COLPENSIONES - Codigo de Gobierno Corporativo 2024

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CÓDIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO

(ACUERDO XXX DEL 10 DE MAYO DE 2024)

Acuerdo 008 del 10 de mayo de 2024MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 2 de 38

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................. 5

1. MODELO DE GOBIERNO CORPORATIVO ................................................ 6

2. MARCO DE ACTUACIÓN ...................................................................... 6 2.1 ALCANCE ........................................................................................ 6 2.2 NATURALEZA JURÍDICA.................................................................... 7 2.3 RÉGIMENES JURÍDICOS ................................................................... 7

3. MARCO ESTRATÉGICO ........................................................................ 9 3.1 MISIÓN .......................................................................................... 9 3.2 VISIÓN .......................................................................................... 9 3.3 PROPOSITO ESTRATÉGICO ............................................................. 11 3.4 VALORES ESTRATÉGICOS ............................................................... 12

3.1 MISIÓN .......................................................................................... 9 3.2 VISIÓN .......................................................................................... 9 3.3 PROPOSITO ESTRATÉGICO ............................................................. 11 3.4 VALORES ESTRATÉGICOS ............................................................... 12 3.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ............................................................ 13 3.6 EJES DE MOVILIZACIÓN ESTRATÉGICA ............................................ 16

4. ESTRUCTURA, ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN ............... 16 4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ..................................................... 16 4.2 ÓRGANOS DE DIRECCIÓN .............................................................. 17 4.2.1 JUNTA DIRECTIVA ...................................................................... 17 4.2.2 COMITÉS DE JUNTA DIRECTIVA ................................................... 18 4.2.3 MEDIDAS DE FUNCIONAMIENTO .................................................. 19 4.2.3.1 PLANEACIÓN ........................................................................... 19 4.2.3.2 INFORMES DE GESTIÓN ........................................................... 19 4.2.3.3 INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN ................................................... 19MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 3 de 38

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4.2.3.4 EVALUACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA ....................................... 20 4.3 PRESIDENCIA Y ALTA GERENCIA ..................................................... 21 4.3.1 EVALUACIÓN DEL PRESIDENTE .................................................... 21 4.3.2 VINCULACIÓN DE ALTA GERENCIA ............................................... 22

4.3 PRESIDENCIA Y ALTA GERENCIA ..................................................... 21 4.3.1 EVALUACIÓN DEL PRESIDENTE .................................................... 21 4.3.2 VINCULACIÓN DE ALTA GERENCIA ............................................... 22 4.3.3 EVALUACIÓN DE LA ALTA GERENCIA............................................. 22 4.4 PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN ........................................................... 22 4.4.1 GOBIERNO NACIONAL ................................................................. 22 4.4.2 RELACIONAMIENTO ENTRE LA JUNTA Y LA ADMINISTRACIÓN .......... 23 4.4.3 CONTINUIDAD INSTITUCIONAL .................................................... 25 4.4.4 ARTICULACIÓN CON EL MINISTERIO DE TRABAJO .......................... 25 4.4.5 INDEPENDENCIA EMPRESARIAL ................................................... 25 4.5 ARQUITECTURA DE CONTROL ......................................................... 26 4.5.1 CONTROL INTERNO .................................................................... 26 4.5.2 GESTIÓN DE RIESGOS ................................................................ 27 4.5.2.1 MARCO INTEGRAL DE APETITO DE RIESGO ................................. 27 4.5.3 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORIMO – SARLAFT ............................................. 27 4.5.4 CUMPLIMIENTO NORMATIVO ........................................................ 28 4.5.5 REVISORÍA FISCAL ..................................................................... 28 4.5.6 DEFENSORÍA DEL CONSUMIDOR FINANCIERO ............................... 29

5. GESTIÓN ÉTICA ............................................................................... 29

6. TRANSPARENCIA Y DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN ....................... 30 6.1 RENDICIÓN DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA. .................. 30 6.2 REVELACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA. ................................... 31MARCADO C I D 2 2 1

6.1 RENDICIÓN DE CUENTAS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA. .................. 30 6.2 REVELACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA. ................................... 31MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 4 de 38

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6.2.1 ESTANDARES DE CONTABILIDAD ................................................. 31 6.2.2 ESTADOS FINANCIEROS .............................................................. 31

