CGR - Concepto 097 de 2023

C ontraloria Gene rald elaR epublica::SGD1 1-07 -20231 3:43

Al C ontesta rCiteEsteNo.: 20 23EE0 112700 Fol:lAne :0FA:0

CONTRALORIA O DR ESIG TE INN O8 H0 E1 C1 T2 ORO AF UIC GIN UA STJ OU R MlD OI NC SA A/I LS VD EU RA ER STJ A RV EI PE OR /T MO UB NO ICR IO PD IOR I DG EU CE OZ PACABANA ASUNTORESPUESTAOFICIOCONRADICADOINO.2023ER0104679•2023ER0106186Y'SIPAR2023OBS

GENERAL DE LA REPUBLICA

2023EE0112700 Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 80112097

CGR-OJ- -2023

Bogota D.C. Doctor

HECTOR AUGUSTO MONSALVE RESTREPO

Alcalde del Municipio Copacabana Departamento de Antioquia contactenos@copacabana.qov.co.

Referenda: Respuesta al oficio radicado con SIGEDOC 2023ER0104679,

2023ER0106186 y SIPAR 2023-274015-82111-CO, 2023274667-82111-CO

Tema: ESTRUCTUTACION DE HALLAZGOS VIGILANCIA Y

CONTROL FISCAL - CONTRATACION PUBLICAALCALDIAS MUNICIPALES Respetado Alcalde: La Oficina Jurldica de la Contraloria General de la Republica -CGRrecibio por parte de la Agenda Nacional de Contratacion Publica - Colombia Compra Eficiente, traslado parcial de las preguntas 5 y 6 de consulta, de su consulta que fuera

trasladada a dicha entidad por parte del Ministerio del Interior, preguntas que procedemos a responder a continuacion:

1. Antecedente.

Mediante el oficio Radicado No. RS20230609005958 de la Agenda Nacional de Contratacion Publica - Colombia Compra Eficiente, se traslada parcialmente la Consulta radicado ANCP-CCE No. P20230602011989, en los siguientes terminos: “...remito a ustedes las preguntas 5 y 6 de la peticion del serior Hector Augusto Monsalve Restrepo, la cual fue presentada el 2 de junio de 2023, remitida por el Ministerio del Interior. Lo anterior, en razon a que la referida tiene como proposito la emision de un concepto juridico a traves del cual se establezca, en consideracion a lo planteado en la consulta: Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 1 de 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! “ 5. Cuando las contralorias realiza la auditorla a la contrataclon publica de una entldad estatal ^Cuales son los aspectos en quo de acuerdo a la norma debe evaluar la Contralorla en relacion con los contratos interadministrativos de administracion delegada?” 6. ipodra la contralorla levantar un hallazgo al alcalde de un municipio por haber elegldo la modalldad de contrataclon dlrecta (contrato interadmlnistrativo de administracion delegada), aun cuando la eleccion de dlcha modalldad esta

plenamente justificada dentro de los estudlos prevlos de conveniencia y oportunidad, y con su contenido legal donde se demostro la Idoneidad y la experiencia de las ASOCIACIONES DE MUNICIPIOS para poder suscribir el contrato de administracion delegada?” (SIC). ”

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jundica.

Los conceptos emitidos por la Oficina Juridica de la CGR, son orientaciones de caracter general que no comprenden la solucion directa de problemas especificos, ni el analisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecucion1 ni tienen el caracter de fuente normativa y solo pueden ser utilizados para facilitar la interpretacion y aplicacion de las normas juridicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Juridica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretacion y aplicacion de las disposiciones legates relativas al campo de actuacion de la Contralorla General'2, asi como las formuladas por las contralorias territoriales "respecto de la vigilancia de la gestion fiscal y las demas materias en que deban actuar en armonla con la Contralorla General'3 y las presentadas por la ciudadania respecto de "las consultas de orden jurldico que le sean formuladas a la Contralorla General de la Republlca"4. En este orden, mediante su expedicion se busca "orientar a las dependencias de la Contralorla General de la Republlca en la correcta aplicacion de las normas que rigen para la vigilancia de la gestion fiscal'5 y "asesorar juridicamente a las entidades

que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando estos lo soliciten"6. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la CGR, porque 1 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015. 2 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 2 de 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! de conformidad con el articulo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20007, esta calidad solo la tienen las posiciones jurldicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Juridica.

