CGR - Concepto EE0113115 de 2015

CONTRALORIAl o™ GENERAL DELAREPÚBLICAiJURÍDICA ContraloriaGeneraldelaRepública::SGD08-09-201515:12

AlContestarCiteEsteNo.: 2015EE0113115Fol:2Anex:0FA.O

80112ORIGEN 80112-OFICINAJURIDICA/MARTHAJULIANAMARTINEZBERMEO

Bogotá, D.C., DESTINOINGRIDP1ÑEROSRIOS

ASUNTO CONCEPTO

OBS 2015EE0113115 I IIIIIIII1 1 IllllIII lili lili Señora

INGRIDPIÑEROS RÍOS

Asuntoslaborales@solucionesinteligenteskpo.com

ASUNTO. VIÁTICOS Y GASTOS DETRANSPORTE.- FORMA DE LEGALIZACIÓN.-

1.ANTECEDENTE.

Estaoficina conoce su oficio con el cual solicita se le indique, en el sector oficial, cuál es laforma o documento a través del cual se deben legalizar los gastos de transporte en que se hayan incurrido en desarrollo de una actividad estatal y la forma en que se deben legalizar dichos gastos; si se requierefactura o un documento equivalente como un comprobante de egreso de caja. Demanda igualmente se le señalen los requisitos que deben cumplir las facturas o documentos equivalentes paraque seanválidas para legalizar dichos egresos.

2. ALCANCE DELCONCEPTO.

Losconceptos emitidos porlaOficinaJurídicadelaContraloriaGeneraldelaRepública, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el

carácter de fuente normativay sólo pueden ser utilizados parafacilitar la interpretación y aplicación de las normasjurídicas vigentes, en materiade controlfiscal. Por loanterior, lacompetenciade laOficinaJurídica paraabsolver consultas se limitaa aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legalesrelativasalcampodeactuacióndelaContraloriaGeneral"1,asícomo lasformuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloria General"2, y las presentadas por la 1Art.43,numeral4delDecretoLey267de2000. 2Art.43,numeral5delDecretoLey267de2000. Avenidacarrera60 No.24-09,Piso9»PBX:6477000 EXT.1111 Bogotá,D.C.www.contraloriagen.gov.co CONTRALORIAI <™ generalde larepúblicatjurídica Página2de4 .INGRIDPINEROSRÍOS. ciudadanía respecto de "la consultas de ordenjurídico que le seanformuladas a laContraloría Generalde la República"3. Eneste orden de ideas, mediante su expedición se busca"orientar a lasdependenciasde laContraloríaGeneralde la Repúblicaen lacorrecta aplicaciónde las normasque rigen parala vigilancia de lagestiónfiscal"4 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivelterritorial y a lossujetos pasivosde vigilancia cuando éstos losoliciten"5.

Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la ContraloríaGeneral de la República, porquede conformidad conelArt.43, numeral 166 del Decreto Ley 267/00, esta calidad solo latienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamentecoordinadas con la(s) dependencia(s) implicada(s).

3. CONSIDERACIONESJURÍDICAS. 3.1.Deconformidadconlodispuestoen losartículos 61 y 71 del Decreto 1042de 1978, los empleados públicos que deban desplazarse dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimientoy pago de viáticos y gastos de transporte, destinados a reconocer a los empleados públicos los gastos de alojamiento, alimentación y transporte.

Para tales efectos el Gobierno Nacional debe fijar anualmente la escala máxima de viáticos aquetienen derecho losfuncionarios comisionados, de acuerdo conel lugarde lacomisióny con su remuneración. Cabe destacar que en la administración pública, los viáticos solamente se reconocen por comisión de servicios, más no por otra situación administrativa y, por unaduración determinada de tiempo, no de manera indefinida, pues se busca compensar el desplazamientotemporal del empleado del lugar dondetrabaja. Sobre eltema, el Consejo de Estadose hapronunciado en los siguientestérminos: "(...)En nuestro ordenamientojurídico el viático es considerado como unestipendio, un factor salarial,7 que tiene por finalidad cubrir los gastos de manutención, alojamiento y transporte enque incurreelservidor público porelcumplimiento de susfunciones fuera

3Art.43,numeral12delDecretoLey267de2000. 4Art.43,numeral11delDecretoLey267de2000. 5Art.43,numeral14delDecretoLey267de2000. 'e Art.43. OFICINA JURIDICA. Sonfunciones de la OficinaJurídica: (...) 16.Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e ÿ interpretaciónjurídica quecomprometalaposicióninstitucionaldelaContraloríaGeneraldelaRepúblicaentodasaquellasmateriasquepor suimportanciaameritendichopronunciamientooporimplicarunanuevaposturadenaturalezajurídicadecualquierorden. 7SentenclaC-221de1992delaCorteConstitucional"Losviáticossonfactordesalario(Art.42literalhdelDecreto1042de 1978),sólosiserecibenenformahabitualyperiódica;delocontrarionoconstituyensalario" Carrera9No.12C-10,Piso8 Bogotá,D.C.www.contraloriagen.gov.co

