CGR - Concepto IE0063392 de 2015

CONTRALOR!A!

OFICINA OENERALDELAREPÚBLICAIJURÍDICA

.......

ContraloriaGeneraldelaRepública: :SGD08-07-201516:40

AlContestarCiteEsteNo.: 2015IE0063392Fo!:3Anex:0FA;0

ORIGEN 80112-OFICINAJURIDICA/MARTHAJULIANAMARTINEZBERMEO DESTINO80811-DESPACHODELGERENTEDEPARTAMENTALARAUCA/JOSEVLADIMIR

MANCERABORJA

80112 ASUNTO NOTIFICACIONES-COMPETENCIAENGERENCIASDEPARTAMENTALES

OBS 2015IE0063392 IIlllllilllllllI IIII lililí lili Bogotá, D.C. Señor

JOSÉVLADIMIR MANCERA BORJA

Gerente Departamental Gerencia DepartamentalColegiadadeArauca Carrera22 No. 19-27 Arauca - Arauca

Asunto: Notificaciones-Competenciaen Gerencias Departamentales

1.Antecedentes. EstaOficinaha recibidosu comunicación radicada bajoel número2015IE0050163 en la quesolicitaseemitaconceptojurídico enelqueseestablezcaaquégrupolecorresponde al interior de laGerencia Departamental,asumir lacompetenciadeltrámite paranotificar la respuesta por aviso, bien sea anónima o cuando no se tenga la dirección de correspondencia uotrodatode contacto conelciudadanoparacomunicarle larespuesta cuando elasunto noversa sobre un procesoadministrativo.

2. Conceptos de laOficinaJurídica.Alcance y competencia.

Los conceptos emitidos por la OficinaAsesora Jurídica de la Contraloria General de la

República, son orientaciones de carácter general que no comprenden lasolución directa de problemasespecíficos, nielanálisisdeactuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1, ni tienen el carácter defuente normativay sólo puedenser utilizadosparafacilitar lainterpretacióny aplicación de las normasjurídicas vigentes, en materiade controlfiscal. Por loanterior, la competencia de laOficinaJurídica paraabsolver consultas se limitaa aquellas que formulen las dependencias internas de la Contraloria General de la República, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación yaplicacióndelasdisposicioneslegalesrelativasalcampodeactuacióndelaContraloria 1RepúblicadeColombia,Ley1755del30dejuniode2015,artículo28 Carrera9 No. 12C10 (cid:127) PBX: 647 7000 (cid:127) Bogotá,D.C. (cid:127) Colombia (cid:127) www.contraloria.gov.co

CONTRALORIAI

OFICINA GENERAL DELAREPÚBLICA1JURÍDICA Generaf'2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de lagestiónfiscalylasdemás materiasenque debanactuarenarmonía con la Contraloría Generaf'3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas deordenjurídico queleseanformuladas a la Contraloría Generalde laRepública"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría Generalde la República en la correcta aplicación de lasnormas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorarjurídicamente a las entidades que

ejercen elcontrolfiscalen elnivelterritorialy a lossujetospasivosde vigilancia cuando éstoslosoliciten"6. Finalmente se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 167del DecretoLey267de2000, ésta calidad solo latienen lasposicionesjurídicas que hayan sido previamente coordinadasy con la(s) dependencia(s) implicada(s). 3.ConsideracionesJurídicas Sea lo primero señalar que la Ley 1437 de 2011 consagra en el Capítulo V, los parámetros generales bajo los cuales deben surtirse las "Publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones" de las actuaciones administrativas. Y consagra en el artículo66eldeber denotificarlosactosadministrativosdecarácter particulary concreto, conforme con lasdisposiciones contenidas en dicho capítulo. En cuanto al asunto referido a las notificaciones, la misma norma establece en los artículos 67 a 73 las condiciones en que debe adelantarse la notificación personal, la citaciónparaefectuarla,lanotificaciónporaviso,lanotificacióndelosactosdeinscripción o registro, la autorización para recibir la notificación, la falta o irregularidad de las notificaciones y la notificación por conducta concluyente así como la publicidad o notificaciónatercerosdequienes sedesconozca su domicilio. Atendiendo la inquietudformulada por el consultante, es preciso señalar que el artículo 67de laLey 1437de2011consagra laspautasparalanotificaciónpersonaly asuturno, el artículo 69 de la misma norma determina la notificación por aviso, en los siguientes

