CGR - Concepto IE0121574 de 2015

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JOSE MIGUELCHAR CHICRE

Contralor Delegado Intersectorial No. 2 Unidadde Investigaciones Especiales contra laCorrupción Contraloría General de la República Carrera 8 No. 15 -46 piso 1 Bogotá.

ASUNTO: FALLO DE RESPONSABILIDAD FISCAL-TITULO EJECUTIVO Respetadodoctor Char Chicre: Conoce esta Oficina su comunicación mediante la cual solicita concepto sobre si elfallo con ResponsabilidadFiscaldictadoenaudienciaconstituye unaobligaciónclara,expresa

y actualmente exigible de pagar una suma liquidade dinero afavor delTesoro Nacional. Manifiesta que en los procesos de responsabilidad fiscal tramitados según el procedimientoverbal, al ser proferidaslasdecisiones enaudienciay no enforma escrita, constituye y presta mérito ejecutivo la primera copia auténtica de la grabación de la audiencia con su respectiva constancia de ejecutoria. En caso de respuesta negativa, cómo se constituye el título ejecutivo en los Procesos Verbales de Responsabilidad Fiscal.

ALCANCE DEL CONCEPTO.

Losconceptos emitidos por laOficinaJurídicade laContraloría Generalde la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos, ni el análisis de actuaciones particulares.

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En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1, ni tienen el carácter defuente normativay sólo puedenser utilizadosparafacilitar la interpretacióny aplicación de las normasjurídicas vigentes, en materiade controlfiscal. Por lo anterior, lacompetencia de la OficinaJurídica paraabsolver consultas se limita a aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"2, así como las formuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de la gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría General"2y las

presentadas por la ciudadanía respecto de "la consultas de orden jurídico que le sean formuladas a la Contraloría General de la República"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal"5 y "asesorar jurídicamente a las entidades que ejercen el control fiscal en el nivelterritorial y a los sujetos pasivos de vigilancia cuando éstos lo soliciten"". Finalmentese aclara que notodos losconceptos implican laadopción de unadoctrina e interpretaciónjurídica que comprometa laposicióninstitucionalde laContraloríaGeneral de la República, porque de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43, numeral 16' del Decreto Ley 267 de 2000, esta calidad solo la tienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamentecoordinadasy con la(s) dependencia(s) implicada(s).

CONSIDERACIONES JURIDICAS: ElManualdeJurisdicciónCoactivadelaCGR ensu numeral7.3.1.establece: "Ejecutoria delos fallos conresponsabilidadfiscalprocedimientoordinarioy verbal. Laejecutoriedad de las providencias expedidas dentro de los procesos de responsabilidad fiscal que adelanta la CGR comoparte de su objeto misional, fue regulada porelartículo 56 de la Ley610de 2000;porloque elfuncionario de cobro deberáceñirse alcontenido de dicha disposición.

Nótese que la redacción de esta norma sibien es muysimilar alartículo 62 delantiguo Código Contencioso Administrativo y al artículo 87 del CPACA actual, por virtud del

Artículo28delaLey 1437de2011. 2Art.43,numeral4del DecretoLey267de2000. 1Art.43,numeral5del Decreto Ley267de2000. 1Art.43,numeral 12delDecreto Ley267de2000. ÿ Art.43,numeral IIdelDecreto Ley267de2000. <JArt.43,numeral 14delDecretoLey267de2000. 7 Art. 43. OL1CINA JURIDICA. Son funciones de laOficinaJurídica:(cid:127)(... ) 16. Coordinar con lasdependencias laadopción de una doctrina e interpretaciónjurídica quecomprometa laposicióninstitucionaldelaContraloríaGeneraldela Repúblicaentodasaquellasmateriasqueporsu _ importanciaameritendichopronunciamientooporimplicarunanuevaposturadenaturalezajurídicadecualquierorden. Carrera9 No. 12C-10piso8 PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C. Colombia www.contraloria.gov.co_ CONTRALORIA JOSEMIGUELCHARCHICRE Página3de8 criterio ele especialidad, rige esta disposición en materia de actos administrativos derivados de la responsabilidadfiscal. También en lo que respecta al mérito ejecutivo del fallo con responsabilidad fiscal es menester observar el artículo 58 de la Ley 610 de 2000 por ser norma específica en materia de control fiscal. En elProceso de ResponsabilidadFiscalque se adelante por el procedimiento verbal, se constituye título ejecutivo con: fallo con responsabilidad escrito, actaquecontengalosdatosgeneralesdelproceso, constancia desunotificación, minutodela audiencia enquesesurte[artículo 104 delaLey 1474de 2011]yconstancia

