CGR - Resolución REG-ORG-0017- 2017

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA ORGÁNICA NÚMERO: REG — ORG r 017

CONTRALORÍA ta NEW GEAERAL. LA RA-1.,.e. FECHA : PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 1 de 22 "Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto 267 de 2000, y CONSIDERANDO Que el inciso 1 del artículo 267 de la Constitución Política, establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación. Que conforme con lo señalado en el numeral 2 del artículo 5 del Decreto Ley 267 de 2000, le corresponde a la Contraloría General de la República, ejercer la vigilancia de la gestión fiscal según los sistemas de control, procedimientos y principios que establezcan la ley y el Contralor General de la República mediante resolución. Que el artículo 6 ibídem, determina que en ejercicio de la autonomía administrativa, le corresponde a la Contraloría General de la República, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución y la ley. Que de acuerdo con los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto Ley 267 de 2000, es

atribución del Contralor General de la República: fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley y dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley. Que los artículos 45, 48, 49, 50, 58, 59, 60, 61 y 68 del Decreto Ley 267 de 2000, establecen las funciones de las siguientes dependencias: Oficina de Control Disciplinario, Oficina de Planeación, Oficina de Sistemas e Informática, Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios fiscales y Jurisdicción Coactiva, Dirección de Investigaciones Fiscales, Dirección de Juicios Fiscales, Dirección de Jurisdicción Coactiva y Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia. Que con el fin de fortalecer las acciones en contra de la corrupción, el artículo 128 de la Ley 1474 de 2011, creó dentro de la estructura de la Contraloría General de la República, la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción y la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático, las cuales están adscritas al despacho del Contralor General.

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"Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." Que la Ley 1807 de 2016 que modifica parcialmente los Decretos-Ley 267 y 271 de 2000 y crea la dependencia denominada Centro de Estudios Fiscales (CEF) de á Contraloría General de la República, en el artículo 3 establece las funciones y competencias del Centro de Estudios Fiscales. Que á Ley 610 de 2000 establece el trámite y procedimiento ordinario de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías y a su vez la Ley 1474 de 2011 señala el procedimiento verbal. Que en el marco de las normas previamente citadas, la Contraloría General de la República mediante Resoluciones Orgánicas 5500 de 2003, 6397 de 2011, 6541 de 2012 y sus modificatorias y complementarias, dispuso las competencias en su interior para el conocimiento y trámite de la indagación preliminar y el proceso de responsabilidad fiscal. Que la Ley 42 de 1993 en su Capítulo V, establece que los contralores podrán imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicación; para el efecto se deberá adelantar el procedimiento administrativo sancionatorio por ás causas establecidas en la ley. Que el Capítulo III, del Título III, de la Ley 1437 de 2011 señala el Procedimiento Administrativo Sancionatorio, cuya competencia al interior de la Contraloría General de la República se regula mediante Resoluciones Orgánicas 5554 de 2004, 6541 de 2012 y sus modificatorias.

Que á Ley 42 de 1 9 l9a3 L, ey 1437 de 2011, el Estatuto Tributario, Código General del Proceso y las Resoluciones Reglamentarias 5844 de 2007 y 6372 de 2011, determinan los lineamientos y trámites para el cobro coactivo'a cargo de la Contraloría General de la República. Que a través de la Ley 734 de 2002 se expide el Código Disciplinario Único, el cual fue modificado por la Ley 1474 de 2011 y determina el procedimiento y trámite de la acción disciplinaria. Que el artículo 4 del Decreto 271 de 2000 señala que con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, las políticas y programas de la entidad, el Contralor General de la República podrá crear y organizar con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. Que el artículo 1 del Decreto 019 de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública" precisa en su inciso primero que "Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley"

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CONTRALORÍA FECHA 3 0 kW. 2111I

PÁGINA NÚMERO: (cid:9) 3 de 22 "Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." Que mediante la Directiva Presidencial número 04 de 2012, el Gobierno Nacional impartió instrucciones a las entidades del sector central y descentralizado de la rama ejecutiva para la implementación de la política de gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, dentro de las cuales se encuentra la estrategia denominada "Cero Papel" que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medio electrónicos sustentados en la utilización de Tecnología de la Información y de las Telecomunicaciones, estrategia a la cual ha querido sumarse este Ente de control.

