CGR - Concepto 140 de 2023

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA C ontraloriaG ene ralde laR epublica::SGD 19-09 -20230 7:22

Al Contest arCiteEst eNo.: 2 023IE0 09671 1Fol:5Anex:0FA:0

Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! ORIGEN 80112OFICINAJURfDICA/ISDUARJAVIERTOGOR ODRIG UEZ DESTINO80761DESPACHOGERENTEDEPARTAMENTALDEVALLEDELCAUCA/JOHNJAIROGIRC

BERMUDEZ

ASUNTO CONCEPTOSOBRETRASLADODEINFORMETECNICO

OBS 140 2023IE0096711

CGR-OJde 2023

C ontraloria Gen eral dela Republica::SGD1 9-09-2 02307 :22

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ARZUAGA ASUNTOCONCEPTOSOBRETRASLADODEINFORMETECNICO

OBS 2023IE0096711C1 Bogota D.C• > Senores

SECRETARIA COMUN

Gerencia Departamental Colegiada del Valle del Cauca Contraloria General de la Republica sec.comun.valle@contraloria.gov.co Referenda: Radicado Interne: 2023IE0079138 del 07/08/2023

Tema: PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL. - Traslado del informe tecnico, aclaraciones y complementaciones. - Tramite en Secretaria

Comun. Respetados senores de la Secretaria Comun: La Oficina Juridica de la Contraloria General de la Republica -CGRrecibio la consulta citada en la referencia1, que precede a responder a continuacion:

1. Antecedentes La peticionaria plantea lo siguiente: Tal como lo solicitaron en la reunion del jueves 3 de agosto, de manera comedida nos permitimos relacionar el fundamento legal del tramite dado a los traslados de informes tecnicos dentro de los Procesos de Responsabilidad Fiscal.

1. Memorando 2020IE0039600 del 03 de julio de 2020, que imparte entre otras, las siguientes instrucciones: 1 Codigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relacidn con las materias a su cargo deberan resolverse dentro de los treinta (30) dias siguientes a su recepcion”.

Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 2 5.8. Traslado y contradiccion de informes tecnicos: Para el traslado de los informes tecnicos y las solicitudes de aclaracion o complementacion de los mismos. se le remitira a los implicados copia de los informes, asi como de las aclaraciones y

complementaciones a traves de los correos electronicos suministrados o. en su defecto. a traves del correo postal. Cuando no sea posible utilizar los medics tecnologicos se hara entrega de los mismos en las secretarias comunes previo cumplimiento de los protocolos de seguridad dispuestos para ingreso a las instalaciones de la Contraloria General.

2. Articulo 201A del Codigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative (CPACA): “ARTICULO 201 A. Traslados. Los traslados deberan hacerse de la misma forma en que se fijan los estados. Sin embargo, cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba correrse traslado a los demas sujetos procesales, mediante la remision de la copia por un canal digital, se prescindira del traslado por secretaria, el cual se entendera realizado a los dos (2) dias habiles siguientes al del envio del mensaje y el termino respective empezara a correr a partir del dia siguiente.

De los traslados que hayan sido fijados electronicamente se conservara un archive disponible para la consulta permanente en linea por cualquier interesado, por el termino minimo de diez (10) ahos.” Notese pues, que la Secretaria Comun de la Gerencia Valle, dio cumplimiento al tramite de los traslados consistente en la remision previa del informe, en atencion a lo dispuesto, inicialmente, a traves del Memorando 2020IE0039600, y posteriormente, en aplicacion a lo dispuesto en el Articulo 201A del CPACA, sin que en ningun memento dicho tramite de comunicacion se pueda considerar una especie de notificacion personal, por cuanto consistia solamente en remitir de manera previa

el informe y verificar que este habia sido recibido por cada uno de los sujetos procesales, a fin de proseguir con la fijacion en lista a traves de pagina web, de manera que el termino del traslado corriera de forma comun a todos los implicados. A partir del dia 10 de mayo de 2023, y por orden del Despacho de la Gerencia Departamental, la Secretaria Comun, comenzo a tramitar los traslados conforme el Articulo 110 del Codigo General del Proceso, pese a que de acuerdo con la Ley 610 de 2000, por remision normativa, se debe preferir la norma del CPACA, segun asi lo dispone el Articulo 66: “ARTICULO 66. REMISION A OTRAS PUENTES NORMATIVAS. En los aspectos no previstos en la presente ley se aplicaran, en su orden, las disposiciones del Codigo Contencioso Administrative, el Codigo de Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 3 Procedimiento Civil y el Codigo de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal.” Por lo anterior, consideramos importante aprovechar esta oportunidad, para elevar consulta ante la Oficina Juridica, con el fin de que se determine si en materia del tramite de traslados, prima el articulo 110 del CGP sobre el articulo 201A del CP AC A”.

