COLPENSIONES - Circular Externa PRE-001 de 2020

CIRCULAR EXTERNA N° PRE-001 de 2020

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Bogotá D.C., 16 de junio de 2020

PARA: ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA Y SOLO AFILIACION

ASUNTO: MEDIANTE LA CUAL SE SEÑALAN LOS DOCUMENTOS QUE LAS ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZAS Y LAS ENTIDADES DE SÓLO AFILIACIÓN DEBEN ALLEGAR AL MOMENTO DE RADICAR EL TRÁMITE DE SOLICITUD DE ASIGNACIÓN O

RENOVACIÓN DE CODIGO INTERNO DE DESCUENTO ANTE COLPENSIONES.

Teniendo en cuenta que se profirió la Resolución No. 010 del 16 de junio de 2020, mediante la cual se establecen los criterios con base en los cuales Colpensiones llevará a cabo la asignación o renovación de un código interno de descuento solicitado por las entidades operadoras de libranzas y entidades de solo afiliación, para lo cual se definen mediante este instrumento, los requisitos que deberán atenderse por parte de las entidades mencionadas, incluido el respectivo procedimiento de conocimiento del cliente y en consecuencia, se fijan las directrices con base en las cuales se regirá el procedimiento para el trámite de libranzas y afiliaciones, la disposición de las condiciones técnicas y operativas, en concordancia con los correspondientes Manuales Operativos y de conformidad con lo señalado en la Ley 1527 de 2012, Ley 1902 de 2018 y demás normatividad aplicable, lo que permite a las entidades a las cuales se les asigna un código, la incorporación de libranzas, cesiones y en general llevar a cabo los procesos relacionados con la aplicación de los descuentos respecto de los

las entidades a las cuales se les asigna un código, la incorporación de libranzas, cesiones y en general llevar a cabo los procesos relacionados con la aplicación de los descuentos respecto de los pensionados, contratistas y trabajadores de Colpensiones.

Conforme lo señalado en el artículo séptimo de la Resolución 010 de 2020, mediante el cual se determinan, entre otras cosas, los documentos que deben allegar las entidades para solicitar la asignación o renovación del código interno de descuento, a continuación, se enuncian aquellos exigidos y que serán objeto de análisis, precisando cuáles de ellos deben ser allegados por la entidades solicitantes y cuáles serán objeto de consulta directa por parte de Colpensiones o un tercero contratado para tal efecto.

1. Para las Entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia:

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Certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT, en los términos de la Circular Básica Jurídica 29 de 2014 - Título I Parte I Capítulo IV Que corresponda a la entidad solicitante. X Acuerdo operativo para la realización de descuentos Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el Representante Legal sin notas ni

solicitante. X Acuerdo operativo para la realización de descuentos Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el Representante Legal sin notas ni enmendaduras. X Pacto de Integridad y Transparencia Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el representante legal. X Certificación bancaria Que sea expedida por una entidad financiera debidamente autorizada y que contenga número, tipo y estado de la cuenta, nombre del titular, así como que la fecha de expedición sea no mayor a 1 mes. X RUNEOL renovado a último año Que la entidad solicitante cuente con su inscripción vigente en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas - RUNEOL publicado en la página web institucional de las Cámaras de Comercio. X Certificación Existencia y representación legal emitido por la Superintendencia Financiera de Colombia. Que la información corresponda a la información reportada por la entidad solicitante. X

2. Para los Patrimonios autónomos o encargos fiduciarios administrados por sociedades fiduciarias.

Para Fondos de empleados:

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Certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT, en los términos de la Circular Básica Jurídica 29 de 2014 - Título I Parte I Capítulo IV Que corresponda a la entidad solicitante. X Certificación de existencia y objeto del patrimonio autónomo expedido por la entidad administradora Que el documento sea expedido por la entidad administradora del patrimonio y contenga el objeto del contrato de fiducia mercantil. X Acuerdo operativo para la realización de descuentos Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el Representante Legal sin notas ni enmendaduras. X Pacto de Integridad y Transparencia Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el representante legal. X Certificación Bancaria Que sea expedida por una entidad financiera debidamente autorizada y que contenga número, tipo y estado de la cuenta, nombre del titular, así como que la fecha de expedición sea no mayor a 1 mes. X RUNEOL renovado a último año Que la entidad solicitante cuente con su inscripc ión vigente en el Registro

de la cuenta, nombre del titular, así como que la fecha de expedición sea no mayor a 1 mes. X RUNEOL renovado a último año Que la entidad solicitante cuente con su inscripc ión vigente en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas - RUNEOL publicado en la página web institucional de las Cámaras de Comercio. X Certificación Existencia y representación legal emitido por la Superintendencia Financiera de Colombia Que la información corresponda a la información reportada por la entidad solicitante. X