Que la normatividad relativa a la regulación y manejo de archivos se encuentra contenida en la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012, el Acuerdo 003 del 17 de febrero de 2015 del Archivo General de la Nación y Decreto 1080 de 2015. Que mediante la Resolución Reglamentaria 0277 de 2014 se adoptó el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE, como la herramienta tecnológica de uso exclusivo para la administración, conservación y trámite de información, documentación y expedientes electrónicos; y regular su funcionamiento, alimentación y demás aspectos relacionados. Que con la expedición de la Resolución Reglamentaria Ejecutiva REG-EJE-0005-2014 se establecen parámetros para la administración de los documentos, cuyo propósito fue el de

generar una gestión y administración armónica de los procesos de responsabilidad fiscal, los procesos de jurisdicción coactiva, los procesos administrativos sancionatorios y los procesos disciplinarios, en el contexto de un expediente electrónico gestionado por SAE. Que a través de la Resolución 0008 del 30 de octubre de 2014, publicada en el Diario Oficial 49320 del 30 de octubre de 2014, "Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria No 0277 de 18 de marzo de 2014 por medio de la cual se adoptó el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expediente -SAEy se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento" se tomaron medidas para articular y consolidar la utilización de la plataforma SAE para la gestión de los expedientes electrónicos. Que ten ocasión de la adopción del Sistema de Aseguramiento Electrónico de ExpedientesSAE, la Contraloría General de la República dispuso la adopción de la infraestructura tecnológica necesaria para administrar y mantener una plataforma de aseguramiento electrónico de documentos, que permita su conservación dentro de las actuaciones administrativas de responsabilidad fiscal, de cobro coactivo, disciplinario y sancionatorio de esta Entidad. Que el Contralor General de la República, mediante Circular 013 de 14 de julio de 2016, impartió lineamientos para las Gerencias Departamentales Colegiadas, tendientes a descongestionar y fortalecer el Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

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NÚMERO: REG - ORÓ- Con

71f1/4 CEC ,P;NTTE,A;11 91 3 o Nov. zou FECHA : PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 4 de 22 "Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." Que la Contraloría General de la República, en una labor de reorganización y actualización de las tablas de retención documental, profirió la Resolución Organizacional OGZ-0443-2016 por medio de la cual se adoptó el Manual de Procedimiento de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia y posteriormente con á Resolución Organizacional OGZ-0631-2017 adoptó las Tablas de Retención Documental versión 4.2. Que el Plan Estratégico 2014-2018 de la Contraloría General de la República, en su objetivo corporativo N° 1. "Fortalecer el modelo de la vigilancia y control fiscal orientado a resultados efectivos y a la mejora de la Gestión Pública" concibió como productos el "Procedimiento de articulación entre el proceso auditor y de responsabilidad fiscal" y el "Expediente electrónico de responsabilidad fiscal", entre otros. Que en el marco del Plan Estratégico 2014-2018 y en desarrollo de los productos señalados anteriormente; y teniendo en cuenta la actualización de la normatividad interna con respecto a la gestión documental, archivo y correspondencia se hace necesaria la armonización de los actos administrativos que regulan el Sistema de Aseguramiento Electrónico de ExpedientesSAE con el propósito de optimizar su funcionamiento. Que en tal sentido, es preciso reorganizar el Sistema de Aseguramiento Electrónico de

