CGR - Concepto IE0143306 de 2014

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ContrataríaGeneraldelaRepública: :SGD08-10-2(11415:12

AlContestarCiteEsteNo.: 2014IE0143306Fol:JAnex:0FA:0

ORIGEN 80112-OFIQNAJURIDICA/MARTHAJULIANAMARTINEZBERMEO DESTINO81115-DIRECCIONDEIMPRENTAARCHIVOYCORRESPONDENCIA/DIEGOIVAN

BETANCOURTGALEANO

ASUNTO RESOLUCIONEJECUTVAOOOM014

2014IE0143306 QNTRALORI ¡T ;<rj Hiit 4p Uív »4 (K Mfdcer ww# micc ühoi 80112Bogotá, D.C., Doctora

LESVIA DELSOCORRO MOLINAQUINTERO

Directorade Imprenta,Archivo y Correspondencia ContraloríaGeneralde laRepública Ciudad

Asunto: Funcionesdecorrespondencia DIAC Respetadadoctora Lesviadel Socorro: LaOficinaJurídica de laContraloríaGeneralde laRepública recibió su escritodefecha 10 de septiembre 2014 con radicado 2014IE0129338, por medio del cual requiere se indiquesi el siguientecriterioque plasmaesciertoo no: "La CGR, de acuerdo consuestructurafuncional, concibeque laDirecciónde Imprenta - Archivo y Correspondencia, como su dependencia administrativa dentro del rol de Organización delSistema de Correspondencia, es la encargada de dar cuenta en todo lo relacionado con las diversas Unidad(sic) de Correspondencia que se generen en cada una delassedes localeslaboralesdela entidad, paralosservicios de recepciónradicaciónydistribución desus comunicaciones.

Esdecir, porunaaparte le corresponde alaDIAC, realizarlasactividades de recepción -radicación - clasificación - custodio temporal (archivo temporalhasta 200 folios) de comunicaciones o correspondenciaydistribución aldestinatariocompetente, mientrasa ésteleduranlasoperacionesde trámite o cesanlasgestionesdocumentalesquehacen parte de un determinado proceso (archivo permanente conformado por Unidad de Correspondencia del destinatario); por otra parte, una vez surtidos éstos respectivos trámites definitivos (sic), porla dependencia correspondiente, se iniciará elproceso de Transferencia alArchivo de Gestión, otradelas funciones de laDIAC". Además de lo anterior, adjunta copia del escrito suscrito por los profesionales archivísticos de la DIAC, quienes exponen a la Directora del DIAC que la Resolución Ejecutiva 0005 de 2014 no está armonizada con la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo No. 060 de 2001, pues riñen los términos de archivos temporal y permanente, y no es Qxjiaq Quor-iViH I|t tiLA Av-LaEsperanza(Calle24)No.60-50(cid:127) CódigoPostal111321(cid:127) PBX6477000 car@contraloria.aov.co(cid:127) www.contraloria.aov.co(cid:127) Bogotá,D.C.,Colombia o CONTRALO.RIA{ OFICINA GENERALDELAREPUBLICAIJUrIOICA DoctoraLesviadelSocorroMolinaQuintero,DlrectcradeImprenta,ArchivoyCorrespondencia Página2de9 procedente administrar por la DIAC archivos de gestión de las dependencias de la CGR.

Leído el documento adjunto referido, en el que los profesionales de la DIAC revisan la Resolución Ejecutiva REG-EJE-0005-2014se observa que ponena consideración de la Directorade laDIAClosiguiente: i) existe duplicidad en el proceso de digitalización (digitalizar en tiff y en PDF) para cargar lainformaciónen SAE; il) situación atípica a nivel técnico, cuando se refiere a archivo permanente y archivo temporal, el ciclovital deldocumentoseclasificaenarchivo de gestión, archivo centraly archivo histórico; iii) laresoluciónejecutivadeterminaquefuncionarios de la DIACadministren archivo de gestión de otras áreas, y estos deben ser administrados por las dependencias responsablesde esostrámites institucionales; iv) existeunaconfusión entre laDIACy lasUnidadesde Correspondencia, pues,noson una prolongación la una de la otra, cada Gerencia Departamental Colegiadatiene una Unidad de Correspondencia que depende del Despacho de la Gerencia y funciona según lo establecido en elAcuerdo No. 060 de 2001 emitido por elArchivo General de la Nación; v) va en contravía de lo establecido en el Acuerdo No. 002 de 2014 artículo 16 concerniente a la Digitalización de expedientes, pues se debe tener en cuenta el Decreto2609 de2012, elAcuerdo No. 002de2014 delAGN y las Guías cero papel del MinsTics; vi) los documentos producidos o recibidos en cada dependencia, son responsabilidad deéstadeconformidadcon lasnormasdelarchivo institucionaly nacional; vii) las modificaciones o cambios en el proceso de gestión documental deben hacerse en elSistema deGestióny Controlde Calidad, previaaprobación del ComitédeArchivo

