CNE - Manual de supervisión e interventoria 2024

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MANUAL DE SUPERVISIÓN E

INTERVENTORÍA

CONSEJO NACIONAL ELECTORAL

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Contenido MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONSEJO NACIONAL ELECTORAL ooococccccccconocoonoonononnonoo nnon nnc on nnonn nonn nn nno nnnnno noon nron onnnnnnnnnn noon rnoo nrrca ononn naon nnnonrncnncrionno s 4 CAPÍTULO Denconnconnciconinanicnninnninnoonoornncoorn ornann noanrrnann oenrannans orncnanncnnnnacnnsrnn ar 4 ETAPA DE EJECUCIÓN cocccocccconconcnncnncnnonoocnncncnnn cnonnconnccnnninnnec ronconnonnnconnaonn n 4 1.1 Supervisión e Interventoría de los contratos que suscribe el CNE ....................... 4 1.2 Concurrencia de la supervisión y la interventoría ...........oooooconconncnocnnccconcncnoononnnonnos 4 1.3 Personal de apoyo al supervisor de Contratos ...........oooococccocccocccooncooncnanonanonanocanocnnos 5 1.4 Supervisi0nes CONJUNTAS .....oooooncccoccnocooccocno nnonoc ncon ononn noonnn cnon cnonon ncnno rcon on cnnn ocnan roca nnconnnno s 5 1.5 Coordinación de las supervisiones e interventoríaS ..........o.ooonoonicniccnccconcncnoononnnonoono S

1.6 Roles principales de los supervisores e interventores .......oooocoonccccccccconoconononoconacnnos 5 1.7 Limitaciones para ser designado SUPerviSOT.....oooooccoconocccococonccononoconnon ncoonnncnoncnnocnnnnos 6 1.8 Prohibiciones de los supervisores € interventores.......oooooonnccnoccninnconcconnonananononanannnos 7 1.9 Funciones/obligaciones generales de los supervisores e interventores .............. 7 1.10 Funciones/obligaciones administrativas de los supervisores e interventores... 8 1.11 Funciones/obligaciones técnicas de los supervisores e interventores ............... 9 1.12 Funciones/obligaciones financieras de los supervisores e interventores ........ 11 1.13 Funciones/obligaciones de carácter legal de los supervisores e interventores RR RR RRE RR RAR RARA R RR RR rana 14 1.14 Separación temporal o definitivamente del rol de supervisor ............................ 16 1.15 Gestión del incumplimiento contractual................oooooococooncnoncnononononanonanonanananonanooos 17 1.16 Actuación administrativa sancionatoria contractual................o.ooocconnnnnnicnnnnonoo. 18 1.17 Sanciones frente al incumplimiento del contratista ...........ooooonionninnnnnic.nn..m..o. 19 1.17.1 Deber de reporte de las sanciones iIMpuestaS ...oooococcccccccncccncnnnnnnnnncccnnnns 24 1.18 Planes de reacciÓN.....ooocconcnncccnnocnnonooncoonooncononn ononn nonnnn onoon nnicoo rncnnn nrcao nnonn onaao nnono nncnono s 25

1.19 Contratos de obra no terminados a satisfacción ...........ooonconcnicnicnicciccnocnnancnnnnnos 26 1.19.1 Procedimiento para la Toma de POSESIÓN ....cccccoccoccnccccnnnccnonnncnnnononanonnnnos 26 1.20 Modificación de lOS CONTFAtoS........oooococoicnocnioninnonocnoconcnoncnncnncnnonncononcnnnnnonncnncnncnnonos 28 120.1 PLOFTOYA cooococccncnonoc ncn cnn nn nnr nnen nnn nn nnn n nnn nonn nnn nn nn nn nnnnnnnnnnrnncrnrnnrannaninnnionnn ns 29 1.20. 2 AQIÍCIÓN coooooooncnnnncccnnnnnnnnnnncnnnononnnnnnnnnnnnronn nrn rnnnnrnnnnnnrnnnnrnnrnnnrnnnnnnnnnnnoennnnnnns 29 Excepciones al límite presupuestal de la adición. .............ooccccocccooonnnncnnccoooonnnnnnos 29 2 CN=/ Consejo Nacional Electoral COLOmMBI!IA 1.21 Reconocimientos económicos que no implican modificación contractual ....... 30 1.21.1 Mayores cantidades de ODIO ..ooooooconncicccccccnniccccccnnnnnnnnonannnnnnnnnnnnnnnnnnnncnnnns 30 1.21,2 Ajustes y reajustes ..ooococccccoconnnccnnononononcnnnnononannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnrnnaanenenos 30 1.21.3 Ajustes por corrección MONEÍarlA......cccccccooconnncncccononnonononononnnnnnnnonononnnnnnos 30

