CIF - Gobierno corporativo Lista de la info solicitada a empresas que cotizan en bolsa

Gobierno corporativo: Lista de los documentos y de la información solicitada a empresas que cotizan en bolsa Gobierno corporativo: Lista de los documentos y de la información solicitada a empresas que cotizan e

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los documentos solicitados están en proceso de tratamiento de los accionistas minoritarios.

9. Procedimientos del directorio: Calendario elaboración, como por ejemplo en el caso de

5. Políticas ASG: Política ambiental y social anual de las reuniones del directorio y actas operaciones nuevas o adquiridas recientemente, escrita (A&S) o ambiental, social y de de las reuniones del directorio presente una versión preliminar o un modelo. gobierno corporativo (ASG), que aborde, correspondientes al último ejercicio. como mínimo, el cumplimiento de las leyes y

10. Políticas de administración:

1. Estructura de la propiedad: Organigrama que reglamentaciones en materia A&S; la Estatutos/reglamentos correspondientes al contenga las participaciones accionarias, las interacción con los grupos de interés; la gerente general y los reglamentos de la empresas del grupo, las filiales y las integración de las cuestiones ASG en las dirección general, si hubiera. subsidiarias de la empresa, indicando los actividades de la empresa; el alcance de la beneficiarios finales y los porcentajes que supervisión de dichas cuestiones por parte del 11. Remuneración de los directores no ejecutivos cada uno posee. directorio. y retribución de los directores ejecutivos: Principios relativos a la remuneración no

2. Estructura de gobierno: Organigrama que 6. Informe anual y estados financieros: Copias ejecutiva y ejecutiva que perciben los contenga la estructura de gobierno de la del reporte anual y los estados financieros directores y la dirección superior por sus empresa, indicando los principales órganos anuales, los estados trimestrales y los servicios.

de gobierno que la integran y la instancia dictámenes de auditoría correspondientes a superior respecto de la cual cada uno de ellos los últimos tres ejercicios. 12. Participación de los trabajadores en el capital reporta (incluido el Estado y sus filiales); la social y opciones de compra de acciones:

7. Oficial designado a cargo de las políticas y asamblea de accionistas o la asamblea Descripción (incluidos los procesos de las prácticas de gobierno corporativo: general; el directorio; los comités del aprobación, la difusión de información y el Términos de referencia/documentos en los directorio; la dirección superior; la auditoría tratamiento contable) de cualquier plan que se defina a la persona/órgano interna; la auditoría externa, y las principales relacionado con la participación de los responsable de la política de gobierno unidades de administración. trabajadores en el capital social o con corporativo en la empresa; por ejemplo, el opciones de compra de acciones adoptado

3. Documentos orgánicos: Escritura de secretario. por la empresa durante los últimos cinco constitución/reglamento/estatutos de la

8. Composición actual del directorio y de la ejercicios, y las cantidades y valores de los empresa y otros documentos orgánicos con dirección superior: Lista de los miembros títulos de la empresa distribuidos a los sus modificaciones hasta la fecha. actuales del directorio y de la dirección funcionarios ejecutivos y a los empleados (y

4. Código de gobierno corporativo, código de superior, con un resumen de su curriculum las opciones ejercidas) en virtud de dichos ética, política sobre conflictos de intereses y vitae que contenga, como mínimo, el planes. otras políticas, códigos o manuales nombre; el cargo/los cargos que ocupa

13. Plan de sucesión de la dirección (o escriturados, que establezcan el enfoque de la actualmente en la empresa; el cargo/los descripción de los principios fundamentales empresa en materia de gobierno; las cargos que ocupa actualmente en otras en materia de sucesión). funciones de sus órganos de gobierno; las empresas; las filiaciones con la empresa, la responsabilidades y la composición del dirección y los accionistas controladores, y 14. Políticas en materia de control interno, directorio, incluyendo copias de las políticas las otras empresas en las que dicha persona auditoría interna y gestión de riesgos: Gobierno corporativo: Lista de los documentos y de la información solicitada a empresas que cotizan en bolsa 3

