CGR - Concepto 144 de 2023

CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPUBLICA

144 ContraloriaGenera!delaRepublica::5GD22-09-202314:21 CGR-OJ- -2023 Al Contest ar Cite Est e No.: 2 023EE 016304 0 Eol:4 Ane x:0 FA:0

ORIGEN 80112OFICINAJURIDICA/ISDUARJAVIERTOBORODRIGUEZ

DESTINO HUBERTALE XISMONTANEZGALVIS/ALCALDIADEVOPAL

ASUNTO CONCERTO2023ER0153759

OBS 801122023EE0163040 Bogota D.C •j Doctor

HUBERT ALEXIS MONTANEZ GALVIS

Jefe de Oficina Oficina de Control Interne de Gestion Alcaldla de Yopal controlinterno@yopal-casanare.gov.co Ciudad Radicado: 2023ER0153759 del 25 de agosto de 2023.

Asunto: CIRCULAR CONJUNTA 18 DEL 03 DE SEPTIEMBRE DE 2015RADICADO ALCALDIA 2023244914.

Respetado doctor Montanez: La Oficina Juridica de la Contraloria General de la Republica -CGRrecibio la consulta citada en la referencia1, la cual precede a responder a continuacion:

1. Antecedentes Mediante el oficio 2023ER0153759 del 25 de agosto de 2023 el ciudadano le formulo a la Contraloria General de la Republica una consulta relacionada con la vigencia de la Circular Conjunta #18 del 03 de septiembre de 2015 expedida por el contralor general de la Republica y el procurador general de la Nacion cuyo asunto fue “Cumplimiento de Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012 proceso de

empalme entre mandatarios entrantes y salientes.”

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Juridica Los conceptos emitidos por la Oficina Juridica de la CGR son orientaciones de caracter general que no comprenden la solucion directa de problemas especificos, ni el analisis de actuaciones particulares. 1 Codigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative, Art. 14, numeral 2°, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relacion con las materias a su cargo deberan resolverse dentro de los treinta (30) dias siguientes a su recepcion".

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2 En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecucion2 ni tienen el caracter de fuente normativa y solo pueden ser utilizados para facilitar la interpretacion y aplicacion de las normas jurldicas vigentes en materia de control fiscal. For lo anterior, la competencia de la Oficina Juridica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretacion y aplicacion de las disposiciones legales relativas al campo de actuacion de la Contraloria General'3, asi como las formuladas por las contralorias territoriales "respecto de la vigilancia de la gestion fiscal y las demas materias en que deban actuaren armonia con la Contraloria

General"4 y las presentadas por la ciudadania respecto de "las consultas de orden juridico que le sean formuladas a la Contraloria General de la Republica"5. En este orden, mediante la expedicion del concepto se busca "orientar a las dependencias de la Contraloria General de la Republica en la correcta aplicacion de las normas que rigen para la vigilancia de la gestion fiscal"6 y "asesorar juridicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando estos lo soliciten"7. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la CGR, porque de conformidad con el articulo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20008, esta calidad solo la tienen las posiciones juridicas que hayan sido previamente coordinadas y con la (s) dependencia (s) implicada (s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Juridica Esta Oficina se ha pronunciado sobre la Circular Conjunta 18 del 03 de septiembre de 2015 en el concepto radicado 2015EE0137691 del 27 de octubre de 2015, el cual puede ser consultado en el Sistema de Informacion Normativa SINOR de la

Contraloria General de la Republica.