En concepto CGR-OJ-086-2022, bajo radicado 2022EE0080800 de fecha 11 de mayo de 2022, se abordo el tema de la conformacion y tratamiento de hallazgos de auditorla, que sera retomado en el presente concepto.

4. Consideraciones juridicas.

La consulta plantea dos preguntas respecto de la contratacion publica de Alcaldlas Municipales para la suscripcion de contratos interadministrativos de administracion delegada y de la vigilancia y control fiscal de dicho tipo de contrato por parte de las contralorias, lo cual produce que para realizar su abordaje respecto de los posibles hallazgos que se determinen en procesos de auditoria por parte de la contraloria competente, tenga que entrarse a realizar planteamientos hipoteticos, lo cual no es propio del instrumento de la consulta dado su nivel de abstraccion y generalidad. En esos terminos, la consulta se atiende de forma general y abstracta identificando el siguiente problema juridico a resolver. 4.1. Problema Juridico. De las preguntas formuladas por le consultante, el problema juridico a tratar es: ^En los procesos de auditorias que adelanten las contralorias a la contratacion publica de los sujetos vigilados cuales son los aspectos que permiten establecer un hallazgo por parte del organo de control fiscal? 4.2. Estructuracion de hallazgos De acuerdo con el articulo 267 constitucional, modificado por el articulo 1 del Acto Legislative 04 de 2019, la vigilancia y el control fiscal son una funcion publica que ejerce la Contraloria General de la Republica, la cual vigila la gestion fiscal de la administracion y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes publicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos 7 Art. 43 OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Juridica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la Contraloria General de la Republica en todas

aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza juridica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 3 de 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! publicos. Correspondiendo a la ley la reglamentacion del ejercicio de: las competencias entre contralorias, en observancia de los principios de coordinacion, concurrencia y subsidiariedad, as! como la regulacion del control preferente y prevalente de la Contralona General de la Republica. Vigilancia y control fiscal que se encuentran definidos en el articulo 2 del Decreto Ley 403 de 2020, coligiendose que la vigilancia fiscal “[cjonsiste en observer el desarrollo o ejecucion de los procesos o tome de decisiones de los sujetos de control, sin Intervenir en aquellos o tener injerencia en estas, as! como con posterioridad al ejercicio de la gestion fiscal, con el fin de obtener informacion util para realizar el control fiscal”, en tanto que, el control fiscal se caracteriza por la finalidad de determinar si la gestion fiscal y sus resultados se ajustan a los principios, politicas, planes, programas, proyectos, presupuestos y normatividad aplicables y logran efectos positives para la consecucion de los fines esenciales del Estado, y supone un pronunciamiento de caracter valorativo sobre la gestion examinada y el adelantamiento del proceso de responsabilidad fiscal si se dan los presupuestos para ello. Para el ejercicio del control fiscal se pueden aplicar sistemas de control como el