1.21.4 Restablecimiento del equilibrio económico del ContratO....ooooonnnnnnniii.... 31 1.22 Cesión de lOS CONTFatosS...........ooooconconicnoccconoononno ccoo noonnn ccnon nncooncnnnn cnono nncnnn ocnnn nnono nnonno 32 1.23 Suspensión de loS CONTTAatosS ..........oooonoconoconicononcconononononoconaconncnnnonononanonanonnorononnannos 33 1.24 Terminación anticipada de los contratos que celebra El CNE........................... 34 1.25 Las cláusulas exCepcionales........o.oooococonocioccoocoononnconncoon oncnn noonno ononn onnnnno ncono nnononnnnnao s 35 1.26 Tipos de cláusulas excepcionales .......ooocoonoconicccocccoccnocncnononanonanonononononanonononononnnnnos 35 1.27 Imposición de las cláusulas excepcionales .......ooonoonicoccnicnicnnoniociccconncaconnnonccnnonnos 37 1.28 Solución de controversias con el contratista ..........oooooconncnicnnnnocnncnoonoccconnnoncnnonoss 38 AN 38 ETAPA POSTCONTRACTUAL coococcococococococoonconoonoononnoon ononn nnono nnon nnoon nnonn onann rnnornnnncnnnnnnncinoos 38 2.1 La liquidación de lOS CONTTAtOS.........oooooonccccnoccnococonoconononononanonononnonrac onncoancncoonnnccconnnnos 38 2.2 Contratos que deben liquidarse ...............oocooccncccnononocononononononoronononccnncconarnnncranonononnnos 38

2.3 Requisitos para la liquidación................ooooocooccnoccconcconacononononccooon nacnnnonncooncncoonnnaccónoonos 39 2.4 Efectos de la liquidación del CONtrato...............oonoooncocnoccnocnnocanocnconccnononanonanonanonanonnnos 39 2.5 Tipos de liquidaciÓn .........ooocoooconoccooccoonnoooc nncooa nnonco onncoonn nconn noonno oncnnnnocnnnro noan oncnna onninoos 40 2.6 Cierre del expediente contractual ............oooooooncccnoccnoccnocononanocanonoconcconncnnnononcnnncnnncnnnos 43 CN=/ Consejo Nacional Electoral

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MANUAL DE SUPERVISIÓN E

INTERVENTORIA CONSEJO NACIONAL ELECTORAL El presente manual se inserta y vincula de manera directa con las previsiones del manual de contratación y regula las etapas de ejecución y postcontractual del proceso de compra pública de la entidad. El presente manual constituye las reglas y lineamientos para la vigilancia, seguimiento y control de los contratos que suscribe el CNE. CAPÍTULO | ETAPA DE EJECUCIÓN El CNE ejercerá el seguimiento, control y vigilancia sobre todos los contratos que celebre a través de las figuras de supervisión o interventoría, establecidas en la Ley 1474 de 2011. La designación de supervisión estará a cargo del líder del proceso (ordenador del gasto), se hará por escrito, físico o electrónico y constará en el expediente contractual. 1.1 Supervisión e Interventoría de los contratos que suscribe el CNE?