términos: 2RepúblicadeColombia,Art.43,numeral4delDecretoLey267de2000. 3RepúblicadeColombia,Art.43,numeral5delDecretoLey267de2000. 4RepúblicadeColombia,Art.43,numeral12delDecretoLey267de2000. 5RepúblicadeColombia,Art.43,numeral11delDecretoLey267de2000. 6RepúblicadeColombia,Art.43,numeral14delDecretoLey267de200o. 7 RepúblicadeColombia,DecretoLey267de2000,artículo43.OficinaJurídica.SonfuncionesdelaOficinaJurídica:(...)16.Coordinarconlas dependencias laadopciónde unadoctrina e interpretaciónjurídica quecomprometa la posicióninstitucionalde laContraloríaGeneralde la Repúblicaentodasaquellasmateriasqueporsuimportanciaameritendichopronunciamientooporimplicarunanuevaposturadenaturaleza jurídicadecualquierorden. Carrera9 No.12C10 (cid:127) PBX:647 7000 (cid:127) Bogotá,D.C. (cid:127) Colombia (cid:127) www.contraloria.gov.co iCONTRALOR!AL™ GENERAL DELAREPÚBLICA IJURÍDICA "Artículo 67. Notificación personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativasenotificaránpersonalmentealinteresado,asurepresentanteoapoderado, oala personadebidamenteautorizadaporelinteresadoparanotificarse. Enla diligencia de notificaciónse entregará alinteresadocopia íntegra, auténticay gratuita del actoadministrativo, conanotación de la fecha ylahora, losrecursosque legalmenteproceden,

lasautoridadesantequienesdebeninterponerseylosplazosparahacerlo. Elincumplimientode cualquieradeestosrequisitosinvalidarálanotificación. La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anteriortambiénpodráefectuarsemedianteunacualquieradelassiguientesmodalidades: 1.Pormedioelectrónico. Procederásiempreycuandoelinteresadoaceptesernotificadodeesta manera. La administración podrá establecer este tipo de notificación para determinados actos administrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias públicas. En la reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades alternativas de notificación personal para quienes no cuenten con accesoalmedioelectrónico.

2. Enestrados. Todadecisiónqueseadopteenaudienciapúblicaseránotificadaverba/menteen estrados, debiéndosedejarprecisaconstanciadelasdecisionesadoptadasydelacircunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la notificación se contaránlostérminosparalainterposiciónderecursos.

Artículo 69. Notificaciónporaviso. Sinopudierehacersela notificaciónpersonalalcabo de los cinco (5) días delenvío de la citación, esta se harápormediode aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse delregistromercantil, acompañado de copia íntegra delacto administrativo. Elaviso deberáindicarlafechayladelacto que senotifica,laautoridadqueloexpidió, losrecursosque

legalmenteproceden, lasautoridadesantequienesdebeninterponerse, losplazosrespectivosy la advertencia de que la notificación se considerará surtida alfinalizar eldía siguiente alde la entregadelavisoenellugardedestino. Cuando se desconozca lainformaciónsobre eldestinatario, elaviso, con copia íntegradelacto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidadpor eltérmino de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificaciónseconsiderarásurtida alfinalizareldía siguiente alretirodelaviso. Enelexpedientese dejaráconstanciadelaremisiónopublicacióndelavisoydelafechaenque porestemedioquedarásurtidalanotificaciónpersonal". La Contrataría General de la República de manera armónica con las disposiciones anteriores, adoptó el procedimiento de atención de derechos de petición y de otras solicitudes, dentro del macroproceso enlace con clientes y otras partes interesadas, Carrera9 No.12C-10 (cid:127) PBX:647 7000 (cid:127) Bogotá,D.C. (cid:127) Colombia (cid:127) www.contraloria.gov.co

CONTRALORÍAI

GENERAL

DELAREPÚBLICA¡O JUF RÍC ÍDfN ICA A versión 5.1 del 25 de septiembre 2013, en cuyo numeral 3 se consignan las siguientes pautas paraeltrámite inicial: "Todo derecho de peticióndeberá ser remitido de manera inmediata a la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana o los Grupos de Participación Ciudadana de las Gerencias DepartamentalesColegiadas, quienes tienenlaexclusividadeneltrámite inicialdepeticiones, y

