COLDEPORTE - Circular externa 3 de 2013

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN, LA ACTIVIDAD FÍSICA Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE - COLDEPORTES CIRCULAR EXTERNA No. _ 29 0003 — »e 1 20V Z

PARA: PRESIDENTES Y REPRESENTANTES LEGALES DE LOS CLUBES CON DEPORTISTAS PROFESIONALES DE FÚTBOL ASUNTO: MODIFICACIÓN CIRCULAR EXTERNA No. 000002 DE JULIO 16 DE 2013

POR LA CUAL SE REALIZÓ LA ADOPCIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL

PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACION DEL TERRORISMO (SIPLAFT) PARA CLUBES

PROFESIONALES DE FUTBOL

1. COMPETENCIA El Director de COLDEPORTES, procede a expedir la presente Clrcular Externa, que es una comunicación de carácter general, por medio de la cual el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo LibreCOLDEPORTES, imparte instrucciones para la adopción del Sistema Integral para la Prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT), en los clubes profesionales de fútbol que superen un patrimonio a mil millones de pesos ($1.000.000.009), dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 4183 de Noviembre 3 de 20:11: “Artículo 4. FUNCIONES, Para el cumplimiento de su objeto, el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actlvidad Física y el Aprovechamiento del Tiempo LibreCOLDEPORTES-cumplirá, además de las señaladas en la Constitución Palítica y en el artículo 59 de la Ley 489 de 1998, las siguientes funciones:

1. Formular, coordinar la ejecución y evaluar las políticas, planes, programas y proyectos en materla del deporte, la recreación, la actividad física, y el aprovechamiento del tiempo lbre.” 2, JUSTIFICACIÓN En cumplimiento de los principios de participación, coordinación, eficacia, economía y celeridad previstos para las actuaciones y procedimientos administrativos, así como con el fin de contribuir a la correcta implementación del Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo — SIPLAFT por parte de los clubes profesionales de fútbol obligados, conforme lo dispone el numeral 4.1, de la Circular Externa No, 000002 de Julio 16 de 2013, se procede a modificar la cltada Clrcular Externa,

3. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Los numerales 3,, 4.3.3.1,, 5., 10, y 11. de la Circular Externa No, 000002 de Julia 16 de

2013 quedarán así:

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN, LA ACTIVIDAD FÍSICA Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRECOLDEPORTES CIRCULAR EXTERNA No. 000003 e |2N m “Par(/a cual se modifica la Circular Externa No. 000002 de julio 16 de 2013, por la cual se realizó la adopción yel Sistema Integral Para la Prevención y Control de Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) para Clubes Profesionales de Fútbol” Página 2 de 7 3, DEFINICIONES Encargado de Reportes del Cumplimiento SIPLAFT: Persona natural o jurídica, empleada o contratista del club profeslonal que tiene a cargo la realización de los reportes de cumplimlento del Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo — SIPLAFT.

Reportes Internos: Son aquellos que se manejan al ínterior del Club Profesional de Fútbol, están dirigidos al Encargado del Cumplimiento SIPLAFT y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, Inusual o sospechosa. 4.3.3.1. Identificación de las situaciones que le generen riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza el club profesional Los procedimientos para la prevención del riesgo de LA/FT deben establecer cada una de las etapas para su verificación, y contemplar todas las operaciones, negoclos y contratos que realiza el club profeslonal, con el propósito de identíficar las situaciones que puedan generarle rlesgo de LA/FT.

Esta identificación implica evaluar los cambios y la evolución de los controles y de los perfiles de rlesgo inherente y residual en situaciones tales como operaciones con contrapartes, productos, canales de distribución y jurisdicción territorial. La identificación puede hacerse a través del examen a los procesos establecidos, o consultando la experiencia y opiniones de los asociados, accionistas, administradores y empleados, o cualquier otro medio útll para tal fIn.

Una vez identificadas las situaciones que puedan generarte riesgo de LA/FT según las fuentes de riesgo, el Encargada de Reportes del Cumplimlento SIPLAFT debe elaborar una relación y dejar documentado el análisis de cada una, con el fin de implementar fos controles necesarios y facilitar su seguimiento.

