CNE - Plan institucional de archivos PINAR 2024

I Direcciones, Oficinas y Grupos Internos de Trabajo Interno del Consejo Nacional Electoral Adriana Milena Charari Olmos Secretaria Técnica de Sala José Antonio Parra. Dirección de Vigilancia e Inspección Electoral Martha Margarita Salazar Dirección de Gestión Corporativa Luis Gabriel Peñaranda Díaz. Jefe de la oficina de Planeación Estratégica e Innovación Manuel Santiago Correal Zúñiga Jefe de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas Gustavo Alberto Lozano Ferro. Jefe de Oficina de Tecnologías de la Información Plinio Alarcón Buitrago. Jefe de la Oficina Jurídica María Luisa Brochet Jefe Oficina de Control Interno Daimi Lindo Solano. Coordinadora Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental Jhoana del Carmen Ruiz. Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo Cooperación y Relaciones Internacionales Tania América González Millares Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo Genero, Etnias y Democracia Inclusiva Zamira Marcela Gómez Carrillo. Fondo Nacional de Financiación Política y de Campañas Electorales Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 1 Magistrados del Consejo Nacional Electoral 2022-2026 Alfonso Campo Martínez. Honorable Magistrado Presidente del CNE Maritza Martínez Aristizábal. Honorable Magistrada Vicepresidenta del CNE Alba Lucia Velásquez Hernández. Honorable Magistrada

Álvaro Hernán Prada Artunduaga. Honorable Magistrado Altus Baquero. Honorable Magistrado Benjamín Ortiz Torres. Honorable Magistrado. César Augusto Lorduy Maldonado. Honorable Magistrado Cristian Ricardo Quiroz Romero. Honorable Magistrado Fabiola Márquez Grisales. Honorable Magistrada Pablo Julio Cruz Ocampo. Honorable Magistrado Delegado Acuerdo Paz Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 2 Presentación En el marco de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada al Consejo Nacional Electoral a través del Plan Nacional de Desarrollo “Colombia Potencia Mundial de la Vida”, con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos establecidos para la planeación estratégica de las entidades de la administración pública y en el marco de las competencias señaladas en el Decreto 2085 de 2019, se presenta el “Plan Institucional de Archivos-PINAR” que contiene los lineamientos de la Gestión Documental requeridos para la ejecución de la hoja de ruta que permitirá el cumplimiento de la visión, misión y objetivos estratégicos institucionales.

ALFONSO CAMPO MARTÍNEZ.

Presidente Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 3 Siglas y acrónimos En este apartado se identificará el listado de siglas y acrónimos que se utilizaran

durante el desarrollo de este documento. Los siguientes son ejemplos: AGN Archivo General de la Nación BANTER Bancos Terminológicos CCD Cuadro de Clasificación Documental CNE Consejo Nacional Electoral PGD Programa de Gestión Documental PINAR Plan Institucional de Archivos PMA Plan de Mejoramiento Archivístico TCA Tablas de Control de Acceso TRD Tabla de Retención Documental TVD Tabla de Valoración Documental SGDEA Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SIC Sistema Integrado de Conservación Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 4 Contenido

1. Generalidades ............................................................................................................ 8

2. Marco Legal ................................................................................................................ 9

3. Alcance ....................................................................................................................... 9 3.1. Objetivo General ..................................................................................................... 9 3.2. Objetivos Específicos ............................................................................................ 10

4. Propósito .................................................................................................................. 10

5. Componentes ........................................................................................................... 11 5.1. Evaluación de la Situación Actual ...................................................................... 11 5.2. Identificación de Aspectos Críticos .................................................................... 12 5.3. Priorización de los Aspectos Críticos ................................................................. 14

6. Antecedentes de la Planeación de la Gestión del Plan Institucional de Archivos. ..... 16

7. Desarrollo del Plan Institucional de Archivos 2023 .................................................... 19 7.1. Ejes Temáticos para el año 2023 .......................................................................... 20 7.2. Plan de Acción de la Matriz o Mapa del Plan ........................................................ 21

8. Evaluación del Plan .................................................................................................... 1 8.1. Indicadores ............................................................................................................. 1

9. Planeación 2023 ......................................................................................................... 1

10. Anexos .................................................................................................................... 3