1.1.1 La supervisión es el seguimiento, control y vigilancia que ejerce directamente el CNE sobre la ejecución de los contratos, es integral (aborda los aspectos legales, financieros, técnicos y administrativos) y se designa cuando no se requiere contar con conocimientos especializados. Se puede contar con apoyo a la tarea que ejecuta el supervisor a través de contratos de prestación de servicios. 1.1.2 La interventoría es el seguimiento, control y vigilancia integral que realiza el CNE a la ejecución de los contratos, a través de un tercero experto, contratado para el efecto. La interventoría puede ser técnica o integral. 1.2 Concurrencia de la supervisión y la interventoría El CNE, en aplicación de la regla general prevista en la Ley 1474 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya, no considera procedente la concurrencia de la figura de la supervisión y la interventoría en un mismo contrato, razón por la cual la interventoría se contratará integralmente con el fin de que incluya el seguimiento y 1 Ley 1474 de 2011, artículo 83. CN=/ Consejo Nacional Electoral COLOMBIA control de todos los aspectos del contrato. Así mismo, los contratos de interventoría contarán con supervisión. En el presente manual se hace referencia a ambas figuras indistintamente en lo relativo a las actividades, deberes, prohibiciones, trámites y responsabilidades a su cargo, pero en cada caso se fijarán las disposiciones que correspondan, de acuerdo con la figura de control, vigilancia y seguimiento pactada en el contrato. 1.3 Personal de apoyo al supervisor de contratos Los equipos de apoyo a la supervisión estarán conformados por contratistas de

prestación de servicios que hayan sido vinculados con el objeto de asistir la gestión y responsabilidad de los supervisores de la entidad. 1.4 Supervisiones conjuntas Cuando por la complejidad o cuantía del objeto contractual así se requiera, se podrán designar varios funcionarios para el seguimiento y control del contrato; en dicho caso se deben determinar los roles y responsabilidades de cada supervisor. 1.5 Coordinación de las supervisiones e interventorías Los jefes de las dependencias interesadas en la contratación deben efectuar un seguimiento estratégico a la labor que desarrollen los supervisores y los interventores de los contratos de su área. 1.6 Roles principales de los supervisores e interventores? Los interventores y supervisores deben vigilar, hacer seguimiento y controlar la ejecución de los contratos que celebre el CNE, verificando que se cumplan todas las condiciones técnicas, económicas y legales pactadas, así como los bienes, obras y servicios que sean recibidos a satisfacción. Deben impartir instrucciones, órdenes y sugerencias a los contratistas por escrito físico o electrónico, atendiendo las facultades que la ley o las normas internas les han otorgado, y ceñirse a lo pactado en el contrato, incluyendo toda la documentación que forma parte de éstos?; pues ninguna orden podrá darse verbalmente. Las comunicaciones electrónicas deberán remitirse del correo oficial del supervisor y al correo reportado en el contrato o acta de inicio por parte del contratista. En el contrato podrán incluirse obligaciones/funciones y responsabilidades específicas para el supervisor o interventor. 2 Ley 1474 de 2011, artículo 84.

3 Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2”. CN=/ Consejo Nacional Electoral COLOMBIA De requerirse algún cambio del servidor público designado como supervisor, será igualmente informado a través de comunicación remitida por el Líder del proceso (ordenador del gasto). En los casos de ausencia del supervisor, el Líder del proceso (ordenador del gasto) designará al funcionario que deberá asumir dicho rol; la gestión de entrega y recibo temporal de la supervisión se realizará en acta, en la que se indicará estado de ejecución, porcentaje de avance físico y financiero, hitos de cumplimiento o gestiones que deberán realizarse en la ausencia del funcionario titular o a su reintegro. De darse el retiro del supervisor de manera definitiva, éste deberá hacer entrega de un informe al Líder del proceso (ordenador del gasto), con copia a su superior inmediato y a la Dirección de Gestión Corporativa (en adelante DGC) en el que presente el estado de ejecución del contrato y el balance financiero del mismo, la gestión de riesgos realizada, actividades y pagos pendientes y recomendaciones. 1.7 Limitaciones para ser designado supervisor Los servidores públicos del CNE tendrán la obligación de ejercer las supervisiones designadas? y actuar con la mayor diligencia en el cumplimiento de sus roles y responsabilidades. El líder del proceso (ordenador del gasto) se abstendrá de designar como supervisor a los servidores públicos que se encuentren incursos en conflicto de interés? relacionados con el contrato objeto de vigilancia o que se encuentren incursos en alguna de las conductas previstas en el Código General Disciplinario, Ley 1952 de 2019, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