Expedientes - SAE y de gestión documental de los expedientes de los procesos de responsabilidad fiscal, disciplinarios, sancionatorios y de cobro coactivo, y regular aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento de acuerdo con las responsabilidades de quienes interactúan con este sistema. Que de acuerdo con lo anterior, procede la derogatoria de la Resolución Reglamentaria 0277 de 2014, Resolución Reglamentaria Ejecutiva REG-EJE-005-2014 y de la Resolución 0008 del 30 de octubre de 2014, publicada en el Diario Oficial 49320 del 30 de octubre de 2014, "Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria No 0277 de 18 de marzo de 2014 por medio de á cual se adoptó el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expediente -SAEy se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento". En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

TÍTULO 1

DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO DE EXPEDIENTES - SAE

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA ORGÁNICA NÚMERO: REG — ORG — .(cid:9) C017

CONTRALORÍA 17 Nny 2ficv FECHA(cid:9) PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 5 de 22 "Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." CAPÍTULO I GENERALIDADES ARTÍCULO 1. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto reorganizar el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes —SAE y de Gestión Documental de los expedientes

de los antecedentes (hallazgos fiscales, indagaciones preliminares y denuncias) y procesos de responsabilidad fiscal, disciplinarios, sancionatorios y de cobro coactivo, armonizar la normatividad vigente y regular aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento. ARTÍCULO 2. Adoptar el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes — SAE como una herramienta tecnológica para la administración, conservación y trámite de información y documentación de los expedientes de los procesos de responsabilidad fiscal, disciplinarios, sancionatorios y de cobro coactivo. ARTÍCULO 3. Alcance. El Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes — SAE se configura como uno de los medios de administración y conservación de documentos para las dependencias que adelanten y conozcan antecedentes (hallazgos fiscales, indagaciones preliminares y denuncias) y procesos de responsabilidad fiscal, de jurisdicción coactiva, procedimientos administrativos sancionatorios y disciplinarios, en la Contraloría General de la República.

CAPÍTULO II

RESPONSABLES FRENTE AL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO DE EXPEDIENTES — SAE ARTÍCULO 4. Serán responsables de planear, ejecutar y monitorear todas aquellas actividades necesarias para el óptimo funcionamiento del Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes — SAE las siguientes dependencias: la Oficina de Sistemas e Informática — OSEI, la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático — USATI, Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia — DIAC, el Centro de Estudios Fiscales - CEF y la Oficina de Planeación, las cuales tendrán a su cargo las siguientes

responsabilidades: 4.1 OFICINA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA — OSEI será responsable de: 4.1.1 Administrar y gestionar la infraestructura tecnológica (hardware, software operativo y de aplicación; y comunicaciones) que soporte el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE. 4.1.2 Implementar los lineamientos de seguridad informática de administración y gestión sobre la(s) base(s) de datos y aplicativo(s) que soportan la plataforma, tendientes a garantizar la reserva de la información allí almacenada.

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PÁGINA NÚMERO: (cid:9) 6 de 22 "Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." 4.1.3 Realizar las acciones necesarias de su competencia para proveer los mantenimientos correctivos, preventivos, adaptativos o mejoramientos sobre los componentes de la solución en el software operativo, base de aplicación; a fin de garantizar la disponibilidad y correcto funcionamiento de la plataforma, conforme con las necesidades del negocio. Dichos mantenimientos se deben realizar de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos por la Oficina de Sistemas e Informática — OSEI y la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático - USATI y las mejores prácticas de la industria. 4.1.4 Preparar todos los documentos soporte para que la Gerencia Administrativa y Financiera evalúe la viabilidad y agote los procedimientos necesarios para celebrar aquellos

