CNE - Resolucion 2363 de 2024

RESOLUCI Ó N No 02363DE2024 (03 DE MAYO) Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión deCalidad delConsejo Nacional Electoral y se dictan otras disposiciones. LAPRESIDENTADEL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las que le confiere el artículo 209 y 265 de la Constitución Política de Colombia, artículo 335 de la Ley 1955 de 2019, artículo 4 y 10 del Decreto 2085 de 2019 y teniendo en cuenta las siguientes, CONSIDERACIONES Que, el artículo 265 de la Constitución Política de Colombia, modificado por el Acto Legislativo 01 de 2009 establece que el Consejo Nacional Electoral regulará, inspeccionará, vigilará y controlará toda la actividad electoral de los partidos y movimientos políticos, de los grupos significativos de ciudadanos, de sus representantes legales, directivos y candidatos, garantizando el cumplimiento de los principios y deberes que a ellos corresponden, y gozará de autonomía presupuestal y administrativa. Que, el artículo 209 Superior, establece que: "L a función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (...)" . Así mismo , que ''Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley" Que, en ese sentido el artículo 269 de la Carta Política señala que, "En las entidades

públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de . Que el artí culo 133 de la Ley 1753 del 9 de junio de 2015 2014- , integró en el Sistema de Gestión , el Sistema de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, previstos en las Leyes 872 de 2003 y 489 de 1998 Resolución 02363 de 2024. Pág ina 2 de 10 Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral y se dictan otras disposiciones. respectivamente. Así mismo determinó que el Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998 , de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de los organismos y entidades del Estado. Que el artí culo 133 de la Ley 1753 del 9 de junio de 2015 2014- , integró en el Sistema de Gestión , el Sistema de Gestión de Calidad y de Desarrollo Administrativo, previstos en las Leyes 872 de 2003 y 489 de 1998 respectivamente. Así mismo determinó que el Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998 , de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de

los organismos y entidades del Estado. Que el Decreto 1083 del 26 de mayo de 2015 en su artículo 2.2.22.3.4 señala : las entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, de conformidad con lo señalado en el artículo 40 de la Ley 489 de 1998, las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral , aplicarán la política de control interno prevista en la Ley 87 de 1993; así mismo, les aplicarán las demás políticas de gestión y desempeño institucional en los términos y condiciones en la medida en que les sean aplicables de acuerdo con las normas que las regulan. Que, el Consejo Nacional Electoral adoptó la estructura orgánica e interna y la planta de personal creada mediante los Decretos 2085 y 2086 de 2019. De igual manera, constituye el manual de funciones mediante la Resoluci ón 3439 de 2022. Que, en la Resolución 1040 de 2021 del CNE adopta en su artículo 2 establece el Esquema de Operación por Procesos cuyos elementos son la Cadena de Valor, Macroprocesos, Procesos Institucionales y Mapa de Procesos. Que, con el propósito de generar la sinergia requerida al interior del Consejo Nacional Electoral los macroprocesos estratégicos y de apoyo convergen en las funciones asignadas mediante el Decreto 2085 de 2019 a la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación y la Dirección de Gestión Corporativa. Que, en ese sentido, las funciones establecidas en el artículo 11 del Decreto en referencia, disponen que la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación realiza entre