de laCGR; viii) si el trámite del proceso de responsabilidad fiscal cambia, se deben actualizar los procesos, labor compete al responsable de cada proceso y se debe ver reflejada en el Sistema de Gestión y Control de Calidad ("Alrealizarcambios enlosprocedimientos se debe tener en cuenta el ciclo vital del documento electrónico, dentro del concepto archivo total, loque quieredecirquesedebencontemplarlastransferenciasprimariasy secundariasdeladocumentaciónelectrónica, deacuerdo alanormatividadvigente.")] ix) se deben realizar los ajustes en cada dependencia, incluyendo adecuación de espacios físicos para albergar documentación en el lugar de la dependencia que ésta determine, garantizando seguridad,integridady reservade ladocumentación; x) las actualizaciones a los procedimientos deben ser trabajados por un grupo interdisciplinario, conformado por funcionarios de la Contraloría Delegada para GranEstaciónIIAv-Cra.60No.24-09Pisosdel4oal10° PBX:6477000 (cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloriagen.gov.co rí®.-'®? A JCONTRALORIAj OFICINA l\x\ MGENERALDELAREPÚBLICAIJURÍOICA DoctoraLesviadelSocorroMolinaQuintero,DirectoradeImprenta,ArchivoyCorrespondencia Página3de9 Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, la Oficina de Planeación, la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y la Dirección de Imprenta,Archivo y Correspondencia.

1. ALCANCE DELCONCEPTO Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la

República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directade problemas específicos, nielanálisisdeactuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados parafacilitar la interpretación y aplicación de las normasjurídicas vigentes,enmateriadecontrolfiscal. Por loanterior, lacompetenciade laOficinaJurídicaparaabsolver consultas se limitaa aquellas que formulen las dependencias internas de la CGR, los empleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobreinterpretaciónyaplicación de lasdisposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General,2, así como las formuladas por las contraloríasterritoriales "respectode la vigilancia delagestiónfiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la Contraloría Generall3 y las presentadas por la ciudadanía respecto de "las consultas de ordenjurídico que le seanformuladas ala Contraloría GeneraldelaRepública"4. En este orden, mediante su expedición se busca "orientar a las dependencias de la Contraloría Generalde la República en la correcta aplicación de las normas que rigen para la vigilancia de la gestión fiscal'5 y "asesorarjurídicamente a las entidades que ejercen elcontrolfiscalen elnivelterritorialy a lossujetospasivosde vigilancia cuando éstoslosoliciten"5. Se aclara que no todos nuestros conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la Contraloría General de la República, porque de conformidad con el artículo 43, numeral 167 del

1Art.28delaLey1437de2011 2Art.43,numeral4°delDecretoLey267de2000 3Art.43,numeral5°delDecretoLey267de2000 4Art.43,numeral12delDecretoLey267de2000 5Art.43,numeral11delDecretoLey267de2000 6Art.43,numeral14delDecretoLey267de2000 7Art. 43 OFICINA JURÍDICA. Son funciones de la Ofícina Jurídica: (...) 16. Coordinarcon las dependencias la adopcióndeunadoctrinaeinterpretaciónjurídica quecomprometalaposicióninstitucionaldelaContraloríaGeneral O GranEstaciónIIAv-Cra.60No.24-09 Pisosdel4oal10° (cid:127) PBX:6477000 (cid:127) Bogotá,D.C.ÿ Colombia(cid:127) www.contraloriagen.gov.co o CONTRALQRIAI OFICINA G£N£RAtD£i-A«£PÚ©I,ICAiJUftíCWOA DoctoraLesviadelSocorroMolinaQuintero,DirectoradeImprenta,ArchivoyCorrespondencia Página4de9 Decreto Ley 267/00, esta calidad sólo latienen las posicionesjurídicas que hayan sido previamentecoordinadasy con la(s) dependencia(s) implicada(s).

2. ANÁLISISJURÍDICO Para revisar el asunto expuesto se traen a colación las resoluciones expedidas por la ContraloríaGeneraldelaRepúblicaquetienen quever con lasegundapartedel escrito remitido (temas expuestos por los profesionales de la DIAC de la CGR) a fin de interpretareltemaencuestión.