contratos que se requieran para contar con el mantenimiento preventivo y/o correctivo indispensable para garantizar la disponibilidad y correcto funcionamiento de los componentes de hardware y software sobre los que se soporta la plataforma, y apoyar la supervisión de estos. 4.1.5 Realizar los respaldos de información y salvaguardar los medios de aseguramiento utilizados, de acuerdo con las políticas y lineamientos que sobre respaldo de información tenga establecidos la Contraloría General de la República. 4.1.6 Atender los requerimientos de gestión (creación, modificación y/o retiro) de roles, usuarios y/o perfiles, conforme con las solicitudes que para tal efecto formulen las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, a través del director de la dependencia correspondiente. 4.1.7 Brindar soporte de segundo nivel técnico a los casos reportados por los usuarios. 4.1.8 Dirigir las modificaciones o ajustes que deban realizarse para atender los requerimientos que desde la perspectiva funcional se formulen. 4.2 UNIDAD DE SEGURIDAD Y ASEGURAMIENTO TECNOLÓGICO E INFORMÁTICO — USATI será responsable de: 4.2.1 Establecer, divulgar e informar las políticas institucionales de seguridad de la información, las cuales son aplicables a las obligaciones de los funcionarios en cuanto al Sistema se refiere; así mismo, coordinar en conjunto con la Oficina de Sistemas e Informática los controles que deben ser implementados para impedir el acceso no autorizado a la infraestructura tecnológica e informática y a la información electrónica que reposa en SAE, para evitar cualquier tipo de manipulación indebida de éstas. 4.2.2 Establecer y divulgar las políticas institucionales relacionadas con el correcto uso de los

dispositivos criptográficos o mecanismos de autenticación adquiridos o utilizados por la Contraloría General de la República, para el desarrollo de las actividades en SAE.

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PÁGINA NÚMERO: (cid:9) 7 de 22 °Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." 4.2.3 Ejercer la custodia y conservación de los dispositivos criptográficos - Token, que se encuentren por asignar o devueltos, así como realizar la asignación, seguimiento y actualización de datos de cada usuario. 4.2.4 Ejercer la administración lógica de los certificados digitales y de los permisos y perfiles que se requieran para la generación y utilización de la firma digital mediante el uso del dispositivo criptográfico, token o el mecanismo de autenticación que se adopte. 4.2.5 Administrar la plataforma de gestión de los dispositivos criptográficos, token o el mecanismo de autenticación que se adopte, garantizando la conservación de la información relativa a su identificación, asignación, desactivación y control, los cuales se soportarán en los procedimientos establecidos para tal fin. 4.2.6 Suministrar la información relativa a los datos asociados al usuario que utilice la firma digital en los procesos en donde se encuentre implementado el SAE, cuando sea requerida; siempre y cuando con ello no se vulnere la protección de datos personales de que trata la Ley

Estatutaria 1581 de 2012. 4.2.7 Establecer las medidas de protección y brindar los apoyos requeridos para la asignación de salas y la grabación audiovisual de las audiencias que se desarrollen en los procesos verbales que se adelanten al interior de la Contraloría General de la República, y posterior entrega al usuario competente del medio magnético que la contenga, quien deberá subirlas al SAE para el cargue de la información, de acuerdo a usuarios y roles establecidos en la presente resolución. 4.3 DIRECCIÓN DE IMPRENTA, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA - DIAC será responsable de: 4.3.1 Brindar los lineamientos para que los expedientes asociados a los procesos, se ajusten a las directrices que respecto de la Gestión Documental de estas actuaciones tiene establecidos el Archivo General de la Nación y el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República. 4.3.2 Orientar a las Unidades de Correspondencia a nivel nacional, sobre el proceso de digitalización en PDF de los documentos que se radiquen en SIGEDOC al interior de dichas unidades con destino a los expedientes de los antecedentes, indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, sancionatorios y disciplinarios, para su incorporación oportuna en el SAE. 4.3.3 Brindar el soporte necesario en materia de Gestión Documental (física y digital) para el cumplimiento de las normas de conservación, preservación y archivo de los expedientes acorde con los lineamientos del Archivo General de la Nación.

