CIF - Norma técnica 17 de 2016

vi INJUSTICIA SNR SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO \a¡L101da dtl<>lt p<ib'lco

PARA: DE:

TEMA:

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 08

NOTARIOS DEL PAÍS

SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO Sistema Nacional Anti Lavado de Activos, Contra la Financiación de Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Señores (as) Notarios (as) del País: O 7 ABR 2fi17 El marco legal existente en Colombia sobre prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía, prevenir que las instituciones que los integran sean utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos, la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. Con el fin de dar alcance a la Instrucción No.17 del 26 de octubre de 2016, cuyo asunto es el funcionamiento del Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos en el Sector Notarial, en adelante-SIPLAFT, es necesario adoptar medidas y controles que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones impartidas por el Grupo de Acción Financiera InternacionalGAFl1 , en particular aquellas relacionadas con los procedimientos de conocimiento de los usuarios y el incremento del grado de monitoreo con personas naturales o jurídicas provenientes de países de mayor riesgo, para lo cual se establecen las siguientes orientaciones: Sanciones Financieras Dirigidas (Recomendación No. 7)

de los usuarios y el incremento del grado de monitoreo con personas naturales o jurídicas provenientes de países de mayor riesgo, para lo cual se establecen las siguientes orientaciones: Sanciones Financieras Dirigidas (Recomendación No. 7) Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales adquiridas por Colombia, relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, en 1 El GAFI desde su creación, se ha encargado de establecer los estándares internacionales en materia de Lavado de Activos Y años después, también de la Financiación del Terrorismo. Dichos estándares se materializan a través de las llamadas Re_comendaciofies ?el GAFL -fiecientemente, fin febrero de 2012, las "40 Recomendaciones" y ras "IX Recomendaciones Especiales fueron unificadas en un solo texto, abarcando et lavado de activos la financiación del c. terrorismo, así como también la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. •• Superintendencia de Notariado y Rt.t: Calle 26 No. 13-49 lnt. 201 -PBX (1)328-21-21 Bogotá D.G. - Colombi, http://www.supernotariado.gov.CI -@MINJUSTICIA S N R SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO • ... Le guac!a de ¡g le pÜblco consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las recomendaciones 6 y

-@MINJUSTICIA S N R SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO • ... Le guac!a de ¡g le pÜblco consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las recomendaciones 6 y 7 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), los notarios como sujetos obligados el uso del SIPLAFT, deberán hacer seguimiento y monitoreo permanente a las Resoluciones emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, que para mayor facilidad se relacionan en archivo anexo. Para tal efecto y con el fin de facilitar la labor de búsqueda a los Notarios, la Coordinación de Prevención del Delito - Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales del Ministerio de Relaciones Exteriores enviará al correo seguimientouiaf@supernotariado.qov.co, que dispuso el despacho de la Superintendente Delegada para el Notariado, doctora María Emma Orozco Espinosa, la información general acerca de las Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y su aplicación en Colombia, al igual que sus actualizaciones. / Así mismo, dentro del apoyo interinstitucional la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, en su portal mediante memorando realizará la socialización de las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas. / En tal sentido, los notarios deberán consultar de manera permanente estas listas y guardar un archivo digital en la Notaría como parte de la documentación que conforma el Sistema SIPLAFT. En el evento de advertir derecho de titularidad a nombre, en administración o control de persona o entidad designada en las listas mencionadas, el Coordinador SIPLAFT o funcionario responsable, de manera