5. SUJETOS RESPONSABLES DEL SIFLAFT Sin perjuiclo de otras funciones asignadas, para la Implementación del SIPLAFT se deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los miembros de los Órganos de Administración o Juntas Directivas, del Encargado del Cumplimiento SIPLAFT y del Revisor Fiscal de cada ctub profesional de fútbol indicados en el numeral 4.1, de la presente Clrcular. 5.1, Organo de Administración y Junta Directiva Para la implementación del SIPLAFT se deberán asignar como mínimo las siguientes funciones a los miembros del Órgano de Administración o de la Junta Directiva, según se trate de clubes profeslonales constituidos como corporaciones y aseclaciones, o como sociedades anónimas: 5.1.1. Aprobar las politicas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que harán parte del SIPLAFT del respectivo organismo deporílvo,

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN, LA ACTIVIDAD FÍSICA Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPQ LIBRECOLDEPORTES CIRCULAR EXTERNA No. 000003 pe_ 1?N m “Por la cual se modifica la Circular Externa No, 000002 de julio 16 de 2013, por la cual se realizó lá adopción del Sistema Integral Para la Prevención y Control de Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) para Clubes Profesionales de Fútbo!” Página 3 de 7 5,1.2. Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para Implementar y mantener en funcionamiento el SIPLAFT, teniendo en cuenta las características y el tamaño del ciub profesional. 5.1.3, Designar la persona que ejercerá las funciones de Encargado del Cumplimiento SIPLAFT. 5.1.4. Incluir en el orden del día de sus reunlones, la presentación del Informe del Encargado del Cumplimiento SIPLAFT, cuando éste lo determine necesario. 5.1.5. Pronunciarse sobre los informes presentados por el Encargado del Cumplimiento SIPLAFT y/o la revisorla fiscal, y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia del mismo en las correspondientes actas. 5,1.6. Aprobar los criterios cbjetivos, establecer los procedimientos y tas instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas, 5,1.7. Aprobar las metodologías de segmentación, Identificacién, medición y control del SIPLAFT, 5,1,8, Desighar la (s) instancia (s) responsable (s) del diseño de las metodologías, modelos e Indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales. 5.2. Encargado del Cumplimiento SIPLAFT La persona designada como Encargado del Cumplimiento SIPLAFT le corresponde desempeñar como mínimo las siguientes funciones: 5,2,1. Implementar y desarroilar los procesos a través de los cuales se llevarán a la

práctica las políticas aprobadas para la implementación del SIPLAFT. 5,2.2, Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza el correspondiente club profestonal. r5. i2 e. s3 g. o dI e mpl Le Am /Fe Tn tar en y lad se sar or po el rl aa cr i onl eos s , cont nr eo gl oe cs i osa la os s cl ot nu ta rc ai to on se s qq uu ee p reu ae ld ia zan g ele ne cr ia ur b profesional. 5.2.4. Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de jas políticas, procedimientos y controles establecidos, 5,2.5. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás Información relativa al riesgo de LA/FT del club profesional. 5.2.6. Participar en el diseño y desarrclio de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento. 5.2,7, Proponera la asamblea los ajustes o modificaciones necesarios a las políticas del SIPLAFT,

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN, LA ACTIVIDAD FÍSICA Y El. APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRECOLDEPORTES CIRCULAR EXTERNA No. _ 000003 DE 1 2 Ny 2013 “Por la cual se modifica la Circular Externa No, 000002 de julio 16 de 2013, por la cual se realizó la adopción del Sistema Integral Para la Prevención y Control de Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) para Clubes Profesionales de Fútbol” Página 4 de 7 5.2.8, Recibir y analizar los reportes intemos de poslbles operactones Inusuales, Intentadas o sospechosas y realizar el reporte de estas dos últimas a la UTAF. 5.2.9, Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SIPLAFT, 5.2.10. Evaluar los Informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los Informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas. 5,2.11, Elaborar y someter a la aprobación del Organo de Administración o de la Junta Directiva, según el caso, los criterios abjetlvos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos que permitan determinar cudles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de Inusuatidad, 5,2,12. Presentar un Informe por escrito donde exponga el resuitado de su gestión de manera trimestral a los mlembros del órgano de Administración o Junta Directiva, y anual a los asociados o accionistas reunidos en asamblea. 5.2.1, Contenido de los informes del Encargado del Cumplimiento SIPLAFT Estos informes son confidenclales y deben referirse como mínimo a los siguientes aspectos: 5.2,1.1, Los procesos establecidos para lievar a la práctica las políticas aprobadas, sus .adiciones o modificaciones.

