COLPENSIONES - Anexo Estatuto de Auditoria

ESTATUTO Estatuto de Auditoría de la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONESESTATUTO DE AUDITORÍA

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CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................................................................... 3

2. MISIÓN Y PROPÓSITO ................................................................................................................................................ 3 2.1 MISIÓN ............................................................................................................................................................... 3 2.2 PROPÓSITO ......................................................................................................................................................... 3

3. PRINCIPIOS ................................................................................................................................................................. 3

4. NORMAS PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA .............................................................. 4

5. POSICIÓN EN LA ENTIDAD Y ATRIBUCIONES ............................................................................................................. 4

6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA ............................................................................... 4 6.1 RESPONSABILIDADES ......................................................................................................................................... 4 6.2 AUTORIDAD ........................................................................................................................................................ 5

7. ALCANCE DEL TRABAJO ............................................................................................................................................. 6

8. FUNCIONES ................................................................................................................................................................ 6

9. PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO Y MEJORA DE LA CALIDAD DE AUDITORÍA INTERNA ....................................... 6

10. CÓDIGO DE ÉTICA PARA LA PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA INTERNA ...................................................................... 6 10.1 DEFINICIÓN Y ALCANCE .................................................................................................................................... 6 10.2 OBJETIVO .......................................................................................................................................................... 7 10.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN .................................................................................................................................. 7 10.4 PRINCIPIOS Y REGLAS DE CONDUCTA.............................................................................................................. 7 10.4.1 Principios ................................................................................................................................................. 7 10.4.1.1 Integridad ........................................................................................................................................ 7 10.4.1.2 Objetividad ...................................................................................................................................... 7 10.4.1.3 Confidencialidad .............................................................................................................................. 7

10.4.1 Principios ................................................................................................................................................. 7 10.4.1.1 Integridad ........................................................................................................................................ 7 10.4.1.2 Objetividad ...................................................................................................................................... 7 10.4.1.3 Confidencialidad .............................................................................................................................. 7 10.4.1.4 Competencia .................................................................................................................................... 8 10.4.2 Reglas de Conducta ................................................................................................................................. 8 10.4.2.1 Integridad ........................................................................................................................................ 8 10.4.2.2 Objetividad ...................................................................................................................................... 8 10.4.2.3 Confidencialidad .............................................................................................................................. 9 10.4.2.4 Competencia .................................................................................................................................... 9 10.5 SANCIONES ....................................................................................................................................................... 9 10.6 CERTIFICACIÓN ................................................................................................................................................. 9 11 REVISIÓN PERIÓDICA .............................................................................................................................................. 10ESTATUTO DE AUDITORÍA

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La Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, en desarrollo de sus atribuciones legales y estatutarias, y ten iendo en cuenta los principios encaminados a fortalecer entre otros aspectos sus prácticas de Gobierno Corporativo, aprueba el Estat uto de Auditoría para la entidad , en los siguientes términos:

1. OBJETIVO

El objetivo del presente Estatuto de Auditoría Interna es proporcionar un acuer do formal respecto de la organización de la actividad de Auditoría I nterna en la entidad , específicamente sobre el propósito, autoridad, responsabilidad y código de ética de la función de auditoría interna a cargo de la Oficina de Control Interno al interior de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.

2. MISIÓN Y PROPÓSITO

2.1 MISIÓN

autoridad, responsabilidad y código de ética de la función de auditoría interna a cargo de la Oficina de Control Interno al interior de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones.

2. MISIÓN Y PROPÓSITO

2.1 MISIÓN

Mejorar y proteger el valor de la entidad, proporcionando a las partes interesadas aseguramiento, consejo y visión objetiva, confiable y basada en riesgos.

2.2 PROPÓSITO

El propósito de la Auditoría Interna en la entidad consiste en prestar servicios de aseguramiento (evaluación) y consulta (enfoque hacia la prevención) con total independencia y objetividad, con el fin de agregar valor y mejorar las operaci ones de la entidad. En este sentido, la actividad de Auditoría Interna debe contribuir al logro de los objetivos estratégicos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado en la evaluación y mejoramiento de los procesos, la gestión de riesgos e idoneida d de los controles en la entidad.

3. PRINCIPIOS

Los principios fundamentales para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna son:

✓ Demuestra integridad indiscutible. ✓ Muestra objetividad en la mentalidad y el enfoque. ✓ Demuestra compromiso con las competencias. ✓ Está posicionada de forma adecuada dentro de la entidad con suficiente autoridad en la misma. ✓ Se alinea estratégicamente con las metas y objetivos de la empresa. ✓ Tiene los recursos adecuados para abordar los riesgos importantes de forma efectiva ✓ Demuestra calidad y mejora continua. Logra eficiencia y efectividad en sus trabajos. ✓ Se comunica de forma efectiva. ✓ Brinda aseguramiento confiable a aquellos a cargo del gobierno.

✓ Demuestra calidad y mejora continua. Logra eficiencia y efectividad en sus trabajos. ✓ Se comunica de forma efectiva. ✓ Brinda aseguramiento confiable a aquellos a cargo del gobierno. ✓ Proporciona entendimiento, es proactiva y está orientada al futuro. ✓ Promueve el cambio positivo.ESTATUTO DE AUDITORÍA

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4. NORMAS PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA

La actividad de Auditoría Interna, se regulará por las definiciones contenidas en la normatividad aplicable, especialmente la Ley 87 de 1993 los Decretos 1083 de 2015 y 1499 de 2017 y demás normas que regulen la actividad de auditoría emitidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública; el Capítulo IV, Título I Parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia y mediante adhesión a los elementos de cumplimiento obligatorio del Marco Internacional para la Práctica Profesional del Instituto de Auditores Internos, incluidos los Principios Fundamentales para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, el Código d e Ética, l as Normas Internacionales para el Ejercicio de Aud itoría, y la Definición de Auditoría Interna. El responsable de la Oficina de Control Interno debe informar periódicamente a la dirección y a la Junta Directiva y/o Comité de Auditoría respecto a la conformidad de su actividad de auditoría interna con el Estatuto de la actividad de Auditoría Interna, con el Código de Ética y las Normas.

La aplicación y el cumplimiento de las normas emitidas por el Instituto de Auditores Internos se hará

su actividad de auditoría interna con el Estatuto de la actividad de Auditoría Interna, con el Código de Ética y las Normas.

La aplicación y el cumplimiento de las normas emitidas por el Instituto de Auditores Internos se hará siempre en concordancia con las normas que regulen la actividad de auditoría en el país emitidas por Departamento Administrativo de la Función Pública.

5. POSICIÓN EN LA ENTIDAD Y ATRIBUCIONES

El Jefe de la Oficina de Control Interno es un servidor público de libre nombramiento y remoción, designado por el Presidente de la República y nombrado de acuerdo con lo establecido en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 que desarrolla su actividad de manera independiente y según lo previsto en el numeral 6.1.4 del Capítulo IV, Título I Parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia reporta administrativamente a la Presidencia de Colpensiones y funcionalmente al Comité de Auditoría.

Con base en lo anterior y en consonancia con el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, el reporte administrativo implica que la Presidencia:

• Brinda respaldo a la actividad de Auditoría Interna ejecutada por la Oficina de Control Interno posicionándola a un nivel apropiado dentro de la entidad. • Facilita la comunicación directa y abierta de la Oficina de Control Interno con todos los niveles de la entidad. • Crea flujos de información adecuados que le permitan mantenerse actualizado respecto a las actividades, planes e iniciativas de la entidad. • Gestiona los recursos de auditoría interna. • Solicita los trabajos de aseguramiento y consultoría que considere necesarios en función de los objetivos y riesgos de la entidad.

actividades, planes e iniciativas de la entidad. • Gestiona los recursos de auditoría interna. • Solicita los trabajos de aseguramiento y consultoría que considere necesarios en función de los objetivos y riesgos de la entidad. • Aprueba en primera instancia el Estatuto de la Actividad de Auditoria Interna, y el plan de recursos humanos y financieros requeridos.ESTATUTO DE AUDITORÍA

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6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA

6.1 RESPONSABILIDADES

La Oficina de Control Int erno reconoce la definición de Auditoría I nterna, para ejercer las siguientes responsabilidades:

a. Preparar el Plan Anual de Auditoría utilizando una metodología apropiada basada en el riesgo, el cual debe ser presentado a la Presidencia y al Comité de Auditoría, para su revisión y aprobación. b. Implementar el Plan Anual de Auditoría aprobado, incluyendo si se estima apropiado, cualquier tarea o proyecto especial requerido por la Presidencia, Comité de Auditoría y presentar periódicamente información sobre el estado y los resultados de ejecución de plan y la suficiencia de los recursos de la Oficina. c. Contar con el personal profesional de auditoría capacitado y con las habilidades y conocimientos especializados requeridos teniendo en cuenta el tamaño, la complejidad y otras características propias de la entidad ; para estos efectos podrá contratar el ejercicio de auditorías internas conforme lo establecido en el artículo 7 de la Ley 87 de 1993, así como asesoramiento y asistencia competente en caso que los auditores internos carezcan de lo s conocimientos, las aptitudes u otras competencias

establecido en el artículo 7 de la Ley 87 de 1993, así como asesoramiento y asistencia competente en caso que los auditores internos carezcan de lo s conocimientos, las aptitudes u otras competencias necesarias para llevar a cabo la totalidad o parte del trabajo. d. Emitir informes periódicos a los responsables de los procesos, a la Presidencia y a los organismos de control y/o vigilancia que lo requieran, sobre los resultados obtenidos de las evaluaciones realizadas y el cumplimiento de la normatividad legal aplicable. e. Informar los aspectos relevantes de las evaluaciones, incluyendo recomendaciones sobre las posibles mejoras a los procesos de control. f. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales. g. Establecer un programa de aseguramiento y mejora de la calidad de la función, por medio del cual se respalde la mejora continua de las actividades de Auditoría Interna. h. Prestar el servicio de consultoría para aquellos temas en los que la Oficina de Control Interno esté calificada.

6.2 AUTORIDAD

El jefe de la Oficina de Control Interno y el personal de la Oficina están autorizados a:

a. Tener acceso total y libre a los funcionarios, re gistros y bienes de la entidad, garantizando que se cumpla con las políticas de confidencialidad y seguridad. Para los casos en los cuales la información requerida haya sido considerada como de carácter reservado, el jefe de la Oficina de Control Interno y el personal de la Oficina, están autorizados para consultarla, en cuyo caso la información sólo podrá ser utilizada para la verificación y/o consulta, dentro del marco de la auditoría previamente programada. b. En estos casos, dentro del programa de auditoría se dejará constancia de tal hecho, al igual que en el informe final de resultados de la auditoría.

ser utilizada para la verificación y/o consulta, dentro del marco de la auditoría previamente programada. b. En estos casos, dentro del programa de auditoría se dejará constancia de tal hecho, al igual que en el informe final de resultados de la auditoría. c. Asignar recursos, establecer frecuencias, seleccionar temas, determinar alcances de trabajo, y aplicar las técnicas requeridas para cumplir los objetivos de auditoría.ESTATUTO DE AUDITORÍA

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d. Requerir y obtener la colaboración pronta y necesaria del per sonal en las áreas de la entidad en las cuales se desarrollan las auditorías, así como de otros servicios especializados propios y ajenos a la entidad. e. Establecer las frecuencias, temas y alcances de las evaluaciones y aplicar las técnicas necesarias para cumplir con los objetivos de auditoría. f. Tener acceso directo a la Junta Directiva, al Comité de Auditoría y al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

7. ALCANCE DEL TRABAJO

El alcance del trabajo de Auditoría Interna al realizar actividades de aseguramiento y consultoría busca determinar si los procesos de administración de riesgo, control y gobierno corporativo son adecuados, generan valor y funcionan para asegurar que:

• Se logren desarrollar los objetivos, planes y programas de la empresa. • La interacción con los diversos grupos de gobierno corporativo se desarrolle de acuerdo con lo necesario. • La información financiera, admin istrativa y operativa significativa sea precisa, confiable y oportuna. • Se fomente la calidad y la mejora continua.

• La interacción con los diversos grupos de gobierno corporativo se desarrolle de acuerdo con lo necesario. • La información financiera, admin istrativa y operativa significativa sea precisa, confiable y oportuna. • Se fomente la calidad y la mejora continua. • Los procesos de administración de r iesgos son adecuados, qu e los riesgos están siendo correctamente evaluados, así como los mecanismos de reporte y manejo de riesgos claves. • Los recursos se adquieran de manera económica, se utilicen en forma eficiente y se protejan adecuadamente. • Las acciones se desarrollen conforme a las normas, políticas, los procedimientos y reglamentos vigentes.

8. FUNCIONES

Las funciones de la Oficina de Control Interno son las establecidas en al Artículo 12 de la ley 87 de 1993, así como las definidas en el Decreto 309 de 2017 o norma que lo sustituya o modifique.

9. PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO Y MEJORA DE LA CALIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

La actividad de Auditoría I nterna mantendrá un programa de aseguramiento y mejora de la calidad que comprenda todos sus aspectos. El programa incluirá una evaluación del cumplimiento de la actividad con las normas y una evaluación de la aplicación del Código de Ética por parte de los auditores de la Oficina. El programa tamb ién evaluará la eficiencia y eficacia de la actividad de Auditoría I nterna e identificará oportunidades de mejora.

El responsable de la actividad de Auditoría Interna comunicará al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, al Comité de Auditoría y/o Junta Directiva, sobre el programa de aseguramiento y mejora

oportunidades de mejora.

El responsable de la actividad de Auditoría Interna comunicará al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, al Comité de Auditoría y/o Junta Directiva, sobre el programa de aseguramiento y mejora de calidad, incluidos los resultados de las evaluaciones internas (continuas y periódicas) y las evaluaciones externas llevadas a cabo por lo menos una vez cada cinco años, por un evaluador o equipo de evaluación calificado e independiente.ESTATUTO DE AUDITORÍA

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10. CÓDIGO DE ÉTICA PARA LA PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA INTERNA

10.1 DEFINICIÓN Y ALCANCE

El Código de Ética para la práctica de la actividad de Auditoría Interna realizada por la Oficina de Control Interno de Colpensiones se ha realizado de acuerdo al Marco Internacional Para la Práctica Profesional de Auditoría Interna, expedido por el Instituto de Auditores Internos IIA -Global, en el cual se e stablecen los principios relevantes para la profesión y práctica de la Auditoría Interna y las reglas de conducta , que describen las normas de comportamiento, que se espera sean adoptadas por los auditores internos.

10.2 OBJETIVO

El presente Código de Ética brinda orientación sobre el comportamiento y forma de actuar esperada de los auditores i nternos de la Oficina de Control Interno de Colpensiones, por medio de la declaración, descripción, establecimiento y adopción de principios y reglas de conducta que guíen su comportamiento, para brindar a los clientes de los trabajos de auditoría, incluyendo el Comité de Auditoria, confianza en el

descripción, establecimiento y adopción de principios y reglas de conducta que guíen su comportamiento, para brindar a los clientes de los trabajos de auditoría, incluyendo el Comité de Auditoria, confianza en el aseguramiento independiente y objetivo sobre la gestión de riesgos, control y gobierno.

10.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esté Código de Ética está dirigido a los auditores internos de la Oficina de Control Interno , y su cumplimiento es obligatorio y complementario al Código de Ética de Colpensiones. Su aplicación se extiende a terceros que realicen actividades de aseguramiento y/o consultoría en nombre de la Oficina de Control Interno de Colpensiones.

10.4 PRINCIPIOS Y REGLAS DE CONDUCTA

El personal que ejerce la función de Auditoría I nterna de la Oficina de Control Interno debe destacarse porque sus acciones están guiadas por los siguientes principios, como complemento a los establecidos en el Código de Ética de Colpensiones:

10.4.1 Principios

10.4.1.1 Integridad

Es la capacidad de actuar con rectitud, procurando con ello el bienestar común y generando confianza en el trabajo que realizan los auditores internos de la Oficina de Control Interno con una conducta intachable y libre de sospechas. Ser íntegro significa ser coherente con respecto a lo que se piensa, dice y hace.

10.4.1.2 Objetividad

Este principio busca que los auditores internos de la Oficina de Control Interno actúen de manera ejemplar, de acuerdo a los valores, principios y compromisos establecidos y que exhiban el más alto nivel de objetividad profesional a reunir, evaluar y comunicar la información sobre la actividad o proceso auditado.ESTATUTO DE AUDITORÍA

de acuerdo a los valores, principios y compromisos establecidos y que exhiban el más alto nivel de objetividad profesional a reunir, evaluar y comunicar la información sobre la actividad o proceso auditado.ESTATUTO DE AUDITORÍA

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Los auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes, y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por los de otras personas.

10.4.1.3 Confidencialidad

Los auditores internos de la Oficina de Control Interno respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo.

10.4.1.4 Competencia

Este principio establece que los auditores i nternos de la Oficina de Control Interno deben reunir los conocimientos, las aptitudes y experiencia necesaria para cumplir con sus responsabilidades individuales al desarrollar trabajos de auditoría.

10.4.2 Reglas de Conducta

Las reglas de conducta describen las normas de comportamiento que se espera sean observadas por los auditores internos de la Oficina de Control Interno; estas reglas, son una guía para interpretar los principios en la aplicación práctica. El hecho de que una conducta particular no se halle conteni da en las siguientes reglas de conducta no impide que ésta sea considerada inaceptable.

10.4.2.1 Integridad

Los auditores internos de la Oficina de Control Interno deben en el desempeño de su trabajo:

✓ Tomar decisiones acordes con el interés de Colpensiones y no el particular.

10.4.2.1 Integridad

Los auditores internos de la Oficina de Control Interno deben en el desempeño de su trabajo:

✓ Tomar decisiones acordes con el interés de Colpensiones y no el particular. ✓ Actuar con rectitud y honestidad absoluta en la realización de su trabajo y con honradez en el empleo de los recursos que le son asignados. ✓ Respetar las leyes y divulgar lo que corresponda, de acuerdo con la ley y la profesión. ✓ Respetar y cumplir con los valores, principios éticos, compromisos y normas que rigen a Colpensiones. ✓ Negarse a participar en actos ilegales o actos que vayan en detrimento de la profesión de auditoría interna y de Colpensiones ✓ Contribuir al logro de los objetivos legítimos y al desarrollo de la cultura ética de Colpensiones

10.4.2.2 Objetividad

Los auditores internos de la Oficina de Control Interno deben en el desempeño de su trabajo:

✓ Actuar siempre en beneficio de Colpensiones, y evitar cualquier participación en actividades o relaciones que perjudiquen la evaluación imparcial en el desarrollo de su trabajo. ✓ Rechazar cualquier dádiva o regalo por parte de los auditados o cualquier parte involucrada y/o interesada en el trabajo de Auditoría Interna que se realiza, que pueda perjudicar así sea en apariencia su juicio profesionalESTATUTO DE AUDITORÍA

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✓ Divulgar todos los he chos materiales que se conozcan y que, al no ser divulgados pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión

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✓ Divulgar todos los he chos materiales que se conozcan y que, al no ser divulgados pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión ✓ Sustentar sus observaciones y recomendaciones con las evidencias resultantes de las revisiones practicadas, de acuerdo con las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna. ✓ Propender porque los riesgos se identifiquen y administren de manera apropiada. ✓ Adquirir y utilizar en forma eficiente los recursos con que cuenta la Oficina de Control Interno. ✓ Aplicar las normas, políticas, los procedimientos y reglamentos vigentes en el desarrollo del trabajo.

10.4.2.3 Confidencialidad

Se debe dar un adecuado manejo a la información que es solicitada y revisada por los auditores internos de Colpensiones, actuando de acuerdo con las siguientes conductas:

✓ No revelar a familiares, amistades y otras personas ajenas a su línea de reporte, ni oralmente ni por escrito información confidencial de Colpensiones que es ob tenida durante los trabajos de auditoría. ✓ Cumplir con todas las normas establecidas por Colpensiones para el manejo y uso de la información. ✓ Prudencia en el uso y protección de la información obtenida. ✓ No utilizar información para lucro personal o que de alguna manera fuera contraria a la ley o en el detrimento de los objetivos de Colpensiones.

10.4.2.4 Competencia

Los auditores internos de la Oficina de Control Interno deben actuar de acuerdo con las conductas que se mencionan a continuación:

detrimento de los objetivos de Colpensiones.

10.4.2.4 Competencia

Los auditores internos de la Oficina de Control Interno deben actuar de acuerdo con las conductas que se mencionan a continuación:

✓ Participar sólo en trabajos para los cuales tiene los suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia. ✓ Desarrollar los trabajos de a uditoría dando cumplimiento a las Normas Internacionales Para el Ejercicio Profesional de Auditoría Interna. ✓ Mejorar continuamente sus habilidades por medio de autoestudio y capacitación, que contribuyan a la efectividad y calidad de sus servicios.

10.5 SANCIONES

Las sanciones por el incumplimiento al presente código se regirán por lo establecido en el reglamento interno de trabajo y por el Código Único Disciplinario.

10.6 CERTIFICACIÓN

Todo el personal de auditoría i nterna de la Oficina de Control Interno y los tercer os que realicen actividades de aseguramiento y/o consultoría en nombre de la Oficina de Control Interno de Colpensiones, deben firmar el acta de compromiso de aplicación y cumplimiento a los principios y reglas de conductasESTATUTO DE AUDITORÍA

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establecidos en el presente código para el desarrollo del trabajo como audi tor interno de la Oficina de Control Interno de Colpensiones.

11. REVISIÓN PERIÓDICA

La vigencia del presente estatuto inicia a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiva, y se hará revisión por la Oficina de Control Interno por lo menos cada tres (3) años o con una periodicidad

11. REVISIÓN PERIÓDICA

La vigencia del presente estatuto inicia a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiva, y se hará revisión por la Oficina de Control Interno por lo menos cada tres (3) años o con una periodicidad menor si así se requiere, para verificar que su contenido siga siendo pertinente y acorde con las normas aplicables sobre la materia y con el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna del Instituto de Auditores Internos del IIA –Global.