conforma el Sistema SIPLAFT. En el evento de advertir derecho de titularidad a nombre, en administración o control de persona o entidad designada en las listas mencionadas, el Coordinador SIPLAFT o funcionario responsable, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF, a través de los canales electrónicos seguros que determine esta entidad, guardando la respectiva reserva legal. Debida Diligencia. Personas Expuestas Públicamente (PEP). Decreto 1674 del 21 de octubre de 2016. Departamento Adminis trativo de la Presidencia de la República. (Recomendación No. 22) Además de los requisitos legales para la identificación de los comparecientes exigidos en el Estatuto Notarial Decreto Ley 960 de 1970 artículos 24 y 25 y el Sistema de Identificación Biométrica en Sedes Notariales, Decreto Ley 019 de 2012, Artículo 18, Verificación de la Huella Dactilar por Medios Electrónicos, los notarios como sujetos obligados tienen a su cargo la responsabilidad de implementación, sostenimiento y fortalecimiento del Sistema de Prevención y Control SIPLAFT, a fin de asegurar la efectividad del mismo y en tal orden deberán aplicar medidas preventivas frente a los usuarios clasificados como PEP, dando así cumplimiento a una de las 40 recomendaciones señaladas por el GAFI en el año 2012. La debida diligencia notarial en el conocimiento de los usuarios del servIcI0 notarial que figurarán como partes del acto o contrato que se realiza por Escritura Pública, será implementada según las características legales del trámite notarial. C\ ... ,.._,...,_,...= Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del usuario, deberán \,:, Superintendencia de Notariado y Regí

Pública, será implementada según las características legales del trámite notarial. C\ ... ,.._,...,_,...= Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del usuario, deberán \,:, Superintendencia de Notariado y Regí Calle 26 No. 13-49 lnt. 201 - PBX (1 )328-2121

Bogotá o.e. -Colombia h ttp : //www. su pernotari ado. gov. co@MINJUSTICIA S N R SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO la fiotfda de lo re púbka incorporar no solo la información relacionada con los documentos legales de identificación, sino que además deberán incorporar su dirección, teléfono, correo electrónico, de ser el caso, la actividad económica de los comparecientes, cuando el trámite así lo permita, conforme al anexo de la presente instrucción, y cualquier otra información adicional necesaria para la autorización de la Escritura Pública.,, El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República mediante Decreto 1674 de 2016, en relación con la indicación de las Personas Expuestas Políticamente-PEP, a que se refiere el artículo 52 de la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción, aprobada mediante Ley 970 de 2005, definió a nivel nacional quienes son las PEP y en qué consiste su obligación con el sistema financiero en razón de su condición, personas a las cuales se les ha confiado una función pública y que deben ser tratados como sujetos especiales, por las mismas responsabilidades que sus cargos entrañan y los riesgos asociados a ellas. / En tal sentido, los sujetos obligados para el cumplimiento de la regulación vigente en materia de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, deben aplicar medidas de control frente a los usuarios clasificados

asociados a ellas. / En tal sentido, los sujetos obligados para el cumplimiento de la regulación vigente en materia de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, deben aplicar medidas de control frente a los usuarios clasificados como PEP, siendo necesario asegurar dentro del proceso de debida diligencia del cliente (DDC), que se incorpore la información exigida por la ley y aquella que permita conocer al usuario, en el ejercicio de la función notarial en cumplimiento de los controles de constitucionalidad y legalidad, para lo cual se anexa a la presente instrucción, la información mínima que se debe solicitar a los usuarios que requieren del trámite dentro del proceso de escrituración y que deben quedar en la parte final del texto de la escritura antes de las correspondientes firmas de los otorgantes y la autorización del señor Notario. Los Notarios que ya vienen realizando este procedimiento deben verificar que el mismo contenga como mínimo la información aquí señalada. Cooperación interinstitucional Los Notarios del País que sean objeto de requerimientos por parte de la Unidad de Información y Análisis Financiero-UIAF, Fiscalía o Policía Judicial en razón de su objeto atenderán las solicitudes de manera inmediata además de mantener la reserva judicial frente a los asuntos requeridos. Capacitación Los Notarios deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el SIPLAFT, dirigidos a todas las áreas y empleados de la Notaría, por lo menos con una periodicidad anual, de manera presencial o a través de la capacitación virtual, la cual se encuentra disponible en la página institucional de la Unidad de e•= ----0fi lnformacion y Análisis Financiero-UIAF. Superintendencia de Notariado y Registro

