CNE - Manual de contratación pública 2024

MANUAL DE

CONTRATACIÓN

CONSEJO NACIONAL ELECTORAL Contenido MANUAL DE CONTRATACIÓN.......................................................................................... 5

CONSEJO NACIONAL ELECTORAL ................................................................................. 5

Presentación ....................................................................................................................... 5 El Consejo Nacional Electoral, naturaleza y funciones ................................................... 5 El manual de contratación del CNE................................................................................ 6

CAPÍTULO I ........................................................................................................................ 9

EL PROCESO DE COMPRA PÚBLICA EN EL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL ........ 9 1.1 Valores y principios que rigen la conducta de los partícipes del proceso de compra pública en el CNE .......................................................................................................... 9 1.2 Inhabilidades incompatibilidades, prohibiciones y conflicto de intereses que se pueden presentar en el proceso de compra pública ..................................................... 10 1.3 Normatividad que rige el proceso de compra pública en el CNE ............................ 12 1.4 Caracterización y alcance del proceso de compra pública en CNE ........................ 12 1.4.1 Objetivo del proceso de compra pública en el CNE .......................................... 12 1.4.2 Partícipes del proceso de compra pública, roles y responsabilidades .............. 12 1.5 Ciclo PHVA en el proceso de compra pública del CNE .......................................... 18 1.5.1 Planear ........................................................................................................... 18 1.5.2 Hacer ........................................................................................................... 19 1.5.3 Verificar ........................................................................................................... 20 1.5.4 Actuar ........................................................................................................... 21 1.6 Actualización, modificación y derogatoria del Manual de Contratación................... 21 1.6.1 Actualización .................................................................................................... 21 1.6.2 Modificación y derogatoria ................................................................................ 21 1.6.3 Comunicación de actualización, modificación y derogatoria del manual ........... 21 1.7 Ley de garantías electorales en el proceso de compra pública del CNE ................ 22

1.7.1 Elecciones Presidenciales (Artículo 33 de la Ley 996 de 2005) ........................ 22 1.7.2 Elecciones para los demás cargos de elección popular (Artículo 38 de la Ley 996 de 2005) ........................................................................................................... 22 1.8 Comunicaciones con la ciudadanía, interesados, oferentes y contratistas ............. 22 1.8.1 Canales de comunicación con la ciudadanía .................................................... 22 1.8.2 Comunicación con interesados......................................................................... 22 2 1.8.3 Comunicación con oferentes y proponentes ..................................................... 23 1.8.4 Comunicación con contratistas ......................................................................... 23

CAPÍTULO II ..................................................................................................................... 23

ETAPA DE PLANEACIÓN ................................................................................................ 23 2.1 La etapa de planeación, alcance y contenido ......................................................... 23 2.2 El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) ................................................................... 24 2.3 Elaboración del PAA .............................................................................................. 24 2.4 Actualización del PAA ............................................................................................ 25 2.5 Los estudios previos y del sector en el proceso de compra pública del CNE ......... 25 2.6 Elaboración de los estudios previos y del sector .................................................... 26 2.7 Lineamientos para la elaboración de los estudios previos y del sector ................... 27 2.7.1 Contenido mínimo de las especificaciones técnicas ......................................... 28 2.7.2 Trámite de permisos, licencias y autorizaciones ............................................... 31 2.7.3 Plazo de ejecución del contrato ........................................................................ 32 2.7.4 Garantía legal o servicio de postventa de los bienes, obras o servicios contratados ........................................................................................................... 32 2.7.5 Lugar de ejecución del contrato........................................................................ 32

2.7.6 Visitas técnicas o los procedimientos de pruebas en los procesos de selección ........................................................................................................... 32 2.7.7 Avales técnicos ................................................................................................ 33 2.7.8 Acuerdos comerciales y trato recíproco en la planeación de las contrataciones ........................................................................................................... 33 2.7.9 Determinación del esquema de seguimiento, vigilancia y control del contrato .. 34 2.7.10 El estudio del sector ....................................................................................... 34 2.7.11 Análisis de riesgos ......................................................................................... 39 2.7.12 Riesgos previsibles amparados por la garantía única ..................................... 40 2.7.13 Estudio de Mercado ....................................................................................... 49 2.7.14 Forma de pago del contrato ........................................................................... 52 2.7.15 Criterios y factores de selección ..................................................................... 53 2.7.16 El pliego de condiciones ................................................................................. 55

