CGR - Concepto 072 de 2023

Contraloría General de la Republica :: 5GD 11-05-2053 09-36

Al Contestar Cite Este No.: 2023IE0047377 Fol:l Anex:0 FA:0

ORIGEN SOH2-OFICINA JURÍDICA/ISDUAR JAVIER TOBO RODRIGUEZ CONTRALORÍA DESTINO8041PDE5PACHOGERENTE DEPARTAMENTAL DE HUILA/DORI5 LORENA CAMACHO

ASUNTO RESPUESTADE SOLICITUD CON RADICADO NO. 2023IE0039945

GENERAL OC LA REPÚBLICA OBS

2023IE0047377 imiiiiira Defender juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido! 80112072

CGR-OJ- -2023

Bogotá, D.C., 2023IE0047393 |||||||l||||l|||||||»||||||||||||||||||||||

Doctora: ..

DORIS LÓRÉNA CAMACHO NOGUERA

Gerente Departamental Gerencia,Colegiada del Huila Contraloría General de la República doris.camacho@contraloría. gov.co Referencia: Respuesta a radicados No. 2023IE0039945

Tema: Proceso de Responsabilidad Fiscal - Proceso deliberativo - Reserva Ley 1712 de 2014, Artículo 6 literal k y Artículo 19 parágrafo Respetado Doctora Camacho: La Oficina'Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió la comunicación citada en la referencia, la cual procedemos a responder a continuación: í. Antecedente.

La Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República -CGRrecibió el oficio citado con el número de la referencia, mediante el cual solicita:

“De manera comedida solicito a su Despacho concepto jurídico respecto a si las Actas de Decisiones en Colegiada gozan de reserva, en el entendido que no son pieza procesal, sin embargó, allí sé plasma las decisiones que se toman de tipo administrativo y de los-distintos procesos de responsabilidad fiscal, antecedentes e ■ indagaciones preliminares a cargo de la Gerencia departamental Huila. - Esto en atención a que con el Derecho de Petición con radicado No. 2023ER0064199 ■■ 'del 18 de abril de 2023, presentado porel Sr OSCARFABIAN SUAREZ SILVA, quien fuese declarado responsable fiscal dentro del proceso de responsabilidad fiscal PRF2017-01343, solicita Copia de todas las Actas De Decisiones Colegiadas, en el j proceso de la Referencia, después del Auto de Apertura hasta ¡a fecha, esto oóh él objetivo de estructurar los argumentos de vía de hecho dé-los actos ■ administrativos expedidos por la Colegiada. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 7

CONTRALORÍA

0CWSRAL DE LA REPÚBLICA Defender juntos los recursos públicos iTiene Sentido! Es viable que la Gerencia, haga entrega de todas las actas decisiones colegiadas, teniendo en cuenta que las mismas se presentan ponencias de otros procesos, así como también se tratan temas varios inherentes a la-Colegiada?■■ .

2. Alcance del Concepto y Competencia de la Oficina Jurídica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contrataría General de la

República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los'empleados; dejas mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contrataría General”,. así como las formuladas por las contratarías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contrataría General”, y las presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contrataría General de la República". En este orden de ideas, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contrataría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal" y "asesorar jurídicamente a las entidades que. ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando estos lo soliciten". Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de. la Contrataría General de la República, porque de conformidad con el articuló 43, numeral 16 dél Decreto Ley 267/00, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas

que hayan sido previamente coordinadas con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica.

Esta Oficina Jurídica analizo el tema de la reserva de documentos deliberativos en el concepto CGR-OJ-045-2023. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia . -Página 2 de 7 CONTRALORÍA GENERAL O£ LA REPÚBLICA Defender juntos los recursos públicos «Tiene Sentido! 4.Consideraciones Jurídicas. Toda vez que la solicitud no se trata de una situación jurídica abstracta, sino de una solicitud de orientación sobre la actuación a seguir por parte de la Gerencia Colegiada del Hulla, la Oficina Jurídica carece de toda competencia para intervenir dentro del trámite administrativo del asunto, máxime cuando mediante Circular 018 del 22 de noviembre de 20Í6 del señor Contralor General de la República y en el parágrafo del artículo 3 de la Resolución Organizacional No. 0789 de 2021, se determina que los asuntos particulares y concretos deben ser decididos por los funcionarios .competentes en cada área. Con todo se pasa a abordar el asunto de forma general y abstracta. 4.1. Problema Jurídico. ¿Las actas de comités colegiados de los PRF que contienen opiniones o puntos de vista propios del proceso deliberativo de los servidores públicos, se encuentran sometidos a reserva legal? 4.2. Derecho de PeticiónProceso de Responsabilidad Fiscal.

