CGR - Concepto 103 de 2023

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 103 CGR-OJde 2023 AC l o Cn otr na tl eo sr ti aa rG Ce in tee r Ea sl td e e Nla o.:R 2e 0p 2u 3b Il Eic 0a 0 : 7: 2S 3G 6D 4 1 F9 ol0 :37 - A2 n0 e2 x3 :01 5 F: A1 :0 0

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SIGIFREDO LOPEZ TOBON

Contralor Delegado Contraloria Delegada para el Sector Comercio y Desarrollo Regional Contraloria General de la Republica sigifredo.lopez@contraloria.gov.co Referencia: Radicado Interne: 2023IE0057732 del 07/06/2023

Tema: PROCESO AUDITOR. - Plan de mejoramiento. - Modificacion de actividades.

Respetado doctor Lopez: La Oficina Juridica de la Contraloria General de la Republica -CGRrecibio la consulta citada en la referencia1, la cual, se responde a continuacion:

1. Antecedentes El peticionario plantea lo siguiente: “Con el objetivo de atender la consulta formulada por la Confederacion Colombiana

de Camaras de Comercio - Confecamaras, allegada mediante correo electronico y que se cita a continuacion, comedidamente solicitamos que la Oficina Juridica se sirva emitir el correspondiente concepto jurldico sobre este particular: ‘2 Las actividades propuestas en las acciones de mejora por las camaras de comercio a la CGR, pueden ser modificadas?” Es de anotar que, desde esta Contraloria Delegada se interpreta que los planes de mejoramiento son cartas de navegacion que fijan para si mismos los sujetos de control con autonomla y criterio realizable, como consecuencia de un proceso auditor culminado. Es decir, plasman el compromiso asumido por el auditado para corregir, 1 Codigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relacion con las materias a su cargo deberan resolverse dentro de los treinta (30) dias siguientes a su recepcion". Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 2 eliminar o neutralizar los hallazgos que la auditoria evidencio, mediante la consolidacion de las acciones, tareas, procedimientos, responsables y demas factores, en pro de subsanar las debilidades o falencias observadas en un plazo de cumplimiento determinado y cuyos avances y ajustes se deben registrar

periodicamente en el Sistema de Rendicion Electronica de la Cuenta e InformesSIRECI”.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Juridica Los conceptos emitidos por la Oficina Juridica de la CGR, son orientaciones de caracter general que no comprenden la solucion directa de problemas especificos, ni el analisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecucion2 ni tienen el caracter de fuente normative y solo pueden ser utilizados para facilitar la interpretacion y aplicacion de las normas juridicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Juridica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretacion y aplicacion de las disposiciones legales relativas al campo de actuacion de la Contraloria Generaf'3, asi como las formuladas por las contralorias territoriales "respecto de la vigilancia de la gestion fiscal y las demas materias en que deban actuar en armonia con la Contraloria Generaf'4 y las presentadas por la ciudadania respecto de "las consultas de orden jurldico que le sean formuladas a la Contraloria General de la Republica"5. En este orden, mediante su expedicion se busca "orientar a las dependencias de la Contraloria General de la Republica en la correcta aplicacion de las normas que rigen para la vigilancia de la gestion fiscaf'6 y "asesorarjuridicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando estos lo

solicited'7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la CGR, porque de segun el articulo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad solo la 2 Art. 28 del Codigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Juridica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la Contraloria General de la Republica en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza juridica de cualquier orden. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 3 tienen las posiciones juridicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Juridica

Esta Oficina se ha pronunciado sobre algunos aspectos relacionados con el tema objeto de consulta mediante Conceptos tales como el 154 y 177 de 2019, los cuales podra consultar a traves de la Normatividad en la pagina institucional: www.contraloria.gov.co, o a traves del correo institucional: cgr@contraloria.gov.co.