otrassolicitudes;enaquellos casosenqueseanrecibidasporunadependenciadistintaaestás, deberánserenviadasenformainmediataalasdependenciasantesmencionadas. EnelNivelCentraldebeserremitidode forma inmediata alaDireccióndeAtención Ciudadana, parasuregistroenelSistemadeParticipaciónCiudadana. En las Gerencias Departamentales, debe ser remitido de forma inmediata al Grupo de Participación Ciudadana, para su registro en el Sistema de Participación Ciudadana", (se subraya) De igual manera, en el numeral 4.3 del procedimiento se consagran las pautas para el trámite delassolicitudesanónimasen lossiguientestérminos: "Se consideran anónimos las solicitudes presentadas ante la CGR que carecen de todos los elementos:nombre,dirección, correoelectrónicoyteléfono. Enestesentido, nosetramitaránpor partedelaCGR, aexcepciónqueelcontenidodelescritoprecisecircunstanciasdemodo,tiempo y lugar o que suministrenloselementossuficientes para iniciarinvestigación, evento en elcual se tramitaránDEOFICIOporpartedelaEntidad. No se consideran anónimos, los derechos de petición que contengan o nombre, o dirección o correo electrónico o teléfono, evento en el cual, se tramitarán de acuerdo al presente procedimiento. En el evento en que en el derecho de petición, sólo se conozca el nombre o el teléfono del peticionario, la respuesta será notificada poraviso, de conformidadcon lo establecido en elart 69 de lalev 1437de 2011. concopia íntegrade larespuestaenlapáginaelectrónica y entodo

caso en un lugar de acceso público de la Dirección de Atención Ciudadana v la Gerencia Departamental,poreltérmino de 5díasconlaadvertenciadequelanotificaciónseconsiderará surtida alfinalizareldíasiguientealretirodelaviso", (se subraya) Concordante con lo anterior, el procedimiento fija en el numeral 4.7 "Criterios para notificar el auto de archivo", las siguientes actividades respecto de la notificación por aviso: "Notificaciónporaviso. Sinopudierehacersela notificaciónpersonalalcabo deloscinco (5) días delenvío de la citación, esta se harápormedio de aviso que se remitirá a ladirección, al númerodefaxoalcorreoelectrónicoquefigurenenelexpedienteopuedanobtenersedelregistro mercantil, acompañado de copia integradelacto administrativo. Elavisodeberá indicarlafecha y ladelacto quese notifica, laautoridadqueloexpidió, losrecursosquelegalmenteproceden, lasautoridades antequienesdebeninterponerse, losplazosrespectivosylaadvertenciadeque la notificaciónse considerará surtida alfinalizar eldía siguiente alde la entrega delaviso en el lugardedestino. Carrera9 No.12C— 10 (cid:127) PBX:647 7000 ÿ Bogotá,D.C. (cid:127) Colombia (cid:127) www.contraloria.gov.co _ CONTRALORIA vÿwin ir\/-M «wr\i/-\iOFICINA GENERAL DELAREPÚBLICAiJURÍDICA Cuando se desconozca lainformaciónsobre eldestinatario, elaviso, con copia íntegradelacto

administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidadpor eltérmino de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificaciónse considerarásurtida alfinalizareldía siguiente alretirodelaviso". Finalmente el numeral 5.1 que contiene las actividades a desarrollar por las dependenciasde laContraloríaGeneralenatenciónaunasolicitud, recoge íntegramente en el respectivoflujograma lospasosquedebenadelantarseafindedartrámite hastasu culminación de losderechos de peticiónque son radicadosen éste órgano de control. En consecuencia, y dando respuesta al consultante, se observa que la Contraloría Generalde laRepúblicade maneraarmónicacon lasdisposiciones contenidas en laLey 1437de 2011, adoptó el procedimiento de atención de derechos de petición y de otras solicitudes, dentro del macroproceso "enlace con clientes y otras partes interesadas" y dispuso en el numeral3o de laversión 5.1 del 25 de septiembre 2013 las pautas parael trámite inicial de los derechos de petición que sean radicados en la entidad tanto en el nivel central como en el desconcentrado, haciendo especial énfasis en que en las Gerencias Departamentales deben adelantar las respectivas actuaciones a través del Grupode Participación Ciudadana. _______ En losanteriorestérminos, se absuelve su consulta. Cordialmente,

JJ EI RMEO

DirectoraOficinaJurídica PPrrooyyeeccttóó::VíohanaAsslertArévalo

Revisó: LucenithMuñozArenas

Radicado: 2015IE0050163 J

Carrera9 No.12C10 (cid:127) PBX:647 7000 (cid:127) Bogotá,D.C. (cid:127) Colombia (cid:127) www.contraloria.gov.co