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CONTRALORÍA 3 0 Kit n/ FECHA : PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 8 de 22 "Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." 4.4 CENTRO DE ESTUDIOS FISCALES - CEF será responsable de: 4.4.1 Implementar y liderar programas de capacitación que permitan a todos los funcionarios que intervienen en el trámite de los antecedentes, indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, sancionatorios y disciplinarios, tanto del nivel central como del desconcentrado, adquirir las competencias para el uso del sistema SAE. 4.4.2 Liderar la ejecución de todas aquellas acciones tendientes a la elaboración de productos tales como manuales, piezas comunicacionales, boletines, etc., requeridos para la sensibilización y/o capacitación respecto del conocimiento y uso del SAE, orientadas a que los funcionarios interactúen con la herramienta. 4.5 OFICINA DE PLANEACIÓN será responsable de: 4.5.1 Brindar asesoría, orientación y apoyo técnicos en materia de Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad - SCIGC, frente a las propuestas de creación, actualización y eliminación de documentos del SCIGC relacionados con el SAE, sometidas a su consideración por las instancias competentes con responsabilidades frente al SAE. 4.5.2 Validar, si procede, desde el punto de vista de los requisitos del SCIGC, de conformidad con el Procedimiento de Mejora, las propuestas de creación, actualización y eliminación de

documentos relacionados con el SAE para su adopción en el SCIGC. Así mismo los proyectos de resolución a que haya lugar de conformidad con lo dispuesto en la reglamentación interna.

TÍTULO II

USUARIOS Y ROLES EN EL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO ELECTRÓNICO DE EXPEDIENTES - SAE ARTÍCULO 5. Definición de roles. Para el acceso a la plataforma se han definido los roles teniendo en cuenta las funciones y competencias de cada uno de los usuarios que participan en los procesos a los cuales se aplica esta resolución, que se señalan a continuación: 5.1(cid:9) Usuario competente de primera o única instancia. Es el funcionario de conocimiento o ejecutor del proceso o procedimiento en primera o única instancia. En su condición tiene habilitado el acceso a todas las funcionalidades, tales como la lectura del expediente, el cargue de documentos, la firma digital, entre otras, de todos aquellos asuntos que hacen parte de su esfera de competencia. Le corresponde conocer y firmar en forma autógrafa previamente a su digitalización, o de manera electrónica, las decisiones que se tomen dentro de los procesos a que se refiere la presente resolución.

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CONTRALORÍA FECHA : 3 o PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 9 de 22 "Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." De igual forma le corresponde eliminar o autorizar la eliminación de los documentos que hacen parte de los procesos a su cargo, que hayan sido cargados por error, a la plataforma SAE.

5.2 Usuario sustanciador de primera o única instancia: Es el responsable de la sustanciación del proceso o procedimiento administrativo en primera o única instancia, cuando el funcionario competente de primera o única instancia lo designe. En su condición solo tiene permisos de acceso a la lectura del expediente y cargue de documentos de aquellos asuntos que le sean asignados por el competente. Al sustanciador le corresponde practicar las pruebas y diligencias y proyectar para la firma del competente las providencias en que se tomen decisiones de impulso procesal o de fondo, y digitalizar y cargar al SAE todas las actuaciones y documentos que se integren en el expediente en el transcurso del proceso. Simultáneamente mantener actualizado el expediente físico. Una vez culminado el respectivo proceso, dará cumplimiento al Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República, incluida la aplicación de las Tablas de Retención Documental - TRD. De igual forma, le corresponde informar al competente, del cargue de documentos e información por error a la plataforma SAE y previa autorización del competente proceder a la eliminación del documento o documentos. 5.3 Usuario competente para la revisión de los proyectos de las decisiones de primera o única instancia: Es el funcionario coordinador de equipo de trabajo, supervisor o coordinador de gestión o cualquiera otra denominación que se dé conforme al manual de funciones de la Entidad y será el funcionario que realiza la revisión y da el visto bueno de las decisiones proyectadas por el usuario sustanciador para la firma del competente. En su condición tiene permisos para acceder a la lectura total del expediente y de aquellos asuntos que le sean encomendados por su superior. Debe tenerse en cuenta que no para todas las