con una periodicidad anual, de manera presencial o a través de la capacitación virtual, la cual se encuentra disponible en la página institucional de la Unidad de e•= ----0fi lnformacion y Análisis Financiero-UIAF. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 lnt. 201 - PBX (1)328-2121 Bogotá D.G. - Colombia http://www. supernotari ado. g ov .co\ @MINJUSTICIA S N R SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO la goord<, do la 1• púbica Es deber de los Notarios del País, revisar periódicamente las etapas de prevención y control, como los elementos que conforman el SIPLAFT, a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para la efectividad del sistema. Estos documentos hacen parte del archivo de la Notaría, y por tanto deben quedar en custodia del nuevo titular por retiro o traslado y corresponderá al nuevo sujeto obligado adoptarlo y/o modificarlo mediante acta. Sin otro particular, \ i .. fi ',,--¡ \¡AIRO ALONSO MESA GUERRA Supe\-intendente de Notariado y Registro (E} Revisó: Angélica Milena Castro Lozano, Superintendente Delegada para el Notariado (E) fi Edilberto Manuel Pérez Almanza, Jefe Oficina Asesora Jurídica (E) <é.../h. Claudia María Alvarez Uribe, Asesora Despacho Superintendente de-Notariado y Registroc:ta ;dll( = == eAnexo: Listado de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y su aplicación en Colombia. Formato de Debida Diligencia de Cliente dentro del Proceso de Escrituración en temas de Prevención LA/ FT.

Anexo: Listado de Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y su aplicación en Colombia.

Formato de Debida Diligencia de Cliente dentro del Proceso de Escrituración en temas de Prevención LA/ FT. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 lnt. 201 - PBX (1)328-2121

Bogotá o.e. - Colombia h ttp: / /www .supernotari ad o. gov .cat_r fi· Información General acerca de las Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y su aplicación en Colombia Jr11, fi ,,,., fi fj Art. 1 Propósito: Mantener la paz y la seguridad internacionales, y con tal fin: tomar medidas colectivas eficaces para prevenir y eliminar amenazas a la paz, y para suprimir actos de agresión u otros quebrantamientos de la paz . fi jjJ fi .' .:.C.•7N['., Ullüifi> Art. 25 Los Miembros de las Naciones U ni das convienen en aceptar y cumplir las decisiones del Consejo de Seguridad de acuerdo con esta Carta.

(Carta de las Naciones Unidas) ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• Consejo de Seguridad: 15 Estados que definen las acciones en caso de amenazas a la paz, quebrantamientos de la paz o actos de agresión y hará recomendaciones o decidirá que medidas serán tomadas para mantener o restablecer la paz y la seguridad internacionales. Las medidas pueden no implicar el uso de la fuerza o incluir las acciones de las fuerzas aéreas. navales o terrestres .

recomendaciones o decidirá que medidas serán tomadas para mantener o restablecer la paz y la seguridad internacionales. Las medidas pueden no implicar el uso de la fuerza o incluir las acciones de las fuerzas aéreas. navales o terrestres . ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• Dentro de las medidas que no implican el uso de la fuerza se destacan los Comités de Sanciones, los Tribunales I ntemacionales, las Misiones de Mantenimiento de la Paz. entre otras . ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 1. 2. 3. Til!.OS de Sanciones Congelamiento de Activos 4. Prohibición de Viajes 5. Embargo de Annas 6. Interdicción de Mercancías Diplomáticas Otras. Ley 13 de 1945, mediante la cual se aprobó la Carta de las Naciones Unidas, haciendo vinculantes para el país las disposiciones allí contenidas. ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• Rol de las Entidades Nacionales Teniendo en cuenta el carácter vinculante de las disposiciones del Consejo de Seguridad, las entidades nacionales deben: l. De acuerdo a su misión, consultar la Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de la Naciones Unidas, que incluye personas y entidades que han sido sancionadas: https://www.un.org/sc/suborn/es/sanctions/un-sc-consolidated-list La

l. De acuerdo a su misión, consultar la Lista Consolidada de Sanciones del Consejo de Seguridad de la Naciones Unidas, que incluye personas y entidades que han sido sancionadas: https://www.un.org/sc/suborn/es/sanctions/un-sc-consolidated-list La revisión de estos listados debe ser constante, dado que los mismos son modificados frecuentemente.

