles que otorga la Ley 951 de 2005, los Secretarios de Despacho, Jefes, Directores y el Alcalde, radican el acta de informe de gestión.

2. Dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma del documento, tiempo para la verificación física o revisión que se haga de los diferentes aspectos señalados en el acta de entrega, la mayoría de los Secretarios, Jefes y Directores no fueron requericj__os pafia subsanar información o "hallazgos".

3. Sin embargo, en el informe de "hallazgos" del acta de entrega radicado por el

señalados en el acta de entrega, la mayoría de los Secretarios, Jefes y Directores no fueron requericj__os pafia subsanar información o "hallazgos".

3. Sin embargo, en el informe de "hallazgos" del acta de entrega radicado por el Alcalde saliente, el entrante menciona situaciones que involucran funciones que por manual ni por Cons.(itución política no tiene asignadas el mandatario y si los

.. .. Carrera 69 N.o-. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 8CONTRALORÍA General de la República Secretarios, Jefes y Directores, quienes en el término otorgado por la Ley, no fueron requeridos. Por lo anterior, se requiere respetuosamente responder: 1. ¿El saliente Alcalde debe responder por las observaciones que no hacen parle de su acta de informe de gestión y si corresponden a funciones de quienes integraron el gabinete municipal?

2. Si el Alcalde entrante decide remitir a los órganos de control las respuestas a los hallazgos encontrados, ¿ Quién debe responder el Alcalde saliente o los Secretarios, Jefes y Directores? (. . .)".

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la

carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1 ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contrataría Generaf'2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de fa vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contrataría Generaf'3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "/as consultas de orden jurídico que le sean formuladas. a la Contra/orí a General de la República"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contrataría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo so/iciten"6. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque

1 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. 2 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 • Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 8CONTRALORÍA Gener al de la República de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20007, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependenciafis) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica.

Esta Oficina se ha pronunciado sobre algunos aspectos relacionados con el tema objeto de consulta mediante Conceptos tales como el CGR-OJ-017-2021, CGR-OJ022-2021 y CGR-185-2022, los cuales podrá consultar a través del micrositio "Normatividad" en la página institucional: www.contraloria.gov.co, o a través del correo institucional: cgr@contraloria.gov.co.

4. Consideraciones jurídicas.

4.1. Probiema Jurídico.

Problemas jurídicos: Correfiponden a las preguntas planteadas por la petente y que se responden a continuación: 4.2. Informes de Gestión - Ley 951 de 2005.

4.1. Probiema Jurídico.

Problemas jurídicos: Correfiponden a las preguntas planteadas por la petente y que se responden a continuación: 4.2. Informes de Gestión - Ley 951 de 2005.

La Ley 951 de 2005, "por la cual se crea el acta de informe de gestión", tiene como propósito establecer las normas generales para la entrega y recepción de asuntos y recursos públicos, además de establecer el procedimiento requerido para dicho fin. Asimismo, detalla las responsabilidades que surgen en el caso de no realizar la entrega de los asuntos por parte de un funcionario al dejar su cargo. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1 º, la ley en cita tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, establecer la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Es importante destacar que la ley abarca a los funcionarios de las Ramas del Poder Público en todos los órdenes que actúan en calidad de titulares y representantes 7 Art. 43 OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una

Público en todos los órdenes que actúan en calidad de titulares y representantes 7 Art. 43 OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica:( ... ) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 8CONTRALORÍA .. \ 1 • General de la República legales e incluso se extiende a los particulares que manejen fondos o bienes del Estado. Para el cumplimiento de la obligación impuesta por la ley los sujetos calificados deberán presentar su informe al servidor público entrante, mediante acta de informe, los asuntos y recursos a su cargo para lo cual necesariamente deberá observar lo previsto mediante reglamento y/o manual de normatividad y procedimientos que rijan para la entidad, dependencia o departamento correspondiente. Dicha acta deberá ser verificada en el término de 30 días hábiles contados a partir de la suscripción del documento, con el objeto de detectar posibles irregularidades. En este documento debe describirse el estado de los recursos administrativos, financieros y humanos, según se trate, a cargo de la administración, dependencia o entidad y deberá contener los requisitos de la ley en comento más los de la regulación interna. A su vez, en los términos del artículo 7, /os titulares de las dependencias deberán

entidad y deberá contener los requisitos de la ley en comento más los de la regulación interna. A su vez, en los términos del artículo 7, /os titulares de las dependencias deberán comunicar a los órganos de control interno los nombres, atribuciones y responsabilidades de los servidores públicos en quienes recaigan las obligaciones establecidas por la presente ley, dentro de los treinta (30) días siguientes a la recepción del Despacho. Por otra parte, el artículo 1 O de la Ley 951 de 2005, prescribe el contenido del acta administrativa, así. "Artículo 1 O. Los servidores públicos responsables al servicio de los poderes y entidades descentralizadas, así como las empresas de economía mixta del Estado y demás entes públicos enunciados en los artículos 1° y 2 ° de esta ley, deberán preparar la entrega de los asuntos y recursos mediante acta administrativa en la que se incluirá en su caso:

1. El informe resumido por escrito de la gestión del servidor público saliente.

2. Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos materiales, financieros y humanos, así como los bienes muebles e inmuebles a su cargo, debidamente actualizados a la fecha de la entrega.

3. Detalle de los presupuestos, programas, estudios y proyectos.

4. Obras públicas y proyectos en proceso.

5. Reglamentos, manuales de organización, de procedimientos, y

6. En general, los aspectos relacionados con la situación administrativa, desarrollo, cumplimiento o en su caso desviación de programas y demás información y documentación relativa que señale el reglamento y/o manual de normatividad correspondiente.

Parágrafo 1º. El informe a que se refiere el numeral 1° del presente artículo deberá

cumplimiento o en su caso desviación de programas y demás información y documentación relativa que señale el reglamento y/o manual de normatividad correspondiente. Parágrafo 1º. El informe a que se refiere el numeral 1° del presente artículo deberá contener una descripción resumida de la situación del Despacho a la fecha de inicio de su gestión. También describirá las actividades emprendidas y resultados obtenidos durante la misma, señalando especialmente los asuntos que se encuentran en proceso, y por último la situación del Despacho en la fecha de retiro o término de su gestión. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 8o CONTRALORÍA . . . General de la República Parágrafo 2°. El informe al que se refiere este artículo se presentará de conformidad con lo dispuesto en e/ artículo 4° de la presente ley". Más adelante, el artículo 13 de la Ley 951 de 2005, establece: "Artículo 13. La verificación del contenido del acta correspondiente deberá realizarse por el servidor público entrante en un término de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de entrega y recepción del Despacho. Durante dicho lapso el servidor público saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor. Parágrafo. En caso de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos dentro del término señalado en esta ley, deberá hacerlas del conocimiento del órgano de control a que

medie caso fortuito o fuerza mayor. Parágrafo. En caso de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos dentro del término señalado en esta ley, deberá hacerlas del conocimiento del órgano de control a que corresponda la dependencia o entidad de que se trate, a fin de que el servidor público saliente pueda proceder a su aclaración dentro de los treinta (30) días calendario siguientes o en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado. Asimismo, se seguirá el procedimiento establecido en el inciso final del artículo 5° de la presente ley". (Negrita y resaltado fuera de texto). Por otra parte, el artículo 15 de la Ley 951 del 2005, aborda la situación en la que un servidor público que está dejando su cargo se niega a entregar el informe de los asuntos y recursos que estaban bajo su responsabilidad, como lo indica la ley en cita. En esta situación, el órgano de control interno competente tiene la facultad de requerir al servidor público que cumpla esta obligación en un plazo máximo de 15 días desde la salida de su cargo. Esta norma busca asegurar que la información pertinente esté disponible para la nueva administración dentro del período establecido. De acuerdo con lo expuesto, la Oficina de Control Interno o su equivalente dentro de la entidad, desempeña un rol muy importante dentro de la adecuada entrega y recepción que hagan los funcionarios al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, de los asuntos y recursos públicos del Estado a su cargo. 4.3. Control fiscal - Artículo 14 de la Ley 951 de 2005 A partir del diseño constitucionalª, los órganos de control fiscal desarrollan de forma

