CGR - Concepto IE0121262 de 2015

Avcej (oKJíÿ ContraloriaGeneraldelaRepública::SGD24-12-201510:24

AlContestarCiteEsteNo.: 2015IEQ121262Fol;5Anex;0FA:0

ORIGEN 80112-OFICINAJURIDICA/MARTHAJULIANAMARTINEZBERMEO CONTRALORIAi DESTINO 80661-DESPACHODELGERENTEDEPARTAMENTALRISARALDA/CRIS GUTIERREZ

GENERAL DELAREPÚSLIQA Io ¿UR™ lDtCA ALVAREZ

ASUNTO PAPELESDETRABAJOPROCESOAUDITOR.

OBS 801122015IE0121262 Bogotá, D.C., Doctor

CRISTIAN GUTIERREZALVAREZ

Presidente Gerencia DepartamentalColegiada Risaralda Contraloria General de la República PereiraRisaralda Asunto: Papelesdetrabajo proceso auditor. Respetadodoctor GutiérrezAlvarez: LaOficina Jurídica de laContraloria Generalde la República recibió su escrito de 18de diciembre 2015 con SIGEDOG 2015IE0108751,en el que eleva lasiguiente consulta: "¿Es preciso entregar a la entidad auditada copia íntegra de los papeles de trabqj (mesasde trabajo) solicitadas, aun cuando elinforme de auditoría nohasidoliberado ¿En qué casos, y a qué tipo de autoridades se les deben entregar las copias de Ids papeles de trabajo cuando seansolicitadas?" Señala en su escrito que en conceptos 20131E0037985 y 2013IE0021398 la Oficina Jurídica se pronunció sobre la obligación quetiene el auditor de proteger la información

qjje que obtiene con carácter reservado, así como de lo obtenido en el proceso auditor, es evidencia para laformulación de hallazgos. También refiere las normas de auditoría generalmente aceptadas en concepto emitido sobre el tema por la Oficina de Planeación, donde indica que, los papeles de trabqjo gozan de reservamásaún cuando no se haliberado el informefinal de auditoría. Cita las normas ISSAI Norma 30 Código de Ética, INTOSAI, para señalar que lia pa|ra información obtenida en el proceso auditor no debe revelarse a terceros, salvo cumplir responsabilidades legales. Carrera9No.12C-10Piso8 car@contraloria.aov.co(cid:127) www.contraloria.gov.co(cid:127) Bogotá,D.C.,Colombia

ICONTRALORIAI

OFIClMA

OENERALOE LAREPÚBLICAiJURÍDIOA

DoctorCristianGutiérrezÁlvarez, GerenciaDepartamentaldeRisaralda Página2de 5 1.ALCANCE DELCONCEPTO Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1 ni tienen el carácter de fuente normativay sólo pueden ser utilizados parafacilitar la interpretación y aplicación de las normasjurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por loanterior, lacompetencia de la Oficina Jurídica para absolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las

mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretacióny aplicación de lasdisposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de lagestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generar3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de ordenjurídico que le sean formuladas a la Contraloría Generalde laRepública"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscaí'5 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen elcontrolfiscalen elnivelterritorialy a lossujetos pasivos de vigilancia cuando éstoslosoliciten"6. Se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 167 del Decreto Ley 267/00, esta calidad sólo latienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). 1Art 25Ley1755de2015 2Art. 43,numeral4odelDecretoLey267de2000 3Art. 43,numeral5odelDecretoLey267de2000 4Art. 43,numeral12delDecretoLey267de2000 5Art. 43,numeral11delDecretoLey267de2000 6Art. 43,numeral14delDecretoLey267de2000

7Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Sonfunciones de la OficinaJurídica:(...) 16. Coordinarconlas dependencias laadopciónde una doctrina e interpretaciónjurídica que comprometa la posición institucionalde la Contraloría General de la República en todas aquellasmateriasqueporsuimportanciaameritendichopronunciamientooporimplicarunanuevaposturadenaturalezajurídica decualquierorden. Carrera9No.12C-10Piso8 car@contraloria.Qov.co«www.contraloria.aov.co« Bogotá,D.C.,Colombia

CONTRALORIAI

OFICINA

GENERAL DELAREPÚBLICAIJURlDIOA i

DoctorCristian GutiérrezAlvarez, GerenciaDepartamentaldeRisaralda Página3de5

2. ANALISIS JURIDICO El asunto sometido a consulta ya ha sido tema de estudio por parte de la Oficnai Jurídicadonde se expuso lo siguiente: "Revisado el asunto planteado, se tiene que ¡os conceptos traídos a colación en su escritoy sobre loscuales indicaque contienenposicionescontrarias, son anteriorese la Ley 1712de 2014 "Pormedio de la cualse crea la Leyde Transparencia y delDerecho también de Acceso a la Información Pública y se dictan otras disposiciones" (norma referidaen suescrito).