7. CONTRATACIÓN ............................................................................... 32

8. RENTABILIDAD SOCIAL..................................................................... 33

9. RESPONSABILIDAD SOCIAL ............................................................... 33 9.1 GRUPOS DE INTERÉS ..................................................................... 34

9.2 RELACIONAMIENTO CON CONTRATISTAS Y PROVEEDORES ................ 35

10. CONTROL Y VIGILANCIA EXTERNA................................................... 36

11. CUMPLIMIENTO ............................................................................. 36

12. ACTUALIZACIÓN ........................................................................... 37

13. DIVULGACIÓN .............................................................................. 37

14. VIGENCIA ..................................................................................... 38MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 5 de 38

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1. INTRODUCCIÓN

A nivel estratégico, Colpensiones se ha fijado siete grandes objetivos que nos

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1. INTRODUCCIÓN

A nivel estratégico, Colpensiones se ha fijado siete grandes objetivos que nos conducirán a que más personas tengan una vejez justa y con bienestar, también a estar presentes en las regiones, siendo una empresa moderna, efectiva, competitiva y sostenible. Para alcanzar estas metas trazadas, es clave dar cumplimiento al Código de Gobierno Corporativo, como sistema de normas, prácticas, principios y procedimientos que regulan nuestro comportamiento como empresa, en el marco de los lineamientos de gobernanza propios del sector público en el país.

Este Código representa una estructura clara para la toma de decisiones y para la supervisión del cumplimiento de nuestras metas, aplicando, por supuesto, mejores prácticas internacionales en cada uno de los componentes y dimensiones del Gobierno Corporativo en Colpensiones.

Este documento, es la materialización del compromiso de la Presidencia de la entidad, la Junta Directiva y en general, de la alta dirección, con los procesos y proyectos estratégicos que, en el largo plazo, permitirán a Colpensiones alcanzar los objetivos propuestos, reconociendo en todo su actuar, la importancia de los aspectos Ambientales, Sociales y de Gobierno Corporativo (ASG), como mecanismos de generación de valor y mitigación de riesgos.

Nuestro rol como empresa encargada de la administración del Régimen de Prima Media y del programa BEPS (Beneficios Económicos Periódicos), es transversal en el ciclo de vida de las personas;

riesgos.

Nuestro rol como empresa encargada de la administración del Régimen de Prima Media y del programa BEPS (Beneficios Económicos Periódicos), es transversal en el ciclo de vida de las personas; somos la Administradora de la gente, y nuestro Código de Gobierno Corporativo marca la forma mediante l a cual seguiremos cumpliendo con los compromisos adquiridos, así como nuestro nivel de preparación para asumir los retos del presente y del futuro, ejerciendo a todo nivel una gestión ética, transparente, equitativa, solidaria y responsable.MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 6 de 38

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1. MODELO DE GOBIERNO CORPORATIVO

El modelo de gobierno corporativo de la Entidad se encuentra conformado por 5 componentes y objetivos, como se muestra a continuación:

2. MARCO DE ACTUACIÓN

2.1 ALCANCE

El código está diseñado para ser el marco general que oriente las actuaciones y prácticas de los órganos de dirección y administración , las y los trabajadores, las partes interesadas, los contratistas y demás personas que tengan unaMARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 7 de 38

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relación legal, reglamentaria, laboral y contractual directa o indirecta con la empresa.

2.2 NATURALEZA JURÍDICA

La Administradora Colombiana de Pensiones , Colpensiones, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio del Trabajo.

De conformidad con el artículo 155 de la Ley 1151 de 2007, Colpensiones hace parte del Sistema General de Pensiones, tiene por objeto la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005 así como las demás prestaciones especiales que determine la Constitución y la Ley, en su calidad de Entidad financiera de carácter especial.

2.3 REGÍMENES JURÍDICOS

La organización fundamenta la gestión empresarial en disposiciones legales que a continuación se relacionan:

Régimen legal: las operaciones de la Administradora Colombiana de Pensiones, Colpensiones, se regirán por el Decreto Ley 4121 de 2011, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y sus estatutos.