Políticas en materia de control interno, 20. Política sobre transacciones con partes Solicitud de información auditoría interna (por ejemplo, una carta de relacionadas y lista de las transacciones que Por favor suministre la información adicional auditoría interna) y gestión de riesgos, y estuvieron sujetas a examen y aprobación que se indica a continuación, si corresponde, en términos de referencia para el responsable del por los accionistas y/o el directorio en los control interno y el jefe de riesgos. Asimismo, últimos tres ejercicios. inglés. Si las políticas y los procedimientos incluya cualquier política separada sobre la solicitados están en proceso de elaboración,

21. Derechos de los accionistas minoritarios: integración del Sistema de Gestión Ambiental proporcione información sobre los planes Cronograma de las principales transacciones y Social (SGAS), los criterios para la previstos por parte de la empresa y el calendario y eventos relevantes que ocurrieron durante aprobación de los riesgos A&S, y los para su implementación.

los últimos cinco ejercicios (en particular, las estándares en materia de gestión de los adquisiciones de empresas, las fusiones, las riesgos ambientales y sociales del sector que reestructuraciones y las ventas o compras de A: Compromiso con el buen gobierno estén adheridos (por ejemplo, la norma activos importantes, etc.) y un resumen de corporativo ISO 14001 u otro estándar)1. dichas transacciones en los últimos tres 1. Estructura de propiedad y de gobernanza:

15. Programa de cumplimiento: Información ejercicios que hayan sido objeto de un ¿Son el ejercicio cotidiano y práctico de detallada del programa de cumplimiento, examen especial por parte del ente regulador gobierno corporativo y el ejercicio de los registro de cumplimiento y términos de o la bolsa. derechos de propiedad coherentes con la referencia para el oficial principal de 22. Política de dividendos: Política formal de la documentación formal presentada? En caso cumplimiento y el oficial principal de ética. empresa en materia de declaración y negativo, ¿en qué difieren de la práctica real?

16. Cartas sobre Asuntos de Gestión cursadas distribución de dividendos. 2. Código de gobierno corporativo de la por el auditor externo correspondientes a los 23. Política sobre la participación de los grupos empresa: ¿Qué procedimientos utiliza la últimos tres ejercicios. de interés: Política, estrategia y empresa para monitorear el modo en que

17. Política de divulgación de información. procedimientos que describen la cumple con su código y sus políticas de participación de los grupos de interés; gobierno corporativo? ¿Qué funcionario de

18. Acuerdos de accionistas: Acuerdos, personas y equipo(s) operativo(s) la empresa es el principal responsable de

vinculaciones u otros mecanismos informales responsable(s) de la relación con dichas verificar que la empresa cumpla con las entre todos o algunos de los accionistas. partes, y su línea jerárquica con la dirección políticas en materia de gobierno corporativo?

19. Asambleas de accionistas: y el directorio, y normas que se cumplen en ¿La empresa divulga en forma periódica la Estatutos/reglamentos correspondientes a las materia de participación de los grupos de medida en que cumple con sus políticas y asambleas de accionistas, y resumen de la interés y presentación de informes (por procedimientos en materia de gobierno asistencia y los resultados de todas las ejemplo, las normas AA 1000, ISO 26000, corporativo? asambleas de accionistas (anuales y etc.)2. extraordinarias) que se llevaron a cabo en los B: Estructura y funcionamiento del directorio últimos tres ejercicios, incluyendo las fechas,

1. Composición del directorio: ¿Cómo se el tipo (anual o extraordinaria), el número de determina la composición del directorio? acciones representadas, el número de ¿Hay algún acuerdo de accionistas o alguna accionistas representados, los puntos del disposición de la escritura de constitución de orden del día y el registro de los votos. 1 Nota: Si esto se refiere a una transacción relacionada con estándares del sector, consulte al especialista en cuestiones ambientales y sociales, quien deberá efectuar una solicitud similar. 2 Consulte al especialista en cuestiones ambientales y sociales asignado, quien podría haber solicitado/obtenido estos documentos. 4 Gobierno corporativo: Lista de los documentos y de la información solicitada a empresas que cotizan en bolsa la empresa que especifique qué accionistas directorio examina las auditorías empresa lleva a cabo autoevaluaciones del

pueden nominar directores? ¿Existen independientes de la eficacia del sistema de CI? acuerdos informales? gestión ambiental y social adoptado por la

2. Función de auditoría interna: ¿Con qué empresa? Describa el alcance y la frecuencia

2. Miembros “independientes” del directorio: frecuencia el director de auditoría interna se de la capacitación ofrecida al directorio ¿Cómo define la empresa, si lo hace, el reúne en privado con el directorio y con el respecto a cuestiones relativas a los riesgos en término “independiente” con respecto a los comité de auditoría? ¿Tiene AI materia ASG (tanto los riesgos específicos del miembros del directorio? ¿Qué retribución responsabilidades operacionales además de sector como los generales). ¿Los miembros reciben los directores independientes por sus su función de auditoría? ¿Los auditores del directorio, en forma individual, tienen servicios (y los otros directores)? ¿Los internos se rotan periódicamente a diferentes experiencia suficiente en la evaluación de miembros independientes suelen reunirse por áreas de responsabilidad de auditoría? ¿El cuestiones A&S? ¿Con qué frecuencia se separado de otros miembros del directorio? personal de AI ha informado algún conflicto incluyeron cuestiones ASG en el orden del de intereses? Si es así, ¿cómo se ha manejado

3. El directorio y el equipo de administración: día de las reuniones del directorio (en el el conflicto? ¿Los planes de trabajo de AI y ¿La alta dirección es miembro del directorio curso de los últimos tres ejercicios)? las auditorías se llevan a cabo de o, en todo caso, asiste en forma rutinaria a

6. Evaluación del directorio: ¿El directorio lleva conformidad con normas locales o

sus reuniones? De ser así, ¿el directorio a cabo autoevaluaciones o exámenes internacionales? ¿El directorio monitorea las celebra “reuniones ejecutivas” periódicas sin formales de su eficacia? ¿Cómo se realizan medidas de respuesta adoptadas por la la presencia de los miembros de la dirección? dichos exámenes, y a quiénes se difunden los administración para abordar las deficiencias

4. Comité de auditoría y otros comités resultados? y debilidades identificadas por la función de permanentes: ¿Los comités del directorio AI? ¿Las auditorías internas se basan en los tienen su propio presupuesto y pueden C: Entorno de control: Sistemas de control riesgos? Describa las competencias y contratar servicios de consultoría interna y interno (CI), función de auditoría interna (AI), habilidades (operacionales y financieras) del externa sobre cuestiones dentro del ámbito auditoría externa (AE), gestión de riesgos y personal de AI. ¿El comité de auditoría de su competencia? ¿La empresa se cerciora cumplimiento examina los recursos a disposición de la de que cada comité cuente con miembros función de AI? ¿Cómo ha sido la rotación del independientes, o que la mayoría de ellos 1. Sistema de control interno: Describa cómo se personal del área de AI durante los últimos elaboran e implementan los CI de la empresa sean independientes y tengan experiencia tres ejercicios? ¿AI realiza auditorías de las

(operacionales, financieros y relativos a sus relevante? ¿Los comités están sujetos a una tecnologías de la información? ¿Se ha llevado sistemas altamente automatizados). ¿Los

evaluación anual? ¿Ésta se realiza en forma a cabo una evaluación de la calidad de la AI controles existentes están documentados, y la interna o está en manos de un tercero? en el curso de los últimos cinco ejercicios? documentación se revisa periódicamente?

5. Supervisión de las cuestiones ASG por parte ¿Se subcontrata la AI o una parte de su ¿El directorio y la administración del directorio: ¿Se ha establecido un comité labor? ¿Qué política aplica la empresa para consideran adecuadamente las cuestiones del directorio dedicado específicamente a las la selección de los prestadores de servicios de relacionadas con el control cuando cuestiones ASG? Si así fuere el caso, ¿cuál es AI? ¿Existe algún tipo de asociación entre el planifican nuevas estrategias, actividades y su función y cómo está integrado? ¿El prestador de servicios y el auditor externo productos? ¿Informa el auditor externo directorio aprueba formalmente la estrategia y/o se prestan otros servicios a la empresa? sobre la adecuación de los CI de la ASG y las políticas A&S adoptadas por la

3. Auditoría externa: ¿Cuál es la política de la empresa? ¿Los auditores externos han empresa? ¿El directorio se asegura de que empresa para la selección de los auditores existan sistemas de gestión para identificar y señalado repetidamente la existencia de externos? ¿Qué otros servicios realiza el gestionar los riesgos y los impactos A&S? En áreas en las que el CI es deficiente? ¿Los auditor externo para la empresa? ¿Cómo se ese caso, ¿cómo lleva a cabo esa labor? ¿El controles se basan en los riesgos? ¿La asegura el Directorio de que la Gobierno corporativo: Lista de los documentos y de la información solicitada a empresas que cotizan en bolsa 5

administración adopte las medidas necesarias auditoría propuestos por los auditores significativos sobre sus datos y su desempeño para subsanar las deficiencias señaladas en externos? ¿Se informan al comité de en materia ASG, en consonancia con los las cartas a la dirección? auditoría las modificaciones efectuadas en las requisitos nacionales mínimos de políticas contables y su impacto en los presentación de informes (si los hubiera)? ¿A

4. Gestión de riesgos: ¿Quién tiene la estados financieros vigentes? ¿El comité de qué normas de información sobre cuestiones responsabilidad de elaborar e implementar el auditoría examina con los auditores externos ASG/sostenibilidad adhiere la empresa, sistema de gestión de riesgos? ¿La empresa las principales estimaciones contables y los además de los requisitos nacionales (por cuenta con un oficial principal dedicado principales supuestos incluidos en los estados ejemplo, las normas establecidas por la específicamente a los riesgos? ¿El oficial financieros? ¿Se informan al comité de Iniciativa Mundial de Elaboración de principal de riesgos responde directamente al auditoría los cambios previstos en las reglas Informes de Sostenibilidad [GRI], el Consejo directorio, o a sus comités de riesgos? ¿Cómo contables y regulatorias que podrían incidir Internacional de Informes Integrados [IIRC], se identifican los riesgos y se determina el en los estados financieros durante los el Consejo de Normas de Contabilidad para nivel de riesgo aceptable? ¿El directorio siguientes dos ejercicios, incluida cualquier la Sostenibilidad [SASB] u otras examina periódicamente los sistemas de modificación de las Normas Internacionales organizaciones)? ¿Se incluye información gestión de riesgos? ¿Cuál es el papel de la AI

de Información Financiera (NIIF) y las sobre cuestiones ASG en el informe anual de en relación con la gestión de riesgos? ¿La Normas Internacionales de Auditoría? la empresa? ¿Los datos en materia ASG están estrategia y la gestión de riesgos incluyen o sujetos a una auditoría/evaluación anual por integran plenamente las cuestiones y los 2. Acuerdos de accionistas: ¿Los acuerdos de parte de un prestador independiente? ¿Los riesgos A&S? accionistas con los accionistas mayoritarios, informes sobre cuestiones ASG están sujetos o entre ellos, se divulgan a todos los

5. Programa de cumplimiento: ¿La empresa a un examen a nivel del directorio (en ese accionistas? ¿Los acuerdos de accionistas se cuenta con un oficial principal dedicado caso, cómo y por cuál comité)? registran ante el ente regulador de valores? específicamente al cumplimiento? ¿A quién responde el oficial principal de 3. Divulgación de las principales transacciones E: Tratamiento de los accionistas minoritarios cumplimiento/la función de cumplimiento? y eventos relevantes: ¿Cuál es el

1. Asambleas de accionistas: ¿Qué funcionario ¿Qué información proporciona la empresa a procedimiento para redactar y aprobar la de la empresa tiene la responsabilidad de los accionistas respecto de su programa de divulgación de las principales transacciones y convocar, organizar y comunicar los cumplimiento y sus resultados? ¿Cómo se otros eventos relevantes? ¿Qué límites y resultados de las asambleas anuales y tienen en cuenta la calidad y el cumplimiento umbrales se han adoptado con respecto a la extraordinarias de los accionistas? ¿Qué del código de ética en el marco del sistema de divulgación y la necesidad de obtener la

deben hacer los accionistas para agregar gestión de riesgos empresariales de la aprobación de las transacciones con partes puntos al orden del día? ¿Se consulta a los sociedad? ¿En qué mejores prácticas/marco relacionadas? accionistas acerca de las cuestiones se basa el programa de cumplimiento? ¿La

4. Examen regulatorio y de autorregulación: importantes, como la remuneración de los función de cumplimiento mantiene un ¿Cuál ha sido la experiencia de la empresa en funcionarios ejecutivos, y es necesario que los registro de cumplimiento? ¿Qué tipo de lo referente al examen de sus publicaciones accionistas aprueben dicha remuneración? capacitación sobre cumplimiento se periódicas que llevan a cabo el ente regulador proporciona a los empleados a través del 2. Cambios de control: ¿Los accionistas de valores y la bolsa? ¿La bolsa o el ente programa de cumplimiento? minoritarios gozan de derechos de venta por regulador de valores han aplicado alguna adhesión que obliguen al nuevo titular de la medida normativa (en caso afirmativo, D: Difusión de información y transparencia participación mayoritaria a presentar una descríbala)? oferta para adquirir sus acciones al mismo

1. Examen de los estados financieros: ¿El

5. Presentación de informes no financieros: ¿La precio y en las mismas condiciones o a comité de auditoría examina los ajustes de empresa prepara en forma periódica informes cualquier tercero a presentar una oferta de 6 Gobierno corporativo: Lista de los documentos y de la información solicitada a empresas que cotizan en bolsa adquisición en forma simultánea al cambio 3. Estrategia y fijación de metas: ¿La empresa 7. Mecanismo de comunicaciones externas:

de control de la empresa o posteriormente? integra la participación de los grupos de ¿Existe un mecanismo de comunicaciones interés en la estrategia y la fijación de metas? externas? Si es así, ¿está disponible en forma

3. Derechos de los accionistas minoritarios: ¿Se externa y pública? establecen procedimientos especiales de 4. Toma de decisiones por el directorio: ¿El votación para algún tipo de transacciones u proceso de toma de decisiones por el 8. Participación de las comunidades afectadas: otros eventos (como la aprobación por una directorio incluye las actividades y los ¿El personal designado para interactuar con mayoría calificada de los accionistas, o el resultados de las actividades de participación las comunidades afectadas tiene voto mayoritario de los accionistas de los grupos de interés? responsabilidades claramente establecidas, ha minoritarios)? ¿Existen antecedentes de recibido capacitación y cuenta con líneas

5. Comunicación con los grupos de interés: disputas o acciones legales iniciadas por jerárquicas con la dirección superior y el ¿Qué medidas adopta la empresa para accionistas (en caso afirmativo, descríbalas)? directorio? comunicar su compromiso con la ¿Existe un programa orientado a la participación de los grupos de interés al 9. Normas internacionales: ¿La empresa ha participación de los accionistas minoritarios? personal, los contratistas y los proveedores implementado alguna norma internacional primarios? relacionada con la participación de los F: Gobernanza de los grupos de interés grupos de interés (AA1000 Normas sobre

6. Mecanismos de atención de quejas y

1. Identificación de los grupos de interés: rendición de cuentas y asumir las

reclamos: ¿Existe una política de recursos Describa el proceso para la identificación de consecuencias ante los grupos de interés, y la humanos/un procedimiento para la los grupos de interés. norma ISO 26000)? ¿La dirección superior participación de los trabajadores y un participa activamente en las deliberaciones

2. Relaciones con los grupos de interés y mecanismo de atención de quejas y reclamos internacionales del sector sobre temas comunicación externa: ¿Quién o qué para los trabajadores? ¿Existe un mecanismo conexos? departamento/unidad es responsable de las de atención de quejas y reclamos para las relaciones con los grupos de interés y la comunidades afectadas? Por favor descríbalo. comunicación externa y cuál es su línea ¿Cómo se resuelven las cuestiones jerárquica con la dirección y el directorio? relacionadas con los grupos de interés? ¿La responsabilidad está en manos de un funcionario ejecutivo superior (en ese caso, quién)?

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NOTAS 8 Gobierno corporativo: Lista de los documentos y de la información solicitada a empresas que cotizan en bolsa • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 2121 Pennsylvania Avenue, NW Washington, DC 20433, EE. UU.

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