CNE - Resolucion 01075 de 2024

RESOLUCIÓN No. 01075 DE 2024 (07 de febrero) “Por medio de la cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral” EL PRESIDENTE En uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los artículos 265 y 269 de la Constitución Política de Colombia, Ley 87 de 1993, Decreto 1083 de 2015, Decreto 648 de 2017, y el Decreto No. 2085 de 2019.

CONSIDERANDO QUE: La Constitución Política en su Artículo 209, establece: “(…) La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.” Así mismo, el artículo 265 Superior, modificado por el artículo 12 del Acto Legislativo 01 de 2009, el Legislador previó que: “El Consejo Nacional Electoral regulará, inspeccionará, vigilará y controlará toda la actividad electoral de los partidos y movimientos políticos, de los grupos significativos de ciudadanos, de sus representantes legales, directivos y candidatos, garantizando el cumplimiento de los principios y deberes que a ellos corresponden, y gozará de autonomía presupuestal y administrativa. Tendrá las siguientes atribuciones especiales:

(…)

13. Darse su propio reglamento.

(…)” Y, en su Artículo 269, estipula que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la

contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.” La Ley 87 de 1993, por la cual se dictan normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, indica: "ARTÍCULO 6o. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. (…) Resolución 01075 de 2024 Página 2 de 8 “Por medio del cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral” ARTÍCULO 13. COMITE DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5 de la misma Ley, deberán contar con un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del más alto nivel jerárquico de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.” La Ley 1753 de del 2015 determina que: “ARTÍCULO 133. INTEGRACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN. Intégrense en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad de que trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998, de tal manera que permita el fortalecimiento de los

mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado. El Gobierno Nacional reglamentará la materia y establecerá el modelo que desarrolle la integración y articulación de los anteriores sistemas, en el cual se deberá determinar de manera clara el campo de aplicación de cada uno de ellos con criterios diferenciales en el territorio nacional. Una vez se reglamente y entre en aplicación el nuevo Modelo de Gestión, los artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 872 de 2003 perderán vigencia.” El Decreto 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, determinó en el capítulo 2, artículo 2.2.21.2.2, como uno de los responsables, al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de la siguiente manera: “ARTÍCULO 2.2.21.2.2 Responsables. Los responsables son las autoridades y servidores públicos obligados a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno, de acuerdo con la Constitución y la ley, así: (…) c. Los Representantes Legales y Jefes de Organismos de las entidades a que se refiere el artículo 2.2.21.1.2 del presente decreto, son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas constitucionales y legales en materia de control interno. (…) e. El servidor público, como eje del Sistema de Control Interno, tiene la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación,

apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del Sistema de Control Interno del organismo o entidad a la cual pertenece.” El Decreto 648 de 2017, en su artículo cuarto adicionó al Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, el cual establece: “ARTÍCULO 4. Adiciónese el Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, con los siguientes artículos: “(…) ARTÍCULO 2.2.21.1.5 Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, integrado por: 1) El representante legal quien lo presidirá. 2) El jefe de planeación o quien haga sus veces. Resolución 01075 de 2024 Página 3 de 8 “Por medio del cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral” 3) Los representantes del nivel directivo que designe el representante legal. 4) El representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. El jefe de control interno o quien haga sus veces, participará con voz pero sin voto en el mismo y ejercerá la secretaría técnica. ARTÍCULO 2.2.21.1.6 Funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno: a. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de

cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI. b. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración. c. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento. d. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar. e. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna. f. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría. g. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta. h. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad. (…)” El Decreto 1499 de 2017, en su Artículo 2 sustituyó el Título 23 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1083 de 2015, el cual expresa: “ARTÍCULO 2.2.23.1. Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control Interno. El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se

articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y GestiónMIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno - MECI. ARTÍCULO 2.2.23.2. Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. La actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI, se efectuará a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual será de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993. PARÁGRAFO. La Función Pública, previa aprobación del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, podrá actualizar y modificar los lineamientos para la implementación del MECI. ARTÍCULO 2.2.23.3. Medición del Modelo Estándar de Control Interno. Los representantes legales y jefes de organismos de las entidades a las que les aplica la Ley 87 de 1993 medirán el estado de avance del Modelo Estándar de Control Interno. Los jefes de control interno o quienes hagan sus veces realizarán la medición de la efectividad de dicho Modelo. La Función Pública Resolución 01075 de 2024 Página 4 de 8 “Por medio del cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral” establecerá la metodología, la periodicidad y demás condiciones necesarias para tal medición y