de suejecutoria. Igualmente, adjuntarelvideo o mediode registro, tanto de la audiencia de decisión como de los recursos de reposición y apelación, junto con los demás documentos exigidos en elprocedimiento ordinario para este efecto [Art. 11Resolución Orgánica 5844/2007]o normasque losmodifiqueno sustituyan. Descripcióndo los títulos ejecutivos: Enseguida se analizará en detalle cada uno de los títulosejecutivosqueprestanméritoejecutivo afavordelEstadocuyoprivilegiodelcobro coactivo corresponde adelantar a la CGR. Ellistado de dichos documentos se halla en elartículo 92 de la Ley 42 de 1993y en otras normas aplicablespara la actividadde la CGR, y en elartículo 99 delaLey 1437de 2011,paralos demás títulos ejecutivos. Para ello se indicará el tipo de titulo, la fuente normativa, y los requisitos y demás observacionespara la correcta configuración de cada uno de ellos. Losfallos con responsabilidadfiscalArtículo 92-1Ley42 de 1993, artículo 58 de la Ley 610de 2000y elartículo 3 numeral 1de la ResoluciónOrgánica 5844 del 17de abrilde

2007. El fallo con responsabilidad fiscal, independientemente de que se trate de un proceso ordinario (Ley 610 de 2000) o verbal (Ley 1474de 2011), se plasma a través de un acto administrativo. Por tal razón dichas providencias deben estar debidamente ejecutoriadas.

Deberá acompañarse los siguientes documentos: -Copia del título ejecutivo. No es necesaria la autenticación deldocumentoporque taly como lo dispuso elartículo 25 del

Decreto 019 del 10de enero de 2012, o DecretoAntltrámltes, corregidoporelartículo 1 delDecreto 053 del 13de enero de 2012, losactos de funcionario público competente sepresumen auténticosy no se requiere autenticación en sede administrativa o notarial de losmismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. -Copia de losrecursoso consulta sisehubieren surtido. - La póliza de seguros debidamente integrada al fallo con responsabilidad fiscal. - Constancias de notificación del fallo con responsabilidady de los recursos o consulta. Dependiendo delrégimenaplicable a la notificación, bien a través del CCA artículos 44 y 45, paralosprocedimientos vigentes a la entrada en vigencia de la Ley 1437de 2011, o bien mediante el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Carrera9 No. 12C-10piso8 PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.conlraloria.gov.co

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Administrativo en sus artículos 56, 67, 69 o 71, para los procesos abiertos con posterioridadaldía 2 dejulio de 2012. Para las dos circunstancias se puede efectuarla notificación en estrados para los procesos verbales de responsabilidad fiscal. - Constancia de ejecutoria. Donde se haga constar la fecha de firmeza del fallo con responsabilidadfiscal, expedida por la Secretaría Común. -Una relación de los bienes

delresponsableo responsablesfiscales, sise tuviere noticia de ellos. -Cuaderno de medidas cautelares. Siéstas fueron decretadas dentro delproceso de responsabilidad fiscal. -Títulos de depósitojudicial. Debidamente puestos a disposición del funcionario ejecutor para garantizar su custodia. EI artículo 1 del Decreto 2153 de 2012, fue declarado inexequiblepor la Corte Constitucionalen la sentencia C-634 de 2012. M.P. Jorge IgnacioPretelt Chaljub." Ahora, el artículo 97 de la Ley 1474 de 2011 señala: "Procedimiento verbal de responsabilidad fiscal. El proceso de responsabilidad fiscal se tramitará por el procedimiento verbal que crea esta ley cuando del análisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicación de cualquiera de los sistemas de control, se determine que están dados los elementos para proferir auto de apertura e imputación. Entodos los demás casos se continuará aplicando el trámite previsto en la Ley 610 de 2000. El procedimiento verbal se someterá a las normas generales de responsabilidad fiscal previstas en la Ley610 de 2000 y en especial por las disposiciones de lapresente ley. En el artículo 101 de la Ley 1474 de 2011 se señalan las reglas para el Trámite de la audiencia de decisión8 y en el artículo 116 se indica la Utilización de medios tecnológicos, así: "Laspruebasy diligenciasseránrecogidasy conseivadasenmedios técnicos. Así mismo, laevacuación de audiencias, diligenciasengeneraly laprácticade pruebas pueden llevarse a cabo en lugares diferentes a la sede del funcionario competente para adelantar el proceso, a través de medios como la audiencia o