CAPÍTULO III .................................................................................................................... 56

3 ETAPA DE SELECCIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO ......................................................................................................................................... 56 3.1 Deber de selección objetiva ................................................................................... 57 3.2 Modalidades de selección en el EGCAP ................................................................ 57 3.2.1 Licitación Pública ............................................................................................. 57 3.2.2 Concurso de méritos ........................................................................................ 57 3.2.3 Selección abreviada ......................................................................................... 57 3.2.4 Mínima cuantía ................................................................................................. 60 3.2.5 Contratación directa ......................................................................................... 60 3.3 Reglas generales de las modalidades de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada ..................................................................................................... 62 3.4 Reglas particulares de las modalidades de selección ............................................ 64

3.5 Situaciones jurídicas en las modalidades de selección .......................................... 72 3.5.1 Saneamiento de los Vicios de Procedimiento o de Forma ................................ 72 3.5.2 Revocatoria de actos administrativos expedidos en el proceso ........................ 72 3.5.3 Declaratoria de Desierto del Proceso ............................................................... 73 3.6 Perfeccionamiento y legalización de los contratos ................................................. 73 3.6.1 Perfeccionamiento............................................................................................ 74 3.6.2 Legalización ..................................................................................................... 74

CAPÍTULO IV ................................................................................................................... 75

ETAPA DE EJECUCIÓN .................................................................................................. 75

CAPÍTULO V .................................................................................................................... 75

ETAPA POSTCONTRACTUAL ......................................................................................... 75

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MANUAL DE CONTRATACIÓN

CONSEJO NACIONAL ELECTORAL Presentación El Consejo Nacional Electoral, naturaleza y funciones De conformidad con lo previsto en los artículos 265 de la Constitucuión Política, 335 de la Ley 1955 de 2019; lo regulado en los Decretos 2085 de 2019 y 957 de 2023, el Consejo Nacional Electoral, en adelante CNE, es un organismo autónomo e independiente que hace parte de la Organización Electoral, junto a la Registraduría Nacional del Estado Civil. Está conformado por (9) miembros, elegidos por el Congreso de la República, por un periodo de (4) años1. Adicionalmente, hasta el 20 de julio de 2026, de acuerdo con lo descrito en el Acto Legislativo 03 de 2017, estará también constituido por un Delegado del partido o movimiento político que surja del tránsito de las FARC-EP a la actividad política legal, quien tendrá voz, pero no voto y podrá participar en las deliberaciones de esa

Corporación. El CNE tiene como misión la de regular, inspeccionar, vigilar y controlar la actividad electoral de los partidos y movimientos políticos, de los grupos significativos de ciudadanos, de sus representantes legales, directivos y candidatos, asegurando el cumplimiento de los principios y deberes normativos y cuenta con autonomía presupuestal y administrativa, en los términos de la Constitución Política2 y la ley. Así mismo, promueve la sostenibilidad democrática del país, a través del diseño e implementación de mecanismos eficientes y oportunos de vigilancia, inspección y Control total de la actividad electoral, en relación con el accionar de todos los actores que en él intervienen, así como de la protección de los derechos de la oposición. El CNE tiene como visión promover una cultura democrática que fortalezca la participación política, la confianza ciudadana y el reconocimiento institucional en el marco del Sistema Político y Electoral Colombiano3. Por lo anterior, tiene como objetivos estratégicos los siguientes:

1. Promocionar la cultura democrática.

2. Fortalecer la participación política.

3. Promover la confianza ciudadana.

4. Trabajar por el reconocimiento institucional.

1 Constitución Política. Artículo 264. 2 Constitución Política. Artículo 265. 3 Resolución No. 1040 de 2021 “Por la cual se adopta la Plataforma Estratégica y Mapa de Procesos del Consejo Nacional Electoral” 5 El manual de contratación del CNE En el marco de gestión antes esbozado, el CNE ha elaborado el presente manual4, que comprende las políticas generales que regulan el proceso de compra pública que ejecuta; el flujo de actividades, los roles y responsabilidades y la dinámica de la interacción

entre las diferentes dependencias involucradas. El Manual de Contratación busca cumplir con los siguientes objetivos específicos: • Asegurar que el proceso de compra pública del CNE esté alineado al modelo integrado de planeación y gestión (MIPG)5. • Asegurar que el proceso de compra pública del CNE le permita cumplir sus objetivos estratégicos, desarrollar oportunamente su misionalidad y acercarse a su visión institucional. • Fijar los lineamientos generales del proceso de compra pública en la entidad, los procedimientos, puntos de control y gestionar los riesgos6 que se presentan, con el fin de garantizar la eficacia y economía en cada proceso de selección y cumplir los objetivos del sistema de compra y contratación pública en Colombia. Frente a los riesgos del proceso de compra pública, el manual plantea las siguientes gestiones: • Falencias en la etapa de planeación de los contratos: el manual determina lineamientos, roles y responsabilidades en la formulación y seguimiento del plan anual de adquisiciones y en la estructuración de los estudios previos y del sector de los procesos de selección, así como la utilización de formatos obligatorios con contenidos mínimos para orientar la elaboración de los diferentes documentos. • Falencias en los trámites de los procesos de selección: el manual detalla los roles y responsabilidades de los partícipes de cada procedimiento; regula casos de posibles conflictos de interés, su trámite; da prevalencia al trabajo en equipo, por proceso, generando escenarios colaborativos, comunicación ágil al interior del CNE y espacios de evaluación permanente a través del ciclo PHVA, Planear, Hacer, verificar y Actuar. • Falencias en la ejecución de los contratos: el manual destaca los roles

y responsabilidades de toda la organización en el seguimiento y vigilancia de los contratos, determinando varias instancias de control; imparte instrucciones sobre las principales actuaciones de los supervisores e interventores de los contratos y 4 Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.2.5.3. 5 Decreto 1499 de 2017. 6 Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía para la Administración del Riesgo y el diseño de controles en entidades públicas, versión 6, Dirección de Gestión y Desempeño Institucional, noviembre 2022. 6 contempla el diseño y ejecución de un programa de capacitación y entrenamiento permanente. • Corrupción, soborno, lavado de activos, financiación del terrorismo, proliferación de las armas de destrucción masiva, colusión y comisión de delitos en los procesos de compra pública y contratación estatal y en la ejecución de los contratos: el manual promueve la aplicación de la Ley 2195 de 2022, previendo los deberes éticos de los partícipes del proceso de compra pública, determinando causales de conflicto de interés y fijando derroteros claros sobre los trámites de pago, la pertinencia de la claridad contable en estos. Así mismo, establece una instancia de gestión estratégica y control del proceso de compra pública y contratación estatal del CNE, que es el Comité de Contratación, que conocerá, estudiará y efectuará recomendaciones frente a decisiones relevantes del Líder del proceso (ordenador del gasto). • Incumplimiento de las normas: en el manual se contempla un responsable de actualización permanente de los partícipes del proceso de compra

pública y contratación estatal, a través de boletines electrónicos que comuniquen periódicamente los cambios normativos; así mismo, capacitación y entrenamiento permanente. • Afectación de los recursos públicos: el manual contempla lineamientos orientados a efectuar la planeación completa y detallada de los procesos de contratación, la selección objetiva de los contratistas y la ejecución satisfactoria de los contratos, buscando garantizar el cumplimiento de los principios de la adecuada gestión fiscal7 y promoviendo como uno de los valores, el de debida diligencia. • Servir de herramienta en la capacitación para el desempeño institucional y entrenamiento8 de los partícipes del proceso de compra pública de la entidad. 7 Ley 610 de 2000. Artículo 2. “Principios orientadores de la acción fiscal. En el ejercicio de la acción de responsabilidad fiscal se garantizará el debido proceso y su trámite se adelantará con sujeción a los principios establecidos en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política y a los contenidos en el Código Contencioso Administrativo”. 8 Concepto 37631 de 2015 Departamento Administrativo de la Función Pública. “(…) El entrenamiento en el puesto de trabajo busca impartir la preparación en el ejercicio de las funciones del empleo con el objetivo de que se asimilen en la práctica los oficios; se orienta a atender, en el corto plazo, necesidades de aprendizaje específicas requeridas para el desempeño del cargo, mediante el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes observables de manera inmediata”. Concepto 263321 de 2021 Departamento Administrativo de la Función Pública. “(…) las personas que estén vinculadas mediante contrato de prestación de servicios no son destinatarios de