4. Consideraciones juridicas Problema jurldico: Corresponde a la pregunta planteada por el peticionario, que se responde a continuacion: De acuerdo con el documento “Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorias en la CGR. En el marco de las normas de Auditoria de Entidades Fiscalizadoras Superiores - ISSAI”, dentro de los principios relacionados con el Proceso de Auditoria, se encuentra el seguimiento segun el cual la CGR efectuara vigilancia y control a las acciones que adopte el sujeto auditado sobre los resultados planteados en los informes de auditoria. El seguimiento se enfoca en determiner si el sujeto de control ha desarrollado acciones para atender los resultados del informe de auditoria y si las acciones fueron efectivas para solucionar las situaciones advertidas.

Forma parte de este principio el Plan de Mejoramiento, por el cual, el auditado como resultado de la auditoria cualquiera que sea el tipo, financiera, desempeno o cumplimiento, debera elaborar un Plan de Mejoramiento que atienda las deflciencias senaladas en el in forme de auditoria, el cual sera reportado a traves del Sistema que determine la CGR, asi como los avances del mismo. La CGR evaluara la efectividad del plan de mejoramiento. En caso de que persistan las deficiencias que dleron origen al plan de mejoramiento, el auditor planteara nuevamente la observacion.

Dependiendo del alcance de auditoria (financiera, desempeno o cumplimiento), se evaluara la efectividad del plan de mejoramiento pertinente, en la forma en que lo contemple la correspondiente guia especifica de auditoria. De otra parte, dentro de los pasos a tener en cuenta cuando una debilidad o diferencia que se constituye en principio como una observacion de auditoria, para que posteriormente sea susceptible de configurarse como un hallazgo, esta el de verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia de la situacion observada, lo que consiste en que, una vez detectada la observacion, el auditor debe establecer las causas o Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 4 razones por las cuales se da la condicion, es decir, el motive por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observacion de que el problema existe porque alguien no cumplio el deber ser, no es suficiente para construir un hallazgo. El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas de la observacion antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el origen de la situacion adversa, por que persiste y si existen controles para evitarla. En la formulacion del hallazgo, el equipo auditor debe identificar claramente las causas del mismo, considerando que este es un insumo fundamental para que el sujeto pueda formular las acciones de mejora en el plan de mejoramiento.

Es asi como, debe entenderse por plan de mejoramiento, las acciones que debe tomar la administracion con base en los resultados auditorias para corregir situaciones observadas por la Contraloria General de la Republica. La presentacion del Plan de Mejoramiento se hace a traves del Sistema de Rendicion Electronico de la Cuenta e Informe y Otra Informacion - SIRECI, reglamentado mediante Resolucion Reglamentaria Organica No.042 de 2020, “por la cual se reglamenta la rendicion electronica de la cuenta, los informes y otra informacion que realizan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloria General de la Republica a traves del Sistema de Rendicion Electronico de la Cuenta e Informes y Otra Informacion (SIRECI)”. De acuerdo con lo dispuesto en el articulo 38, el plan de mejoramiento es el instrumento que contiene la informacion del conjunto de las acciones correctivas y/o preventivas que debe adelantar un sujeto de vigilancia y control fiscal o entidad territorial, en un periodo determinado, para dar cumplimiento a la obligacion de subsanar y corregir las causas administrativas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloria General de la Republica, como resultado del ejercicio de una actuacion fiscal. El responsable de suscribir el Plan de Mejoramiento es el representante legal de la entidad a la cual se le ha realizado una actuacion fiscal. Dicho plan debera contener la informacion requerida en el SIRECI, sobre la gestion fiscal realizada y las acciones de mejora tendientes a subsanar las causas de los hallazgos formulados por la Contraloria General de la Republica. Cada semestre debe rendirse un avance del plan con corte a junio 30 y diciembre 31. En cuanto al periodo, el plan cubre el que adopte el sujeto de vigilancia y control fiscal