La Contraloría General de la República mediante Resolución Orgánica No.05305 de fecha 31 de enero 2002 "Porlacualse establece lacompetenciaparaelconocimiento y trámite de la acción de responsabilidad fiscal en la CGR y se dictan otras disposiciones", resolvió en el Capítulo IV sobre la formación de expedientes lo siguiente: "Artículo 35°. Formación de los expedientes. Los expedientes que contengan la actuación procesal deberán formarse con sujeción a lo dispuesto en la Guía Generalde Gestión Documentalde la Contraloría GeneraldelaRepública. Artículo 36°. Reserva. Los servidores públicos de las dependencias delegadas velarán por la guarda de la reserva de las actuaciones procesales, salvo las excepciones legales. No podrá oponerse reserva alguna al Contralor Delegado para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva. Artículo 37°. Copias. Lascopiasde los expedientes serána costa de los interesados y de preferencia mediante consignación a favor delFondo de BienestarSocialdela Contraloría GeneraldelaRepública, salvo que las solicite autoridadcompetente o losmiembros de consultoriojurídico parafungircomoapoderadosdeoficio Posteriormente y mediante Resolución Reglamentaria No. 231 de fecha 4 de julio 2013 "Por la cual se adoptan las medidas necesarias para la impiementación del delaRepúblicaentodas aquellasmateriasqueporsuimportanciaameritendichopronunciamiento oporimplicar unanuevaposturadenaturalezajurídicadecualquierorden. GranEstaciónIIAv-Cra.60 No.24-09 Pisosdel4oal10° (cid:127) PBX:6477000

(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloriagen.gov.co o

CONTRALORÍA

OFICINA GENERAL DELAREPÚBLICAiJURÍDICA DoctoraLesviadelSocorroMolinaQuintero,DirectoradeImprenta,ArchivoyCorrespondencia Página5de9 Sistema de Aseguramiento Electrónico (SAE) en la Contraloría General de la República", se creó uria comisión Directivapara laimplementacióndel SAE, encargada de dirigir y adoptar las decisiones necesarias para el sistema. Resolución que resolvió enmateriade digitalizaciónde expedientes losiguiente: "Artículo 9o. DITIGALIZACIÓN DE EXPEDIENTES. Le corresponde al Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia, adoptar las medidas necesarias paragarantizar la digitalización de los documentos y expedientes físicos necesarios para iniciar los procesoscorrespondientesenelsistema SAE." El 18de marzo de 2014 mediante Resolución Reglamentaria No.277 de 2014"Porla cual se adopta el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento", la Contraloría General de la República, adoptó el SAE como "herramienta tecnológica de uso exclusivoparalaadministración, conservacióny trámite deinformación, documentación y expedientes electrónicos"8, "único medio de administración y conservación de documentos electrónicos, asícomo detramitación delexpedienteelectrónicoparatodas las dependencias de la Contraloría General de la República"9, estableció actores y

responsabilidades paraquienesutilicen laherramientaSAE. Dicha Resolución señaló las siguientes responsabilidades a la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia: "a. Velar porque los expedientes asociados a los procesos de responsabilidad fiscal o a cualquier procedimiento administrativo, se ajusten a los lineamientos y directrices que respecto de la gestión documental de estas actuaciones tiene establecidos elArchivo General delaNación. b. Liderarelprocesode digitalización de expedientesa serincorporados en el SAE a nivelnacional durante todas las fases de implementación, adopciónyfuncionamiento. c. Brindar el soporte funcional requerido por los usuarios de la plataforma para realizarla digitalización e incorporación de documentos enelSAE."10 Artículo 1oResoluciónReglamentariaNo.277de2014CGR 9Artículo2"ResoluciónReglamentariaNo.277de2014CGR 10Artículo3onumeral3ResoluciónReglamentariaNo.277de2014CGR GranEstaciónIIAv-Cra.60No.24-09 Pisosdel4oal 10° (cid:127) PBX:6477000 (cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloriagen.gov.co o CONTRALORIAL™ GENERALDELAREPÚBLICAIJURIDICA DoctoraLesviadelSocorroMolinaQuintero,DirectoradeImprenta,ArchivoyCorrespondencia Página6de9 Y sobre el manejo de expedientes físicos y digitales la misma Resolución ReglamentariaNo.277de2014consagró: "Artículo 5o. Manejo de expedientes físicos y digitales. Los expedientes quese encuentran actualmente entrámite físicamente, se digitalizarány