recogerá la información a través del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión - FURAG. Los resultados de esta medición servirán de base para el informe que sobre el avance del Control Interno en el Estado presentará el Presidente de la República al Congreso de la República, al inicio de cada legislatura. ARTÍCULO 2.2.23.4. Seguimiento a la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG. La Procuraduría General de la Nación podrá hacer seguimiento a la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG en las entidades del orden nacional y territorial." El Decreto 2085 de 2019 en su artículo 4, establece que: “Autonomía Administrativa. En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde al Consejo Nacional Electoral a través de su presidente, nombrar a los servidores públicos de acuerdo con la estructura y organización dispuesta para el efecto, así como crear grupos internos de trabajo y definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política y ley, sin perjuicio de las delegaciones que para el efecto se realicen.” Teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario crear el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral. En mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: Creación. Crear el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del Control Interno de Gestión.

ARTÍCULO SEGUNDO: Conformación. El Comité estará conformado por los siguientes

integrantes:

1. Presidente del Consejo Nacional Electoral o quien haga sus veces.

2. Director (a) de Gestión Corporativa.

3. Jefe de Oficina de Planeación Estratégica e Innovación.

4. Jefe de Oficina Jurídica.

5. El representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de

Control Interno. PARÁGRAFO PRIMERO. El Jefe de la Oficina de Control Interno, será invitado permanente y desarrollará las funciones de Secretario Técnico con voz, pero sin voto. Resolución 01075 de 2024 Página 5 de 8 “Por medio del cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral” PARÁGRAFO SEGUNDO. Podrán ser invitados algunos funcionarios de la Corporación, cuando los miembros del Comité así lo consideren, con voz, pero sin voto. PARÁGRAFO TERCERO. Los integrantes del comité podrán delegar en el nivel de asesor o profesional especializado su participación en el comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, mediante acto administrativo.

ARTÍCULO TERCERO: Funciones del Comité. Son funciones del Comité de

Coordinación del Sistema de Control Interno:

1. Aprobar el Plan Anual de Auditoría del Consejo Nacional Electoral presentado por el jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con los dispuesto en el Código de Ética del Auditor y el Estatuto de Auditoría Interna, basado en la priorización de los temas críticos, según la gestión de riesgos.

2. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de la entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento

del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del MECI (Modelo Estándar de Control Interno).

3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

4. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

5. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

6. Someter a aprobación del Presidente del Consejo Nacional Electoral la política de administración del riesgo y realizar seguimiento especial a su prevención.

7. Las demás señaladas por la Ley vigente aplicable.

ARTÍCULO CUARTO: Funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Coordinación de Control Interno. La Secretaría Técnica del Comité de Coordinación del Control Interno del Consejo Nacional Electoral será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, indicando: hora, día y lugar de la reunión.

2. Elaborar el orden del día de la reunión.

3. Dar lectura al acta anterior y realizar seguimiento a los compromisos pendientes.

Resolución 01075 de 2024 Página 6 de 8 “Por medio del cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral”

4. Redactar las actas de las reuniones.

5. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.

6. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.

7. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.

8. Participar en las reuniones del Comité, con voz y sin voto.

9. Las demás funciones que le delegue el Comité y que sean propias de su carácter como

Secretario Técnico.

10. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

ARTÍCULO QUINTO: Sesiones ordinarias. El Comité se reunirá como mínimo dos (2) veces en el año de manera virtual o presencial a solicitud del Presidente, conforme a la necesidad y dinámica de los procesos dentro de la entidad.

La citación debe realizarse con mínimo dos (2) días de antelación a la sesión y debe estar acompañada de todos los soportes necesarios para el pronunciamiento del Comité. PARÁGRAFO. Sesiones Extraordinarias. En caso de que las necesidades así lo exijan, se celebrarán sesiones extraordinarias a solicitud del Presidente del Consejo Nacional Electoral o del Jefe de la Oficina de Control Interno y se convocará por lo menos con dos (2) días de anticipación. El tema a tratar será el objeto de la citación.