comunicación virtual, siempre que otro servidor público controle materialmente su desarrollo en ellugar de su evacuación. De ello se dejará constancia expresa en el acta de la diligencia." a) El funcionario competente para presidirlaaudiencia de decisión,ladeclarará abierta con la presencia del funcionario investigadorfiscal, los profesionalestécnicosdeapoyodesignados,elpresuntoresponsablefiscalosuapoderado,silotuviere,oeldefensordeoficioyelgaranteoaquien sehayadesignadoparasurepresentación; b)Seconcederáelusodelapalabraalossujetosprocesalesparaqueexpongansusalegatosdeconclusiónsobreioshechosquefueronobjetode imputación; c)Elfuncionariorealizaráunaexposiciónampliadeloshechos,pruebas,defensa,alegatosdeconclusión,determinarásiexistenpruebasqueconduzcan alacertezadelaexistenciaonodeldañoalpatrimoniopúblico;desucuantificación;deiaindividualizaciónyactuacióndelgestorfiscalatítulodedolo oculpagrave;delarelacióndecausalidadentrelaconductadelpresuntoresponsablefiscalyeldañoocasionado,ydeterminarátambiénsisurgeuna obligacióndepagarunasumalíquidadedineroporconceptoderesarcimiento; d)Terminadaslasintervencioneselfuncionariocompetentedeclararáqueeldebatehaculminado,yproferiráenlamismaaudienciademaneramotivada falloconosinresponsabilidadfiscal.Paratalefecto,laaudienciasepodrásuspenderporuntérminomáximodeveinte(20)días,alcabodeloscuales

lareanudaráyseprocederáadictarelfallocorrespondiente,elcualsenotificaráenestrados.Elresponsablefiscal,sudefensor,apoderadodeoficioo eltercerodeclaradocivilmenteresponsable,deberánmanifestarenlaaudienciasiinterponenrecursodereposiciónoapelaciónsegúnfuereprocedente, casoene!cuallosustentarádentrodelosdiez(10)díassiguientes; e)Lacuantíadelfalloconresponsabilidadfiscalseráindexadaalafechadeladecisión.Laprovidenciafinalseentenderánotificadaenestradosenla audiencia,conindependenciadesielpresuntoresponsableosuapoderadoasistenonoaiamisma. Carrera9 No. 12C-10piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co - í

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El artículo 243 del Código General del Proceso establece: "Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripcionesen lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es públicoeldocumento otorgadoporunparticularen ejercicio de funciones públicaso con

su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública." Elartículo 244 del mismo prescribe: "Documento auténtico. Esauténtico undocumento cuandoexiste certeza sobre lapersonaque loha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respectode lapersonaa quien se atribuya eldocumento. Losdocumentospúblicosylosprivadosemanados de lasparteso de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproduccióndelavoz o delaimagen,sepresumenauténticos, mientrasnohayan sido tachados de falso o desconocidos, según elcaso. (...) Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitosparaser título ejecutivo. La parte que aporte alproceso undocumento, en originalo en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Losdocumentos en forma de mensaje de datos sepresumenauténticos. Lo dispuesto en este artículo se aplica en tocios los procesos y en todas las jurisdicciones (Negrillafuera de texto) De otro lado, la Ley 1437de 2011 introduce en su artículo 55, el documento público en medio electrónico, el cual tiene la misma validez y fuerza probatoria conferida a los documentos por el Código General del Proceso y en el artículo 57 ibidem autoriza la

emisióndelactoadministrativoelectrónico,siemprey cuandoseaseguresuautenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con laley. Carrera9 No. 12C-10piso8 PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia www.contraloria.gov.co 1 ((0 contralor! A OFICINA Cj NtKAL Üt.LAKt.HU13!.¡CA jum'otcA

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La Resolución Orgánica No. 8 de 2014, "Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria número 0277 de 18de marzo de 2014 por medio de la cual se adoptó el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." Indica: Capítulo IV, De la modificación de la Resolución 5844 de 2007: Artículo 5o. Conformación del Título Ejecutivo. Modificar el numeral 8o del artículo 11° de la ResoluciónOrgánica 5844 del 17de abril de 2007, el cual quedará como sigue:

8. Remitir la fotocopia auténtica y legible del titulo ejecutivo con la anotación que es la primera copia que presta mérito ejecutivo9. 8.1. Será válido para todos los efectos legales el traslado del original de los títulos ejecutivos para los procesos de responsabilidad fiscal, sancionatorios y disciplinarios, realizados a través de la plataforma SAE, los cuales en todo caso prestarán mérito ejecutivo.