En el caso de que el funcionario que sea designado para ejercer la supervisión de un contrato considere que está incurso en una causal de conflicto de interés debe ponerlo en conocimiento del Líder del proceso (ordenador del gasto), con copia a la DGC, para que éste resuelva si lo separa o no del cumplimiento de sus funciones; hasta que no se resuelva la situación, se abstendrá de tomar decisiones de fondo que puedan implicar favorecimiento de sus intereses particulares o los de sus parientes y amigos cercanos. 4 Concepto 103151 de 2022. Departamento Administrativo de la Función Pública. “(...) Según lo manifestado por la entidad, la designación del supervisor de un contrato no es una delegación en los términos del artículo 9 de la Ley 489 de 1998 ni tampoco del artículo 12 de la Ley 80 de 1993, ya que la función de supervisión es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, y no es una función asignada exclusivamente al ordenador del gasto”. 5 Ley 1952 de 2019, artículo 44. Conflicto de intereses. “Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público deberá declararse impedido.” 6 CN=/ Consejo Nacional Electoral

COLOMBIA 1.8 Prohibiciones de los supervisores e interventoresf Les está prohibido a los supervisores e interventores la incursión en las siguientes conductas:

1. Modificar el contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

2. Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la Entidad contratante o del contratista.

3. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

4. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.

5. Convertirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

6. Consentir el acceso indebido de terceros a la información del contrato.

7. Tramitar, a título personal, asuntos relativos con el contrato.

8. Pedir al contratista renuncias a cambio de modificaciones al contrato o del pago de las facturas o cuentas de cobro pendientes.

9. Desconocer el derecho de turno para el pago de facturas o cuentas de cobro del contratista.

10. Relevar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

11. Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos por las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades. 1.9 Funciones/obligaciones generales de los supervisores e interventores”

1. Conocer el contrato y todos los documentos que forman parte de éste o lo anteceden, así como el presente manual, el manual de contratación del CNE y las normas que regulan el cumplimiento de sus funciones.

2. Actuar con debida diligencia en cada una de las acciones que deba

emprender, lo que implica conocer y analizar los riesgos de su gestión, buscar asesoría de las instancias correspondientes y dejar evidencia documental de los análisis efectuados y del seguimiento oportuno de las acciones que estime contribuyan a la mejor ejecución del contrato.

3. Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y remitir los requerimientos por escrito, físico o electrónico, de manera oportuna, con copia a la aseguradora que haya otorgado la garantía que ampara dicho negocio jurídico.

4. Poner en conocimiento al líder del proceso (ordenador del gasto) y de la DGC, de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones del contratista; recopilar y entregar las pruebas de tales incumplimientos, tasar los $ Ley 1952 de 2019, artículo 39. 7 Ley 80 de 1993, artículo 4. De los Derechos y Deberes de las Entidades Públicas.

CN=/ Consejo Nacional Electoral COLOMBIA perjuicios derivados si a ello hubiere lugar y recomendar el inicio de las actuaciones administrativas y judiciales que correspondan.

5. Acompañar las audiencias realizadas en el marco de una actuación administrativa sancionatoria y rendir los conceptos o informes que se requieran para su trámite.

6. Salvaguardar los recursos involucrados en el contrato, realizando una gestión fiscal adecuada y eficiente. 1.10 Funciones/obligaciones administrativas de los supervisores e interventores Serán funciones/obligaciones de contenido administrativo de los supervisores e Interventores de los contratos del CNE, las siguientes:

1. Ser interlocutor entre El CNE y el contratista, siempre dejando evidencia escrita, física o electrónica de las comunicaciones cruzadas y de las interacciones realizadas.