En el numeral 10-.15 del Manual de Responsabilidad Fiscal versión 1.0, de la Cóntraloría General de la República, señala que el derecho de petición no es procedente para impulsar la actuación procesal. Al respecto el citado Manual de Responsabilidad Fiscal, dispuso lo siguiente: “(...)10.15. El derecho de petición en el proceso de responsabilidad fiscal. El Derecho de petición no es procedente para impulsarla actuación procesal ñipara que se estudien o se reconsideren providencias emitidas en la actuación procesal, así lo ha manifestado la jurisprudencia y la Corte Constitucional, cuando en Sentencia T-377 de 2000, señaló: “..., el Derecho de petición no procede para poner en marcha el aparato judicial o para solicitar a un servidor público que cumpla, sus / funciones jurisdiccionales, ya que esta es una actuación reglada que está sometida aja ley procesal.,.” (...)” De conformidad con. lo.anterior, se considera que es improcedente utilizar.el. derecho de petición para dar. impulso al Proceso de Responsabilidad Fiscal, el cual se encuentra regulado por la Ley 610 del 2000 y la Ley .1474 del 2011, en las cuales se encuentran, prescritos los mecanismos de defensa qué tiene el implicado para hacer yáler.sus'intereses. 1 ' • Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de 7

((•jCONTRALORÍA I

OCMCRAL OC V REPÚBLICA

Defender juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido! El Consejo de Estado, en sentencia del 19 de noviembre del 2020, Consejero ponente: JULIO ROBERTO PIZA RODRIGUEZ (E), radicación: 1(1001-03-.15-0QQ2020-0438700 (ÁC); señaló lo sigúiente: ’ La jurisprudencia constitucional., ha insistido que las reglas ..del . derécho- ■ fundamental de peticiónno son aplicablescuando se lesolicite a un servidor judicial que cumpla sus funciones jurisdiccionales', ya que las peticiones sobre actuaciones judiciales se encuentran reguladas en procedimientos propios. Por tanto, los memoriales y los recursos se rigen por los términos y etapas procesales previstos por el legislador, y en general, por las leyes procedimentales propias de cada ' mecanismo judicial. Esto significa que las peticiones'y escritos que sé interponen ante aútoridades judiciales sobre aspectos relacionados con el litigio se regulan por las reglas propias de cada juicio. Por ende, las disposiciones que rigen el derecho de petición no son aplicables a las solicitudes que pretendan obtener pronunciamientos relacionados con procesos judiciales (...)” (Negrillas y subrayado por fuera del texto) En este sentido en el artículo 34 de la Ley 610 del 2000, establece que -e/investigado ó quien haya rendido exposición libre y espontánea podrá pedirla práctica d&lasprueb'ásqué estime 'conducentes o aportarlas. La denegación total o parcial de las solicitadas o allegadas deberá ser motivada y notificarse al peticionario, decisión contra la cual proceden los

recursos de reposición y apelación.” . .5 ’6 ". . ' . . , . ■■ . . ¡U‘'i. 4.3. Reserva del proceso deliberativo de los: servidores públicos - Procesó de Responsabilidad Fiscal. ; Adicional a la reserva establecida en el artículo 20 dé.la Ley 610 .de 2000, obsérvese que la Ley 1712 de 2014. “Por medio de lá cual.sé crea laJéylde.tránsp,arencia:ydel derecho de acceso a. la. información pública, nacional”, éstablecé déñtró'rdejas excepciones dé la publicidad de la información\las?sigúiéntes Excepciones, qué-se constituyen en normas-de rango legal que disponen las siguientes reservas de la información, en el artículo 6 -literal ky en el artículo 19 -parágrafo-, que disponen: . “Artículo 6°.Definiciones. .. . ; k) Información. Se refiere, a un conjunto organizado, de datos contenjdpyep.i>.: . . cualquier documento que los sujetos obligados generen, Obtengan, adqúíérah, '- iransformen o controlen; b) Información pública. Es toda información que un, sujeto-obligado genere,.'.... obtenga, adquiera-, o controlé en su calidad de tal; - ■■ . c) Información pública clasificada. Es -aquella., información. que -estando:.en ' poder o custodia de un sujeto obligado en su calidád'de tal, pertenece ál ámbito propio, particular y privado ó semiprivadó de una persóne naturalq jurídióapófió ■ /' Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 •.Código Postal 111071? PBX 518 7.000 - - .