3. Fondos de empleados:

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Certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT, en los términos de la Circular Básica Jurídica 29 de 2014 - Título I Parte I Capítulo IV Que corresponda a la entidad solicitante. X Estados financieros comparativos Deben ser comparativos y corresponder a los dos últimos años o períodos fiscales anteriores a la fecha de radicación de la solicitud o la información con la que cuenten las entidades solicitantes cuya fecha de creaci ón sea inferior a dos (2) años, los cuales deben estar certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37

anteriores a la fecha de radicación de la solicitud o la información con la que cuenten las entidades solicitantes cuya fecha de creaci ón sea inferior a dos (2) años, los cuales deben estar certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados de ser el caso, de acuerdo con el artículo 38 de la cit ada Ley y acompañados de sus respectivas Notas. X Acuerdo operativo para la realización de descuentos Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el Representante Legal sin notas ni enmendaduras. X Pacto de Integridad y Transparencia Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el representante legal. X Certificación bancaria Que sea expedida por una entidad financiera debidamente autorizada y que contenga número, tipo y estado de la cuenta, nombre del titular, así como que la fecha de expedición sea no mayor a 1 mes. X

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Lista de socios, accionistas, asociados o fundadores Que el documento contenga como

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Lista de socios, accionistas, asociados o fundadores Que el documento contenga como mínimo nombres completos, tipo y número de documento de identidad de los socios, accionistas, asociados o fundadores que tengan directamente más del 5% del capital social, aportes o participación. En caso de no tenerlos, podrá sustituirlo por medio de una certificación en donde indique que no cuenta con este requisito, la cual debe estar suscrita por el Repres entante Legal. X Registro Único Tributario - RUT Que el RUT (Registro Único Tributario) coincida el NIT y nombre del Representante Legal y coherencia de la actividad comercial. X Declaración de Renta Último año fiscal X Formularios de Conocimiento de Cliente Formularios de Persona Jurídica y Personas Naturales del Representante Legal y Terceros Autorizados relacionados en los documentos. Que se encuentren completamente diligenciados y debidamente firmados por el Representante Legal y Terceros Autorizados. X Certificación de Existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio Que la información del certificado de existencia y representación legal corresponda a la información reportada por la entidad solicitante y tenga una fecha de expedición no mayor a 30 días. X Documentos de identidad Que el documento sea legible y corresponda al Representante Legal y las personas autorizadas. X Antecedentes Disciplinarios del Contador y/o Revisor Fiscal

fecha de expedición no mayor a 30 días. X Documentos de identidad Que el documento sea legible y corresponda al Representante Legal y las personas autorizadas. X Antecedentes Disciplinarios del Contador y/o Revisor Fiscal Que no presenten sanciones e inhabilidades. X Tarjeta Profesional del Contador y/o Revisor Fiscal Con fecha de expedición no mayor a 3 meses. Que el Contador y/o Revisor Fiscal se encuentren debidamente habilitados para el ejercicio de la profesión. X

4. Para el Operador de libranzas. En este grupo se incluyen las entidades que soliciten código para realizar operaciones de descuento directo por libranza y que no estén incluidas en los numerales 1, 2 y 3.CIRCULAR EXTERNA N° PRE-001 de 2020

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POR UN TERCERO AUTORIZADO Certificación sobre implementación y cumplimiento del SARLAFT, en los términos de la Circular Básica Jurídica 29 de 2014 - Título I Parte I Capítulo IV Que corresponda a la entidad solicitante. X Estados financieros comparativos Deben ser comparativos y corresponder a los dos últimos años o períodos fiscales anteriores a la fecha de radicación de la solicitud o la información con la que cuenten las entidades solicitantes cuya fecha de

Estados financieros comparativos Deben ser comparativos y corresponder a los dos últimos años o períodos fiscales anteriores a la fecha de radicación de la solicitud o la información con la que cuenten las entidades solicitantes cuya fecha de creación sea inferior a dos (2) años, los cuales deben estar certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados de ser el caso, de acuerdo con el artículo 38 de la citada Ley y acompañados de sus respectivas Notas. X Acuerdo operativo para la realización de descuentos Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el Representante Legal sin notas ni enmendaduras. X Pacto de Integridad y Transparencia Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el representante legal. X Certificación bancaria Que sea expedida por una entidad financiera debidamente autorizada y que contenga número, tipo y estado de la cuenta, nombre del titular, así como que la fecha de expedición sea no mayor a 1 mes. X