2. Elaborar y suscribir, en los formatos adoptados para el efecto, junto con el contratista las siguientes actas: a) acta de inicio, b) acta de recibo total o parcial a satisfacción del contrato, c) acta de compromisos o reuniones, d) acta de suspensión y de reinicio de ejecución, cuando a ello haya lugar. Cuando se trate del recibo de bienes se deberá tramitar el ingreso a almacén como requisito previo para el reconocimiento de pagos.

3. Elaborar, para revisión de la DGC y firma del líder del proceso

(ordenador del gasto), dentro de los formatos adoptados para el efecto, el acta de liquidación de los contratos a su cargo. Gestionar la firma del contratista y, de no lograrse, solicitar ante el líder del proceso, dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del plazo para la liquidación por mutuo acuerdo, la liquidación unilateral del contrato o el inicio de acciones judiciales, de ser pertinente. El supervisor deberá rendir informe del balance financiero, legal y técnico del contrato y de la gestión agotada para la liquidación por mutuo acuerdo.

4. Contribuir con la DGC en la custodia y organización del expediente contractual remitiendo toda la información utilizada y elaborada durante su ejecución de conformidad con las normas impartidas para tal efecto por el Archivo General de la Nación. Esto incluye publicar en el SECOP la información contractual y postcontractual del contrato.

El expediente contractual deberá incluir, entre otros, la correspondencia

o correos electrónicos cruzados con el contratista, los planos, requerimientos, actas de reuniones, instrucciones impartidas, y demás documentos necesarios para el control físico y financiero del contrato, adjuntando en general toda la información relacionada con su desarrollo. CN=/ Consejo Nacional Electoral

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5. Elaborar y rendir los informes de ejecución del contrato, que serán fundamento para que se efectúen los pagos del contrato objeto de supervisión o interventoría.

6. Responder las solicitudes elevadas por el contratista, propias de su rol, o gestionar el apoyo de las dependencias del CNE que deban pronunciarse o del Líder del proceso (ordenador del gasto), cuando los asuntos no sean de su competencia.

7. Gestionar ante el Líder del proceso (ordenador del gasto) la realización de las mesas de trabajo para el seguimiento a la ejecución del contrato, cuando así lo considere necesario.

8. Mantener actualizados los sistemas de información para el seguimiento a la ejecución del contrato que El CNE establezca. 1.11 Funciones/obligaciones técnicas de los supervisores e interventores Los supervisores e interventores tendrán las siguientes funciones/obligaciones

técnicas a su cargo:

1. Verificar que el contratista cumpla con las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos, manuales operativos y demás aspectos técnicos exigibles para las obras, bienes o servicios contratados.

2. Verificar la existencia de planos, diseños, licencias, permisos, autorizaciones, estudios, cálculos y demás especificaciones técnicas necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.

3. Exigir al contratista, cuando se requiera, las pruebas necesarias para

garantizar y verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas pactadas en el contrato.

4. Requerir al contratista que el personal dispuesto para la ejecución del contrato cumpla con las condiciones de idoneidad y dedicación pactadas, así como gestionar su cambio cuando no desempeñe adecuadamente las actividades a su cargo o incurra en faltas éticas y de relaciones humanas o cuando su conducta afecte el desarrollo del contrato y perjudique los intereses del CNE.

5. Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.

6. Exigir al contratista la implementación de las medidas necesarias para solucionar los retrasos e incumplimientos parciales en la ejecución del contrato, comunicando en forma clara y precisa por escrito, las instrucciones, recomendaciones y observaciones para prevenir y corregir desviaciones, demoras e incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato.

7. Diseñar y proponer estrategias ante el Líder del proceso (ordenador del gasto) y el Comité de Contratación, cuando así se requiera, que permitan gestionar los incumplimientos del CNE o las dificultades que desde la entidad surjan en el contrato.

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8. Verificar los bienes, obras y servicios recibidos, suscribiendo las actas de recibo parcial o total a satisfacción, de conformidad con los plazos establecidos en el contrato, dejando la constancia del estado de estos y del cumplimiento a satisfacción de las obligaciones del contratista.