ARTÍCULO SEXTO: Asistencia. La asistencia a los Comités es obligatoria. Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno no pueda asistir, deberá comunicarlo a la Secretaría Técnica del Comité.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Quórum. El Comité de Coordinación del Sistema de Control

Interno sesionará y deliberará con la mayoría de sus miembros y las decisiones se tomarán con la mitad más uno de sus integrantes. Al inicio de las reuniones, el secretario debe verificar la existencia del quórum para deliberar. En caso de presentarse empate en las votaciones que se realicen, se definirá por el voto de quien preside la sesión. ARTÍCULO OCTAVO. Desarrollo de las reuniones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Las reuniones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno serán instaladas por el Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. En cada reunión de Comité sólo podrán tratarse los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será necesariamente la lectura y aprobación del acta anterior. Resolución 01075 de 2024 Página 7 de 8 “Por medio del cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral” No obstante, el orden del día podrá ser modificado por el Comité en pleno. Una vez aprobado el orden del día, se dará lectura al acta de la reunión anterior, con el objeto de ser aprobada por los integrantes del Comité. ARTÍCULO NOVENO. Desarrollo de las reuniones virtuales del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Las reuniones virtuales del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se adelantarán de conformidad al siguiente procedimiento:

1. La invitación a la sesión del Comité se efectuará por medio del correo electrónico institucional, al cual se adjuntará los soportes correspondientes al asunto a tratar.

2. El Secretario Técnico deberá especificar, en el texto de la convocatoria, la fecha y hora de

la sesión, el orden del día, las instrucciones de la sesión virtual, la forma de intervención, el término para proponer observaciones y, además, para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.

3. Cada uno de los miembros deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente al asunto sometido a consideración, y remitirá su decisión al Secretario Técnico y a los demás miembros del Comité, por correo electrónico, dentro de las 24 horas siguientes a la finalización de la sesión virtual. Vencido este término, el miembro del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, que no manifieste su decisión, se entenderá que no tiene objeciones y acepta las decisiones de la mayoría en cada tema discutido.

4. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del Presidente, proceden; el Secretario enviará nuevamente el proyecto a todos los integrantes con los ajustes, para que sean aprobados por los miembros del Comité.

5. Una vez adoptadas las decisiones pertinentes, el Secretario Técnico, informará la decisión a los miembros del Comité a través del correo electrónico y levantará el acta respectiva.

Los miembros del Comité dentro de las 24 horas siguientes al envío del acta remitirán las observaciones. Si no se presentan observaciones se entenderán que están de acuerdo con el contenido de esta. Este plazo se ajustará de acuerdo la complejidad del tema a tratar, según lo dispongan los miembros del Comité.

6. Las actas de las reuniones virtuales serán firmadas por todos sus miembros.

ARTÍCULO DÉCIMO: Decisiones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Las decisiones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se adoptarán mediante resoluciones, circulares, instructivos o cualquier otro acto administrativo Resolución 01075 de 2024 Página 8 de 8 “Por medio del cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral” que las contenga. Los actos que las contengan deberán ser suscritos por la totalidad de los miembros del Comité, sin perjuicio que, para casos particulares, puedan delegar en el presidente la firma. El voto de los integrantes deberá ser motivado y con fundamento en los documentos aportados por el solicitante y en las pruebas que se hubieren practicado. Las decisiones del Comité deberán notificarse y comunicarse en los términos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: Actas del Comité. De las recomendaciones y aprobaciones efectuadas por el Comité se deberá dejar constancia mediante acta firmada por todos los miembros plasmando todas las circunstancias de modo, tiempo y lugar que ocurran durante el desarrollo de las sesiones.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Impedimentos, recusaciones o conflictos de interés. Los integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Cuando un miembro del Comité advierta que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarlo

inmediatamente al presidente del Comité, quien deberá decidir el impedimento. De aceptarlo, designará su remplazo y en el mismo acto ordenará la entrega de los documentos. Cuando el integrante del Comité no manifieste su impedimento, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias para decidir el impedimento. Cuando el impedimento recaiga en el presidente del Comité, la decisión se adoptará por la mayoría de los integrantes del Comité.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Modificación. Esta resolución podrá ser reformada por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Consejo Nacional Electoral, a iniciativa de cualquiera de sus integrantes, y aprobado en un debate.

ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los siete días (07) días del mes de febrero de (2024). ALFONSO CAMPO MARTÍNEZ Presidente Aprobó: Yalil Arana Payares Asesor de PresidenciaRevisó: María Luisa Brochet Bayona, Jefe de Control Interno.

Elaboró: Maira Alejandra Arzuaga González, Secretaria Ejecutiva

Angela Patricia Bustamante Peña, Profesional Universitario