La Ley 1712de 6demarzo de 2014, publicada enelDiario OficialNo. 49084 delmisipo día de la norma, determina que su objeto es "regular el derecho de acceso a laj información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y !as|

excepciones a la publicidad de información."8 Y su ámbito de aplicación determnal quiénes son sujetos obligados, entre los que se encuentran: "b) Los órganos, organismos y entidades independientes o autónomos y de control"9 La norma en cita, contempla que el derecho fundamental de acceso a la informac,on\ solopodrá serrestringido de manera excepcional, y que las excepciones que deben ier} limitadas, proporcionales y que deben estar contempladas en la ley o en la Constitución. De las definiciones que trae la norma, efectivamente se encuentran los "Documentos en construcción"y determina que: "No será considerada información pública aquélla información preliminar y no definitiva, propia del proceso deliberatorio de un sujetoj obligado ensucalidadde tal."10 Tráigase a colación ahora la definición de auditoría contenida en la Guía de Auditoría de la CGR: "Es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, los resultados de la gestión fiscal en términos deprestaciónde servicios o provisión de bienespúblicospara elcumplimiento de los fines esenciales del Estado, de manera que lepermita a la Contraloría General delaRepública fundamentarsus opinionesy conceptos." | Dela definición transcrita se observa que elejercicio delproceso auditor, es unprocáso sistemático, es decir, que se encuentra desarrollado en varias etapas, cuya culminación Articulo 1Ley 1712de2014 9Articulo 5literalb)delaLey1712de2014 10Artículo 6oliteralg)Ley1712de2014 Carrera9No.12C-10Piso8

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CONTRALORIA|oWo,na

GENERAL OE LAREPÚBLICAI.JURÍDICA DoctorCristianGutiérrezAlvarez, GerenciaDepartamentaldeRisaraida Página4de 5 final, son las opiniones y conceptos que arrojan el mismo y que se encuentran plasmadas en el informe final. La información que pueda ser levantada así como aquella que puedaserplasmada enundocumento, llámese informe, papelde trabajo, o levantamiento de datos, no puede ser considerada más allá de documentos en construcción, pueséstosnodetemiinan niparticularizanninguna situaciónhastaque de los mismos no se pueda tomar en definitiva una opinión o concepto que permita su exhibición como tal. Si bien es cierto, la norma expedida en marzo del presente año es posterior a los conceptos que fueron emitidos conocasión de la reservao no de lainformación que los mismos contienen, esta Dependencia siempre ha señalado que la reserva de documentospúblicosdebe encontrarse contenida enlaleyy enla Constitución. No obstante lo anterior,, queremos precisar, que el análisis de la información denominadapúblicaparaelacceso a lamisma debe seranalizada a laluz de loreferido enJa Ley 1712 de 2014, pues, no compete a esta Dependencia ser intérprete del legislador, acerca de indicarqué constituye o noinformaciónde carácterreservado. 3.- CONCLUSIÓN Se precisa que en atención a que el ejercicio auditor es un proceso de carácter sistemático en construcción, constituirá informaciónpública cuando no requiera delEnte de Control el debate sobre una opinión o un concepto que no tenga el carácter de

definitivo, puesmalpodríareferirse a ella comoposiciónde la Entidadsobre laauditoría realizada."11 En respuesta al primer interrogante planteado, precisamos que tal como lo señala la ley de acceso a la información, si losdocumentos a loscualesquiere acceder laentidad auditada son de la categoría de "Documentos en construcción", los mismos gozan de reservalegal, hastatanto no constituyan elfundamento de unaposición definitiva. En Sentencia C-274 de 2013 mediante la cual se realizó la revisión constitucional de la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional, en tratándose de documentos en construcción declaró exequible el artículo 6o, literal k) "en el entendido que la posibilidad de que un sujeto obligado pueda mantener la reserva sobre información preliminar, depende de que esta reserva obedezca a (i) un fin constitucionalmente legítimo (ii) la medida resulte ser razonable, proporcionada y necesaria." 11Concepto OficinaJurídica2014IE0153284defecha31deoctubrede2014. Carrera9No.12C-10Piso8 car@contraloria.aov.co(cid:127) www.contraloria.aov.co(cid:127) Bogotá,D.C.,Colombia CONTRALORIA|op,c,na GENERAL oeLAREPÚBLICA IJURlDtOA DoctorCristianGutiérrezAlvarez, GerenciaDepartamentaldeRisaralda Página5de La segunda pregunta se resuelve bajo los parámetros en los que se declaró exequible la reserva de documentos en construcción, es decir, que tengan un fin constituciopal legítimo,y la medida resulte razonable, proporcionaday necesaria.

Cordial saludo,

JULIANA MARTINEZ BERMÉO

DirectoraOficinaJurídica

Proyectó: JohanaMilenaValenzuelaPardo

Revisó: JoséDiazPeñaloza zr\'7¡>

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Radicado: 2015IE0108751

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