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Juridica

Los conceptos emitidos por la Oficina Juridica de la CGR son orientaciones de caracter general que no comprenden la solucion directa de problemas especificos, ni el analisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecucion2 ni tienen el caracter de fuente normativa y solo pueden ser utilizados para facilitar la interpretacion y aplicacion de las normas juridicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Juridica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretacion y aplicacion de las disposiciones legales relativas al campo de actuacidn de la Contraloria Gene rat'2, asi como las formuladas por las contralorias territoriales "respecto de la vigilancia de la gestion fiscal y las demas materias en que deban actuaren armonia con la Contraloria General y las presentadas por la ciudadania respecto de "las consultas de orden juridico que le sean formuladas a la Contraloria General de la Republica"5. En este orden, mediante su expedicion se busca "orientar a las dependencias de la Contraloria General de la Republica en la correcta aplicacion de las normas que rigen para la vigilancia de la gestion fiscaf'6 y "asesorarjuridicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando estos lo soliciten"7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la CGR, porque de conformidad con el articulo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad

2 Art. 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43. numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 Oficina Juridica. Son funciones de la Oficina Juridica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la Contraloria General de la Republica en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza juridica de cualquier orden. Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co •www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 4 solo la tienen las posiciones juridicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Juridica Esta Oficina no se ha pronunciado sobre el tema objeto de consulta.

4. Consideraciones juridicas Problema Juridico: ^Cuales son las normas aplicables para realizar el traslado del informe tecnico, las aclaraciones y complementaciones dentro de un proceso de responsabilidad fiscal?

De conformidad con lo dispuesto en el articulo 117 de la Ley 1474 de 2011, /os organos de vigilancia y control fiscal podran comisionar a sus funcionarios para que rindan informes tecnicos que se relacionen con su profesion o especializacion. As! mismo: podran requerir a entidades publicas o particulares, para que en forma gratuita rindan informes tecnicos o especializados que se relacionen con su naturaleza y objeto. Estas pruebas estaran destinadas a demostrar o ilustrar hechos que interesen al proceso. El informe se pondra a disposicion de los sujetos procesales para que ejerzan su derecho de defense y contradiccion, por el termino que sea establecido por el funcionario competente, de acuerdo con la complejidad del mismo. El incumplimiento de ese deber por parte de las entidades publicas o particulares de rendir informes, dara lugar a la imposicion de las sanciones indicadas en el articulo 101 de la Ley 42 de 1993. En lo que a los particulares se refiere, la sancion se tasara entre cinco (5) y veinticinco (25) salarios minimos mensuales legales vigentes. Establece el articulo 106 de la misma ley que, en los procesos de responsabilidad fiscal que se tramiten en su integridad por lo dispuesto en la Ley 610 de 2000 unicamente deberan notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputacion de responsabilidad fiscal y el fallo de primera o unica instancia; para estas providencias se aplicara el sistema de notificacion personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. Las demas decisiones que se profieran dentro del proceso seran notificadas por estado.

Al remitirse al Manual de Secretaria Comun Version 1.0., en relacion con el tramite de la notificacion por estado, se sehala lo siguiente: Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 5 “Conforme el artfculo 295 del Codigo General del Proceso, el procedimiento para notificar por estado se Integra por las siguientes actividades: □ Una vez recibido el auto en la Secretaria Comun se debe elaborar el estado por parte del funcionario asignado, indicando la determinacion del proceso por su clase, la identificacion de la entidad afectada, los presuntos responsables (en el caso de ser varias personas se senalara la primera de estas seguida de la expresion “y otros”); la fecha de la providencia; la fecha del estado y la firma del secretario. C La insercion en el estado debe hacerse al dla siguiente de proferida la providencia, el estado se fija en un lugar visible de la secretaria comun al comenzar la primera bora habil del respective dia y se desfijara al finalizar la ultima bora habil del mismo dia. De las notificaciones hechas por estado el secretario dejara constancia con su firma al pie de la providencia notificada. □ De los estados se dejara un duplicado autorizado por el secretario. Ambos ejemplares se coleccionaran por separado en orden riguroso de fechas para su conservacion en el archive, y uno de ellos podra ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquel. □ El funcionario encargado de las notificaciones por estado se encuentra tambien a

