CGR - Concepto 220 de 2022

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Contraloria General de la República SGO 25-11-2022 14:22

Al Contestar Cite Este No.: 2022IE011B828 Fol:« Anex:0 FA:0

ORIGEN B0112-OFICINA JURÍDICA : ISDUAR JAVIER TOBO RODRIGUEZ

DESTINO 80011-UNIDAD INVESTIGACIONES ESPECIALES CONTRA LA CORRUPCIÓN 1 IRMA

ALEXANDRA CARDENAS CASTAÑEDA

80112ASUNTO CONCEPTO 220 OBS CGR-OJde 2022 2022IE0118628 iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiimiiiiiiiiii Bogotá D.C., Doctora

ALEXANDRA CARDENAS CASTAÑEDA

Jefe Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción Contraloría General de la República irma.cardenas@contraloria.gov.co Referencia: Respuesta a su oficio SIGEDOC 2022IE0101715

Tema: ' FIRMAS APOSTILLAJE - COPIAS PROCESOS DE

RESPONSABILIDAD FISCAL Respetada Doctora Alexandra: La Oficina Jurídica de la Contraloría General de. la República -CGRrecibió la comunicación citada en la referencia, que procedemos a respondera continuación:

1. Antecedente Esta oficina recibió el oficio de la referencia, mediante el cual, eleva la siguiente consulta: “Respetuosamente solicito su colaboración para que precise el trámite a adelantar por esta entidad para la autenticación de copias con fines de apostilla con ocasión a la petición presentada por (...).

Cabe destacar que mediante el oficio No. 20221E0093835 del 26 de septiembre de

2022 se trasladó dicha solicitud a la Unidad de Cooperación Nacional e Internacional de Prevención, Investigación e Incautación de Bienes para que elevara la consulta sobre los funcionarios que tienen la firma registrada en la Cancillería conforme a lo exigido por el artículo 7 numeral 4 de la Resolución 1959 de 2020, invocado por la solicitante. Mediante correo electrónico del 13 de octubre de 2022 la Cancillería remitió el listado de funcionarios que tienen su firma registrada entre quienes se encuentra el (...) Contralor Delegado para la Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo, por lo que se solicitó su colaboración para atender la petición (...) no obstante, se informó que tal dependencia no adelanta este tipo de trámites'pues solo realiza autenticaciones con fines de apostilla de certificaciones de responsabilidad fiscal y no de providencias expedidas en las demás actuaciones adelantadas por la entidad. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1» Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 1 de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En tales términos, quedo atenta a las indicaciones sobre el particular a efectos de dar una respuesta de fondo al derecho de petición mencionado.”

2. Alcance del concepto y competencia de la Oficina Jurídica Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la CGR, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1 ni tienen el

carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría Generar2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuaren armonía con la Contraloría Generar3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaf'5 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivel territorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"6. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la CGR, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 16 del Decreto Ley 267 de 20007, esta calidad sólo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. Precedente doctrinal de la Oficina Jurídica Revisado el aplicativo institucional de normatividad y relatoría no se encontró precedente aplicable al tema de consulta. 1 Art. 25 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el articulo 1 de la Ley 1755 de 2015. 2 Art. 43, numeral 4o del Decreto Ley 267 de 2000 3 Art. 43, numeral 5o del Decreto Ley 267 de 2000 4 Art. 43, numeral 12 del Decreto Ley 267 de 2000 5 Art. 43, numeral 11 del Decreto Ley 267 de 2000 6 Art. 43, numeral 14 del Decreto Ley 267 de 2000 7 Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Oficina Jurídica: (...) 16. Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de cualquier orden._______________________________________________________________________________________ _

Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 2 de 11

CONTRALORÍA

GENERAL OE LA REPÚBLICA

4. Consideraciones Jurídicas Teniendo en cuenta que, conforme lo señalado por la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción, dicha dependencia conoce una solicitud de autenticación de copias con fines de apostilla, en tal sentido, se resalta que a través