otros, el desarrollo y validación de indicadores de gestión; asesoría y proposición de Resolución 02363 de 2024. Pág ina 3 de 10 Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral y se dictan otras disposiciones. modificaciones para optimizar procesos y procedimiento; así como seguimiento y evaluación de la gestión institucional. Que, las funciones descritas confluyen con las asignadas a la Dirección de Gestión Corporativa en el artículo 19, relacionadas con las de coordinar en la formulación y seguimiento de los proyectos de funcionamiento del Consejo; dirigir la ejecución de programas y actividades de los servicios administrativos; implementar la política del empleo público e impartir los lineamientos para la adecuada administración del talento humano del Consejo; así como orientar y ejercer control administrativo de las dependencias de la Entidad. Que, en el mismo sentido, las funciones establecidas para la Oficina Jurídica en el artículo 14 ibidem están orientadas a la asistencia a las dependencias del Consejo Nacional Electoral en el conocimiento y trámite de conceptos, fallos y asesorías en temas jurídicos; así como, el estudio, concepto y elaboración de proyectos de actos administrativos para la gestión del Consejo. Que el avance en la materialización de la autonomía administrativa y presupuestal del Consejo Nacional Electoral requiere la implementación del modelo de gestión institucional de acuerdo con el numeral 13 del artículo 10 y el numeral 12 del artículo 11 del Decreto 2085 de 2019, el cual estará inmerso en el S istema de G estión de Calidad del CNE Que, la Oficina de Control Interno en el artículo 15 del Decreto citado es relevante para

la ejecución de las funciones de las dependencias estratégicas y de apoyo para la verificación, evaluación del modelo de gestión institucional; así como asesoría en l a continuidad del proceso administrativo y la evaluación de los planes institucionales establecidos. Que, para asegurar el correcto funcionamiento de la estructura interna del Consejo Nacional Electoral es fundamental emplear herramientas y buenas prácticas regulatorias. Esto garantizará la eficacia, eficiencia, transparencia, coherencia y simplicidad en los pr ocesos, procedimientos, políticas institucionales y manuales. Así, se promueve una administración pública coherente, racional que contribuirá a ofrecer seguridad jurídica. Que en armonía con las disposiciones normativas citadas se hace conveniente la creación del Comité del Sistema de Gestión de Calidad, que permita dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión institucional del Consejo Nacional Electoral. En mérito de lo expuesto, Resolución 02363 de 2024. Pág ina 4 de 10 Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral y se dictan otras disposiciones.

RESUELVE

CAPITULO I COMITÉ DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ARTÍCULO 1. Creación del Comité del Sistema de Gestión de Calidad. Crear el Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral como la instancia responsable de la gestión de la calidad, toma de decisiones y seguimiento a la correcta implementación, operación, desarrollo, evaluación y seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad. ARTÍCULO 2 . Integración del Comité del Sistema de Gestión de Calidad. El Comité

del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral, estar á integrado por: El (la) Presidente (a) del Consejo Nacional Electoral o su delegado (a). El (la) Director (a) de Gestión Corporativa . El (la) Jefe de la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación. El (la) Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información . El (la) Jefe de la Oficina de Comunicaciones E stratégicas. PARÁGRAFO PRIMERO. Los miembros del Comité del Sistema de Gestión de Calidad podrán invitar al Director, Jefe de Oficina o Asesor de la(s) dependencia(s) que se consideren pueden aportar elementos de juicio necesarios para la toma de decisiones. ARTÍCULO 3. Obligaciones de los integrantes del Comité del Sistema de Gestión de Calidad. Son obligaciones de los integrantes del Comité del Sistema de Gestión de Calidad las siguientes: Asistir a las reuniones que sean convocadas. Suscribir las actas de cada sesión (quien ejerza la secretaría técnica del comité). Tomar decisiones mediante votación , de los temas y asuntos llevados al comité . Las demás funciones que establezca n la normatividad vigente. ARTÍCULO 4. Funciones del Comité del Sistema de Gestión de Calidad. Son funciones del Comité del Sistema de Gestión de Calidad las siguientes:

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, de las acciones y estrategias adoptadas para la operaci ó n del Sistema de Gestión de

Calidad del Consejo Nacional Electoral. Resolución 02363 de 2024. Pág ina 5 de 10 Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral y se dictan otras

disposiciones.

2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la aprobación, implementación, sostenibilidad y mejora de l Sistema de

Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral.

3. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión institucional del Consejo Nacional Electoral.

4. Aprobar y hacer seguimiento a los planes, programas, proyectos, estrategias y herramientas necesarias para la implementación de las políticas de Gestión de

Calidad.