cargo de elaborar con responsabilidad y calidad la cartelera en donde se publica el estado y cada uno de los traslados y constancias de poner a disposicion los informes tecnicos o informes de aclaracion o complementacion de los mismos”. Sin embargo, con ocasion de la pandemia originada por el virus COVID 19, la Entidad tuvo que tomar medidas extraordinarias para garantizar el normal desarrollo de todas sus actuaciones, mediante el uso de medios electronicos, en los terminos del articulo 53 de la Ley 1437 de 2011, segun el cual, /os procedimientos y tramites administrativos podran realizarse a traves de medios electronicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administracion, la autoridad debera asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electronicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se a plica ran las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las norm as que la sustituyan, adicionen o modifiquen. Para tal efecto, se expidio el Memorando de fecha 3 de julio de 2020, de la Contralora Delegada para Responsabilidad Fiscal, Intervencion Judicial y Cobro Coactivo, bajo el asunto “Medidas para la reanudacion de los terminos en la Contraloria General de la Republica”, es importante tener en cuenta que el mismo fue expedido en medio de la pandemia ocasionada por el COVID, es asi, como se sehalo lo siguiente: Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPUBLICA

Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 6 “De conformidad con lo previsto en los numerales 9, 10 y 14 del articulo 64E del Decreto 267 de 20001, y en atencion a la reanudacion de los terminos procesales en la Contraloria General de la Republica, definida mediante Resolucion Reglamentaria Ejecutiva 070 de 2020, se hace necesaria la adopcion de las siguientes medidas, relacionadas con la implementacion y priorizacion del uso de las tecnologlas de la informacion y las comunicaciones en las actuaciones fiscales y de cobro coactivo, mientras permanezca el estado de emergencia sanitaria decretada por el Ministerio de Salud y Proteccion Social, en aras de lograr la continua y eficiente prestacion de la funcion publica”. En dicho Memorando radicado bajo el numero 2020IE0039600, se dispuso lo siguiente: ‘5.8. Traslado y contradiccion de informes tecnicos: Para el traslado de los informes tecnicos y las solicitudes de aclaracion o complementacion de los mismos, se le remitira a los implicados copia de los informes, asi como de las aclaraciones y complementaciones a traves de los correos electronicos suministrados o, en su defecto, a traves del correo postal. Cuando no sea posible utilizar los medios tecnologicos se hara entrega de los mismos en las secretarias comunes previo cumplimiento de los protocolos de seguridad dispuestos para ingreso a las instalaciones de la Contraloria General”. Evidentemente, dada la situacion resultaba necesaria la remision del informe, aclaracion, o, complementacion segun fuera el case, a traves de correo electronico, sin que mediara solicited del interesado. Una vez superado el estado de emergencia

sanitaria, se ban venido presentando diferencias en la manera de realizar el traslado en estudio, entre las diferentes dependencias, como se puede observar la web de la Entidad9. Teniendo en cuenta fue superada la situacion de la emergencia sanitaria ocasionada por el COVID 19, para efecto de surtir la diligencia de notificacion por estado, es procedente aplicar lo dispuesto en el Manual de Secretaria Comun. Lo anterior, habida cuenta que es el procedimiento establecido en el Sistema de Gestion y Control Interno (SIGECI) de la Contraloria General de la Republica, adoptado mediante Resolucion Organizacional No.727 de 2019, modificada por las Resoluciones Organizacionales Nos.791 de 2021 y 835 de 2023, el cual es de obligatorio cumplimiento para todos los servidores de la Contraloria General de la Republica, funcionarios de la planta temporal y contratistas de prestacion de servicios, de acuerdo con lo dispuesto en el articulo segundo de dicho acto administrativo. https://www.contraloria.gov.co/resultados/notificaciones-y-citaciones/traslados-a-informes-tecnicos Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 7 Cabe precisar que dicho Manual esta siendo objeto de actualizacion, el cual, una vez surtidos todos los tramites dispuestos en la Resolucion Organizacional No.727 de 2019 y sus modificaciones, se dara a conocer para su debida aplicacion. En el citado Manual, frente a la notificacion por estado, se establece:

“5.2. NOTIFICACION POR ANOTACION EN ESTADO Segun el artlculo 106 de la ley 1474 de 2011 dentro del tramite del proceso ordinario de responsabilidad fiscal, “unicamente deberan notificarse personalmente las siguientes providencias: el auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el auto de imputacion de responsabilidad fiscal y el fallo de prlmera o unica instancia; para estas providencias se aplicara el sistema de notificacion personal y por aviso previsto para las actuaciones administrativas en la Ley 1437 de 2011. Las demas decisiones que se profieran dentro del proceso seran notificadas por estado”. Atendiendo lo dispuesto en el artlculo 66 de la ley 610 de 2000, que establece que en lo no regulado en esta norma especial, se acuda por remision normativa, en su orden, al Codigo Contencioso Administrative (hoy Codigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative), al Codigo de Procedimiento Civil (hoy Codigo General del Proceso) y al Codigo de Procedimiento Penal, en cuanto sean compatibles con la naturaleza del proceso de responsabilidad fiscal, la notificacion por estado se efectuara conforme al procedimiento dispuesto en el articulo 295 del Codigo General del Proceso. 5.2.1. Tramite de la notificacion por estado en la Secretaria Comun. Conforme el articulo 295 del Codigo General del Proceso, el procedimiento para notificar por estado se integra por las siguientes actividades: □ Una vez recibido el auto en la Secretaria Comun se debe elaborar el estado por parte del funcionario asignado, indicando la determinacion del proceso por su clase, la identificacion de la entidad afectada, los presuntos responsables (en el caso de ser