4. Consideraciones juridicas Problema juridico: 2 Art. 28 del Codigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative, modificado por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015. 3 Art. 43, numeral 4° del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 5° del Decreto Ley 267 de 2000

5 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 8 Art. 43 OFICINA JURIDICA. Son funciones de la Oficina Juridica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopcion de una doctrina e interpretacion juridica que comprometa la posicion institucional de la Contraloria General de la Republica en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza juridica de cualquier orden. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia

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GENERAL DE LA REPClBLICA 3 ^La Circular Conjunta 18 del 03 de septiembre de 2015 expedida por el contralor general de la Republica y el procurador general de la Nacion de la epoca se encuentra vigente? 4.1 Circular Conjunta 18 del 03 de septiembre de 2015 Contraloria General de la Republica - Procuraduria General de la Nacion. El contralor general de la Republica y el procurador general de la Nacion en cumplimiento, tal y como se desprende de la lectura de la Circular, de las facultades contenidas en la Constitucion y, particularmente, en las leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012, expidieron la referenciada comunicacion, que a continuacion se transcribe: “Respetados servidores publicos:

El Contralor General de la Republica y el Procurador General de la Nacion, actuando en el marco de sus competencias constitucionales y legales, de forma coordinada para el cumplimiento de los fines de Estado en los parametros del articulo 209 de la Constitucion Politica, instan a los actuales gobernadores y alcaldes distritales, metropolitanos y municipales del pais en idear, planear y ejecutar el proceso integral de empalme que ha de aplicarse conforme a las obligaciones contenidas en las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012. Como es de publico conocimiento el pais esta ad portas de elegir nuevos mandatarios territoriales para el periodo 2016 - 2019, de modo que ante ello es necesario satisfacer las obligaciones contempladas en la Ley 951 de 2005[1] "Por la cual se crea el acta de informe de gestion" y en la Ley 1151 de 2007[2], para que los servidores publicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales, asi como los particulares que administren fondos o bienes del Estado al separarse de sus cargos, al finalizar la administracion o al ser ratificados en el mismo al termino del periodo, segun sea el caso, presenten un informe (Acta de Informe de Gestion) a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, asi como de la gestion de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Por lo anterior, exhortamos a todos los servidores publicos de las administraciones entrantes y salientes en adoptar y ejecutar cuidadosa, diligente y verazmente las

directrices (circulares, instructivos y formates) emanadas del Departamento Nacional de Planeacion -D.N.P.-, conjuntamente con el Departamento Administrative de la Funcion Publica - DA.F.P.- en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, para el desarrollo del proceso de empalme de las administraciones entrantes y salientes el cual debe ser de plena observancia y aplicacion de los gobernadores, alcaldes distritales, metropolitanos y municipales. Formates de empalme que se allegan con esta circular conjunta e igualmente pueden ser consultados en las paginas web del Portal Territorial (www.portalterritorial.gov.co), el portal del DNP (www.dnp.gov.co) y del servidor publico: "Sirvo a mi pais- (www.sirvoamipais.qov.co), y en la pagina Web del programa "Elijo saber: Candidates formados, gobiernos exitosos (www.elijosaber.esap.edu.co) para las entidades certificadas en educacion (ETC.) tendran que observar la metodologia de empalme disehada por la Direccion de Fortalecimiento a la Gestion Territorial del Ministerio de Educacion Nacional la cual se Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia

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GENERAL DE LA REPUBLICA 4 encuentra alojada en la pagina www.mineducacion.qov.co www.candidatosconlaeducacion.esap.edu.co La Procuraduria General de la Nacion, dentro de la competencia misional preventiva y de control de gestion que le otorga el Decreto 262 de 2000, y teniendo en cuenta la