administración, de los asuntos y recursos públicos del Estado a su cargo. 4.3. Control fiscal - Artículo 14 de la Ley 951 de 2005 A partir del diseño constitucionalª, los órganos de control fiscal desarrollan de forma independiente la función pública de vigilancia y control fiscal sin ser asesores de las entidades territoriales sujetos de vigilancia. Por ende, en virtud de la separación de poderes9, de la autonomía de las entidades territoriales10, de la autonomía administrativa del sujeto de control y de la independencia del órgano de control 6 Constitución Política, Artículos 267, modificado por el Acto Legislativo 04 de 2019. 9 Constitución Política. Artículo 113. 'º Constitución Política. Artículo 1. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 8CONTRALORÍA Gen eral de la República fiscal11, la CGR no participa en los procesos internos de la administración pública máxime cuando a los órganos de control fiscal les están vedadas las actuaciones de coadministración12, motivo por el cual la Contraloría General de la República, no da lineamientos ni directrices a los sujetos pasibles del control y vigilancia fiscal en cuanto a sus actuaciones. La misma Constitución adopta el principio de la no intervención de la Contraloría en las actividades de la administración, cuando estipula en el inciso 6° del artículo 267 de la Carta, que: "La Contraloría es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuesta!. No tendrá funciones administrativas distintas de las

las actividades de la administración, cuando estipula en el inciso 6° del artículo 267 de la Carta, que: "La Contraloría es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuesta!. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización y al cumplimiento de su misión constitucional". Es así como, la Constitución Política en sus artículos 267, 268 y 272, modificados por el Acto Legislativo 04 de 2019, establece con claridad la función de vigilancia y control fiscal señalando el organismo encargado de ejercerla, ordenando también que tal facultad se debe realizar conforme a la ley, determinando que la función fiscalizadora no implica una participación en la toma de decisiones de la Administración, en el manejo de sus recursos, fondos, bienes o valores, sino el examen y control de ésta en tiempo real o después de su ejecución. Una vez establecida la competencia de la CGR, se procederá a brindar algunas orientaciones de carácter general relacionadas con aspectos que la peticionaria menciona en su consulta. De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 951 de 2005, la Contraloría General de la República y los demás entes de control, en el ámbito de sus respectivas competencias, deben vigilar el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos establecidos en la ley. Según la normatividad constitucional, el control que ejercen las Contralorías es posterior y selectivo, y solo de manera excepcional, el Contralor General podrá ejercer control preventivo y concomitante, por tanto, se resalta la competencia que tienen las oficinas de control interno o las dependencias que hagan sus veces para realizar un control oportuno y permanente sobre las actuaciones de las entidades.

ejercer control preventivo y concomitante, por tanto, se resalta la competencia que tienen las oficinas de control interno o las dependencias que hagan sus veces para realizar un control oportuno y permanente sobre las actuaciones de las entidades. Justamente en ese sentido la ley en cita ordena que el informe de gestión sea puesto en conocimiento de dichas oficinas, lo cual, aunado a las actuaciones que estas adelanten con base en tal informe, servirán de insumo para cuando las contralorías ejerzan sus diferentes mecanismos de control fiscal sobre sus respectivos sujetos. Es así como, para el caso puntual de la CGR, en el documento "Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR en el Marco de 11 Corte Constitucional, sentencias: C-113/99 del 24 de febrero de 1999. M.P. José Gregorio Hernández GalindoReferencia: Expediente D-2151; C-103/15 del 11 de marzo del 2015. M.S. María Victoria Calle Correa. Referencia: Expediente D-10404. 12Artículo 267 de la Constitución Política, modificado por el artículo 1° del Acto Legislativo 04 de 2019. Corte Constitucional, Sentencia C-140/20 del 6 de mayo del 2020. M.P. José Fernando Reyes Cuartas. Referencia: Expediente D-13517. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 8CONTRALORÍA General de la Repúbli ca las Normas de Auditoría de Entidades Fiscal izadoras Su periores - ISSAI", expedido