5,2.1.2, Los resultados del seguimiento o monitoreo para determinar la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos, 5.2.1.3. Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar el monitoreo de los controles, 5.2.1.4. El cumplimiento dado a los requerimientos de las diferentes autoridades, en caso de que estos se hubieran presentado. 5,2.1.5. Las propuestas de ajustes o modificaclones a las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que considere pertinentes, 5.2.1.6. El cumplimlento a los ajustes o modificaciones a las políticas de prevención y de control del riesgo de LA/FT aprobados por la asambiea, 5.2.1.7. Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre la prevención y control del riesgo de LA/FT y las medidas adoptadas para darfes cumplimiento a tas mismas. 5,2.2. Requisitos y funciones del Encargado del Cumplimiento SIPLAFT El Encargado del Cumplimiento SIPLAFT debe cumplir como mínime con les siguientes requisitos: 5.2.2.4. Tener capacidad de decisión.

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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPORTE, LA RECREACION, LA ACTIVIDAD FÍSICA Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE - , . COLDEPORTES CIRCULAR EXTERNA No. 0_0 00 03 DE 17 Moy 2053 "Por la cual se modifica la Circular Externa No. 000002 de julia 16 de 2013, por la cual se

realizó la adopción del Sistema Integral Para la Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) para Clubes Profesionales de Fútbol” Página 5 de 7 5.2.2.2. Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos, 5,2,2.4. - Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño del Club Profesional. 5.2.2.5, El Encargado del Cumplimiento SIPLAFT puede ser empleado directo de la entidad, o puede ser un contratista vinculado por el club profesional mediante contrato de prestación de servicios profesionales. El nombramiento del Encargado del Cumplimiento SIPLAFT se deberá Informar al Departamento Administrativo del Deporte la Recreacién, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre - COLDEPORTES, remitiendo para tal fin, el acta de reunión de Órgano de Administración o de Junta Dlrectiva en el que evidencie su nombramlento, copla de su cédula de cludadanía y del documento que acredite su conocimiento en materia de administración de riesgos. Los clubes de fútbol podrán optar por vincular al Encargado del Cumplimiento SIPLAFT mediante contrato de prestación de servicios profesionales, que puede celebrarse con una persona natural o jurídica. Con todo, el Encargado del Cumplimiento SIPLAFT deberá acreditar los requisitos señalados en el numeral 5,2,2. Si se contrata a una persona jurídica, ésta debe contemplar en su objeto social actividades de consultoría, asesoria o similares, en temas de Implementación de

sistemas de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, Además, deberá garantizar que el funcionario que delegue para ser Encargado del Cumplimiento SIPLAFT en el club contratante cumpla con los requisitos anteriormente señalados, El club deportivo contratante será el responsable de garantizar que el Encargado del Cumplimiento SIPLAFT vinculado mediante contrato de prestación de servicios cumpla con todos los requisitos y funciones señaladas en esta circular, asl mismo, deberá garantizar la seguridad de la información que maneje, custodie y reporte el Encargado del Cumplimiento SIPLAFT, obligándose a responder si existe algún manejo indebido de la misma. Para todos los efectos, se entenderá que tlene las funciones de Encargado del Cumplimiento SIPLAFT la persona de quien se Informe al Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre —

COLDEPORTES.