"11. Traslado deltítulo ejecutivo ajurisdicción coactiva. Hasta elmomento en que se socialice el procedimiento para utilizar la funcionalidad que permite remitir el título ejecutivoa través de SAEPRFparainiciarelprocesodejurisdicción coactiva, se deberá descargar una copia digital de todos los documentos que conformen el titulo ejecutivo delexpedientedigitalyremitirlosenmediomagnéticoalfuncionario correspondientepara eltrámite delproceso de cobro coactivo. Delfuncionamiento y utilizaciónde lassalas deaudienciaparaeltrámite de los procesos verbales enSAE. Capitulol. ARTÍCULO 17. Integración de salas de audiencia con SAE. A partir de la fecha de expedición de la presente se adoptará el software de grabación de audiencias que se encuentra integrado con SAE como mecanismo para la captura y conservación de los registros de las diligencias verbales que se adelanten dentro de los procesos administrativos, en las dependencias en las que se encuentre habilitada la herramienta pertinente. Forestarazón, se observará elsiguienteprocedimientopara eldesarrollode lasaudiencias: 1.Antes deinstalarlaaudiencia, quienlapresidainstalarásudispositivo criptográfico en la estación destinada a la grabación dela diligencia, yseautenticará en aquella.

2. Una vez autenticado dentro delaplicativo de grabación, indicará eltipo de procesoy elnúmerocorrespondiente dentro de SAE.

9 Ley42de1992,Articulo92°.-Prestanméritoejecutivo:Losfallosconresponsabilidadfiscalcontenidosenprovidenciasdebidamenteejecutoriadas.

Carrera9 No.12C— 10piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia ÿ www.contraloria.gov.co ylypCONTRALOR!A oÿa

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3. Quienpresidalaaudiencia, elsustanciados, asistencialo elsecretario, introduciránlos datos necesarios para identificar a cada uno de los intervlnlentes en la audiencia y señalará eltipo de diligencia que se va a celebrar.

4. A partirde allí, elusuario sustanciados, asistencialo aquelque siiva de apoyo a quien preside la audiencia, operará el aplicativo para definir ios parámetros de grabación durante eldesarrollo de la totalidadde ladiligencia.

5. Una vez finalizada la audiencia, está deberá ser firmada digitalmente por quien la presidió, momentoenelcualelaplicativolapondrádisponibledentrodelexpediente SAE correspondientepara serasociada a la actuación correspondiente.

PARÁGRAFO.Enaquellasdependenciasenlasquenosecuentenconlasherramientas necesarias para la integración, se continuará dejando el registro de las audiencias verbales de la forma en que se encuentra establecido a la fecha. LaUnidaddeAseguramiento Tecnológicoe Informáticotomaránlasmedidaspertinentes para la habilitación de la integración de todas las Salas de Audiencias en todas las dependencias ele la Contralona Generalde la República." Deacuerdo con lo expuesto, el documento público registrado en una grabación tiene la validez y fuerza probatoriaque les confieren a los mismos lasdisposiciones indicadas y se reputaauténtico. Eso significa que las autoridades, pueden emitir válidamente actos administrativos en

medios magnéticos siempre y cuando se asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad de acuerdo con la ley. Es así como el CD que contiene el fallo de Responsabilidad Fiscal, es un documento público, eficaz, que tiene validez, fuerza probatoria de la información que contiene, que debe estar inexorablemente acompañado de la certificación por parte del funcionario competente de que es primera copia de lasentencia y que presta mérito ejecutivo. Finalmente,de conformidad con las Bases del Plan Nacionalde Desarrollo 2010 - 2014, es propósito del Gobierno Nacionaltener una gestión públicaefectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada "Cero Papel" que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización deTecnologías de la Informacióny lasTelecomunicaciones. Estaestrategia, ademásde los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa.»' ,n DirectivaPresidencial4de2012 Carrera9 No. 12C-10piso8 PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia (cid:127) www.contraloria.gov.co

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Se concluye entonces, que e! CD que contenga eí fallo cíe Responsabilidad Fiscal con todos los requisitos mencionados debe ir acompañado de la certificación escrita del funcionario competente que defe de que setrata de laprimera copia que presta mérito

ejecutivo paraposteriormente ingresar a lajurisdicción coactiva11 , Cordialmente,

NESTORJVAN ARÍAS AF.

Director (E) OfranaJurídióa Proyectó.CieloEslava

Revisó: JoséDíazPeñaloza.

Rad.No.2015IE0079658 11 LasentenciaT-799de2011,laCorteadujoque, "encasodeincumplirconlaobligacióncontenidaenlaprovidencia, co/7lapresentacióndela primeracopia[...],sepuedeexigirelpagoporvíajudicialmedianteunprocesoejecutivo.Porconsiguiente,lafaltadelapresentaciónfísicadeiaprimera copiadelaprovidencia,obstaculizaestaviaprocesal,puesellegisladorhaestablecidoqueúnicamentelaprimeracopiareúnelosrequisitosdeuntítulo ejecutivo:obligaciónclara,expresayexigible". Carrera9 No. 12C-10piso8PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C. Colombia (cid:127) www.contraloria.gov.co