9. Cuando los bienes, obras o servicios no puedan ser recibidos a satisfacción, dejar las observaciones correspondientes y exigir al contratista la

subsanación de errores técnicos o fallas en los procedimientos, a su costa y en el menor tiempo posible. Para ello deberá efectuar las visitas de campo que correspondan, gestionar la práctica de pruebas y ensayos de laboratorio correspondientes.

10. Resolver a la mayor brevedad posible toda consulta que eleve el contratista sobre la interpretación correcta de las especificaciones, procedimientos, lineamientos, manuales operativos y demás normas técnicas.

11. Solicitar y aprobar los informes de ejecución a los que esté obligado el contratista. De encontrar inconsistencias, errores o imprecisiones deberá solicitar de manera inmediata la corrección o complementación de los informes, estableciendo un plazo para el efecto.

12. Monitorear los riesgos previsibles identificados en el contrato, Informar oportunamente al líder del proceso (ordenador del gasto) y a la DGC de aquellos ocurridos o por ocurrir en desarrollo de los contratos o aquellos imprevisibles que afecten la ejecución del contrato o su ecuación financiera.

13. Revisar y aprobar los programas de ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, etc. en aquellos casos en que se requiera.

14. Revisar que los bienes entregados por el contratista sean nuevos, originales, de la calidad exigida, que operen correctamente y que se hayan dado las instrucciones necesarias para su instalación o se haya instalado por parte del contratista, cuando así se haya previsto. De igual manera verificar los accesorios parte de los bienes y la entrega de los manuales de instrucción de funcionamiento, operación, cuidado y mantenimiento.

15. Verificar el correcto funcionamiento de los bienes adquiridos durante el

término de la garantía legal$ y en aquellos casos en que observen fallas; requerir al contratista, por escrito físico o electrónico, para que revise y resuelva la falla en el menor tiempo posible o para que reemplace el bien por uno nuevo, en caso de ser necesario. De no lograrse la reparación o reemplazo del bien, deberá rendir el informe correspondiente de incumplimiento y remitirlo al Líder del proceso 8 Ley 1480 de 2011, artículo 7 y subsiguientes. Garantía legal. “Es la obligación, en los términos de esta ley, a cargo de todo productor y/o proveedor de responder por la calidad, idoneidad, seguridad y el buen estado y funcionamiento de los productos. En la prestación de servicios en el que el prestador tiene una obligación de medio, la garantía está dada, no por el resultado, sino por las condiciones de calidad en la prestación del servicio, según las condiciones establecidas en normas de carácter obligatorio, en las ofrecidas o en las ordinarias y habituales del mercado.” 10 CN=/ Consejo Nacional Electoral

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(ordenador del gasto) y a la DGC, para el inicio de las actuaciones administrativas o acciones legales correspondientes.

16. Exigir que el contratista cumpla con las normas, procedimientos y protocolos necesarios para la protección al medio ambiente.

17. En caso de requerirse modificaciones, justificar y solicitar los ajustes de los contratos ante el Líder del proceso (ordenador del gasto), la DGC y el comité de contratación, de haber sido convocado, aportar la documentación requerida para el efecto. Cuando sea el contratista quien solicite la modificación del contrato, el supervisor o interventor deberá efectuar el análisis integral del tema,

especialmente de cara a los riesgos previsibles identificados en el contrato y a la conducta del contratista, avalando o desaprobando la petición ante el Líder del Proceso (ordenador del gasto), la DGC y el comité de contratación, de requerirse la intervención de esta instancia.

18. Elaborar, para revisión de la DGC y firma del Líder del proceso

(ordenador del gasto), respuesta a las comunicaciones que se generen durante la ejecución del contrato, provenientes de la ciudadanía, veedurías, entes oO instancias de control o instituciones.

19. Certificar el cumplimiento del contrato, para que el Líder del proceso

(ordenador del gasto) y demás dependencias involucradas, tramiten los pagos a que haya lugar.