5. Estudiar, definir y adoptar mejoras de la gestión institucional del Consejo Nacional Electoral , con especial énfasis en las actividades de control establecidas en todos los niveles de la organización.

6. Generar espacios que permitan a los integrantes del Comité el estudio y análisis de temas relacionados con políticas de gestión y calidad, buenas prácticas, herramientas, metodologías .

7. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Sistema de Gestión del Consejo Nacional Electoral.

ARTÍCULO 5. Secretaría Técnica del Comité del Sistema de Gestión de Calidad. La Secretaría Técnica del Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral será ejercida por el (la) jefe de la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación, o quién haga sus veces. ARTÍCULO 6. Funciones de la Secretaría Técnica del Comité del Sistema de Gestión de Calidad. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral, las siguientes:

1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité del Sistema de Gestión de

Calidad , indicando: hora, día y lugar de la reunión.

2. Programar la agenda del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.

3. Redactar las actas de las reuniones.

4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.

5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, tanto en medio físico como electrónico.

6. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité, por lo menos una vez cada tres (3) meses.

7. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

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CAPITULO II

REUNIONES Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ARTÍCULO 7 . Reuniones del Comité de Sistema de Gestión de Calidad. Las reuniones del Comité del Sistema de Gestión de Calidad serán ordinarias o extraordinarias. Sesionará de manera ordinaria una (1) vez cada tres meses y de forma extraordinaria a solicitud del miembro del Comité interesado previa citación de la Secretaría Técnica. Para que el Comité sesione se requerirá asistencia de mínimo tres (3) integrantes. P ARÁGRAFO PRIMERO. Se podrán celebrar sesiones virtuales, solicitadas previamente por el (la) Presidente (a) del Consejo Nacional Electoral o su delegado (a), o por la Secretaría Técnica , y en ellas sesionar, deliberar y decidir.

ARTÍCULO 8 . Citación a las reuniones del Comité de Sistema de Gestión de Calidad. Las reuniones ordinarias del Comité serán convocadas por la secretaría Técnica , al menos con dos (2) días hábiles de antelación. La convocatoria de las reuniones extraordinarias se hará por escrito máximo con un (1) día hábil de antelación, con la indicación del día, la hora y el objeto de la reunión ; En las citaciones siempre indicará el orden del día a tratar. ARTÍCULO 9. Invitados a las reuniones del Comité de Sistema de Gestión de Calidad. Cuando lo considere pertinente, según los temas a tratar en el orden del día, el (la) Presidente (a) del Consejo Nacional Electoral o su delegado (a) podrá invitar personas o representantes de entidades del sector público o privado que tengan conocimiento en los asuntos pertinentes según los asuntos a tratar en e l Comité de Gestión de Calidad . P ARÁGRAFO PRIMERO. La Oficina de Control Interno del Consejo Nacional Electoral o quien haga sus veces será invitada permanente con voz, pero sin voto. P ARÁGRAFO SEGUNDO. El Comité podrá invitar a sus reuniones con carácter permanente u ocasional a los servidores públicos que, por su condición jerárquica, funcional o conocimiento técnico deban asistir, según los asuntos a tratar. La citación a estos servidores la efectuar á el secretario técnico a través de la convocatoria a las sesiones. ARTÍCULO 1 0. Actas de las reuniones del Comité del Sistema d e Gestión de Calidad. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes Resolución 02363 de 2024. Pág ina 7 de 10

Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral y se dictan otras disposiciones. intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y consecutivo por cada año que serán suscritas por los integrantes del Comité. CAPITULO III SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ARTÍCULO 1 1. Implementación del Sistema de Gestión. Impleméntese en el Consejo Nacional Electoral el Sistema de Gestión reglamentado en la presente resolución. ARTÍCULO 1 2. Definición del Sistema de Gestión. El Sistema de Gestión del Consejo Nacional Electoral es el conjunto de políticas, normas, procesos, recursos, instrumentos de gestión e instrumentos de información necesarios para articular las funciones de las dependencias dirigiendo la gestión de la entidad hacia un mejor desempeño institucional. ARTÍCULO 1 3. Objetivo del Sistema de Gestión. El objetivo del Sistema de Gestión es orientar y fortalecer la gestión institucional, articulando los requisitos aplicables bajo las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional que sean aplicables a la entidad, que contribuya integralmente al cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. ARTÍCULO 1 4. Adopción del Manual de Procesos y Procedimientos. Construir y Adoptar en el Consejo Nacional Electoral el Manual de procesos y procedimientos , correspondiendo este concepto a la totalidad los documentos que contienen la descripción de cómo desarrolla r las actividades en cumplimiento de la misión de la entidad. PARÁGRAFO PRIMERO . Para los efectos construcción y adopción del Manual de Procesos y Procedimientos, la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación tendrá

seis meses contados a partir de la fecha de expedición y publicación de la presente resolución. PARÁGRAFO SEGUNDO . La creación, actualización o derogación de los documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos se realizará conforme al procedimiento previsto para tal efecto, por parte de la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación . ARTÍCULO 1 5. Responsabilidad del Sistema de Gestión. Será responsabilidad de la Alta Dirección, con la colaboración de todos los servidores vinculados del Consejo Nacional Electoral , la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad , de acuerdo con las directrices y metodologías definidas por el Resolución 02363 de 2024. Pág ina 8 de 10 Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral y se dictan otras disposiciones. Comité del Sistema de Gestión de Calidad , en concordancia con sus funciones, responsabilidades y los lineamientos del Modelo de Gestión Institucional . ARTÍCULO 1 6. Coordinación del Sistema de Gestión. La Oficina de Planeación Estratégica e Innovación será la responsable de coordinar la implementación, mantenimiento y seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad, con el apoyo de la Oficina de Tecnologías de la Información y la Dirección de Gestión Corporativa . ARTÍCULO 1 7. Responsabilidades de la Coordinación del Sistema de Gestión. Desde el rol de coordinación del Sistema de Gestión se ejercerán las siguientes responsabilidades:

1. Ser el soporte metodológico y conceptual principal del(la) Presidente(a) del Consejo Nacional Electoral para la consolidación, mejora continua y sostenibilidad del

Sistema de Gestión.

2. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos que integran el Mapa de Procesos y su articulación con los requisitos y lineamientos de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional que sean aplicables a la entidad.

3. Promover el enfoque basado en procesos y la tendencia basada en mitigar riesgos.

4. Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión, las oportunidades de mejora y la necesidad de recursos.

5. Apoyar el desarrollo de los roles pertinentes al Sistema de Gestión.

6. Representar al Consejo Nacional Electoral frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema de Gestión.

7. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del Consejo Nacional Electoral y las necesidades del Sistema de Gestión.

ARTÍCULO 18. Líderes de los Procesos del Sistema de Gestión. Los líderes son los encargados de dirigir la operación de los procesos de manera articulada bajo el modelo definido institucionalmente. El liderazgo de los procesos del Sistema de Gestión se asignará en el marco de las funciones definidas en la normativa vigente para cada una de las dependencias de la entidad. PARÁGRAFO . En las caracterizaciones de proceso, se consignará el cargo del responsable del mismo. ARTÍCULO 19. Responsabilidades de los Líderes de los Procesos del Sistema de Gestión. Cada Líder de los procesos del Sistema de Gestión tendrá las siguientes responsabilidades: Resolución 02363 de 2024. Pág ina 9 de 10 Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral y se dictan otras

disposiciones.

1. Desarrollar e implementar los elementos necesarios para la gestión del proceso, en coordinación con las diferentes instancias y roles involucradas.

2. Suministrar la información requerida por la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación para la realización de los seguimientos al desempeño del Sistema de

Gestión.