de las consultas jurídicas no se resuelven situaciones particulares, teniendo en cuenta lo establecido en la Circular 018 del 22 de noviembre de 2016 del señor Contralor General de la República y en el parágrafo del artículo 3 de la Resolución Organizacional No. 0789 de 2021, donde se determinó que los asuntos particulares y concretos deben ser decididos por los funcionarios competentes en cada área, por lo cual el presente concepto se plantea de manera general y abstracta. 4.1. Problema jurídico De la consulta se deriva un problema jurídico general y abstracto sobre: ¿Cuál debe ser el trámite de una solicitud de autenticación de copias presentado a la Contraloría General de la República con fines de apostilla? 4.2. El proceso de responsabilidad fiscal La Ley 610 de 2000, modificada por la Ley 1474 de 2011, determina que el Proceso de Responsabilidad Fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las contralorías con el fin de establecer la responsabilidad de los servidores públicos y particulares por su indebida o irregular gestión fiscal. Tiene por fin esta responsabilidad el resarcimiento del daño antijurídico causado al erario por la gestión irregular de los administradores públicos o los particulares en ejercicio de ésta, o aquellos también servidores o particulares que, con ocasión de la misma, también generen un daño al patrimonio público, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por el patrimonio Económico del Estado. El proceso de responsabilidad fiscal termina con una providencia denominada fallo con o sin responsabilidad fiscal, de ser el fallo con responsabilidad fiscal, tiene

consecuencias como, el cobro de la suma liquida de dinero determinada en éste, a través del proceso de jurisdicción coactiva y la inclusión en el boletín de responsables fiscales del declarado responsable. El boletín de responsables fiscales está establecido en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, debiéndose inscribir y publicar por parte de la Contraloría General de la República los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y nó hayan satisfecho la obligación contenida en él. Este artículo establece básicamente tres (3) obligaciones: Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 3 de II

CONTRALORÍA

GENERAL OE LA REPÚBLICA

1A la Contraloría General de la República le ordena publicar el Boletín de Responsables Fiscales con periodicidad trimestral con el contenido taxativamente señalado en el inciso primero; 2A las Contralorías territoriales, les ordena remitir la información respectiva a la Contraloría General de la República para que esta desarrolle su función y; 3A los representantes legales, así como a los nomínadores y demás funcionarios competentes, les impone la carga de abstenerse (obligación negativa) de realizar las conductas descritas, y consultar (obligación positiva) a este órgano de control sobre la inclusión (presente y futura), de los servidores públicos o

particulares, en el Boletín de Responsables Fiscales. La Contraloría General de la República cumpliendo su obligación legal, expidió las Resoluciones Orgánicas 5149 de 2000, 5458 de 2003 y 5677 de 2005, por medio de estas, establece el trámite para la expedición del Boletín de Responsables Fiscales manualmente, o por medio de mecanismos informativos como la página Web de la entidad y el Software Sistema de Información del Boletín de Responsables FiscalesSIBOR 4.2.1 Boletín de responsables fiscales. - Certificado de Antecedentes Fiscales. - Libertades Públicas Cabe precisar en primer término que, uno, es el Boletín de Responsables Fiscales y otro, es el Certificado de Antecedentes Fiscales producto del anterior. El primero, hace parte de las obligaciones que la Ley 610 de 2000 en su artículo 60 creó a cargo de la Contraloría General de la República y tiene un carácter general, toda vez que contiene un listado genérico de todas las personas naturales y jurídicas que han sido declarados fiscalmente responsables, el segundo, es la constancia por escrito que emite la Contraloría General de la República, de una realidad de derecho sobre un tema de su especial competencia y tiene un carácter individual, particular y concreto. Así, el Certificado de Antecedentes Fiscales registra individualmente la información que posee la Contraloría General de la República sobre fallos con responsabilidad fiscal. Los servidores públicos y particulares pueden solicitar que se les certifique si se encuentran inscritos en el Boletín. Esta potestad es un derecho de las personas, que pueden ejercer en cualquier momento, y este ente de control nacional deberá

certificar a quien se lo solicite en razón de su competencia. De esta forma, los particulares pueden solicitar el Certificado de Antecedentes Fiscales en ejercicio de sus derechos y la Contraloría General de la República tiene la obligación de legal de expedirlo, bien sea en forma electrónica o en copia dura para los efectos que se requieran en Colombia y en el exterior, de conformidad con los ordenamientos legales. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071» PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 4 de 11 CONTRALORÍA GENERAL OE LA REPUBLICA Contexto bajo el cual, por disposición constitucional y legal, está determinado que la Contraloría General de la República, es la única entidad que tiene el deber de certificar a las personas naturales y jurídicas que se encuentran incluidas en e boletín de responsables fiscales. Ahora bien, dicho certificado se emite para el territorio nacional y también para embajadas y consulados. Al respecto cabe precisar que, en virtud del principio de la extraterritorialidad de la ley, las Embajadas y Consulados se consideran prolongación del territorio Colombiano en el exterior, y su objetivo es proteger los intereses de los nacionales en terceros Estados, con los cuales Colombia mantiene relaciones comerciales. Es importante señalar que los Consulados y las Embajadas celebran contratos para el desarrollo de sus funciones, y los mismos, se consideran celebrados en Colombia, pero ejecutados en el extranjero, razón por la cual se les aplica el mandato contenido en el inciso tercero del artículo 13 de la Ley 80 de 1993, cuyo contenido es el siguiente:

“(...) Los contratos que se celebren en Colombia y deban ejecutarse o cumplirse en el extranjero, podrán someterse a la ley extranjera. (...)”, lo que quiere decir que también pueden someterse a la ley colombiana. Lo anterior en armonía con lo dispuesto en el 2.2.1.2.4.3.1. del Decreto 1082 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación extranjera. Es importante indicar que el presupuesto de las Embajadas y Consulados hace parte del presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores y su ordenación de gasto, se encuentra delegada en los Jefes de las Misiones Diplomáticas de Colombia. De conformidad con el principio de la responsabilidad la dirección y manejo de la actividad contractual y la de los procesos de selección será del jefe o representantes de la entidad o de su delegado, situación consagrada en el artículo 211 de la Constitución Política. En armonía con lo expuesto, de conformidad con el artículo 5o de la Resolución 2638 de 2019, “por la cual se deroga la Resolución número 5653 de 6 de julio de 2018 y se delegan otras funciones” se faculta a los jefes de Misiones Diplomáticas, de Delegaciones Permanentes y de Oficinas Consulares de Colombia en el exterior para ordenar el gasto, adelantar los procesos contractuales, y supervisar contratos en representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.8 En consecuencia, conforme a los considerandos anteriores, los Cónsules, Embajadores y Jefes de Misiones Diplomáticas, comportan la condición de

ordenadores del gasto, razón por la cual están en la obligación de verificar el a RESOLUCIÓN 1134 DE 2022 Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 5 de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA cumplimiento de todos los requisitos que la ley colombiana determina para ser contratista del Estado Colombiano. Situación que no se opone a las disposiciones legales en razón a que un deber de las entidades estatales es la de exigir al futuro contratista cumplir con la ley y la Constitución de nuestro Estado colombiano. De otro lado, es oportuno indicar que las disposiciones mencionadas no prevén la exigencia del certificado de antecedentes fiscales para suscribir contratos en el exterior. En este orden, la obligación de verificar la información contenida en el Boletín de Responsables Fiscales pesa sobre los representantes legales u ordenadores del gasto, los nominadores y demás funcionarios competentes que pretendan nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato. Si los sujetos señalados, no solicitan la información directamente a la Contraloría General de la República, o realizan cualquiera de los actos atrás enunciados sin previamente tener la información certificada sobre el contenido del Boletín de Responsables Fiscales, ello genera las consecuencias determinadas en el ordenamiento jurídico. 4.3. Resolución 1959 de 2020. En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, especialmente las que le confiere el artículo 208 de la Constitución Política de Colombia, el numeral 3 del

artículo 59 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7o del Decreto 0869 de 2016, el Ministerio de Relaciones Exteriores expidió la Resolución 1959 de 2020 dictó disposiciones en materia de apostillas y de legalizaciones de documentos, la cual contempla entre otros aspectos las especificaciones técnicas de los documentos base o fuente para que puedan ser apostillados o legalizados. Según el numeral 11 del artículo 21 del Decreto 869 de 2016, la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a su cargo, entre otras funciones, “(•■•) instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional”. Conforme lo anterior, se observa que la Resolución 1959 de 2020 reglamenta el trámite de las solicitudes de autenticación de copias con fines de apostilla, estableciendo entre otros aspectos las siguientes definiciones: “ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolución, entiéndase lo siguiente: a) Apostilla: Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia

Página 6 de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA para que el documento surta plenos efectos legales en otro país que hace parte de la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961 y adoptada por Colombia mediante la Ley 455 de 1998; (...) e) Documento base o fuente: Documento público o privado original, físico, digitalizado o electrónico, sobre el cual se emitirá una apostilla o una legalización, siendo este la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permitan garantizar la autenticidad y la integridad del mismo; (...) j) Documento público: Es el documento expedido y firmado por una autoridad o por un servidor público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas reconocidas por la ley o con su intervención; o) Legalización: Certificación de la autenticidad de la firma de un servidor público en ejercicio de sus funciones y la calidad en que el signatario haya actuado, la cual deberá estar registrada ante el Ministerio de Relaciones Extériores para que el documento surta plenos efectos legales en un país que hace parte de la Convención de Viena de 1963 sobre relaciones consulares, de conformidad con el literal f) del artículo 5 que reglamenta las actuaciones consulares en calidad de Notario; (...) q) Reconocimiento de firma: Acto notarial mediante el cual un Notario da testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También corresponde a la actuación notarial mediante la cual un Notario da