11. Referencias bibliográficas ....................................................................................... 3

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www.cne.gov.co 5 Índice de Tablas Tabla 1. Aspectos críticos de la gestión Documental en el CNE ...................................... 13 Tabla 2. Priorización de los aspectos críticos de la gestión documental .......................... 14 Tabla 3. Prioridad de aspectos críticos por eje temático .................................................. 15 Tabla 4. Planes y proyectos asociados del PINAR .......................................................... 19 Tabla 5. Mapa de Ruta PINAR 2023-2028 ....................................................................... 21 Tabla 6. Herramientas de seguimiento .............................................................................. 1 Tabla 7. Indicadores PINAR ............................................................................................... 1 Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 6 Glosario de Términos1 • Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. • Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte material, acumulados por el Consejo Nacional Electoral, en el transcurso de la gestión, conservados respetando el orden para servir como testimonio e información para los demás Entes Gubernamentales y a los ciudadanos, o como

fuente de la historia. • Archivo General de la Nación: establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguardia del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que le confía en custodia. • Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. • Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizados su trámite. • Archivo electrónico: conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. • Aspecto crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual. • Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. • Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. • Instrumentos archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. • Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

1 Manual para la Formulación del Plan Institucional de Archivos. Archivo General de la Nación. 2014. Glosario Pág. 25-26. Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 7 • Plan de Acción Institucional: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad, articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional. • Plan Estratégico: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo. • Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia. • Tablas de Retención Documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documental, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. • Tablas de Valoración Documental: listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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1. Generalidades El Consejo Nacional Electoral en adelante CNE, en procura de dar cumplimiento a las políticas archivísticas exigidas por el Archivo General de la Nación y con el fin

de fortalecer la gestión documental de la entidad, desarrolla su Plan Institucional de Archivos –PINAR, definido como un instrumento para la planeación de la función archivística de la entidad, en los aspectos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico, con el fin de dar a conocer los planes que permitan el fortalecimiento de la gestión documental de la entidad a corto, mediano y largo plazo. El plan institucional de archivos PINAR es un instrumento de planeación para la labor archivística, que determina elementos importantes para la planeación estratégica y anual del proceso de gestión documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la normatividad establecida vigente frente a la administración de documentos. Este plan como instrumento archivístico definido y regulado por la normatividad archivística vigente, se estructura teniendo en cuenta los siguientes documentos: • El Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR. • El resultado de las necesidades contempladas en el diagnóstico integral de archivo en las cuales se relacionan aspectos como: condiciones locativas y mobiliarias, producción documental, volumetría y crecimiento de la documentación, condiciones medio ambientales y de conservación de la documentación. • Acta de visita de seguimiento y vigilancia realizada por el AGN en el año 2021. • Los informes de plan de mejoramiento archivístico PMA de vigencia 2021. Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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2. Marco Legal La Constitución Política de 1991, Consagro el habeas data, el cual reúne el derecho de conocer y rectificar información de los ciudadanos en archivos y bases de datos (Art,15), el derecho a la intimidad personal y familiar, (Art.23), el derecho de petición, (Art.20) el derecho de información, el derecho de acceso a los documentos públicos (Art.74).

Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”. Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho al acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”. Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

3. Alcance El PINAR del CNE, se proyecta para las vigencias 2024 - 2026 en cuanto prevé el desarrollo de las acciones en materia de gestión documental, a corto, mediano y largo plazo, desde la identificación de las necesidades hasta la solución de estas, articulado con el sistema de gestión, planes, programas, objetivos estratégicos de la entidad de forma tal que conforma un instrumento estratégico de mejoramiento continuo. 3.1. Objetivo General Implementar los lineamientos, estrategias y acciones institucionales que conduzcan

a una adecuada ejecución de la función archivística al interior de la entidad para las vigencias 2024 -2026 en el CNE, fortaleciendo la gestión y administración de los archivos Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 10 3.2. Objetivos Específicos • Implementar las estrategias en el cumplimiento de la legislación archivística y disposición de la información para su acceso de forma confiable íntegra y segura. • Diseñar e implementar el Sistema Gestión Documental y Archivos del Consejo Nacional Electoral Modelo de Gestión Documental y de Administración de Archivos - MGDA. • Asegurar que el proceso de gestión documental desarrolle las acciones de mejora pertinentes en aras de fortalecer y optimizar la eficiencia del mismo. • Promover la cultura archivística al interior de la entidad.