cgr@Contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, O. C., Colombia ' , . . , • Página 4 de 7 CONTRALORÍA GEHERAL DE LA REPÚBLICA Defender juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido! que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley; d) Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder qcustodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a laciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta lev: e) Publicar o divulgar. Significa poner a disposición en una forma de acceso \ general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión; f) Sujetos obligados. Se refiere a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada incluida en el artículo 5° de esta ley; g) Gestión documental. Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación; . h) Documento de archivo. Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones; k) Archivo. Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad

. . pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando ■ aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura; j) Datos Abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que, terceros puedan ■ reutilizarlos y crear servicios derivados .de los mismos; k) Documento en construcción. No será considerada información pública aquella información preliminar y no definitiva, propia del proceso deliberatorio dé un sujeto obligado en su calidad de tal. J:.. . Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 7 hÍicontraloría GENERAL OE LA REPÚBLICA Defender juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido! Artículo 19.lnformación exceptuada por daño a los intereses públicos. Es toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por uña norma legal o constitucional:

a) La defensa y seguridad nacional; b) La seguridad pública; c) Las relaciones internacionales; d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento.? se formule pliego de cargos, según el caso; e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales^ f) . La administración efectiva de la justicia; g) Los derechos de la infancia y la adolescencia; h) La estabilidad macroeconómica y financiera del país; i) La salud pública. Parágrafo. Se exceptúan también los documentos que contengan las opiniones ó puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos." (Subrayas fuera de texto) Conforme lo anterior, la Ley 1712 de 2014 establece dentro de las circunstancias de reserva legal de la información que la misma corresponda a “documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos'’. Por el contrarío, la información definitiva que integra el expediente de responsabilidad fiscal es el.respectivo acto de trámite con el cual se de impulso a la actuación procesal o el acto administrativo con él cual se resuelva el asunto puesto a consideración de la colegiatura. Actos que serán los que se integran al expediente administrativo y que son comunicados o notificados según corresponda en la actuación administrativa. Teniendo en cuenta lo anterior es procedente indicar que le corresponde al operador jurídico, .tomar las decisiones que en derecho correspondan de acuerdo con las competencias a éste otorgadas. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071» PBX 518 7000

cgr@contrálor¡a.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D'. C., Colombia Página 6 de 7

CONTRALORÍA

GENERAL D£ L.A REPÚBLICA'.

Defender juntos los recursos públicos ¡Tiene Sentido!

5. Conclusiones. 5.1. A partir de lo señalado en el numeral 10.15 del Manual de Responsabilidad Fiscal versión 1.0, de la Contraloría General de la República, él derecho dé petición no es procedente para impulsar la actuación procesal. 5.2. La Ley 1712 de 2014, en el artículo 6 -literal ky en el artículo 19 -parágrafo-, establece dentro de las circunstancias de reserva legal de la información que la misma corresponda .a “documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos”, información pública reservada y por lo tanto de acceso reservado. 5.3. En el tramite de. los procesos administrativos de responsabilidad fiscal, la competencia para resolver solicitudes le corresponde al respectivo funcionario de conocimiento, quien deberá determinar la decisión que en derecho corresponda de acuerdo con la normátividad aplicable en consideración de las particularidades propias de cada caso. Así mismo, tratándose de asuntos particulares y concretos de conocimiento de la Gerencia Colegiada del Huila ésta podrá solicitar apoyo técnico a la Contraloría Delegada para la Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo Contraloria General de la República conforme lo previsto en el artículo 64E deí Decreto Ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 20 del Decreto Ley 2037 de

2019. Cordialm ,e JAVIER TOBe^étíRÍGUEZ Director/Oficina Jurídica Copia: Dr. YEZID LOZANO PUENTES - Contralor Delegado para la Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo Contraloría General de la República - yezid.lozano@contraloria.gov.co

Proyectó: Zulma Karina Camacho Rondón

Revisó: Andrés Rolando Ram¡írez G-u---a--c--a--n---e--m--e^'

N.R. SIGEDOC 2023ER0039945

TRD 80112-033-Conceptos Jurídicos Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071» PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de 7