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 6 de 8CONTRALORÍA General de la Repúbli ca las Normas de Auditoría de Entidades Fiscal izadoras Su periores - ISSAI", expedido por dicha entidad, se dispuso que la información rendida como cuenta o informes por parte de los sujetos de vigilancia y control fiscal y demás obligados al reporte de información, en los sistemas de rendición de cuentas establecidos por la CGR, son un insumo obligatorio para el proceso aud itor que programe y ejecute la CGR, en la audi toría financiera, de desempeño o de cumpl im iento. Asimismo, se indica que, en la fase de planeación, si es del caso, se puede valorar como insumo del proceso auditor de la CGR, los documentos generados en fuentes como: auditoría interna; aud itorías externas o consultorías que haya llevado a cabo el sujeto de control, relacionados con el asu nto a materia a au ditar. En ese orden de ideas, en el mar co del proceso auditor los diferentes órganos de control fiscal valorarán los informes de gestión em itidos por los titulares, representantes legales y particular es que adminis tren fondos o bienes del Estado, al separ arse de sus cargos o al finalizar la admin istración, según el caso, en relación con los asu ntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y admin istrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que como consecuencia del proceso auditor pueden estructurarse hal lazgos adminis trativos de natur aleza fiscal, penal y disciplinaria y corresponderá a la autoridad competente determin ar la

sus funciones. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que como consecuencia del proceso auditor pueden estructurarse hal lazgos adminis trativos de natur aleza fiscal, penal y disciplinaria y corresponderá a la autoridad competente determin ar la responsabilidad por las acciones u omisiones, desde su compet encia. A partir de los hall azgos adminis trativos fiscales, para efectos de establecer la responsabilidad fiscal, deberá abrirse el respectivo proceso donde se analizará de maner a individual la conduc ta por acción o por om isión de cada uno de los presu ntos responsables, así como si obraron en calidad de gestores fiscales o con ocasión de la gestión fiscal, en los términos de la Ley 610 de 2000 y la Ley 14 74 de 201 1, si es que con dicha conducta, habiendo obrado con dolo o culpa grave, se produjo un daño patrim onial al Estado.

5. Conclusion es.

De conformidad con la competencia asignada a las Contralorías en los artículos 267, 268 y 274, mod ificados por el Acto Legislativo 04 de 201 9, el control fiscal es posterior y selectivo y solo de maner a excepcional, el Contralor General puede adelantar control preventivo y concomitante. De acuerdo con lo anterior, es obligación de las oficinas de control interno o las dependencias que hagan sus veces, realizar un control permane nte y oportuno sobre las actuaciones que realiza la entidad, lo cual, servirá de insumo para el ejercicio de los diferentes mecanismos de control fiscal qu e realizan las contralorías. En lo que respecta a la responsabilidad fiscal solo podrá establecerse dentro del respectivo proceso siempr e que concurran los elemen tos para configurarla,

ejercicio de los diferentes mecanismos de control fiscal qu e realizan las contralorías. En lo que respecta a la responsabilidad fiscal solo podrá establecerse dentro del respectivo proceso siempr e que concurran los elemen tos para configurarla, Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contrnloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 8CONTRALORÍA General de la República contenidos en la Ley 61 O de 2000 y en la Ley 1474 de 2011, a saber: daño patrimonial al Estado; una conducta por acción u . omisión cometida bajo la modalidad de dolo o culpa grave; y, un nexo causal.

Proyectó: Zulma Karina Camacho Ronden .¡,.,,

Revisó: Erika Cure Et----

N. R. SIGEDOC 2024ER0054242

TDR 80112-033 Conceptos Jurídicos Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, O. C., Colombia Página 8 de 8