defensa de los derechos fundamentales, la proteccion del patrimonio publico y la lucha contra la corrupcion y la impunidad, sugiere para el desarrollo de dicho proceso de empalme la observancia de las siguientes etapas[3], cuyo seguimiento estara unicamente a cargo de la Procuraduria, asi: a) Entre Septiembre y Octubre, la elaboracion del informe de empalme en los componentes de gestion administrativa y gestion del desarrollo territorial^], a cargo de la administracion saliente, que le servira a la misma para revisar los logros, generar alertas oportunas y realizar acciones correctivas antes de entregar la administracion; b) Entre Noviembre y diciembre, el desarrollo de las sesiones de empalme entre ambos equipos - salientes y entrantes. A partir del analisis conjunto del informe de empalme se debera entregar la informacion (fisica y digital), el estado de gestion y los procedimientos de cada una de las dependencias de la entidad territorial al equipo de empalme de la administracion entrante, que certificara su recepcion guardando el derecho a revision establecido en la normativa correspondiente y; c) Entre Enero y Marzo de 2016, la apropiacion y uso de la informacion del informe de empalme por parte del nuevo gobierno territorial, con el fin de garantizar la continuidad de los servicios basicos a la ciudadania y la correcta ejecucion de los procedimientos administrativos y financieros de la administracion para mitigar los traumatismos asociados a los cambios de gobierno. Conforme a los resultados en procesos de empalme anteriores, las administraciones salientes y entrantes tendran especial cuidado en realizar el traspaso y empalme de la siguiente informacion y/o procedimientos a fin de no entorpecer el correcto

funcionamiento de la administracion, que se consignara en el informe de gestion: a) Seguridad de archives, claves de ingreso a sistemas informativos y/o aplicativos a efectos de reportar informacion a entidades de orden nacional o de operacion de los sistemas internes de la organizacion; b) Organizacion clara y detallada de toda la informacion contractual de la gobernacion, alcaldia distrital, metropolitana o municipal, respectivamente, incluyendo vigencias futuras; c) Informar clara y detalladamente que contratos finalizan en el periodo de transicion anotando los servicios afectan; d) Informacion presupuestal, estados financieros y proyectos aprobados a ejecutar, diferenciando el presupuesto del informe contable; e) Relacion clara y detallada de las obligaciones (pasivos) y estado de la deuda de la gobernacion o municipio; Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia

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GENERAL DE LA REPUBLICA 5 f) Relacion de procesos vigentes de responsabilidad fiscal, disciplinaria y de aquellos procesos judiciales y/o administrativos en los que la Gobemacion o municipio sea parte; g) Relacion de proyectos financiados directa o conjuntamente con entidades nacionales, departamentos u otros municipios, detallando su estado actual. h) Informacion en capitulo especial sobre la gestion de la entidad territorial en materia de prevencibn, proteccion, atencion, asistencia y reparacion integral a las victimas del Conflicto armado, la documentacion soporte debera permitir evidenciar su entrega al

equipo de la Administracion entrante, a los organos de control, asi como a los representantes de las mesas municipales y departamentales de victimas del conflicto armado. Este informe debe contenertoda la gestion correspondiente al periodo 2012 - 2015 en materia de la Ley 1448 de 2011, Decreto Ley 4633, Decreto Ley 4634, Decreto Ley 4635 de 2011, conforme al documento disenado por la Unidad para la Atencion y Reparacion Integral a las Victimas, el Ministerio del Interior, al cual pueden acceder a traves de www.unidadvictimas.qov.co Con el propbsito de que a traves de dicho informe especial de gestion de atencion integral a victimas le permita a las autoridades entrantes contar con la informacion precisa y oportuna sobre las problematicas relevantes, el estado de avance de los planes y programas que viene ejecutando la administracion saliente en relacion con esta politica publica; indicando aquellos aspectos institucionales y administrativos que debera asumir la administracion entrante, de manera prioritaria, una vez asuma sus funciones. El seguimiento y control sobre el resultado de los informes de gestion de empalme entre mandataries entrantes y salientes, en materia de atencion integral a las victimas del conflicto armado, sera informado a la Comision Nacional del Ministerio Publico para la Justicia Transicional (Resolucion 550 de 7 de noviembre de 2013), sin perjuicio de la funciones constitucionales y legales de la Procuraduria General de la Nacion y la Contraloria General de la Republica, como organos de control. Asi las cosas, el personero municipal, el jefe de control interne de cada administracion territorial, las Gerencias Regionales de la Contraloria General de la Republica (CGR)