los programas de capacitación; sin embargo, estos de forma facultativa, podrán asistir a las actividades que agende la entidad, relacionadas con el desempeño institucional (…)”. 7 • Dar a conocer a la ciudadanía en general y a grupos de interés u órganos e instancias de control los lineamientos y operación del proceso de compra pública, sus partícipes, roles y responsabilidades, controles y flujogramas de actividades. El presente manual ha sido redactado en un lenguaje sencillo, con citación a pie de página de las normas o jurisprudencia vigente a su expedición. En todo caso, se entenderán incluidas, en el presente manual, todas las normas que se dicten para regular la actividad contractual del Estado, así como las sentencias de unificación de las Altas Cortes. Para su interpretación se aplicarán las definiciones adoptadas por las normas vigentes, especialmente el Decreto 1082 de 2015, o aquel que lo sustituya, adicione o derogue y las establecidas en las guías o manuales expedidos por la Agencia Nacional de Contratación, Colombia Compra Eficiente. Forman parte del presente Manual de Contratación los procedimientos, instructivos y formatos que se diseñen e implementen por parte del CNE para el desarrollo del proceso de compra pública. Dichos formatos serán aprobados por la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación. Para efectos del presente manual se hará referencia al “contrato” como categoría general que abarca también los convenios9 de todo tipo que deba suscribir el CNE. Este manual ha sido elaborado siguiendo la dinámica del proceso de compra pública, por etapas; en tal sentido consta de cinco (5) capítulos: • CAPÍTULO I. El proceso de compra pública en el Consejo Nacional

Electoral. • CAPÍTULO II. Etapa de planeación. 9 Los convenios son una categoría de contratos estatales cuya finalidad es la unión de esfuerzos para lograr un objetivo común, que les permite el cumplimiento de las funciones o deberes legales y genera un beneficio para la colectividad. En consecuencia, están caracterizados por los aportes en dinero, especie o gestión que efectúan las partes para aunar esfuerzos y conseguir la meta común planteada. El aporte es entonces la tasación de la colaboración y apoyo que entregan los suscriptores del convenio. Ver sentencia Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Quinta. Consejera Ponente: María Nohemí Hernández Pinzón, 15 de julio de 2004. Radicación número: 76001-23-31000-2003-4288-01(3379) “(…) Con el fin de precisar si el convenio asociativo puede ser calificado de contrato estatal, debe recordarse lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 que son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad; así, el elemento subjetivo viene a ser determinante en el contrato estatal, dado que se tendrá por tal aquel en que uno de los extremos de la relación negocial esté ocupado por una entidad estatal, que según las voces del literal a) del numeral 1º del artículo 2º Ibidem lo es el municipio”. 8 • CAPÍTULO III. Etapa de selección, perfeccionamiento y legalización

del contrato. • CAPÍTULO IV. Etapa de ejecución, desarrollado en el Manual de Supervisión e Interventoría. • CAPÍTULO V. Etapa postcontractual, desarrollado en el Manual de Supervisión e Interventoría.