varias personas se sehalara la primera de estas seguida de la expresion “y otros’’); la fecha de la providencia; la fecha del estado y la firma del secretario. □ La insercion en el estado debe hacerse al dia siguiente de proferida la providencia, el estado se fija en un lugar visible de la secretaria comun al comenzar la primera hora habil del respective dia y se desfijara al finalizar la ultima hora habil del mismo dia. □ De las notificaciones hechas por estado el Secretario dejara constancia con su firma al pie de la providencia notificada. □ De los estados se dejara un duplicado autorizado por el Secretario. Ambos ejemplares se coleccionaran por separado en orden riguroso de fechas para su Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov,co •www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 8 conservacion en el archive, y uno de ellos podra ser examinado por las partes o sus apoderados bajo la vigilancia de aquel. □ El Funcionario encargado de las notificaciones por estado se encuentra tambien a cargo de elaborar con responsabilidad y calidad la cartelera en donde se publica el estado y cada uno de los traslados y constancias de poner a disposicion los informes tecnicos o informes de aclaracion o complementacion de los mismos. “ (Negrilla fuera de texto)” En concepto de esta Oficina, en la actualizacion del Manual de Secretaria Comun que incorporara la respectiva modificacion en el procedimiento de traslado objeto de analisis, debe buscarse un equilibrio en donde de una parte, en la medida de las

posibilidades, se haga uso de todos los medios tecnologicos posibles, pero donde ademas, se tenga presente que, tanto a los vinculados, como a los abogados, les corresponda asumir una serie de cargas procesales, especialmente para estos ultimos. En ese sentido, el Codigo Disciplinario del Abogado, Ley 1123 de 2007, entre otros considera como deberes del abogado, los siguientes: "Articulo 28. Deberes profesionales del abogado. Son deberes del abogado: (...)

10. Atender con celosa diligencia sus encargos profesionales, lo cual se extiende al control de los abogados suplentes y dependientes, asf como a los miembros de la firma o asociacion de abogados que represente al suscribir contrato de prestacion de servicios, y a aquellos que contrate para el cumplimiento del mismo.

18. Informar con veracidad a su cliente sobre las siguientes situaciones: (...) c) La constante evolucion del asunto encomendado (...)”.

A su vez, entre las faltas a la debida diligencia profesional, de acuerdo con el articulo 37 de la ley en cita, figura, demorar la iniciacion o prosecucion de las gestiones encomendadas o dejar de hacer oporiunamente las diligencias propias de la actuacion profesional, descuidarlas o abandonarlas.

5. Conclusiones El procedimiento aplicable para la notificacion del informe tecnico, es el establecido en el Manual de Secretaria Comun, el cual forma parte del Sistema de Gestion y Control Interne (SIGECI) de la Contraloria General de la Republica, adoptado mediante Resolucion Organizacional No.727 de 2019, modificada por las Resoluciones Organizacionales Nos.791 de 2021 y 835 de 2023, el cual es de

obligatorio cumplimiento para todos los servidores de la Contraloria General de la Republica, funcionarios de la planta temporal y contratistas de prestacion de servicios, de acuerdo con lo dispuesto en el articulo segundo de dicho acto Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Defender juntos los recursos publicos iTiene Sentido! 9 administrative, hecha la claridad de que dicho Manual debera ser objeto de actualizacion por parte de la Oficina de Planeacion. Cordialme JAVIER TOBO RODRlOTEZ Director Dficina Juridica CC Dr. Emiliano Alcides Zuleta Arzuaga. Director de la Oficina de Planeacion. E - mail: emiliano.zuleta@contraloria.gov. co

Proyecto: Erika Cure IV\

Revise: Lucenith Munoz Arenas

Radicado: 2023IE0079138

TRD. 80112-033 - Conceptos Juridicos. Conceptos Juridicos Carrera 69 No.4435 Piso 15 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota D.C., Colombia