4. Propósito Apropiar los lineamientos para la administración de los archivos de gestión; con el objeto de garantizar la conservación, trazabilidad y recuperación de los documentos independientemente de su soporte, que hagan parte del acervo documental de la Entidad, en acompañamiento de cada uno de los funcionarios para cumplir con las normas y directrices dispuestas por el Archivo General de la Nación – AGN.

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5. Componentes El PINAR del CNE se elaboró bajo los parámetros del Manual para la Formulación

del Plan Institucional de Archivos del Archivo General de la Nación, con el objetivo de obtener una herramienta que desde el componente de planeación describa a corto, mediano y largo plazo las necesidades técnicas y administrativas que en materia de gestión documental requiera la Entidad, el cual consta de la siguiente estructura: 5.1. Evaluación de la Situación Actual Como resultado del análisis de la situación actual de los archivos del CNE y de las necesidades contempladas en los documentos: Informe de auditoría de la Contraloría General de la República en 2013, Acta de reunión de seguimiento y control realizada por el AGN en el año 2015, el diagnóstico integral de archivo 2018 y el informe de plan de mejoramiento archivístico PMA de vigencia 2021; se identificaron los siguientes aspectos archivísticos el programa de gestión documental de la Entidad: • Las instalaciones locativas del CNE no cuentan con las condiciones técnicas ni ambientales adecuadas para la conservación de documentos, ni depósitos de archivo. • Los Instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8 no están creados en su totalidad en el CNE y los existentes están desactualizados, estos son: a). El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b). La Tabla de Retención Documental (TRD). c). La Tabla de Valoración Documental (TVD). d). El Programa de Gestión Documental (PGD). f). El Inventario Documental. g). Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. h). Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales.

i). flujos documentales y. j). Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 12 • Aunque la entidad cuenta con personal con experiencia en gestión documental, es necesario reforzar el recurso humano tanto en la parte técnica como en la profesional, garantizando la permanencia del mismo, con la finalidad de dar continuidad y acompañamiento los distintos procesos en la Entidad, dando cumplimiento a los artículos 4, 5 y 6 de la Ley 1409 de 2010 y Resolución número 629 del 2018 "Por la cual se determinan las competencias específicas para los empleados con funciones de archivistas que exijan formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitario de archivística". • Conformación de fondos acumulados, sin criterios de ordenación ni niveles de descripción. • El CNE requiere aprobar, adoptar e implementar el Sistema Integrado de Conservación - SICy los planes que lo componen, el Plan de conservación documental y el Plan de preservación digital a largo plazo, a los documentos y espacios que sean destinados para el almacenamiento de la información que sean propios de la Entidad. 5.2. Identificación de Aspectos Críticos A continuación, se definen los aspectos críticos que afectan la función archivística de la Entidad asociados a los riesgos que se pueden presentar: Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 13 Tabla 1. Aspectos críticos de la gestión Documental en el CNE ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO 1.El CNE cuenta con fondo documental acumulado, en su estado natural • Perdida de la memoria institucional. • Dificultades para la búsqueda y recuperación de la información y atención de consultas.

2. Las instalaciones locativas para los • Dificultad para dar un uso racional a espacios, depósitos de archivo no cuentan con las mobiliario y unidades de almacenamiento condiciones técnicas ni ambientales destinado a la custodia de archivos. adecuadas para la conservación de • Dificultad en la recuperación de la documentos. documentación. • Perdida del soporte y la información, debido a deterioros de naturaleza física y química.

•

3. Instrumentos archivísticos no • Organización errada en los archivos de gestión. aprobados y convalidados, señalados en • Eliminación de documentos sin requisitos; el Decreto 1080 de 2015 en su artículo como la valoración jurídica, técnica, 2.8.2.5.8. administrativa entre otros. • Duplicidad de Información. • Hallazgos en auditorías de Contraloría, Control Interno, Archivo General de la Nación por incumplimiento de requisitos normativos. • Adopción de directrices y lineamientos no adecuados para el desarrollo de los procesos

4. Carencia del recurso humano tanto archivísticos de la Entidad. en la parte técnica como en la • Manejo de la gestión documental según profesional,

criterios propios y no ajustados a la normatividad archivística. • Duplicidad de documentación. de fondos acumulados, sin criterios de • Demoras en la consulta. ordenación ni niveles de descripción. 6.El CNE requiere aprobar, adoptar e • Hallazgos de los entes de control. implementar el Sistema Integrado de Conservación - SICy los planes que lo Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 14 componen, el Plan de conservación documental y el Plan de preservación digital a largo plazo, a los documentos y espacios que sean destinados para el almacenamiento de la información que sean propios de la Entidad. 7.La entidad cuenta con un software para los procesos de gestión documental • Perdida de información. electrónica, sin embargo, para la • Acceso no autorizado a información. • Inadecuada implementación de la gestión administración de documentos físicos documental. carece de la apropiación e • Dificultades para la búsqueda y recuperación de implementación. la información y atención de consultas. 5.3. Priorización de los Aspectos Críticos Una vez se identificaron los aspectos críticos, se evaluó el impacto que tiene cada uno de ellos frente a los ejes articuladores en relación a lo definido en la “Tabla N°3 Criterios de Evaluación del Manual de Elaboración del Pinar del AGN, cuyo

resultado final fue el siguiente: Tabla 2. Priorización de los aspectos críticos de la gestión documental EJES ARTICULADORES ASPECTO CRITICO C A R T S I N I M D A E D Ó N I S O V I H C R A A O S E C C A A L O IC A M R O F NI C A V R E S E R PA L E D ÓN N Ó IC A M R O F N IN S O T C E P S A C I G O L O N C E T E D Y OSIM I C E L A T R O F D A D I R U G E S Y O T N EO I C A L U C I T R A N L A T O T I 1.El CNE cuenta con fondo documental acumulado, en su estado natural 6 7 7 6 9 35

2. Las instalaciones locativas para los depósitos de archivo no cuentan con las condiciones técnicas ni ambientales 6 7 7 6 9 35 adecuadas para la conservación de documentos.

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3. Instrumentos archivísticos no aprobados y convalidados, señalados en el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 10 7 4 7 10 38

2.8.2.5.8.

4. Carencia del recurso humano tanto en la parte técnica como en la profesional, que se garantice la permanencia, con la 7 7 6 7 7 34 finalidad de dar continuidad y acompañamiento los distintos procesos

en la Entidad.

5. Conformación de fondos acumulados, sin criterios de ordenación ni niveles de 6 4 8 6 10 34 descripción.

6. El CNE requiere aprobar, adoptar e implementar el Sistema Integrado de Conservación - SICy los planes que lo componen, el Plan de conservación documental y el Plan de preservación 8 4 10 8 10 40 digital a largo plazo, a los documentos y espacios que sean destinados para el almacenamiento de la información que sean propios de la Entidad.

7. La entidad cuenta con un software para los procesos de gestión documental electrónica, sin embargo, para la 10 7 9 10 10 46 administración de documentos físicos carece de la apropiación e implementación. 53 43 51 50 65

TOTAL Teniendo en cuenta el anterior análisis se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto de mayor a menor con el siguiente resultado: Tabla 3. Prioridad de aspectos críticos por eje temático ASPECTO CRITICO TOTAL EJES TOTAL ARTICULADORES La entidad cuenta con un software para los Fortalecimiento y procesos de gestión documental electrónica, 46 articulación 65 sin embargo, para la administración de Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 16 documentos físicos carece de la apropiación e implementación. El CNE requiere aprobar, adoptar e Administración de implementar el Sistema Integrado de archivos

Conservación - SICy los planes que lo componen, el Plan de conservación documental y el Plan de preservación digital 40 43 a largo plazo, a los documentos y espacios que sean destinados para el almacenamiento de la información que sean propios de la Entidad Instrumentos archivísticos no aprobados y Aspectos convalidados, señalados en el Decreto 1080 tecnológicos y de 38 40 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8. seguridad de la información Las instalaciones locativas para los depósitos Preservación de la de archivo no cuentan con las condiciones información 35 técnicas ni ambientales adecuadas para la conservación de documentos. 44 Conformación de fondos acumulados, sin 34 Acceso a la criterios de ordenación ni niveles de información descripción. 36 El CNE cuenta con fondo documental 35 Acceso a la acumulado, en su estado natural información 36 Carencia del recurso humano tanto en la parte técnica como en la profesional, que se garantice la permanencia, con la finalidad de 34 dar continuidad y acompañamiento los distintos procesos en la Entidad.