CAPÍTULO I

EL PROCESO DE COMPRA PÚBLICA EN EL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL 1.1 Valores y principios que rigen la conducta de los partícipes del proceso de compra pública en el CNE El CNE aplicará en su proceso de compra pública los principios contemplados en el artículo 209 Constitucional, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Así mismo, promoverá el cumplimiento de los principios constitucionales de legalidad (arts. 6, 121 y 122 C.N), igualdad (art. 13 C.N); debido proceso (art. 29), buena fe (art. 83 C.N); responsabilidad (art. 90 C.N), prevalencia del derecho sustancial (art. 228 C.N), interés público (art. 2 C.N. y concordantes); los principios de la contratación estatal previstos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. De igual forma, los partícipes del proceso de compra pública aplicarán en su gestión los siguientes valores éticos, enmarcados en las normas de ética y transparencia10: Integridad: actuar en todos los escenarios institucionales y personales, respecto a la entidad y a la función pública, de manera imparcial y objetiva, frente a las decisiones de la administración, buscando salvaguardar los recursos públicos y cumplir de manera eficiente con la misionalidad de la entidad.

Respeto: actuar con amabilidad y disposición al servicio frente a los trabajadores y colaboradores del CNE, frente a las contrapartes11 y frente a la ciudadanía, promoviendo la inclusión de las personas, especialmente de aquellas en estado de discapacidad o vulnerabilidad, así como previniendo conductas de discriminación y acoso sexual o laboral y todo tipo de violencia.

Compromiso: actuar con plena consciencia sobre la importancia del rol de servidor público y con permanente disposición para escuchar, comprender y resolver 10 Ley 2195 de 2022, artículo 31. 11 Contrapartes: para efectos de la aplicación e interpretación del presente manual se entienden como contrapartes todos los terceros con los cuales el CNE tenga relaciones jurídicas tales como contratistas, aliados (convenios), partes dentro de los procesos judiciales, vinculados en actuaciones administrativas. 9 las necesidades de los trabajadores y colaboradores del CNE, de todas las contrapartes y de la ciudadanía en general.

Debida diligencia: cumplir con los roles y responsabilidades a cargo de manera oportuna, previa realización de todos los análisis de conveniencia institucional y legalidad necesarios, fundamentados en un estudio de riesgos de las decisiones relevantes a adoptar, debidamente documentado.

Colaboración: Actuar en equipo, de forma coordinada y armónica con los partícipes del proceso de compra pública, prefiriendo escenarios de resolución ágil de problemáticas como mesas de trabajo para mantener la comunicación constante, clara y efectiva; consultando desde el inicio de cada trámite a los miembros y dependencias competentes, para evitar reprocesos y desgaste administrativo.

Transparencia: actuar de manera objetiva, pública y planificada cuando se

desarrollen reuniones o sesiones de trabajo con contrapartes, en la etapa de planeación de la contratación o durante la ejecución de los contratos. Para la estructuración de los negocios jurídicos que celebra el CNE y con el fin de conocer el mercado y desarrollar a profundidad el estudio del sector, se podrán llevar a cabo reuniones, ferias o rondas de negocios procurando invitar a todos los posibles agentes del mercado, garantizando la igualdad en el trato y acceso a la información. De todas las reuniones se dejará constancia en acta y en todas deberán participar más de un servidor público de la entidad, siempre previa autorización del líder operativo (Director de Gestión Corporativa) del proceso de compra pública, la DGC. Los servidores públicos y colaboradores del CNE involucrados en el proceso de compra pública no podrán recibir regalos, hospitalidades o amenidades como viajes, anchetas, invitaciones a espectáculos, licores, productos u otros obsequios, entre otros, provenientes de contrapartes, salvo que se trate de promocionales como agendas, calendarios o útiles de oficina cuyo valor no sea superior al 10% del salario mínimo mensual legal vigente y sólo por una vez cada año. Sólo podrán asistir a capacitaciones o jornadas de capacitación, entrenamientos, cursos o similares, contando con la autorización escrita de la DGC y previa comunicación remitida a la contraparte en la que se precise que no se genera ningún compromiso para el proceso de compra pública del CNE y siempre y cuando el valor de lo ofrecido no sea superior a un salario mínimo mensual legal vigente. 1.2 Inhabilidades incompatibilidades, prohibiciones y conflicto de intereses que se pueden presentar en el proceso de compra pública