2. En caso de encontrar en la Lista Consolidada de Sanciones una persona o entidad con la que su institución o sus vigilados interactúe, comunicarlo de forma inmediata al correo sane iones. cson urií,ca_nc i U eríª-gov.co

3. Realice las actividades que, de acuerdo con su competencia, considere necesarias para aplicar la sanción.

4. Ante cualquier duda por favor comuníquese al teléfono 3814000.

Extensión 6077 o al correo electrónico sanciones.csonu/Ü!cancillería.gov.co @) CANCILLERÍA .. <:j/ t;¡,,, TOOOSPORUN lG.fififi.fiA Comités de Sanciones del Consejo de Seguridad Somalía y Eritrea 1 751 (1992) 1 1907(2009) SI 1 SI 1 SI 1 Prohibición de exportar carbón vegetal 1 SI Estado Islámico y 1267 (1999) 2 I Al-Qaeda 1989 (2011) 1 SI 1 Sl 1 SI 1 Ninguna 1 SI 2253 (2015) 3 I lrak v Kuwait 1518 (2003) SI SI NO Ninguna 1 SI 4 I República Democrática del 1533 (2004) SI Sl Sl Transporte SI Congo Aduanas5 Sudán 1591 (2005) SI SI SI Ninguna SI 6J Líbano 1636 (2005) NO Sl Sl Ninguna NO

4 I República Democrática del 1533 (2004) SI Sl Sl Transporte SI Congo Aduanas5 Sudán 1591 (2005) SI SI SI Ninguna SI 6J Líbano 1636 (2005) NO Sl Sl Ninguna NO 7 I Libia 1970(2011) SI SI Sl Restricciones Comerciales SI Exportación ilícita de petróleo crudo8 Talibán y AI-Qaeda 1988 (2011 \. SI Sl SI Ninguna SI 9 Guinea - Bissau 2048 (2012) NO NO SI Ninguna Sl 10 República Centroafricana 2127 (2013) SI Sl SI Ninguna SI 11 Yemen 2140 (2014) SI SI SI Ninguna SI 12 Sudán del Sur 2206 (2015) NO SI Sl Ninguna SI No Proliferación Redes de Proliferación Interdicción y Transporte Servicios de Aprovisionamiento República Popular Enajenación de Activos Incautados Sanciones Financieras 13 1 Democrática de Corea 1718 (2006) SI SI SI Enseñanza y formación especializadas SI (Corea del Norte) Cooperación científica y técnica Prohibición relativa al carbón y los minerales Prohibición relativa al combustible Otras prohibiciones: estatuas, nuevos helicópteros y embarcaciones Prohibición de venta de artículos de luio7 3.- Conocen la ley y saben que la(el) notaria(o) responde de la regularidad formal de los instrumentos que autoriza. pero no de la veracidad de las declaraciones de los otorgantes, ni de la autenticidad de los documentos que forma parte de este instrumento. fi ---------------- 4.- Solo solicitaremos correcciones o modificaciones al texto de la presente escritura en la forma y en los casos previstos por la Ley. --------------------------·

ni de la autenticidad de los documentos que forma parte de este instrumento. fi ---------------- 4.- Solo solicitaremos correcciones o modificaciones al texto de la presente escritura en la forma y en los casos previstos por la Ley. --------------------------· OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN: Leído el presente instrumento públic o por los comparecientes y advertidos de la formalidad de su registro eri la oficina de registro de instrumentos públicos, dentro del término legal, lo hallaron conforme con sus intenciones y lo aprobaron en todas sus partes y firmaron junto con la(el) suscrita(o) Notaria(o) quien da fe y lo autoriza.---------------·----------­ Este instrumento se elaboró en las hojas de papel notarial números: -0---------

(NOMBRE)

DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN;

TEL. o CEL.

OIR.

CIUDAD.

E-MAIL.

PROFESIÓN U OFICIO:

ACTIVIDAD ECONÓMICA:

ESTADO CIVIL:

PERSONA EXPUESTA POLITICAMENTE DECRETO 1674 DE 2016 SI_ NO

CARGO:

FECHA VINCULACIÓN:

FECHA DE DESVINCULACIÓN: