CGR - Concepto IE0144657 de 2014

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QnTRALORI

80112 Bogotá,D.C.

ContraloríaGenerardelaRepública: :5GD14-19-201409:02

AlContestarCiteEsteNo.: 2014IE9144667Fol:3Anex:0FA:0

ORIGEN 80112-OFIQNAJURIDICA/MARTHAJULIANAMARTMEZBERMEO DESTINO80133-GRUPODEINVEST.JUICIOSYJURISD.COACTIVADEBOLIVAR'ALFONSOJOSE

VASQUEZPALACIO ASUNTORESPUESTASOLICITUDSUSPENSIONSAE

OBS 2014IE0144657 IIIIIIIIIIIIIIIIIIIllillill!IlillVinilllEI Señores Profesionales Universitarios del Grupo de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción coactiva Gerencia DepartamentalColegiadadeBolívar EdificioConcasa Pisos18y 19 ContraloríaGeneraldelaRepública Cartagena-Bolívar

ASUNTO: SAE Respetadosfuncionarios: Conoceesta Oficinadesu solicitud, radicadabajoelNo.2014IE0139021 del30de septiembre de 2014, donde realizan algunas observaciones técnicas y de operatividad sobre el aplicativo SAE, indicando que hubo improvisacióny falta de planeación en su implementacíón lo que haconllevado al represamientoy dilación delos procesosy traumatismos paralos9funcionarios que los manejan.

Requieren la capacitación previa para losfuncionarios que deben desempeñar los

diferentes roles dentro del proceso, reparar las deficiencias tecnológicas que afectan el diligenciamiento seguro del expediente, la confidencialidad y seguridad de losprocesos. Pordichasrazones,solicitanlasuspensióndeldiligenciamientodelSAE,hastatanto se implemente una realcapacitación, se institucionalice la unificación de formatos simplificando el cargue y actualización de información, se estructure el diligenciamiento y/o aseguramiento de expedientes en un solo aplicativo SAE o SIREFdeformaque segaranticeel debido proceso. ___ ALCANCE DELCONCEPTO Los conceptos emitidos por la Oficina Jurídica de la Contraloría General de la República, son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directade problemas específicos, nielanálisisde actuaciones particulares. AvenidaLaesperanzaCalle24No.60-50Pisos4a10.PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) www.contraloria.gov.co_ _ nos FuncionarlosGerenciaDepartamentalBolívar Página2de4 Encuanto asu alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución1, nitienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normasjurídicas vigentes, en materia de control fiscal. Por lo anterior, la competencia de la Oficina Jurídica paraabsolver consultas se limitaaaquellasqueformulen lasdependenciasinternasdelaCGR,losempleados de las mismas y las entidades vigiladas "sobre interpretación y aplicación de las disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Contraloría General"2,

así como lasformuladas por las contralorías territoriales "respecto de la vigilancia de ia gestión fiscal y las demás materias en que deban actuar en armonía con la ContraloríaGeneral"3y laspresentadas porlaciudadanía respectode"la consultas deordenjurídico quele seanformuladas alaContraloríaGeneraldelaRepública"4. Enesteorden, mediantesuexpediciónsebusca"orientara lasdependenciasde la Contraloría General de la República en la correcta aplicación de las normas que rigenparalavigilanciadelagestiónfiscally"asesorarjurídicamente alasentidades queejercenelcontrolfiscalenel nivelterritorialy alossujetos pasivosdevigilancia cuandoéstos losoliciten"6. Finalmente se aclara que no todos los conceptos implican la adopción de una doctrina e interpretación jurídica que comprometa la posición institucional de la ContraloríaGeneralde laRepública,porquede conformidadcon lodispuestoenel artículo43, numeral167deiDecretoLey267de2000,estacalidadsolo latienen las posiciones jurídicas que hayan sido previamente coordinadas y con la(s) dependencia(s) implicada(s). DESARROLLODELTEMA Por Resolución Reglamentaria 231 del 4 de julio de 2013 se creó una Comisión Directiva para la implementación del Sistema de Almacenamiento Electrónico de 1Artículo 28delaLey1437de2011. 2Art.43,numeral4delDecretoLey267de2000. 3Art.43,numeral5delDecretoLey267de2000. 4Art.43,numeral12delDecretoLey267de2000.

5Art43,numeral11delDecretoLey267de2000. 6Art.43,numeral14delDecretoLey267de2000. 7Art.43.OFICINAJURIDICA.SonfuncionesdelaOficinaJurídica:(...)16.Coordinarconlasdependenciaslaadopcióndeunadoctrina eInterpretaciónj'urídicaquecomprometalaposicióninstitucionaldelacontraloríaGeneraldelaRepúblicaentodasaquellasmaterias queporsuimportanciaameritendichopronunciamientooporimplicarunanuevaposturadenaturalezajurídicadecualquierorden. AvenidaCarrera60No.60-24CostadoEsfera.PBX:6477000(cid:127)_Bogotá,D.C_.(cid:127) Colombia(cid:127) _ _ www.contraloria.gov.co TRAL FuncionariosGerenciaDepartamentalBolivar Página3de4 Expedientes (SAE), en la Contraloría General de la República de Colombia, integradapor: 1. "ElContralorDelegadoparaInvestigaciones,JuiciosFiscalesyJurisdicción Coactiva.