6. Antecedentes de la Planeación de la Gestión del Plan

Institucional de Archivos. El Consejo Nacional Electoral (CNE), como órgano autónomo e independiente de las tres ramas del poder público y perteneciente a la Organización Electoral responsable de la regulación, inspección, vigilancia y control de toda la actividad electoral de los partidos y movimientos políticos, de los grupos significativos de ciudadanos, de sus representantes legales, directivos y candidatos, en el cumplimiento de sus funciones produce un gran volumen de información que Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 17 permite fortalecer la doctrina del Sistema Político y Electoral Colombiano2. Es así que a partir de las facultades extraordinarias otorgadas al presidente de la República en el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, pacto por la equidad”, se expidió el Decreto 2085 de 2019, para efectos de la autonomía administrativa y presupuestal del CNE de que trata el artículo 265 de la Constitución. En ese sentido, es importante precisar que frente a este punto, durante la vigencia 2013, la Contraloría General de la República, elaboró un informe de auditoría, en el cual estableció que: “El Consejo Nacional Electoral no cuenta con el sitio destinado para el depósito de su archivo con las condiciones técnicas ni ambientales adecuadas para la conservación del mismo según lo indicado en las normas, evidenciando instalaciones eléctricas en mal estado, expuestas y cercanas a los documentos, problemas de humedad, no se cuenta con ventilación ni distribución de estanterías adecuadas, así como con mecanismos de prevención y atención de emergencia, presenta dificultades de espacio y movilidad para la óptima manipulación. Estas situaciones que tienen origen en las deficiencias de gestión documental del CNE configuran un alto riesgo de deterioro y/o daño permanente para el archivo documental, el cual se constituye en un patrimonio permanente del Estado, teniendo en cuenta además que corresponde a soportes originales de las actuaciones de la entidad que no se encuentran archivados en medio electrónico”. Dicha situación, también fue evidenciada en mayo 11 y 12 de 2015, en el informe

presentado por el Archivo General de la Nación, como resultado de la visita que realizó, en virtud de la inspección, vigilancia y control de los archivos de las entidades del Estado, en la cual se determinó que: • No se han elaborado e implementado las Tablas de Retención DocumentalTRD propias del CNE. • No se han elaborado e implementado las Tablas de Valoración DocumentalTVD propias del CNE. • No se cuenta con un programa de gestión documental. • No se ha elaborado e implementado el Sistema Integrado de ConservaciónSIC. • No se ha oficializado la autorización de firmas para la documentación generada en las Corporaciones. • No se tiene un programa de capacitación anual. • No existen instructivos normalizados para el manejo de la documentación. • Existen registros de la documentación generada en las dependencias y en el Archivo Central más no son inventarios documentales. • Las condiciones técnicas de los depósitos de archivo no son las adecuadas 2 Artículo 120 y 265 de la Constitución Política Colombiana Carrera 7 # 32-42 Centro Comercial San Martín Piso 4 Zona Sur Oriental

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www.cne.gov.co 18 para el almacenamiento y conservación documental. De esta manera, teniendo en cuenta que el artículo 4° de la Ley 594 de 2000 establece entre los principios generales que rigen la función archivística, el principio de responsabilidad, el cual consagra que: (…) “Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos"; Es necesario contratar una solución integral que resuelva los problemas enunciados, y establezca soluciones a mediano y largo plazo a partir

de los procesos definidos en la planeación estratégica institucional dada a partir de la Resolución 1044 de 2021. Descripción del Problema. La Comisión de la Contraloría General de la Republica, estableció que el sitio destinado para el depósito del archivo del CNE no cuenta con las condiciones técnicas ni ambientales adecuadas para la conservación del mismo según lo indicado en las normas, toda vez que se evidencian instalaciones eléctricas en mal estado, expuestas y cercanas a los documentos, problemas de humedad, falta de ventilación y distribución de estanterías inadecuadas, así como falta de mecanismos de prevención y atención de emergencia, y dificultades de espacio y movilidad para la óptima manipulación. Por lo que se requiere, en el marco de la Resolución 10