o entidad territorial para su ejecucion, con base en los resultados del proceso de la actuacion fiscal que lo haya establecido. Segun el articulo 42 del acto administrative, el plazo para la presentacion del plan de mejoramiento a la CGR a traves del SIRECI producto de la actuacion fiscal, es el que Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! se establezca en el informe respectivo tasado en numero de dias. El termino empezara a regir a partir de la fecha efectiva del recibo del informe por el sujeto de vigilancia y control fiscal. La dependencia competente de la Contralorla General de la Republica validara que se haya presentado el plan de mejoramiento dentro del termino previsto por la misma. Para los avances de los planes de mejoramiento, cada sujeto de control tendra una fecha llmite para su rendicion. La cual estara ubicada dentro del rango previsto, entre el quinceavo (15) dia habil y el veinteavo (20) dia habil del mes de julio y los correspondientes en el mes de enero, siguientes al periodo a reportar La Contraloiia General de la Republica mediante actuaciones fiscales emitira un concepto o calificacion sobre el avance de los planes de mejoramiento, que podra incorporarse al informe de auditoria o de manera independiente. Como se puede observar, el Plan de Mejoramiento debe ajustarse a los parametros establecidos en el SIRECI, el cual senala las fechas y la informacion que debe suministrar el representante legal del auditado.

La Resolucion Reglamentaria Organica No.042 de 2020, no contempla la posibilidad de modificar el Plan de Mejoramiento suscrito, por lo mismo, el SIRECI, tampoco, lo que no obsta para que el auditado, en el evento de determinar que existen acciones mucho mas eficientes para corregir las causas del hallazgo, pueda implementarlas. En cuanto a la forma de hacerlo, en concepto de esta Oficina, teniendo en cuenta que se debe dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en el acto administrative, la formulacion de la modificacion que se va a realizar a las actividades, podrla hacerse dentro del termino previsto para presentar los avances del Plan, explicando en debida forma las razones de tal modificacion sobre las actividades inicialmente propuestas. De no entenderse asl, estaria primando la forma sobre el fondo lo que iria abiertamente en contravia de los principios de la funcion publica. Aparejado a esto, la Contralorla Delegada encargada de ejercer el control fiscal micro sobre el sujeto que va a realizar la modificacion de su Plan, debera comunicar de manera oportuna dicha modificatoria consignada en el SIRECI, tanto a la Oficina de Planeacion, como a la Oficina de Control Interne, de acuerdo con la Circular No.15 de 2020, expedida por el Contralor General de la Republica. Adicionalmente, no debe dejarse de lado que el Plan de Mejoramiento es una propuesta que formula de manera unilateral el sujeto de control para eliminar el origen del hallazgo, cuya finalidad, de acuerdo con la “Guia solicitud suscripcion Plan de Mejoramiento en SIRECI”, consiste en definir un programa que mejore la funcion administrativa de una entidad, determinando acciones concretes, la asignacion de los

recursos necesarios para la realizacion del plan, la definicion del nivel responsable, el seguimiento a las acciones trazadas, la fijacion de las fechas limites de Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 6 implementacion y la determinacion de los indicadores de logro y segulmiento de las mejoras, contrlbuyendo al desarrollo de medidas y estrategias que aplicadas permltan contribuir al mejoramiento contlnuo de la entidad en pro del debido cumplimiento de su quehacer misional y del logro de la satisfaccion del ciudadano cliente.

5. Conclusiones Las actividades que propone el sujeto de control fiscal dentro de su Plan de Mejoramiento, de manera excepcional, son susceptibles de modificacion siempre y cuando representen un cambio sustancial que se evidencie, por ejemplo, en optimizacion de recursos, procesos mas eficientes, etc.

Teniendo en cuenta que ni la Resolucion Reglamentaria Organica No.042 de 2020, ni el SIRECI, contemplan la posibilidad de modificar el Plan, frente al principio segun el cual debe primar el fondo sobre la forma, al hacerse el registro de los avances, el sujeto puede realizar tal modificacion debidamente justificada, junto con las actividades con las que pretende eliminar las causas del hallazgo. Cordialmente

JAVIER TOBO RODRIGUEZ

Director Qficina Juridica

Proyecto: Erika Cure nV\

Revise: Lucenith Munoz Aren

Radicado: 2023IE0057732

TRD. 80112-033 - Conceptos Juridicos. Conceptos Juridicos

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