La designación del Encargado del Cumplimiento SIPLAFT no exime a los administradores y demás empleados del club profeslonal de la obligación de comunicar sobre la ocurrencia de operaciones Inusuales, sospechosas o intentadas, en los términos de lo regulado en la Ley 1445 de 2011. 5.3. Revisor Fiscal De conformidad con lo previsto en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 207 del Código de Comercio, el Revisor Fiscal deberá cerciorarse de que las operaclones, negocios y contratos que celebre el club profesional de fútbol correspondiente, se ajustan a las Instrucciones y políticas aprobadas por la asambiea.

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ACTIVIDAD FÍSICA Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE - , - COLDEPORTES CIRCULAR EXTERNA No.__9 0 00 0% e ! 7 NV 28 “Por la cual se modifica la Circular Externa No. 000002 de julio 16 de 2013, por la cual se realizó la adopción del Sistema Integral Para la Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) para Clubes Profesionales de Fútbol” Página 6 de 7 Así mismo, deberá dar cuenta por escrito a la asamblea y al Órgano de Administración o Junta Directiva, según corresponda, sobre el cumplimiento o Incumplimiento a las disposiciones contenidas en el SIPLAFT, De igual forma, deberá poner en conocimiento del Encargado del Cumplimiento SIPLAFT, las inconsistencias y falencias que detecte respecto a la implementación del SIPLAFT o de los controles establecidos. Finalmente, deberá rendir los informes que sobre el cumplimiento a las disposiciones contenidas en esta Circular, y en consecuencia, debe establecer las medidas necesarias que le permitan cumplir con lo señalado en el presente numeral.

10. DOCUMENTACIÓN Los Clubes Profesionales de Fitbol deben mantener a disposición del Departamento Administrativo del Deporte la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre - COLDEPORTES los slgulentes documentos: 10.1. - Las actas de asamblea en las que conste la aprobación de las políticas del SIPLAFT diseñadas, asl como las actas correspondientes a la aprobación de los ajustes o modificaciones que se efectúen a dichas políticas.

10.2. — Los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se llevan a la práctica las políticas y procedimientos aprobados. Estos documentos deberán ser firmados por su representante legal y ser de facll consulta y aplicación al interlor del organismo deportivo, 10.3. Losinformes presentados por el Encargado del Cumplimiento SIPLAFT, 10.4. Documentos que acrediten la verificación para el conocimiento de sus clientes. 10,5, Los informes presentados por el Revisor Flscal sobre el funcionamiento del SIPLAFT, 10.6. Las constancias de envío de los reportes abligatorios a la UIAF, asi como de los reportes que la mencionada Unidad requiera, 10.7. Las constancias de la capacitación sobre el SIPLAFT dada a todo el personal del club profesional. 10.8. Las actas de órgano de administración o junta directiva, según el caso, en donde conste la presentación del informe del Encargado del Cumplimiento SIPLAFT y del Revisor Fiscai. 10.9. Las bases de datos de los reportes de transacciones sospechosas.

1. VIGENCIA La presente circular rige a partir de la fecha de su expedición y modifica la Circular Externa No. 000002 del 16 de Julio de 2013,

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ACTIVIDAD FÍSICA Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRECOLDEPORTES CIRCULAR EXTERNA No. 000009 oe 120 Mi: “Por la cual se modifica la Circular Externa No, 000002 de julio 16 de 2013, por la cual se

realizó la adopción del Sistema Integral Para la Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT) para Clubes Profesionales de Fútbol” Página 7 de 7 La implementación del SIPLAFT en los clubes profesionales de Fútbol sujetos de esta Circular, deberá realizarse a más tardar el día 1° de marzo de 2014, teniendo en cuenta la modificación prevista en la presente. El Departamento Administrativo del Deporte la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre - COLDEPORTES se encargará de socializarla a la Federación Colomblana de Fútbol y entre los clubes profesionales de fútbol encargados de su cumpiimiento,

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

ANDB,ES/BOTERO PHILLIPSBOURNE Director - Coldeportes Elaboró Paola Villomizar LamusCoordinadara GIT Deporte Profeslonal” _| Firma: 2200 Revisó y Aprobó Alexandra Herrera ValenciaDirectora LV.C Eirma: /‘ +