El CNE adelanta sus procesos de contratación con respeto del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, prohibiciones y conflicto de intereses previsto en la Constitución y la Ley. 10 Las inhabilidades son situaciones o condiciones preexistentes que impiden que una persona pueda ser servidor público o contratista del Estado, como por ejemplo el haber sido condenado penalmente por la comisión de delitos contra la administración pública. Las incompatibilidades se presentan cuando concurren dos condiciones paralelamente que no pueden mantenerse para quien sea servidor público o contratista del Estado, por ejemplo, un servidor público no puede ejecutar un contrato de trabajo con una empresa privada durante su jornada laboral o un contratista no puede mantener su relación con el Estado si ha sido declarado responsable fiscal y no paga el detrimento patrimonial declarado. Las inhabilidades e incompatibilidades están previstas en la Constitución y la ley, especialmente en el artículo 9 de la Ley 80 de 1993. El conflicto de interés se presenta cuando el servidor público, en ejercicio de su función administrativa, conoce o puede conocer de un asunto en donde tiene interés particular y directo en su regulación, lo que le impide adoptar decisiones imparciales y trasparentes en cumplimiento de sus roles y responsabilidades. Existen causales previstas en la Ley 1952 de 2019, Código General Disciplinario. Así mismo, toda vez que no es una categoría de reserva legal, se establecen en el presente manual las siguientes causales de conflicto de interés para los procesos de selección que tramite la entidad: • Un mismo proponente, ya sea como persona natural o jurídica o bajo las modalidades de Consorcio o Unión Temporal, no podrá ser adjudicatario en dos

procesos de selección de los cuales uno de ellos corresponda a la Interventoría del otro. Cuando un proponente ya sea como persona natural o jurídica o bajo las modalidades de Consorcio o Unión Temporal participe en los dos procesos y resulte adjudicatario del contrato objeto de la interventoría, a partir de dicha adjudicación no podrá continuar participando en el concurso de méritos para la interventoría y su propuesta será rechazada. Igualmente, el proponente deberá tener en cuenta lo establecido por el artículo 5 de la Ley 1474 de 2011. • Adicionalmente, no podrá ser adjudicatario del contrato de interventoría ningún proponente que haga parte del mismo holding o grupo empresarial al que pertenezca el proponente adjudicatario del contrato vigilado. En este caso, el proponente en el proceso de interventoría, una vez sea adjudicado el proceso que será vigilado, no podrá continuar participando y su propuesta será rechazada. • No podrá participar o ser adjudicatario de un proceso de selección de obra o consultoría el proponente que haga parte del mismo holding o grupo empresarial al que pertenezca el contratista que diseñó la obra o efectuó los estudios de prefactibilidad o factibilidad que anteceden dichas contrataciones. Los servidores públicos y colaboradores del CNE deberán declarar por escrito ante el superior inmediato o el supervisor del contrato, los conflictos de interés en los que se vean inmersos, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de tener conocimiento de la situación, exponiendo los hechos y circunstancias de manera clara y precisa. El superior 11 inmediato deberá analizar la situación y de encontrarlo procedente deberá separar al

servidor público o colaborador de la gestión que realizaba, determinando al funcionario o colaborar competente en adelante. Los supervisores designados efectuarán dicha manifestación ante el líder del proceso (ordenador del gasto). 1.3 Normatividad que rige el proceso de compra pública en el CNE El proceso de compra del CNE está regido por el Estatuto General de Contratación Estatal de la Administración Pública, en adelante EGCAP, conformado entre otras, por las siguientes normas: leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, 1882 de 2018, 2069 de 2020, 2195 de 2022, y el Decreto 1082 de 2015 y demás normas reglamentarias. 1.4 Caracterización y alcance del proceso de compra pública en CNE En el marco del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), el proceso de compra pública de bienes, obras y/o servicios tiene las características descritas a continuación. 1.4.1 Objetivo del proceso de compra pública en el CNE Desarrollar el proceso para la contratación de bienes, obras y servicios contemplados en el Plan Anual de Adquisiciones, para el cumplimiento de la misionalidad del CNE, en estricta observancia de la normatividad vigente. 1.4.2 Partícipes del proceso de compra pública, roles y responsabilidades