La supervisión y vigilancia estará a cargo de la Superintendencia Financiera de Colombia, quien en cumplimiento de sus objetivos legales propenderá para que

del Sistema Financiero y sus estatutos. La supervisión y vigilancia estará a cargo de la Superintendencia Financiera de Colombia, quien en cumplimiento de sus objetivos legales propenderá para que Colpensiones cumpla con las funciones establecidas en las normas legales vigentes.MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 8 de 38

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Régimen presupuestal: se aplica el Manual de Presupuesto expedido conforme a lo previsto en la Resolución 2416 de 1997 del Ministerio de Hacienda y Créd ito Público y el Acuerdo 020 de 2019 por el cual se actualizan las normas para la gestión presupuestal.

Régimen contable: para la información financiera se aplica el nuevo marco normativo para entidades de gobierno definido por la Contaduría General de la

Nación. Régimen de Contabilidad Pública en Convergencia con Estándares Internacionales de Información Financiera - Marco N ormativo Entidades de Gobierno Resolución 533 de 2015 y modificatorias. Para efectos de transmisión, se homologa a nivel del Catálogo Único de Información Financiera con fines de Supervisión - Circular Externa 021 de 2014 y modificatorias, y según instrucción de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Régimen laboral: se rige por las normas aplicables para los trabajadores oficiales, en especial lo dispuesto en la Ley 6 de 1945. El/la presidente, el/la jefe

instrucción de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Régimen laboral: se rige por las normas aplicables para los trabajadores oficiales, en especial lo dispuesto en la Ley 6 de 1945. El/la presidente, el/la jefe de la Oficina de Control Interno y el/la director/a de Cartera, tendrán el carácter de empleados /as públicos/as y estarán sujetos /as al régimen salarial y prestacional que para estos empleos establezca el Gobierno nacional.

Régimen contractual: de conformidad con el artículo 15° de la Ley 1150 de 2007, los contratos que celebren las entidades financieras de carácter estatal no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades y, en todo caso, su actividad contractual se someterá a lo dispuesto en el artículo 13° de la citada Ley.

Régimen disciplinario: Se aplican las disposiciones contenidas en el artículo 209 de la Constitución Política, la Ley 1952 de 2019 "Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario”, modificada por la Ley 2094 de 2021, normativaMARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 9 de 38

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que entró en vigencia el 29 de marzo de 2022 y derogó la Ley 734 de 2002 "Código Disciplinario Único."

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que entró en vigencia el 29 de marzo de 2022 y derogó la Ley 734 de 2002 "Código Disciplinario Único."

3. MARCO ESTRATÉGICO

3.1 MISIÓN

Somos la empresa del Estado que administra las pensiones y brinda asesoría integral a lo largo de la vida de los ciudadanos, buscando su protección económica y bienestar como derecho universal ante los riesgos de invalidez, vejez y sobrevivencia, mediante la prestación de un servicio efectivo.

3.2 VISIÓN

En el 2026, seremos reconocidos por: • Ser la administradora de pensiones y los servicios sociales complementarios de la población económicamente activa. • Brindar acompañamiento integral desde el inicio de la vida laboral de los ciudadanos, hasta su retiro. • Ser una empresa humana, efectiva, moderna, segura y con talento humano comprometido para atender los desafíos actuales y futuros.

Tal como se mencionó, la visió n planteada busca que Colpensiones sea reconocida por atributos propios de su gestión y del impacto que genera. A continuación, se presenta la descripción de cada una de sus afirmaciones, así:

 En el 2026: Alcance temporal del Plan estratégico en alineación al Plan Nacional de Desarrollo vigente.MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 10 de 38

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 Seremos reconocidos por: Como entidad de estado, Colpensiones busca que los atributos y características que persigue en su visión de futuro sean reconocidos por su s grupos de interés y la ciudadanía en general.  Ser la administradora de pensiones y los servicios sociales complementarios de la población económicamente activa: La entidad buscará ampliar su base de afiliados y cotizantes, desplegará acciones comerciales para atraer a la población económicamente activa hacia el Régimen de Prima Media (RPM) y así fortalecer la sostenibilidad financiera del régimen e incrementar la población que logre alcanzar una protección económica para su vejez. • Brindar acompañamiento integral desde el inicio de la vida laboral de los ciudadanos, hasta su retiro : Se busc ará ampliar la base de afiliados jóvenes, de tal forma que estos se afilien al RPM desde su primer empleo y continúen como cotizantes hasta su etapa de retiro.