providencias, ni en todas las dependencias hay funcionario competente para la revisión de los proyectos de decisión. 5.4 Usuario competente de segunda instancia. Es el funcionario de conocimiento del proceso o procedimiento en segunda instancia (apelación, queja o consulta). En su condición tiene habilitado el acceso a todas las funcionalidades, tales como la lectura del expediente, el cargue de documentos, la eliminación de los mismos, de todos aquellos asuntos que se le remitan con ocasión de un recurso de apelación o queja, un grado de consulta, una solicitud de nulidad o una revocatoria directa y demás asuntos que se le remitan de conformidad con sus competencias, y firmar en forma autógrafa previamente a su digitalización, o de manera electrónica, las decisiones proferidas. De igual forma le corresponde autorizar la eliminación de los documentos que hacen parte de los procesos a su cargo, que hayan sido cargados o duplicados por error a la plataforma SAE. tk (cid:9)(cid:9)

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CONTRALORÍA FECHA 30 NOV. 711/ PÁGINA NÚMERO:(cid:9) 10 de 22 "Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." 5.5 Usuario competente para la revisión de los proyectos de las decisiones de segunda instancia. Será el funcionario que realiza la revisión y da el visto bueno de las decisiones proyectadas por el usuario sustanciador para la firma del competente. En su condición tiene permisos para acceder a la lectura del expediente y de aquellos asuntos que

le sean encomendados por su superior. 5.6(cid:9) Usuario sustanciador de segunda instancia. Es el responsable de la sustanciación del proceso o procedimiento administrativo en segunda instancia en su condición solo tiene permisos para acceder a la lectura del expediente, cargar los documentos que se generen en esta instancia y aquellos asuntos que le sean encomendados por el competente. Igualmente le corresponde informar al competente del cargue por error a la plataforma SAE y previa su autorización proceder a la eliminación del documento o documentos. 5.7 Usuario competente de secretaría común. Es el funcionario encargado de la realización de los trámites de notificación, traslado y/o apoyo en la realización de diligencias de impulso procesal. Los usuarios de esta actividad tienen acceso únicamente para la lectura del expediente y para el cargue de los documentos producidos y recibidos en las actuaciones que sean requeridas 5.8(cid:9) Usuario notificador. Es el encargado de la ejecución de todas las actividades relacionadas con el trámite de la notificación de los actos administrativos que le sean asignados por el responsable de secretaría común para tal efecto. Tendrá acceso únicamente para la lectura y cargue de documentos de aquellos asuntos que le sean encomendados, es decir, todos aquellos que se desprendan de la comunicación y notificación de las providencias, quien deberá digitalizar todas las actuaciones y documentos que se hayan producido en el trámite, efectuar el cargue de éstos en el sistema SAE y devolver el expediente al funcionario competente. 5.9 Usuario competente para acceder a la consulta total o parcial de la información contenida en el SAE. Es el facultado para tener acceso a la consulta de la información total o

parcial contenida en el SAE, para fines estadísticos, de rendición de informes o cuentas y de seguimiento y orientación. 5.10 Usuario competente para cargue de información en SAE. Es el autorizado en cada caso por cada competente para realizar el cargue de información al SAE que incluye la de los hallazgos fiscales (para uso, entre otros, de las Direcciones de Vigilancia Fiscal y de las Gerencias Departamentales Colegiadas). PARÁGRAFO PRIMERO. El funcionario competente para tramitar y decidir los procesos, previo visto bueno del líder del Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en tratándose de procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva; el Jefe de la Oficina Jurídica, en tratándose de procesos administrativos sancionatorios; o del Jefe de y)? (cid:9)(cid:9)(cid:9)(cid:9)

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.CONTRALORÍA FECHA : 3 o Noy 2017

PÁGINA NÚMERO: (cid:9) 11 de 22 "Por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes - SAE y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento." la Oficina de Control Disciplinario, en tratándose de procesos disciplinarios, podrá requerir la modificación o creación de nuevos roles ante la Comisión Directiva del SAE. La designación de las personas que desempeñarán cada rol se