y las Procuradurias Regionales y Provinciales, dentro del ambito de sus competencias y en el momento de intervencion legalmente establecido, deberan velar por la correcta aplicacion del proceso de empalme en las gobernaciones, alcaldias distritales, metropolitanas y municipales. El jefe de control interne y el personero municipal elaboraran un informe claro, y pormenorizado del proceso de empalme conforme a las etapas planteadas y al cronograma de trabajo dispuesto por la administracion saliente, hasta el mes de diciembre del presente ano, y con la administracion entrante al iniciarse su gestion en el ano 2016, que tendra un plazo de un mes a partir del 15 de enero para manifestar sus inconformidades. Este informe debe reportarse a la procuraduria provincial y esta a su vez a la regional quien lo allegara formalmente a la Procuraduria Delegada para la Descentralizacion y Entes Territoriales, asi como a las Gerencias Regionales de la CGR, el cual servira de insumo para el control y vigilancia que constitucional y legalmente ejerce cada una de estas entidades. Aquellos departamentos que no cuentan con Procuradurias Provinciales, el Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Codigo Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogota, D. C., Colombia

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GENERAL DE LA REPUBLICA 6 reporte de los jefes de control interno y personeros lo realizaran directamente a la Procuradurla Regional para lo suyo. El informe de gestion de cada administracion saliente, debera ponerse a disposicion de la ciudadania a traves de la pagina web

de la respectiva entidad territorial antes del 10 de diciembre de 2015. Ahora bien, por tratarse de una obligacion depositada en la Ley 951 de 2005 y consecuentemente de obligatorio cumplimiento, su omision implica ser objeto de la accion disciplinaria por la Procuradurla General de la Nacion recordando que la Ley 734 de 2002, en su artlculo 34 establece como deber de los servidores publicos, entre otros, los de Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitucion, la ley, y demas actos administrativos emitidos por funcionario competente; as! como el cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omision que cause la suspension o perturbacion injustificada de un servicio esencial. De modo que omitir el proceso de empalme entre las administraciones salientes y entrantes, los tornan sujetos de la vista disciplinaria al igual que a los personeros y los jefes de control interno por el incumplimiento de sus deberes funcionales. Cordialmente

EDGARDO JOSE MAYA VILLAZON

Contralor General de la Republica ALEJANDRO ORDONEZ MALDONADO Procurador General de la Nacion” (negrilla fuera de texto original) De la simple lectura de lo contenido en la Circular Conjunta 18 del 03 de septiembre de 2015, se puede colegir que aplico para el proceso de empalme realizado entre las administraciones salientes del ano 2015 con las entrantes para el ano 2016. Sin embargo, las obligaciones contenidas en las leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012 siguen vigentes y, en consecuencia, debera estarse a lo alii ordenado.

Al respecto esta Oficina a traves del concepto radicado 2015EE0137691 del 27 de octubre de 2015 precise: “(...) cabe advertirse que la circular se expide con ocasion a la eleccion del nuevo mandatario, luego esta debe contener el periodo que senala la circular es decir “20122015”, informacion que le va a sen/ir al mandatario entrante para comprender mejor la situacion del municipio que tendra a su cargo (...)”

5. Conclusiones 5.1 La Circular Conjunta 18 del 03 de septiembre de 2015 fue expedida con el fin de facilitar el cumplimiento de las leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012 para el proceso de empalme entre mandataries salientes y entrantes, aiios 2015 y 2016 respectivamente. En ese orden de ideas, es claro que el referido documento no se

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GENERAL DE LA REPUBLICA 7 encuentra vigente toda vez que sus indicaciones estaban previstas para el proceso de empalme de los entrantes gobernantes del ano 2016. No obstante lo anterior, los servidores publicos deberan dar estricto cumplimiento a lo establecido en las leyes 951 de 2005 y 1551 de 2012. Cordialmente JA Director Offcina Juridica

Proyecto: Camilo Correa Ortiz

Revise: Lucenith Munoz Arena:

Radicado: 2023ER0153759

TRD. 80112-033 - Conceptos Juridicos. Conceptos Juridicos.

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