financiero, de legalidad, de gestion, de resultados, la revision de cuentas y la evaluacion del control interne, y otros sistemas que impliquen mayor tecnologia, eficiencia y seguridad, adoptados por la Contralona General de la Republica, mediante reglamento especial8. A partir del ano 2015, la Contralona General de la Republica, de conformidad con su marco constitucional y legal, adapto las Normas Internacionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores -ISSAIrelacionadas con los principios generales, emitidos por la Organizacion Internacional de Entidades Fiscalizadoras SuperioresINTOSAI-que se recogen en los documentos de “Principios, fundamentos y aspectos generales para las auditorias en la CGR”9 y guias de auditoria. El documento “Principios, fundamentos y aspectos generales para las auditorias en la CGR” sintetiza definiciones de hallazgo y tipos de hallazgo de la siguiente forma: “Hallazgo de Auditoria Es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluacion de un asunto en particular, al comparar la condicion [situacion detectada] con el criterio [deber ser], Igualmente, es una situacion determinada al aplicar pruebas de auditoria que se complementara estableciendo sus causas y efectos. Hallazgo administrative Hecho que demuestra que la gestion fiscal de un sujeto de control, no se esta desarrollando de acuerdo con los principios generales establecidos. Hallazgo con impacto disciplinario 8 Articulo 9 de la Ley 42 de 1993. Sentencia C-237-2022 de la Corte Constitucional. 9 Version 1.0 de marzo de 2017. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 4 de 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! Hallazgo administrative donde se configura que los servidores Publicos o los particulares que transitoriamente ejerzan funciones Publicas, ban incurrido en alguna conducta que la legislacion tipifica como falta disciplinaria. Hallazgo con impacto fiscal Todo hallazgo administrative donde se tipifica que los servidores Publicos o los particulares ha realizado una gestion fiscal deficiente, contraria a los principios establecidos para la funcion, que han producido un daho patrimonial al Estado. Hallazgo con impacto penal Ocurrencia de un hecho constitutive de delito. Cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasibn de ellas, el servidor Publico comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien juridico pertenece a la proteccion de la administracion y funcion publica, se le da traslado a la Fiscalia General de la Nacion para lo de su competencia y a la Contraloria Delegada de Investigaciones, Juicios y Jurisdiccion Coactiva para efectos de constituirse en parte civil.” De esta forma una debilidad o diferencia, se constituye en principio como una observacion de auditoria, posteriormente es susceptible de configurarse como un hallazgo, siendo imprescindible el agotamiento de los siguientes pasos, que son descritos en el numeral 1.14.8 del referido documento, procediendo entonces, a relacionar los que revisten mayor importancia para el caso sub life, a saber: "1.14.8. Conformacion y Tratamiento de Hallazgos de Auditoria.

El hallazgo de auditoria es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluacion de un asunto en particular, al comparar la condicion [situacion detectada] con el criterio [deber ser] y concluir que distan uno del otro. Igualmente, es una situacion determinada al aplicar pruebas de auditoria que se complementara estableciendo sus causas y efectos. Todos los hallazgos determinados por la CGR, son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales y posibles penales, disciplinarios o de otra indole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz. ineficiente, inequitativa, antieconomica o insostenible ambientalmente, la actuacion del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestion y el resultado del auditado (efecto). Se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditoria encontradas que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta del sujeto de vigilancia y control fiscal, cuando esta se da. La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma logica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narracion coherente de los hechos en los papeles de trabajo. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 5 de 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido!

Caracteristicas y requisites del hallazgo: La determinacion, analisis, evaluacion y validacion del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que cumpla con las caracteristicas que lo identifican, las cuales exigen que este debe ser: CARACTERISTICA / CONCERTO REQUISITO Objetivo El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparacion entre el criterio y la condicion. Factual (de los hechos, o Debe estar basado en hechos y evidencias precisas relative a ellos) que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo. Relevante Que la materialidad y frecuencia merezea su comunicacion e interprete la percepcion colectiva del equipo auditor. Claro y Precise Que contenga afirmaciones inequivocas, libres de ambiguedades, que este argumentado y que sea valido para los interesados. Verificable Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. Util Que su establecimiento contribuya a la economia, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilizacion de los recursos Publicos, a la racionalidad de la administracion para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organizacion._________ Aspectos en la determinacion del hallazgo: Una debilidad o diferencia se constituye en principio como una observacion de auditoria, posteriormente es susceptible de configurarse como un hallazgo, para tal efecto se deben seguir los siguientes pasos: a) Determinar y evaluar la condicion y compararla con el criterio. Consiste en establecer y reunir los hechos deficientes relatives a la observacion,