cargaránenelSAEensutotalidad. Enconsecuencia elexpedientefísico pasará al archivo de gestión de la Dependencia donde se esté tramitando para su consulta y a partir de su inclusión en elsistema, se producirán, de manera electrónica, todas las actuaciones que correspondan, adicionándolas al repositorio electrónico, junto con las peticiones, memorialesy demás documentos que se alleguen almismo. Sila información allegada se encuentra en medios de almacenamiento externo, debe cargarse comprimidos[zipeados], con lafirma únicamente en el archivo zip, es decir, sin firmar los documentos individuales internosdelmediodealmacenamiento. Los expedientes que inicien su trámite electrónico, mantendrán los soportesfísicosdebidamente gestionados, de aquellasactuacionescuya producción no sea posible a través de medios digitales, y se incorporarán alSAEdejando lareferencia de suubicaciónen elsoporte físico." Se trae también a colación la Resolución Ejecutiva REG-EJE-0005-2014 de fecha julio 11de 2014 "Porla cualse establecen parámetrospara la administración de los documentos relacionados con el Expediente Electrónico y se dictan otras disposiciones", resolución en cuestión, a fin de tener claridad sobre consagrado en la mismaen materiadearchivo: "Artículo 5. Sobre la recepción de documentos, su digitalización y envío a los abogados sustanciadores, contratistas de la Contraloría y competentes. La recepción, digitalización y envío de los documentos a los abogados sustanciadores, contratistasy competentes, se hará de la siguienteforma: 5.1. Los documentos que tengan como finalidad formar parte o ser

utilizados en un Proceso de Responsabilidad Fiscal, de Jurisdicción Coactiva, Administrativo Sancionatorio o Disciplinario, deberán ser digitalizadosensutotalidadporpartedelaDIAC. GranEstaciónIIAv-Cra.60No.24-09Pisosdel4oal10° (cid:127) PBX:6477000 (cid:127) Bogotá,D.C. (cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloriagen.gov.co n. „ JCONTRALORIA|o~ \V W GENERALDELAREPÚBLICAft JURÍDICA j DoctoraLesviadelSocorroMolinaQuintero,DirectoradeImprenta,ArchivoyCorrespondencia | Página7de9 5.2 Una vez digitalizadosporlaDIAC, ésta deberá remitirlos en formato | digitalalsustanciadorcorrespondiente. I 5.3 Una vez enviados alsustanciador, ésta procederá a su cargue en el j SAE, en casoqueasícorresponda. ' 5.4La digitalización se realizará en ellugarfísico que cada gerenciay/o | nivelcentralhayandefinidoparalarecepciónde documentos, así: i (-) I I Artículo 6. Sobre el archivo de los documentos de los procesos. El archivo de los documentos se realizará conforme a lo que se indica a . continuación: ÿ 6.1. Una vez se radique, digitalicen y envíen digitalmente los documentos que tengan como destino un Proceso de Responsabilidad Fiscal, Proceso de Jurisdicción Coactiva, Proceso Administrativo Sancionatorio y Proceso Disciplinario, conforme a lo indicado debe contener la totalidad de los documentos que ingresan, incluyendo

también los de alto volumen, los formatos especiales, los medio digitales, entre otros. 6.2 El proceso de archivo mencionado tiene las siguientes dos (2) etapas: a-Primera etapa:Archivo Temporal. Enelarchivo temporalse ubicarán los documentos que tienen como destino un Proceso de Responsabilidad Fiscal, Proceso de Jurisdicción Coactiva, Proceso Administrativo SancionatorioyProcesoDisciplinario, disponiendo de una "carpeta temporal" por cada proceso. En esta carpeta temporal se insertarán los documentos correspondientes al proceso, y tendrán un máximo dehasta 200foliosmásun 10%(totalde 220folios). Una vez se cumpla elnúmero de folios mencionado, lacarpetasemoverá alarchivo permanente y una nueva carpeta temporal será abierta para ese proceso. La ubicación del archivo temporal deberá ser lo más cercano posible al punto de recepción documental. El acceso del archivo temporal estará limitado únicamente a: los funcionarios de la DIAC, el Enlace Coordinador o el Administrador de la Base de Códigos Procesoscuandoadelantelasfunciones deesteúltimo. GranEstaciónIIAv-Cra.60No.24-09 Pisosdel4oal10° (cid:127) PBX:6477000 (cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloriagen.gov.co CONTRALORÍAf OFICINA GENERALOELAREPÚBLICAIJURÍDICA DoctoraLesviadelSocorroMolinaQuintero,DirectoradeImprenta,ArchivoyCorrespondencia Página8de9 bSegunda etapa:Archivo Permanente. Elarchivo permanente estará