testimonio escrito de que las firmas fueron puestas en un documento en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes. r) Registro de firma: Procedimiento interno que realizan los servidores públicos ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual permite comprobar o cotejar la autenticidad de la firma impuesta en un documento público, para el trámite de apostilla o de legalización del mismo; s) Sistema automático: Procedimiento mediante el cual un documento electrónico con firma digital cursa de una Entidad a otra por interoperabilidad, sin intervención humana, y que contiene la totalidad de los metadatos que recibe el Ministerio de Relaciones Exteriores para su aprobación inmediata, sin que, en estos casos, la solicitud de apostilla o de legalización, requiera ser revisada; Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 7 de II CONTRALORÍA GENERAL OE LA REPÚBLICA t) Sistema semiautomático: Procedimiento mediante el cual un documento electrónico con firma digital cursa de una Entidad a otra por interoperabilidad y que contiene de manera parcial los metadatos que recibe el Ministerio de Relaciones Exteriores para su aprobación, previa revisión por parte de la Coordinación de Apostilla y Legalizaciones; u) Solicitud múltiple: Opción que tiene el usuario para tramitar la obtención de varias apostillas o legalizaciones, en un mismo registro de solicitud; (•••)” Respecto de los requisitos a tener en cuenta para dicho trámite, se destacan los

artículos 3 y 7 de la Resolución 1959 de 2020 que disponen: “ARTÍCULO 3o. REGISTRO DE FIRMA. Todo servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que suscriba o certifique documentos que deban surtir efectos legales en el exterior, tendrá que registrar y/o actualizar, según el caso, su firma manuscrita ante el Ministerio de Relaciones Exteriores e informar cuando se retire del servicio, se presenten modificaciones en el cargo por él desempeñado o por cambio de Entidad. El servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que firme de forma digital documentos que han de surtir efectos legales en el exterior, deberá, igualmente, registrar su firma manuscrita y digital haciendo uso de los medios tecnológicos que el Ministerio de Relaciones Exteriores disponga para ello y suministrar la llave pública del certificado digital en el formato establecido. PARÁGRAFO 1o. El Ministerio de Relaciones Exteriores emitirá la apostilla y/o la legalización de documentos firmados de forma digital, previa verificación del cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 7o y 28 de la Ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales (...)”. PARÁGRAFO 2o. Los requisitos para el registro de firma objeto de ser apostillada o legalizada son: - Para funcionarios públicos: Fotocopias del acto administrativo de nombramiento y del documento de identidad. - Para agentes diplomáticos y/o consulares: Nota Verbal junto con la copia del documento de acreditación expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores. El procedimiento para el registro de firma ante el Ministerio de Relaciones

Exteriores podrá ser consultado en la página electrónica de la Cancillería www.cancilleria.gov.co sección apostilla y legalización en línea, opción: Guías para el ciudadano - Registro de firma o en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.co o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000 cgr@contraloria.gov.co • www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página 8 de II

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA

(...)

ARTÍCULO 7o. REQUISITOS GENERALES PARA APOSTILLAR O LEGALIZAR.

Todas las solicitudes que se presenten para apostillar o legalizar documentos, deberán cumplir los siguientes requisitos generales:

1. El documento base o fuente deberá ser expedido legalmente por una persona natural o jurídica, de carácter público o privado.

2. El documento base o fuente deberá cumplir con los estándares de seguridad establecidos por las entidades emisoras.

3. El documento base o fuente deberá ser firmado por el servidor público o autoridad competente que certifique un documento privado, en los casos que así proceda, o por un particular en ejercicio de funciones públicas, según las especificaciones y los requisitos establecidos en el artículo 3 de la presente resolución, los cuales también podrán ser verificados en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.co o en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.co o en el sitio web que se destine como punto

de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado. Así mismo, el documento base o fuente deberá contener una fecha válida, ya sea de expedición, elaboración, emisión, revisión, impresión, autorización o similares.

4. El documento digitalizado deberá contener de manera clara, visible y legible el nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita del servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas. Todo lo cual deberá estar acorde con lo registrado previamente en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, según lo dispuesto en el artículo 3 de la presente resolución sobre el registro de firma.