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Lista de socios, accionistas, asociados o fundadores Que el documento contenga como mínimo nombres completos, tipo y número de documento de identidad de los socios, accionistas, asociados o fundadores que tengan directamente más del 5% del capital social, aportes o participación. En caso de no tenerlos, podrá sustituirlo por medio de una certificación en donde indique que no cuenta con este requisito, la cual debe estar suscrita por el Representante Legal. X RUNEOL renovado a último año. Que la entidad solicitante cuente con su inscripción vigente en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas - RUNEOL publicado en la página web institucional de las Cámaras de Comercio. X Declaración de Renta Último año fiscal X Formularios de Conocimiento de Cliente Formularios de Persona Jurídica y Personas Naturales del Representante Legal y Terceros Autorizados relacionados en los documentos. Que se encuentren completamente diligenciados y debidamente firmados por el Representante Legal y Terceros Autorizados. X Certificación de Existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio Que la información del certificado de existencia y representación legal corresponda a la información reportada por la entidad solicitante y tenga una fecha de expedición no mayor a 30 días. X Documentos de identidad

expedido por Cámara de Comercio Que la información del certificado de existencia y representación legal corresponda a la información reportada por la entidad solicitante y tenga una fecha de expedición no mayor a 30 días. X Documentos de identidad Que el documento sea legible y corresponda al Representante Legal y las personas autorizadas. X Antecedentes Disciplinarios del Contador y/o Revisor Fiscal Que no presenten sanciones e inhabilidades. X Tarjeta Profesional del Contador y/o Revisor Fiscal Con fecha de expedición no mayor a 3 meses. Que el Contador y/o Revisor Fiscal se encuentren debidamente habilitados para el ejercicio de la profesión. X

5. Las Asociaciones de pensionados. En este grupo se incluyen las entidades que soliciten código para realizar operaciones exclusivamente de descuento directo por afiliación y no estén habilitadas para operar libranzas.CIRCULAR EXTERNA N° PRE-001 de 2020

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POR UN TERCERO AUTORIZADO Estados financieros comparativos Deben ser comparativos y corresponder a los dos últimos años o períodos fiscales anteriores a la fecha de radicación de la solicitud o la información con la que cuenten las entidades solicitantes cuya fecha de creación sea inferior a dos (2) años, los cuales deben estar

dos últimos años o períodos fiscales anteriores a la fecha de radicación de la solicitud o la información con la que cuenten las entidades solicitantes cuya fecha de creación sea inferior a dos (2) años, los cuales deben estar certificados de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y dictaminados de ser el caso, de acuerdo con el artículo 38 de la citada Ley y acompañados de sus respectivas Notas. X Acta de aprobación de estados financieros Que contenga fecha de la asamblea y la evidencia de aprobación de los estados financieros. X Pacto de Integridad y Transparencia Que corresponda al suministrado por Colpensiones, que se encuentre completamente diligenciado y debidamente firmado por el representante legal. X Certificación bancaria Que sea expedida por una entidad financiera debidamente autorizada y que contenga número, tipo y estado de la cuenta, nombre del titular, así como que la fecha de expedición sea no mayor a 1 mes. X Registro Único TributarioRUT Que el RUT (Registro Único Tributario) coincida el NIT y nombre del Representante Legal y coherencia de la actividad comercial. X Declaración de Renta Último año fiscal X Formularios de Conocimiento de Cliente Formularios de Persona Jurídica y Personas Naturales del Representante Legal y Terceros Autorizados relacionados en los documentos. Que se encuentren completamente diligenciados y debidamente firmados por el Representante Legal y Terceros Autorizados. X

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Autorizados relacionados en los documentos. Que se encuentren completamente diligenciados y debidamente firmados por el Representante Legal y Terceros Autorizados. X

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POR UN TERCERO AUTORIZADO Certificado de existencia y representación expedido Que corresponda a la entidad solicitante y contenga la información actualizada de la ésta.

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por el Ministerio del Trabajo. Deberá tener una fecha de expedición no mayor a 30 días. Documentos de identidad Que el documento sea legible y corresponda al Representante Legal y las personas autorizadas. X Antecedentes Disciplinarios del Contador y/o Revisor Fiscal Que no presenten sanciones e inhabilidades. X Tarjeta Profesional del Contador y/o Revisor Fiscal Con fecha de expedición no mayor a 3 meses. Que el Contador y/o Revisor Fiscal se encuentren debidamente habilitados para el ejercicio de la profesión. X

En cualquier momento el contenido de esta Circular podrá variar para efectos de determinar qué documentos adicionales a los ya listados, puede consultar u obtener de manera directa Colpensiones o el tercero autorizado para el efecto. En caso de que ello te nga lugar, los ajustes contenidos en una nueva circular, serán publicados en la página web de Colpensiones y/o informados a las Entidades

o el tercero autorizado para el efecto. En caso de que ello te nga lugar, los ajustes contenidos en una nueva circular, serán publicados en la página web de Colpensiones y/o informados a las Entidades Operadoras de libranzas y entidades de solo afiliación.

Atentamente,

JUAN MIGUEL VILLA LORA

PRESIDENTE

Elaboró: Oliva Reyes Guzmán, Profesional Máster 320 -05 Dirección de Comercialización y Acompañamiento Empresarial

Revisó: María Virginia Paz , Asesora de Presidencia

José Fuentes, Asesor de Presidencia

Aprobó: Raúl Vargas Rey, Gerente Comercial