((Si CONTRALORÍA! o,,™ GENERALOELAREPÚBLICA iJURÍDICA

Página3de4 INGRIDPINEROSRÍOS. de su sede habitual de trabajo, sin sufrir por ello mengua en su patrimonio.8 Así los viáticos tienden a compensar los gastos que causa a un empleado o trabajador el desplazamiento temporal del lugar donde trabaja para ir a otro sitio donde tiene que soportar costos adicionalesde alojamientoy alimentación principalmente. (...)"9 Eneste orden, losviáticos serán cubiertospor lasentidadesdel Estadodel presupuesto respectivo, conforme a las disposiciones legales y los reglamentos correspondientes.

Estosúltimos deben contener las disposiciones en materiade comisiones de servicio y desplazamientos al interiory exterior del paísde larespectivainstitución. 3.2. Sobre la legalización de los viáticos y gastos de viaje, es importante precisar que en el caso deltransporte, éste puede ser fluvial, terrestre o aéreo, en el evento de este último, es posible que la entidad tenga vigente contrato para el suministro de tiquetes aéreos, en cuyo caso se ordenará en el respectivo acto administrativo el cargo de los gastosdeviaje adicho contrato. La legalización de viáticos se deberá efectuar ante la Tesorería de la entidad o la dependencia que haga sus veces, para lo cual es procedente anexar los documentos soportes, como la certificación del cumplimiento de la comisión, firmada por el funcionario competente según ladependenciaque lahayarequerido y el certificado de permanencia, expedido por el empleadode laciudad dondedebió cumplirse lamisma. Paraeleventodelosgastosdetransporte, encasodeexistir entrelaentidaddelEstado, contratocon unaempresa paraelsuministrodepasajesse presentaráel pasabordo. En caso contrario, lo procedente podríaser adjuntar el pasaje utilizado, o certificado de la aerolínea. En relación con lafactura para efectos de legalización de los gastos de transporte, es procedente indicar, que el artículo 1ode la Ley 1231 de 2008, que modifica el artículo 772 del Co. Co., todafactura es untítulo valor que el vendedor o prestador del servicio podrálibrar y entregar o remitir al comprador o beneficiariodel servicio. Losrequisitosde dichotítulo valor estánenunciados enelartículo3o de laLey 1231de

2008 que modifica el artículo 774 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, los cualesson loselementosseñalados en losartículos621 del Códigode Comercio,y 617 del EstatutoTributarioNacionalolasnormasque losmodifiquen,adicionenosustituyan: Lafechade vencimiento, lafechade recibode lafactura, con indicacióndel nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en 8SentenciaC-108de1995delaCorteConstitucional. 9 ConsejodeEstado,Sentenciade19deabrilde2007,RadicaciónNo.25000-23-25-000-1998-02115-01(3549-04), Carrera9No.12C-10,Piso8 Bogotá,D.C.www.contraloriagen.gov.co

CONTRALORIA1

OFÍCINA

GENERAL DELAREPÚBLICAIJURÍDICA

Página4de4 . INGRIDPIÑEROSRÍOS. dicha ley, el emisor vendedor o prestador del servicio, quien deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la mismaobligación están sujetos losterceros a quienes se hayatransferido lafactura. No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en la disposición legal mencionada. Sin embargo, la omisióndecualquierade estosrequisitos,noafectarálavalidez del negociojurídico que dio origen a lafactura. En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor oprestadordelservicio laformacióny entregade unafacturaque corresponda

al negocio causal con indicación del precioy de su pagototal o de laparte que hubiere sido cancelada. Cabe destacar que en todo caso, si por concepto de gastos de transporte se decide legalizar con facturas o documentos equivalentes, los mismos deben cumplir los requisitos legales. De otro lado, es procedente señalar que elfuncionario que debe legalizar losviáticos y gastos de viaje debe apegarse no sólo a la normatividad que regula la materia sino a también a los requisitos exigidos en sus reglamentos internos para tal efecto, por la entidad de que setrate. Finalmente es procedente recordar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43 del Decreto Ley 267 de 2000, este pronunciamiento es de carácter general y no puede ser utilizado pararesolver casos puntuales. J__ EO DirectoraOficinaJurídica Proyectó LucenithMuñozArenas>4\; Revisó. JoséDíazPeñaioza,CoordinadordeGestión

Radicado: 2015IE0070039

Carrera9No.12C-10,Piso8 Bogotá,D.C.www.contraloriagen.gov.co