5. El documento electrónico, por su parte, deberá cumplir con lo establecido en el articulo 4 de la presente resolución.

6. La información contenida en el documento digitalizado deberá ser clara, legible y completa; no deberá contener enmendaduras, tachones, ni incluir documentos excedidos, manteniendo el peso máximo de 11MB en archivo PDF.

PARÁGRAFO 1o. Adicional a los requisitos generales, todos los documentos, sin excepción, deberán cumplir, según las diferentes categorías o tipos, los procedimientos específicos que se indiquen en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia www.cancilleria.gov.co sección apostilla y legalización en línea, opción: Guías para el ciudadano - Requisitos o en el Portal Único del Estado colombiano www.gov. co o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado o, en general, a través de los servicios ciudadanos digitales. Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contraloha.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia ' Página 9 de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA PARÁGRAFO 2o. El Ministerio de Relaciones Exteriores apostillará o legalizará la firma del servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas impuesta en el documento y no podrá certificar o avalar, ni revisar su contenido. PARÁGRAFO 3o. El procedimiento para apostillar o legalizar los documentos digitalizados y/o electrónicos, estará disponible en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.co sección apostilla y legalización en línea, opción: Guías para el ciudadano - Documento electrónico o Documento digitalizado o en el Portal Único del Estado colombiano www.gov.co o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los trámites y servicios del Estado o, en general, a través de los servicios ciudadanos digitales. PARÁGRAFO 4o. La apostilla o legalización se expide sobre la base de un solo documento firmado, independiente del número de hojas que contenga. PARÁGRAFO 5o. El listado de países apostillantes miembros de la Convención de La Haya de 1961 que suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, se encuentra disponible en la página electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia www.cancilleria.gov.co o en el Portal Único del Estado colombiano www.gov. co o en el sitio web que se destine como punto de contacto o de acceso digital para que el ciudadano consulte los

trámites y servicios del Estado. PARÁGRAFO 6o. El tiempo de respuesta de un trámite de apostilla o de legalización en estudio, dependerá del número de solicitudes en espera, sin superar el término máximo de tres (3) días hábiles.” (Subrayas y negrillas fuera de texto) Luego a partir del artículo 3 de Resolución 1959 de 2020 se condiciona la obligación de Registro de Firma ante el Ministerio de Relaciones Exteriores cuando en el ejercicio de funciones públicas suscriba o certifique documentos que deban surtir efectos legales en el exterior. En ese orden, tratándose de solicitudes diferentes a la del Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal que expide la Contraloría General de la República, cuyo trámite se encuentra detallado en la página web: https://www.cancilleria.qov.co/tramites servicios/apostilla legalización en linea/requ ¡sitos , lo pertinente será realizar el análisis de la respectiva solicitud a fin de verificar si realmente se trata de documentos que deban surtir efectos legales en el exterior. Máxime que es a través del Certificado de Antecedentes fiscales, que se certifica la información registrada en tiempo real en el Sistema de Información del Boletín de Responsables Fiscales, registro reflejado en la fecha y hora de expedición del respectivo certificado, en el que se certifica si la persona natural o jurídica está o no incluida en el Boletín de Responsables Fiscales Así de conformidad con lo ordenado en el artículo 60 de la Ley 610 de agosto de 2000 y Segundo de la Resolución Orgánica 05677 de 2005, esta Entidad continúa Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 • Código Postal 111071 • PBX 518 7000

cgr@contraloria.gov.co • www.contralona.gov.co • Bogotá, D. C., Colombia Página lü de 11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA publicando el Boletín de Responsables Fiscales, en su página web de la Entidad durante el mes siguiente al vencimiento de cada trimestre calendario. Cualquier persona puede obtener información en el Boletín de Responsables Fiscales sobre los antecedentes fiscales e imprimir directamente de la Página web el certificado respectivo.

5. Conclusiones 5.1.Respecto de las solicitudes de autenticación de copias presentadas ante la Contraloría General de la República con fines de apostilla, además de verificar aspectos generales de legitimación de las peticiones, partiendo de lo reglamentado en el artículo 3 de la Resolución 1959 de 2020 debe establecerse si el documento solicitado corresponde a aquellos que deban surtir efectos legales en el exterior, a fin de determinar si es procedente o no surtir el trámite de Registro de Firma ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, así como los demás tramites consecuentes para la autenticación de copias con fines de apostilla. 5.2. Tratándose de expedientes de responsabilidad fiscal, el numeral 6o del artículo 35 de la Resolución Organizacional "0748 de 20209 se