• Ser una empresa humana, efectiva, moderna, segura y con talento humano comprometido para atender los desafíos actuales y futuros: A continuación, se definen brevemente los atributos y

características mencionados:

• Humana: La prioridad es el ciudadano, es e l centro de nuestra gestión. • Efectiva: Ofrecemos productos y servicios con oportunidad y calidad. • Moderna: Actualizaremos las capacidades organizacionales en materia de procesos, estructura organizacional y tecnología.

gestión. • Efectiva: Ofrecemos productos y servicios con oportunidad y calidad. • Moderna: Actualizaremos las capacidades organizacionales en materia de procesos, estructura organizacional y tecnología. • Segura: La gestión integral de los riesgos en una prioridad estratégica en la gestión.MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 11 de 38

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• Talento humano comprometido: El talento humano es el motor del cambio organizacional.

3.3 PROPOSITO ESTRATÉGICO

El propósito estratégico de la entidad es la modernización empresarial. Mediante la modernización empresarial, se impactará a toda la organización para el cumplimiento de su visión, a través de los siguientes proyectos:MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 12 de 38

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3.4 VALORES ESTRATÉGICOS

Los valores estratégicos representan los rasgos que caracterizan al talento humano de la entidad y definen la cultura. Los valores definidos para el periodo 2022-2026 corresponden a cinco (05) tomados del Código de Integridad de servidores públicos del Departamento Administrativo de la Función Pública y se

humano de la entidad y definen la cultura. Los valores definidos para el periodo 2022-2026 corresponden a cinco (05) tomados del Código de Integridad de servidores públicos del Departamento Administrativo de la Función Pública y se agregan tres (03) valores complementa rios (universalidad, solidaridad e igualdad y diversidad)1 que la entidad ha identificado como necesarios para el logro de la visión, así:

1 Los valores tomados del Código de Integridad de servidores públicos son: honestidad, respeto, compromiso, justicia y diligencia. Fuente DAFP, 2019. 1 Honestidad Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general. 5 Diligencia Cumplo con las funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud, destreza y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado. 2 Respeto Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición. 6 Universalidad Mis funciones están al servicio del goce efectivo del derecho a la protección social de toda la población sin discriminación alguna. 3 Compromiso Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores

toda la población sin discriminación alguna. 3 Compromiso Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar. 7 Solidaridad Contribuyo a la mutua ayuda entre las personas, las generaciones, los sectores económicos, las regiones y las comunidades en beneficio del interés colectivo. Igualdad y diversidad

Soy consciente de que todas las personas deben gozar de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica, por lo cual brindo un trato igual a las personas que se encuentran en una misma situación fáctica y un trato divergente a quienes se encuentren en situaciones diferentes, convirtiendo las diferencias en fuente de oportunidades. . 8 4 Justicia Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminaciónMARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 13 de 38

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3.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

El Plan Estratégico Institucional (PEI) organiza y orienta principalmente las

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3.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

El Plan Estratégico Institucional (PEI) organiza y orienta principalmente las acciones de la entidad en los niveles estratégico, táctico y operativo. El PEI, también conocido como plan indicativo cuatrienal, es una herramienta de gestión que organiza y orienta estratégicamente las acciones de u na entidad en un periodo de cuatro años, para alcanzar objetivos en alineación con la política pública internacional, el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratégico Sectorial. A continuación, se presenta el mapa estratégico de la entidad que contiene las perspectivas y los objetivos estratégicos para el periodo 2023-2026:

Ilustración. Mapa estratégico 2023-2026. Fuente: Dirección de Prospectiva y Estudios

1.Incrementar la cobertura de afiliación al RPM y BEPS

2. Hacer de Colpensiones una empresa con enfoque social y presente en las regiones

3. Lograr la efectividad en la prestación del servicio

4. Mantener la sostenibilidad financiera de la administradora y los fondos a su cargo

6. Modernizar el sistema tecnológico de Colpensiones

7. Hacer de Colpensiones una entidad humana, competitiva y segura

5. Hacer de Colpensiones una entidad ara su gente

MODERNIZACIÓN

EMPRESARIAL

USUARIO

FINANCIERA

PROCESOS

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTOMARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________

Colpensiones

MODERNIZACIÓN

EMPRESARIAL

USUARIO

FINANCIERA

PROCESOS

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTOMARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 14 de 38

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Para el Plan Estratégico Institucional 2023 -2026 los objetivos estratégicos que guiarán la acción de Colpensiones serán los siguientes:

A continuación, se presenta la descripción de cada objetivo estratégico:

1. Incrementar la cobertura de afiliación al RPM y BEPS. Este objetivo propende porque todos los colombianos tengan una protección económica en su vejez, ya sea a través de una pensión o un Beneficio Económico Periódico - BEP. En este propósito, Colpensiones aporta con acciones para atraer a los jóvenes hacia el RPM, ampliar la base de afiliados cotizantes e incrementar la calidad del ahorro en BEPS.