2. ElContralorAuxiliarparaelSistema GeneraldeRegalías.

3. ElJefe de la Unidadde InvestigacionesEspecialescontrala Corrupción.

4. ElJefe de la Unidadde SeguridadyAseguramiento Tecnológico eInformático.

5. ElDirectordeArchivo, ImprentayCorrespondencia.

6. ElDirectorde laOficina de Sistemase Informática.

PARÁGRAFO 1o.EncualquiercasolosmiembrosdelaComisiónDirectivapodrán designar a un representante en su reemplazo para que ejerza las labores correspondientesydicha comisióncontaráconlaparticipacióndedosasesoresdel

despacho de la Contralora Generalde la República. La Comisión Directiva estará presidida por el Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva. Igualmente,contará conunaSecretaría Técnica, ejercidapor elDirectorde la Oficinade Sistemasoporquienestedesigne. PARÁGRAFO 2o. Para la implementación del SAE, además de la Comisión Directivade que trata elpresente artículo, secontará con un Grupo Operativoy un líder designado en cada dependencia del nivel central y desconcentrado para apoyarlaimplementacióndelSAE.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DE LA COMISIÓN DIRECTIVA. La Comisión

Directivatendrá lassiguientes funciones:

1. Emitirconceptos sobre las definiciones de negocio o técnicas quepropendanal avancede laimplementacióndelSAEenla ContraloríaGeneraldelaRepública.

2. Hacerseguimiento alaprogramación, contratación, asesoríastécnicas ydemás actividades que la Contraloría Generalde la República deba desarrollarpara la implementacióndelSAE. 3.Aprobarloscronogramas, estrategiasyevaluarlosavancesyelcumplimientoen laejecución delSAE, enla Contraloría GeneraldelaRepúblicade Colombia.

4. Coordinar con las dependencias competentes la realización de las actividades tendientes a laimplementacióndelSAE.

5. Lasdemásqueleseanasignadasporla Contralora GeneraldelaRepública".

AvenidaCarrera60No.60-24CostadoEsfera.PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) _ www,contraloria.gov.co_

__ _ pÍteanrusaurst9dne<re:achos humanos FuncionariosGerenciaDepartamentalBolívar Página4de4 En desarrollo de sus atribuciones, la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, la Dirección Oficina de Sistemas e Informática-OSEly laDirecciónOficinadeControl Interno,dieron respuestaalos derechosde peticióny solicitudes de informaciónde losdiferentesfuncionarios del Nivel Central y Desconcentrado de la CGR, mediante Oficio 2014IE0139207 del 30/09/2014,queseadjunta. En él se da respuesta a sus cuestionamientos relativos al acceso al expediente electrónico,principiosdepublicidad,disponibilidad,transparencia,igualdad,eficacia y el debido proceso.Asimismo, se arguyequecontrario asu concepto el aplicativo SAE permiteel accesoalosusuariosy laexportaciónde lainformaciónatravésde cualquier medioelectrónico. LaOficinaJurídicaserefirióaltemamedianteconcepto 2014EE0150642del 15de septiembre de 2014, que igualmente se adjunta para su conocimiento, donde se advierte queelSAErespondeaunconjuntode instrumentosdecarácter legal,que demaneracoherente sustentansu creación, implementacióny mejora8. Finalmente, el 22 de octubre el Director de la Oficina de Sistemas e Informática, doctor César MauricioBeltránLópezdio respuestaalaspeticionessobreelSAEde los funcionarios del Grupo de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, de esa Gerencia Departamental Colegiada9, donde manifiesta que la estrategia de implementación del SAE fue compartida con los Directivos de las

Gerencias Departamentalesen reunióndel pasado octubre de 2013 y recuerdalas etapasde su implementación. Cordialmente, \jLILIANA MARTINEZBERMEO DirectoraOficinaJurídica Proyectó.CieloEslavaBoowdem Revisó:TeresaBonillaDeLaTorrecwv N.R. 2014-IE0139021 AK Anexo:Conceptos2014IE0139207,2014EE0150642yrespuesta2014IE149080 8PolíticadeEstadodelasTICs,PolíticaCeroPapel,PlanEstratégicodelaContraloría2010-2014, Resolución231de2013,Resolución277de2014,ResoluciónEjecutiva0005de2014yCirculares(ver conceptoreferidoOficin_aJurídica). 9Siqedoc2014IE0149080 AvenidaCarrera60No.60-24»CostadoEsfera.PBX:6477000(cid:127) Bogotá,D.C.(cid:127) Colombia(cid:127) _ _ www.contraloria.gov.co _