3. Administrar los riesgos del proceso conforme a los procedimientos previstos para tal efecto, por parte de las áreas competentes.

4. Aprobar las acciones de mejora del proceso de acuerdo con los hallazgos identificados y conforme al procedimiento previsto para tal efecto.

5. Desarrollar al interior del proceso, las acciones relacionadas con las políticas de gestión y desempeño aplicables a la Entidad, que correspondan en coherencia con el alcance del proceso.

6. Liderar y promover ejercicios de autoevaluación del desempeño del proceso.

7. Designar ante Oficina de Planeación Estratégica e Innovación , al Gestor del proceso y coordinar el desarrollo de sus responsabilidades de conformidad con lo establecido en el presente acto administrativo.

8. Las demás que le asignen las instancias coordinadoras del Sistema de Gestión en el marco de sus funciones.

ARTÍCULO 2 0. Gestores de Proceso. Los gestores de los procesos son el apoyo técnico y operativo de los Líderes de los procesos institucionales. ARTÍCULO 2 1. Responsabilidades del Gestor de Proceso. Cada Gestor de proceso tendrá las siguientes responsabilidades:

1. Ser el soporte principal y mantener informado a su líder de proceso, sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión y autocontrol del Sistema de

Gestión.

2. Apoyar técnica y operativamente el cumplimiento de las responsabilidades asignadas al Líder de Proceso.

3. Participar activamente en el proceso de diseño, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema de Gestión, bajo las orientaciones de la Oficina de Planeación

Estratégica e Innovación.

5. Promover estrategias de divulgación y capacitación al talento humano de las diferentes dependencias sobre su proceso y en general del Sistema de Gestión, bajo las directrices técnicas y metodológicas del Líder de Proceso y Oficina de

Planeación Estratégica e Innovación .

6. Consolidar la información requerida por la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación. respecto al desempeño del proceso.

Resolución 02363de 2024. Página 1 0 de 1 0 Por la cual se crea el Comité del Sistema de Gestión de Calidad del Consejo Nacional Electoral y se dictan otras disposiciones.

7. Participar en la elaboración y realizar la revisión de la documentación asociada al proceso conforme al procedimiento previsto para tal efecto por parte de la Oficina de Planeación Estratégica e Innovación .

8. Realizar seguimiento a la implementación de las acciones de mejora del proceso de acuerdo con los hallazgos identificados y conforme al procedimiento previsto para tal efecto.

9. Participar de manera conjunta con los Gestores de dependencia en la identificación y seguimiento de la normatividad aplicable al proceso.

10. Participar en los comités, mesas y demás instancias del Sistema de Gestión que le sean delegadas o a las que sea convocado.

11. Presentar propuestas de mejora al Líder de Proceso.

ARTÍCULO 2 2.Gestor de Dependencia. Los Gestores de dependencia del Sistema de

Gestión son el apoyo técnico y operativo de los Gestores de procesos y de los Jefes de las dependencias de la entidad. PARÁGRAFO. Los Directores y Jefes de dependencia de la entidad, designaran al Gestor de proceso de su dependencia y coordinaran el desarrollo de sus responsabilidades de conformidad con lo establecido en el presente acto administrativo. ARTÍCULO 23.Lapresente Resolución rige a partir de su fecha de publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los tres(3) días del mes de mayode 2024 MARITZA MART ÍNEZ ARISTIZÁBAL Presidenta Proyectó , Mauricio Moscoso Morales, Oficina de Planeación Estratégica e Innovación Karen Viviana Diaz Villalobos, Dirección de Gestión Corporativa . Ajustó, Lida Perilla H ernández,Oficina de Planeación Estratégica e Innovación Aprobó , Luis Gabriel Peñaranda Diaz, Jefe Oficina de Planeación Estratégica e Innovación Martha Margarita Salazar Alonso, Directora de Gestión Corporativa.