conformado por aquellas carpetas que cumplieron con el número de folios del archivo temporal y posteriormente fueron remitidas a éste. Aquellas carpetas que fueron digitalizadas antes de la entrada en vigencia delapresenteresolución,no deberán serentregadasalaDIAC a menos que: i) el sustanciador y/o competente desee proceder con el archivopermanente delosdocumentos físicos,y ii) una vez finalicen los procesosy laprovidencia quede en firme, momento en elcualdeberán ser entregados por el sustanciador de la DlAC, en un término que no podrá superar cuatro (4) días hábiles. Valga aclarar que todos los documentos que ingresen a partir de la vigencia de la presente resolución, surtirán elprocedimiento de archivo temporal y permanente aquí indicados, independientemente de que el sustanciador haya entregado o no el expediente (carpetas) a la DlAC. Así existirán expedientes cuyas carpetas físicas digitalizadas antes de la entrada en vigencia delapresenteresolución, lastendrá elsustanciador, quien a la vez tendránlatotalidaddedocumentosdigitalesenelSAE, yrecibirálos nuevos documentos en formato digital, los cuales surtirán el archivo temporal y permanente aquí indicado. El archivo permanente de las gerencias departamentales colegidas deberá llevarse a cabo en las instalaciones de la Entidad, en el (los) espacios que cada gerencia destine para elefecto, teniendo en cuenta que solo personalde laDlAC podrá manejar este archivo y su contendido. La Contraloría podrá adelantar los procesos contractuales respectivos para tercerizar el manejo del archivo permanente en las agencias departamentales

colegiadasqueestimepertinente. (...)" Se observadelosapartesde las resolucionesexpuestasque lafaltade armonizacióna laque se refiere el grupo de profesionales de la DlAC obedece no a un tema jurídico, sino, a un tema de procedimiento e implementación, si bien es cierto, se refiere a términos de archivo no contemplados por la Ley General del Archivo, no es menos cierto, que estos términos se refieren a carpetas digitales, y que pertenecen al archivo de gestión de laCGR; así también ladigitalización de los mismos, que corresponde a un procedimiento técnico y no legal, los responsables de la información digitalizada. Todos los procedimientosque puedanllegar aestablecerse con laimplementaciónde la herramienta SAE deben observar lo establecido en la Resolución Orgánica No. 05305 de20O2, elmanualdefuncionesy lareservalegalde laInformación. GranEstaciónIIAv-Cra.60No.24-09 Pisosdel4°al10° (cid:127) PBX:6477000 (cid:127) Bogotá,D.C. (cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloriagen.gov.co

CONTRALORÍAi

GENERALOELAREPÚBLICAIOO JUFF RIICC IDIINN ICAA A DoctoraLesviadelSocorroMolinaQuintero,DirectoradeImprenta,ArchivoyCorrespondencia Página9de9 Visto que mediante Resolución Reglamentaria No. 231 de 2013 se creó una comisión Directiva para la implementación del SAE, será dicha comisión aquien le corresponda determinar eltrámite electrónicoaseguirse con losexpedientesde laCGR. Retomando ahora lo planteado por laDirectorade la DIAC, sobre si su criterio es o no

cierto, se considera que, en efecto escompetenciade la Direcciónde Imprenta,Archivo y Correspondencia de la CGR "Mantener actualizado el sistema de archivo"11 y "Organizar el sistema de correspondencia y sobre la recepción, radicación y clasificación de los documentos y los ciclos utilizados para cada uno de ellos, deberá observar lo establecido por laLeyGeneraldeArchivo y sus decretos reglamentarios.

3. CONCLUSION La implementación y procedimiento del Sistema de Aseguramiento Electrónico SAE, debeobservar las reglasque regulanlafunción archivísticadel Estado.

Cordialsaludo,

JUL EO

DirectoraOficinaJurídica

Proyectó: JohanaMilena Pardo

Revisó: TeresaBonillai

Radicado: 2014IE012933Í

11Articulo68numeral1oDecretoLey267de2000 12Artículo68numeral2°DecretoLey267de2000 GranEstaciónIIAv-Cra.60No.24-09Pisosdel4oal 10° (cid:127) PBX:6477000 (cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contralorlagen.gov.co