mediante el debate y la valoracion de la evidencia en mesa de trabajo, para responder el que, el como, el donde y el cuando de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este analisis incluye la comparacion de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos. La condicion es la situacion encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto al asunto o materia auditada. De la comparacion entre "lo que es" - condicioncon "lo que debe ser" -criterio-, se pueden tener los siguientes comportamientos: Se ajusta satisfactoriamente a los criterios; No se ajusta a los criterios; Se ajusta parcialmente a los criterios y supera los criterios. Toda desviacion resultante de la comparacion entre la condicion y el criterio se identifica como una observacion, la que es entendida como el primer paso para la Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 6 de 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! constitucion de un hallazgo. En la evaluacion de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor. Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor culmina su prueba de auditoria y debe quedar documentado en los papeles de trabajo. b) Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia de la situacion observada. Una vez detectada la observacion, el auditor debe establecer las causas o razones

por las cuales se da la condicion, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observacion de que el problema existe porque alguien no cumplio el deber ser, no es suficiente para construir un hallazgo. El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas de la observacion antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el origen de la situacion adversa, por que persiste y si existen controles para evitarla. En la formulacion del hallazgo, el equipo auditor debe identificar claramente las causas del mismo, considerando que este es un insumo fundamental para que el sujeto pueda formular las acciones de mejora en el plan de mejoramiento. As! mismo, se deben identificar los efectos, considerando estos como las consecuencias de la materializacion de los riesgos, que afectan el logro de los objetivos y de las operaciones de los sujetos de vigilancia y control fiscal. Los efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en terminos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o numero de transacciones. Cualquiera sea el uso de los terminos, el hallazgo debe incluir datos suficientes que demuestren su importancia. El analisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean estos tangibles o intangibles. Ademas, es necesario evaluar si las situaciones adversas son casos aislados o recurrentes y para este ultimo caso indicar su frecuencia. c) Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. La labor de auditoria se concentra en la obtencion de la evidencia, en concordancia con lo definido en el numeral 1.13.2.2, por cuanto, esta provee una base racional

para la formulacion de opiniones y conceptos d) Identificar y valorar los posibles responsables y lineas de autoridad. Una vez analizada la observacion, el auditor debe identificar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, asi como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya relacion directa frente a la observacion formulada, especialmente cuando se considera que esta puede tener incidencia Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 7 de 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos /os recursos publicos iTiene Sentido! fiscal y posible penal, disciplinaria u otras incidencias, con el proposito de obtener la informacion necesaria para los tramites posteriores. e) Comunicar y trasladar al auditado las observaciones. Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al analisis y alcance de las observaciones de auditoria, estas deben ser comunicadas con sus presuntas incidencias fiscales, penales, disciplinarias o de otra indole al sujeto de control fiscal, para que pueda presenter los argumentos y soportes sobre la observacion. El proceso de comunicacion de observaciones de auditoria al sujeto de vigilancia y control fiscal, incluye una interaccion permanente con los funcionarios responsables. Lo anterior, permite considerar otros puntos de vista, identificar posibles causas de las observaciones, comprender mejor la situacion del asunto o materia evaluada, reducir el tiempo en el proceso de validacion e ir consolidando los fundamentos del informe de auditoria. El sujeto de control fiscal debera dar respuesta a la observacion dentro del termino