2. Hacer de Colpensiones una empresa con enfoque social y presente en las regiones. Este objetivo busca centrar acciones que promuevan la calidad de vida y bienestar de los pensionados y vinculados. Sumado a ello, persigue incrementar la presencia para la atención en más municipiosMARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 15 de 38

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de Colombia, con el fin de ser la administradora de pensiones de los territorios y la ruralidad.

3. Lograr la efectividad en la prestación del servicio. Para brindar un mejor servicio al ciudadano, Colpensiones trabaja en mejorar la calidad de sus procesos y la oportunidad en la atención. Debemos pensionar más rápido, cumplir los tiempos legales y dar respuesta efectiva al ciudadano.

4. Mantener la sostenibilidad financiera de la administradora y los fondos a su cargo. Este objetivo focaliza estrategias que buscan la sostenibilidad financiera de Colpensiones como administradora y la optimización de los recursos administrados.

5. Hacer de Colpensiones una entidad para su gente. El actual objetivo se enfoca en el talento humano como el motor del cambio en la entidad, trabajando por su bienestar, capacitación y crecimiento.

6. Modernizar el sistema tecnológic o de Colpensiones. Impulsar la modernización de la organización a través del uso de la tecnología, disminuyendo la obsolescencia tecnológica y ejecutando iniciativas de TI con impacto estratégico. Crecer fortaleciendo las capacidades operativas para atender las demanda actual y futura.

7. Hacer de Colpensiones una entidad humana, competitiva y segura.

Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión y la gestión integral de riesgos para facilitar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la mejora

7. Hacer de Colpensiones una entidad humana, competitiva y segura.

Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión y la gestión integral de riesgos para facilitar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la mejora continua e incrementar la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios a los ciudadanos.MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 16 de 38

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3.6 EJES DE MOVILIZACIÓN ESTRATÉGICA

Prepararse para ser la Administradora de las y los colombianos implicará tomar acción en algunos frentes clave. Es necesario movilizarnos estratégicamente alrededor de la reforma pensional y fortalecer las capacidades para responder al desafío. A continuación, se presentan los ejes transversales que orientarán los esfuerzos, acciones y estrategias de la entidad:

4. ESTRUCTURA, ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y

ADMINISTRACIÓN

4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL A continuación, se muestra cómo se encuentra conformada la estructura de la organización con relación a órganos de dirección y administración, alta y media gerencia:MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 17 de 38

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gerencia:MARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 17 de 38

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4.2 ÓRGANOS DE DIRECCIÓN

4.2.1 JUNTA DIRECTIVA

La Junta Directiva es el máximo órgano de dirección de Colpensiones. Se encuentra conformada por: un representante del Ministro del Trabajo, un representante del Ministro de Hacienda y Crédito Público y tres representantes del Presidente de la República.

Cuenta con un reglamento interno de funcionamiento el cual comprende, entre otros aspectos, su composición, sus funciones, las clases de reuniones, los honorarios de sus miembros, así como los principios generales que enmarcanMARCADO C I D 2 2 1 ______________________________________________________ Colpensiones Página 18 de 38

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sus actuaciones, y será presidida por uno de los representantes del Presidente de la República.

4.2.2 COMITÉS DE JUNTA DIRECTIVA

Colpensiones cuenta con comités especializados permanentes dentro de la Junta Directiva los cuales prestan asesoría en diferentes temas y su operación se

de la República.

4.2.2 COMITÉS DE JUNTA DIRECTIVA

Colpensiones cuenta con comités especializados permanentes dentro de la Junta Directiva los cuales prestan asesoría en diferentes temas y su operación se encuentra definida conforme se en los reglamentos internos de operación, de l