20. Efectuar seguimiento a las obligaciones postcontractuales hasta el cierre del expediente, gestionando la declaración de siniestro y el pago de las indemnizaciones que correspondan a cargo del contratista o su garante en esta etapa.

21. Rendir informe? al Líder del proceso (ordenador del gasto) y a la DGC, sobre situaciones que constituyan o puedan constituir incumplimiento contractual; dicho informe deberá documentar las circunstancias de hecho que motivan el presunto incumplimiento contractual, enunciando las cláusulas o normas posiblemente incumplidas o violadas, así como las consecuencias que podrían derivarse para el contratista teniendo en cuenta las estipulaciones del negocio jurídico. Igualmente, de resultar procedente, se deberá hacer una estimación de los posibles perjuicios a pagar por parte del contratista y los documentos que soporten dicha valoración. El supervisor o interventor deberá acompañar el trámite

de la actuación administrativa sancionatoria y rendir los conceptos e informes que se requieran para el efecto. 1.12 Funciones/obligaciones financieras de los supervisores e interventores Los supervisores O interventores tendrán a su cargo las siguientes funciones/obligaciones financieras: 9 Ley 1150 de 2007, artículo 17. 11 CN=/ Consejo Nacional Electoral

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1. Asegurar que el contrato y/o sus adiciones estén debidamente soportadas con los recursos presupuestales requeridos, esto incluye la gestión de reservas presupuestales”, cuentas por pagar y vigencias futuras??.

2. Gestionar oportunamente los pagos al contratista, evitando la generación de intereses, y llevando el control financiero del contrato, actualizándolo con los pagos, ajustes y deducciones efectuadas, con el fin de evitar que la ejecución sobrepase el presupuesto asignado o que el contratista continúe con la ejecución del contrato una vez vencido su plazo.

3. Advertir e informar al Líder del proceso (ordenador del gasto) y a la DGC, de las situaciones que puedan generar mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, para lo cual elevará la solicitud correspondiente, debidamente soportada, advirtiendo la necesidad de corrección de los desajustes que pudieren presentarse.

4. Verificar que se programen presupuestalmente en el PAC??, ante la instancia correspondiente, los pagos, de acuerdo con lo establecido en el contrato. 10 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Portal Web. Preguntas Frecuentes.

https://www.minhacienda.gov.co/webcenter/portal/AtencionPublico/pages faapreguntasfrecuentes/fag

pgn/fagadminapropiaciones . “Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados. Una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagada con cargo a la reserva que se constituye a más tardar el 20 de enero de la vigencia siguiente”. 11 Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Portal Web. https://sedeelectronica.minhacienda.gov.co/SedeElectronica/tramites/tramite.do?formAction=btShowé t=500558:s=0Hfno-back-butto. “Las vigencias futuras ordinarias son aquellas donde la ejecución se inicie afectando el presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleva a cabo en cada una de las vigencias futuras autorizadas, siempre y cuando se cumpla: Que el monto máximo de vigencias futuras, el plazo y las condiciones de las mismas consulten las metas plurianuales del Marco Fiscal de Mediano Plazo de que trata el artículo 10 de la Ley 819 de 2003. Como mínimo, del monto de las vigencias futuras solicitarlas se deberá contar con apropiación del quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en la que éstas sean autorizadas, en el rubro presupuestal respectivo a nivel del Anexo del Decreto de Liquidación. La autorización de vigencias futuras ordinarias las otorga el CONFIS o la DGPPN del MHCP como delegataria del primero, y se caracteriza porque la obligación por adquirirse

inicia su ejecución con presupuesto de la vigencia en curso. En cuanto a la autorización de vigencias futuras ordinarias para proyectos de inversión que superan el respectivo periodo de gobierno, requieren ser declarados de importancia estratégica por el CONPES, esa declaratoria requiere aval fiscal del CONFIS, en el que se valida la consistencia con el Marco de Gasto de Mediano Plazo (MGMP) y el Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP)”. 12 Manual PAC Recursos Nación CSF Y SSF. Minis