COLPENSIONES - Programa de Gestion Documental 2018

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

2018

MACROPROCESO / PROCESO:

GESTIÓN DEL APOYO ORGANIZACIONAL / GESTION DOCUMENTAL

FECHA ELABORACION:

30/11/2014 FECHA

ACTUALIZACIÓN:

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ELABORACIÓN:

NOMBRE: Andrés Alexander Vega González

CARGO: Profesional Máster 6

REVISIÓN:

NOMBRE: Liliana Gutiérrez Garzón

CARGO: Directora Documental

APROBACIÓN:

NOMBRE: Adriana María Guzmán

Rodríguez

CARGO: Vicepresidente de Gestión

Corporativa

CÓDIGO:

GAO-GDO-ODT-003

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2

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Administradora Colombiana de Pensiones

COLPENSIONES

Gerencia Administrativa Dirección Documental

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NOMBRE: Andrés Alexander Vega González

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2 Tabla de Contenido

1. GENERALIDADES ........................................................................................... 7 1.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 7 1.2 CONTEXTO INSTITUCIONAL ................................................................................ 8

2. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................................. 9 2.1. OBJETIVO ................................................................................................ 9 2.2. ALCANCE ................................................................................................. 9 2.3. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO ....................................................................... 9 2.4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ............................................... 10 2.4.1. Requerimientos Normativos ................................................................. 11 2.4.2. Requerimientos Económicos ................................................................ 11 2.4.3. Requerimientos Administrativos ............................................................. 11 2.4.3.1. Requerimientos Contractuales .............................................................. 12 2.4.3.2. Dirección y Coordinación ..................................................................... 13 2.4.4. Requerimientos Tecnológicos ............................................................... 13 2.4.5. Requerimiento de Seguridad de los Datos e Información ............................... 14 2.5. PRINCIPIOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. .......................................... 15 2.4.4. Requerimientos Tecnológicos ............................................................... 13 2.4.5. Requerimiento de Seguridad de los Datos e Información ............................... 14 2.5. PRINCIPIOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. .......................................... 15 2.6. DOCUMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. ................................... 15 2.6.1. Políticas del Programa de Gestión Documental .......................................... 16 2.6.1.1. Política de Estampado cronológico ......................................................... 16 2.6.1.2. Política de Firmado (digital o electrónico) ................................................. 16 2.6.1.3. Política Cero Papel ............................................................................ 17 2.6.1.4. Política de Centralización de Archivos y Expediente Hibrido ........................... 17 2.7. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................... 18 2.7.1. Responsable del Proceso .................................................................... 19 2.7.2. Políticas del Proceso .......................................................................... 19 2.7.2.1. Reglas del Negocio ............................................................................ 19 2.7.2.2. Política de Producción de Documentos .................................................... 20 2.7.2.3. Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo .......................... 20 2.7.2.4. Política para la Gestión de Comunicaciones Oficiales .................................. 20 2.7.2.5. Política de Administración de Archivos..................................................... 21 2.7.2.6. Política de Consulta Préstamo y Devolución de Documentos ......................... 21 2.7.3. Descripción del Proceso ...................................................................... 21 2.7.4. Plan de continuidad ........................................................................... 23 2.8. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. ................................................... 24

3. INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS .................................................................. 25 2.7.4. Plan de continuidad ........................................................................... 23 2.8. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC. ................................................... 24

3. INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS .................................................................. 25 2.9. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) ....................................................... 25 2.10. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL............ 26 2.10.1. Elaboración y Actualización de Tablas de Retención Documental .................... 28 2.11. INVENTARIO DOCUMENTAL ............................................................................ 30 2.12. BANCOS TERMINOLÓGICOS DE TIPOS, SERIES Y SUB-SERIES DOCUMENTALES ................... 30

3. SUBPROGRAMAS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL........................... 30PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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NOMBRE: Andrés Alexander Vega González

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4. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG

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4. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG 31 4.1. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9000 ........................ 36 4.2. SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ............................................................... 37 4.3. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ............................................ 39 4.4. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. (SGSI) ......................... 41

5. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI 2014. 43 5.1. INTERACCIONES DEL SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI - MECI). VS PGD ............. 44

6. IMPLEMENTACION DEL PGD .......................................................................... 45 6.1. MAPA DE RUTA ........................................................................................ 45

8. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................. 50

9. ANEXOS ..................................................................................................... 52PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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2 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Elementos del Programa de Gestión Documental ................................ .............. 15 Ilustración 2 Expediente Hibrido ................................ ................................ ............................. 18 Ilustración 3 Requerimientos Decreto 2609 ................................ ................................ ............ 21 Ilustración 4 Armonización PGD ................................ ................................ ............................. 23 Ilustración 5 Análisis de matriz de impacto gestión documental ................................ ............. 24 Ilustración 6 Elaboración Tabla de Retención Documental. ................................ .................... 26 Ilustración 7 Esquema Identificación de Producción Documental ................................ ........... 28 Ilustración 8 Grafico Quinta Dimensión: Información y Comunicación ................................ .... 31 Ilustración 9 el PGD en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión ................................ ... 33 Ilustración 10 Armonización con los sistemas de gestión con el PGD ................................ .... 34 Ilustración 11 Asociación de normas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG ... 35 Ilustración 12 SGC vs PGD ................................ ................................ ................................ .... 36 Ilustración 13 SGA vs PGD ................................ ................................ ................................ .... 38 Ilustración 14 SST vs PGD ................................ ................................ ................................ ..... 39 Ilustración 15 SGSI vs PGD ................................ ................................ ................................ ... 41 Ilustración 12 SGC vs PGD ................................ ................................ ................................ .... 36 Ilustración 13 SGA vs PGD ................................ ................................ ................................ .... 38 Ilustración 14 SST vs PGD ................................ ................................ ................................ ..... 39 Ilustración 15 SGSI vs PGD ................................ ................................ ................................ ... 41 Ilustración 16 Sistema de Control Interno ................................ ................................ ............... 43PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2018

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2 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Homologación del Proceso Decreto 2609 de 2012 ................................ .................... 22 Tabla 2 Componentes del PGD en el MIPG ................................ ................................ ........... 32 Tabla 3 Armonización Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC) ................................ ....... 36 Tabla 4 Armonización Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) vs PGD ............................... 38 Tabla 5 Armonización Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) ..................... 40 Tabla 4 Armonización Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) vs PGD ............................... 38 Tabla 5 Armonización Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) ..................... 40 Tabla 6 Armonización Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) ......... 42 Tabla 7 Armonización Subsistema de Control Interno (SCI) ................................ ................... 44 Tabla 8 Ruta Critica ................................ ................................ ................................ ............... 45PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2018

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2 ANEXOS Anexo 1. Cronograma de Transferencias y Traslados Documentales. ................................ ... 52 Anexo 2. Mapa de procesos (Cadena de valor)................................ ................................ ...... 53 Anexo 3. Modelo centralizado de Archivo. ................................ ................................ .............. 54 Anexo 4. Organigrama COLPENSIONES ................................ ................................ .............. 55 Anexo 2. Mapa de procesos (Cadena de valor)................................ ................................ ...... 53 Anexo 3. Modelo centralizado de Archivo. ................................ ................................ .............. 54 Anexo 4. Organigrama COLPENSIONES ................................ ................................ .............. 55 Anexo 5. Subprograma específico de documentos vitales ................................ ..................... 56PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2018

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1. GENERALIDADES 1.1 Introducción A partir de la creación del Archivo General de la Nación en el año de 1989, se buscó normalizar los procesos archivísticos y articular esta función en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en el ord en nacional y territorial1; así mismo la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) reguló la administración de los archivos en Colombia, abarcando el ciclo vital de los documentos, es decir, desde su producción, su trámite natural y privadas que cumplen funciones públicas, en el ord en nacional y territorial1; así mismo la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) reguló la administración de los archivos en Colombia, abarcando el ciclo vital de los documentos, es decir, desde su producción, su trámite natural y su disposición final, ya sea para su conservación o eliminación, garantizando la salvaguarda y difusión del patrimonio documental colombiano de la mano con las iniciativas de gobierno electrónico y la adopción de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en la administración pública.

Teniendo como base las anteriores premisas la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, dando cumplimiento al Decreto 2609 de 2012 y al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos para Colombia, y considerand o la obligatoriedad de elaborar e Implementar el Programa de Gestión Documental – PGD, la Dirección Documental de la Gerencia Administrativa ha desarrollado la primera versión de PGD, constituyéndose en la base para el desarrollo de la Política de Gestión Documental de la Administradora. Teniendo en cuenta las funciones que adelanta COLPENSIONES, la gestión documental se constituye en un proceso transversal y de alto impacto dado la forma de interacción con los ciudadanos, afiliados y beneficiarios, así como la aplicación de tecnología a su servicio. Por tanto, ha sido necesario hacer visible y empoderar la gestión de la Gerencia, ajustar los procesos y emitir políticas claras para la Entidad, lo que implica una gestión documental fortalecida, una mejor administración documental al interior de COLPENSIONES, mejor radicación y traslado de documentos y la aplicación adecuada de las tablas de retenc ión documental entre otras. Adicionalmente, supone un mayor control de los documentos y por fortalecida, una mejor administración documental al interior de COLPENSIONES, mejor radicación y traslado de documentos y la aplicación adecuada de las tablas de retenc ión documental entre otras. Adicionalmente, supone un mayor control de los documentos y por tanto calidad tanto para el ingreso como la salida de los mismos. En la actualidad COLPENSIONES, cuenta con la Dirección Documental, la cual es creada por medio de l Decreto 309 de 24 de febrero de 2017, el cual aprobó la modificación de la Estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, y el Acuerdo 108 de 2017 “Por el cual se modifica la estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES”; así mismo cuenta con el Subcomité de procesos del SIG, el cual en la actualidad tiene a su cargo la revisión y aprobación de los cambios en los procesos de la cadena de valor y las funciones relacionadas con la Gestión Documental.

1 MINISTERIO DE CULTURA; Política de Archivos,PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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NOMBRE: Adriana María Guzmán

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NOMBRE: Liliana Gutiérrez Garzón

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2 La primera versión del Programa de Gestión Documental fue aprobado por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante la vigencia 2014 e implementado en concordancia con las metas a corto, mediano y largo plazo fijadas en dicho documento. Sin embargo y con el fin de garantizar el correcto desarrollo de la Gestión Documenta en COLPENSIONES, en concordancia con el fortalecimiento instituc ional y el mejoramiento continuo del Proceso de Gestión Documental se requiere realizar la actualización del Programa de Gestión Documental durante la vigencia 2018. Es por esto que, para la actualización del instrumento archivístico, l a Dirección Documental, ha observado los principios y procesos archivísticos, y busca orientar a la entidad en su implementación, configurando sus centros de información institucionales y estratégicos en organismos activos, que permitan el correcto desarrollo de las f unciones orientadas a la administración del Régimen de Prima Media y los Beneficios Económicos Periódicos. Este programa ha seguido los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación en el Decreto 2609 de 2012, considerado los aspectos arch ivísticos, administrativos y económicos que obedecen a su plan de acción, planes de mejoramiento y proyectando su implementación y seguimiento a corto, mediano y largo plazo, dando aplicabilidad al “ Manual económicos que obedecen a su plan de acción, planes de mejoramiento y proyectando su implementación y seguimiento a corto, mediano y largo plazo, dando aplicabilidad al “ Manual Implementación de un Programa de Gestión Documenta l – PGD”, publicado en el año 2014, por el Archivo General de la Nación. 1.2 Contexto Institucional Mediante la Ley 1151 de 2007 se crea la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, la cual asumirá las funciones del Instituto de Seguros Sociales en la administración del régimen de pensiones de prima media, para tal fin, la estructura y las funciones de Colpensiones se definieron mediante las siguientes normas:

 Ley 1151 de 2007, se crea la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, art 155.  Decreto 309 de 24 de febrero de 2017, aprobó la modificación de la Estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, que le permite adoptar un nuevo modelo de operación para mejorar la efectividad en el servicio que presta al ciudadano en materia de protección a la vejez, mejorar sus procesos de evaluación y control de la gestión y dar respuesta oportuna a las solicitudes o trámites de los ciudadanos.  Acuerdo 108 de 2017, “Por el cual se modifica la estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES”PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2018

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2  Resolución 315 de 2017: por el cual se expide el Reglamento de contratación y racionalización del Gasto.  Resolución 51 1 de 2017: por el cual se crea el Comité Institucional de gestión y Desempeño de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y se deroga la Resolución 370 de 2017 Para mayor información (Naturaleza, objeto, productos y servicios, clientes, estructura interna, funciones de la Administradora), puede consultarse la Guía de Direccionamiento Estratégico de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES.

2. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1. Objetivo Contar con un instrumento archivístico que permita la formulación de estrategias asociadas al desarrollo de los de Gestión Documental , mediante planes que garanticen la correcta gestión 2.1. Objetivo Contar con un instrumento archivístico que permita la formulación de estrategias asociadas al desarrollo de los de Gestión Documental , mediante planes que garanticen la correcta gestión de los documentos institucionales, su administración y conservación, con el fin de disponer de evidencia objetiva a los procesos de COLPENSIONES, contribuyendo de esta manera al desarrollo de la gestión y la salvaguarda del patrimonio documental del Estado y los ciudadanos, en concordancia con el Plan Estratégico Institucional de la Administradora. 2.2. Alcance El Programa de Gestión Documental (PGD), inicia con la consolidación del diagnóstico integral de archivos con el cual se identifica los proyectos e iniciativas que permitan la optimización del proceso de gestión documental y la administración de los archivos a nivel institucional. 2.3. Público al cual está dirigido El PGD de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES está dirigido a sus funcionarios, empresas privadas y p úblicas que prestan sus servicios a la Entidad, organismos de control, a los ciudadanos (los cuales son la razón de ser de la Administradora y eje fundamental de la gestión de información del Régimen de prima Media y Beneficios Económicos Periódicos), y cualquier interesado en conocer a fondo las políticas orientadas a la administración de información y documentación, como parte integral del patrimonio documental y cultural de la Nación.PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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2 2.4. Requerimientos para el Desarrollo del PGD Para COLPENSIONES es obligatorio formular el Programa de Gestión Documental (PGD) así como mantenerlo actualizado desde el área responsable del proceso de Gestión Documental, además de ser presentado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño – Subcomité SIG, con proyección a corto mediano y largo plazo una vez sea aprobado, este debe integra rse al Plan Estratégico Institucional. La implementación y Seguimiento al PGD, se desarrollará por parte de la Dirección Documental, en conjunto con las Oficina de Control Interno; el mismo será publicado en la Página Web de la Administradora, pasados 30 días de la aprobación por parte del Comité y cumplir con los siguientes requisitos:

 Estructura normalizada que obedece a lo indicado en el Decreto 2609 de 2012. Página Web de la Administradora, pasados 30 días de la aprobación por parte del Comité y cumplir con los siguientes requisitos:

 Estructura normalizada que obedece a lo indicado en el Decreto 2609 de 2012.  El programa ha sido elaborado de conformidad con el “Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD”, publicado en el año 2014, por el Archivo General de la Nación.  El PGD se desarrollará de acuerdo al ciclo de vida de un programa según la metodología definida para ello por Colpensiones. La Evaluación y diseño del programa de gestión documental de COLPENSIONES, debe cumplir con los siguientes objetivos:

 Racionalizar y normalizar la producción documental, en atención a las funciones de las áreas, los procesos y los documentos generados en su desarrollo  Normalizar la producción documental, en relación con los soportes y materiales usados para la elaboración de documentos.  Normalizar los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales.  Regular la administración de los archivos centralizados o cualquier unidad de información que haga parte del sistema de información de COLPENSIONES.  Verificar la aplicación de la Tabla de Retención Documental, la organización de documentos, transferencias primarias y secundarias, conservación de la información en sus distintos soportes y la disposición final de los documentos.  Establecer lineamientos para la gestión de la información de la Administradora, en cuanto a su acceso y uso.  Desarrollar seguimiento a los indi cadores de gestión del Proceso de gestión documental.  Ejercer control permanente sobre los documentos producidos o recibidos por la cuanto a su acceso y uso.  Desarrollar seguimiento a los indi cadores de gestión del Proceso de gestión documental.  Ejercer control permanente sobre los documentos producidos o recibidos por la entidad para garantizar eficiencia, pertinencia y oportunidad en el manejo de la

información.PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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2 2.4.1. Requerimientos Normativos El desarrollo del Programa de Gestión Documental se realiza a partir del cumplimiento de las normas archivísticas que se establecen en la carta política de Colombia y todas aquellas que se deriven de la Ley General de Archivos Ley 594 de 2000. De la misma m anera el Programa de Gestión Documental se establece a partir del cumplimiento de las siguientes políticas establecidas desde la Dirección Documental de la siguiente manera:

se deriven de la Ley General de Archivos Ley 594 de 2000. De la misma m anera el Programa de Gestión Documental se establece a partir del cumplimiento de las siguientes políticas establecidas desde la Dirección Documental de la siguiente manera:

 La aprobación del Programa de gestión Documental de COLPENSIONES se realiza por medio de act a, del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y su Subcomité del SIG.  El Programa de Gestión Documental se desarrolla de conformidad con el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado" y Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura". 2.4.2. Requerimientos Económicos El pre supuesto definido para la ejecución de actividades propias del Programa de Gestión Documental será fijado anualmente, respecto de la consolidación de la Planeación y Programación Presupuestal de la Vicepresidencia de Gestión Corporativa en concordancia con el “Proceso Gestión Financiera” , y será proyectada frente a los gastos de personal, administrativos, operativos y de inversión, así como proyectos e iniciativas definidas desde la Gerencia Administrativa y la Dirección Documental. El presupuesto asignado al Proceso de Gestión Documental no hace parte del presente documento (Ver Presupuesto institucional). 2.4.3. Requerimientos Administrativos La entidad cuenta con el Comité Institucion al de Gestión y Desempeño, el cual fue El presupuesto asignado al Proceso de Gestión Documental no hace parte del presente documento (Ver Presupuesto institucional). 2.4.3. Requerimientos Administrativos La entidad cuenta con el Comité Institucion al de Gestión y Desempeño, el cual fue formalizado mediante Resolución 511 de 2017 “por el cual se crea e