establecido por el equipo auditor, sin que este sea superior a cinco dias habiles. Cumplidos los terminos, si no se ha obtenido respuesta, los auditores validaran la observacion como un hallazgo, en mesa de trabajo. El oficio mediante el cual se comuniquen las observaciones al auditado, debe ser firmado por el supervisor y en el se solicitara la confirmacion de que su respuesta a las observaciones formuladas estan basadas en los documentos fuentes unices existentes a la fecha de su respuesta. Destacando que es la unica oportunidad que tiene el auditado para dar respuesta y presentar los documentos pertinentes para desvirtuar la observacion, garantizando de esta manera el derecho a la contradiccion y defensa. f) Evaluar, validar la respuesta y estructurar el hallazgo. Una vez recibida la respuesta del sujeto de control fiscal, el equipo auditor debe proceder a realizar el estudio de los argumentos expuestos, dejando evidencia en papeles de trabajo del analisis y documentando en ayudas de memoria las conclusiones realizadas. Si la respuesta del auditado satisface y desvirtua de manera idonea y soportada la observacion de auditoria esta no se incluye en el informe. Si no satisface ni desvirtua de manera idonea y soportada la observacion de auditoria, la observacion se establece como hallazgo; asi mismo, se ratifican, retiran o modifican las presuntas incidencias comunicadas con la observacion. El resultado de esta evaluacion y validacion debe registrase en el sistema de informacion, constar en papeles de trabajo y en la ayuda de memoria con las razones tecnicas y los soportes necesarios que sustenten la decision tomada por el equipo auditor. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 8 de 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! Una vez analizada la evidencia de auditoria que soporta la observacion con incidencia fiscal y se aporten los documentos, registros fotograficos, archives digitales y demas material util, pertinente y conducente para la demostracion del daho patrimonial, se validara el hallazgo respective en mesa de trabajo, con la participacion de auditores, supervisor y experto en responsabilidad fiscal, quienes conjuntamente analizaran el tema y firmaran las ayudas de memoria, aportando los documentos soporte (normas, sentencias, fallos anteriores, analisis, experiencias, entre otros), que justifican su posicion y que hacen parte de los papeles de trabajo. Establecidos los hallazgos en mesa de trabajo por el equipo auditor y el supervisor, este los consolidara y sustentara ante el Director de Vigilancia Fiscal o el Contralor Delegado, el Contralor Delegado Intersectorial de Regalias, el Gerente Departamental o el Contralor Provincial que dirija el proceso de auditoria para su validacion y aprobacion, si fuera necesario. El Contralor Delegado con el apoyo del Comite de Evaluacion Sectorial, valoraran el cumplimiento de los requisites de los hallazgos con incidencia fiscal y procedera a su aprobacion, o en su defecto, el retiro, cambio de incidencia o el tramite del mismo en una indagacion preliminar. En los casos, que de la evaluacion de la respuesta o de la validacion de hallazgos por parte del Director de Vigilancia Fiscal, el Contralor Delegado Intersectorial de

Regalias o el Contralor Provincial que dirija el proceso de auditoria, se haga mas gravosa la condicion y/o incidencia informada, debe volverse a comunicar al sujeto de control. Tratandose de hallazgos con incidencia fiscal, el Supervisor, el Comite de Evaluacion Sectorial y la Colegiatura verificaran que los auditores y el experto en responsabilidad fiscal, hayan aportado las evidencias suficientes, pertinentes y conducentes para dartraslado del hallazgo a la instancia competente.” Siendo del case anotar que el informe auditor es liberado con luego de surtir un debido proceso, en primer termino, se emiten observaciones de auditoria comunicadas con sus presuntas incidencias fiscales, penales, disciplinarias o de otra indole al sujeto de control fiscal, para que aquel pueda dar respuesta dentro del termino establecido por el equipo auditor, pudiendo presentar los argumentos y soportes que estime pertinentes sobre la observacion. Una vez recibida la respuesta del sujeto de control fiscal, el equipo auditor precede a realizar el estudio de los argumentos expuestos, si la respuesta del auditado satisface y desvirtua de manera idonea y soportada la observacion de auditoria esta no se incluye en el informe. Si no satisface ni desvirtua de manera idonea y soportada la observacion de auditoria, la observacion se establece como hallazgo; asi mismo, se ratifican, retiran o modifican las presuntas incidencias comunicadas con la observacion. Luego, los hallazgos con incidencia fiscal, disciplinaria, penal o de otra connotacion, una vez aprobados por el Directive que dirija el proceso de auditoria, seran trasladados mediante oficio a las autoridades competentes. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 9 de 16 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! Debidamente aprobado el informe final, este debera ser liberado, entendiendo que un informe es liberado en la fecha en que se comunica al sujeto de control. A partir de lo anterior, se concluye que a traves del instrumento de la consulta no pueden establecerse o determinarse hallazqos, toda vez que es en el tramite de un proceso de control fiscal particular y concreto que puede estructurarse un hallazqo, asi el tramite del proceso auditor es competencia de los respectivos equipos auditores, donde fruto de un procedimiento respetuoso de derechos de contradiccion y debido proceso, puede lleqar a estructurarse un hallazqo comparando la condicion [situacion detectada] con el criterio Fdeber serl a una situacion determinada aplicando pruebas de auditoria que se complementan estableciendo sus causas v efectos. Igualmente, en consonancia a lo previsto en los articulos 1 y 5 de la Ley 610 de 2000 y en el articulo 118 de la Ley 1474 de 2011, tratandose de la responsabilidad fiscal, esta solo puede predicarse cuando se integren: 1.- Una conducta dolosa o gravemente culposa en el ejercicio de la gestion fiscal o con ocasion de esta; 2.- Un dano patrimonial al Estado y 3Un nexo causal entre los dos elementos anteriores. Responsabilidad fiscal que se establece sobre casos particulares y concretos, atendiendo la observancia de las garantias del debido proceso a traves del proceso

de responsabilidad fiscal cuyos procedimientos ordinario y verbal se encuentran reglados en la Ley 610 de 2000 y en la Ley 1474 de 2011. Ampliando el espectro de actuacion del proceso auditor se encuentra que, frente a las deficiencias senaladas en el informe de auditoria le corresponde al sujeto auditado generar un plan de mejoramiento objeto de seguimiento por el organo de control fiscal, asi el documento “Principios, fundamentos y aspectos generales para las auditorias en la CGR”, senala: “1.13.2.7. Seguimiento. La CGR efectuara vigilancia y control a las acciones que adopte el sujeto auditado sobre los resultados planteados en los informes de auditoria. El seguimiento se enfoca en determinar si el sujeto de control ha desarrollado acciones para atender los resultados del informe de auditoria v si las acciones fueron efectivas para solucionar las situaciones advertidas.

Plan de Mejoramiento: El auditado como resultado de la auditoria cualquiera que sea el tipo, financiera, desempeno o cumplimiento, debera elaborar un Plan de Mejoramiento que atienda las deficiencias senaladas en el informe de auditoria, el cual sera reportado a traves del Sistema que determine la CGR, asi como los avances del mismo. La CGR evaluara la efectividad del plan de mejoramiento.

En caso de que persistan las deficiencias que dieron origen al plan de mejoramiento, el auditor planteara nuevamente la observacion. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia Pagina 10 de 16

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! Dependiendo del alcance de auditoria (financiera, desempeno o cumplimiento). se evaluara la efectividad del plan de meioramiento pertinente. en la forma en gue lo contemple la correspondiente quia especifica de auditoria.” (Subrayas y negrillas fuera de texto) Para comprender el alcance del rol del sujeto de control y del organo de control fiscal a partir del texto antes trascrito, se requiere tener claridad que las situaciones objeto de seguimiento por parte de las Contralonas, como son los planes de mejoramiento, son objeto de control fiscal posterior y selective, correspondiendo a la Contraloria que sea competente el ejercer la vigilancia y control fiscal sin ser asesora del sujeto de control fiscal, en virtud de la separacion de poderes, de la autonomia administrativa del sujeto de control y de la independencia del organo de control fiscal10, motivos por los cuales la CGR no participa en los procesos internes de la Administracion publica maxime a los organos de control fiscal les estan vedadas las actuaciones de coadministracion11. De forma analoga,