COLPENSIONES - Plan Institucional de Archivos

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

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GESTIÓN DEL APOYO ORGANIZACIONAL / GESTION DOCUMENTAL FECHA ELABORACION: 13 de abril de 2018

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NOMBRE: Andrés Alexander Vega González

CARGO: Profesional Master 6

REVISIÓN:

NOMBRE: Liliana Gutiérrez

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CARGO: Directora

Documental

APROBACIÓN:

NOMBRE: Adriana María

Guzmán Rodríguez

CARGO: Vicepresidente de

Gestión Corporativa

CÓDIGO:

GAO-GDO-ODT-001

VERSIÓN:

1 Plan Institucional de Archivos

(PINAR)

Administradora Colombiana de Pensiones

COLPENSIONES

Gerencia Administrativa Dirección Documental

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1

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 4

1. OBJETIVO 5

2. ALCANCE 5

3. DESCRIPCIÓN 5

4. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 6 4.1. Metodología 6 4.2. Situación Actual e Identificación de los Aspectos Críticos 6 4.3. Priorización Aspectos Críticos 7 4.4. Visión Estratégica 9 4.5. Formulación de Objetivos, Planes y Proyectos 10 4.6. Mapa de Ruta 11 4.7. Seguimiento y Control 11

5. GLOSARIO 13

6. BIBLIOGRAFIA. 14

7. ANEXOS 16PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Aspectos Críticos ............................................................................................ 7 Tabla 2. Ejes Articuladores ........................................................................................... 8 Tabla 3. Priorización Aspectos Críticos ........................................................................ 9 Tabla 4. Formulación de visión estratégica del plan por priorización aspectos críticos ................................................................................................................................... 10 Tabla 5 Priorización de Ejes Articuladores ................................................................. 10 Tabla 6. Ruta Crítica ................................................................................................... 11PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 INTRODUCCIÓN El Plan Institucional de Archivos - PINAR se formula en cumplimiento, al Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015, Artículo 2.8.2.5.8.” Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental”; el cual sirve de base para la planeación de la función archivística, y en cons ecuencia se articula con los demás planes y proyectos estratégicos de COLPENSIONES. Teniendo en cuenta lo anterior, COLPENSIONES como parte del fortalecimiento en el modelo de operación para mejorar la efectividad en el servicio que presta al ciudadano e n materia de protección a la vejez , la administración del Régimen de Prima Media y los B eneficios Económicos Periódicos, ha definido que este instrumento será la base para orientar y brindar información a la alta dirección sobre ciudadano e n materia de protección a la vejez , la administración del Régimen de Prima Media y los B eneficios Económicos Periódicos, ha definido que este instrumento será la base para orientar y brindar información a la alta dirección sobre el estado del avance a los planes y proyectos relaciona dos con el cumplimiento al componente de Gestión Documental de la Entidad. Este documento ha sido elaborado por la Dirección Documental que pertenece a la Gerencia Administrativa de la Vicepresidencia de Gestión Corporativa , en concordancia a los lineamientos definidos por el Archivo General de la Nación, en el “Manual formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR”. En primer lugar este documento se ha desarrollado a partir de las herramientas administrativas como el Diagnóstico Integral de Archivo y los Planes de M ejoramiento producto de las auditorías internas y externas, lo que permitió identificar la situación actual de la función archivística de la Entidad ; luego se definió y determin ó priorizar los aspectos críticos que afectan los ejes articuladores enfocados a la administración de archivos, acceso, preservación y seguridad de la información , con el propósito de armonizar la Gestión Documental al modelo de COLPENSIONES. En segundo lugar y como resultado de la situación planteada se procedió a formular y construir la visión estratégica, los objetivos, el mapa de ruta y la herramienta de seguimiento conforme a los planes y /o proyectos trazados para poner en marcha el Plan Institucional de Archivos – PINAR de COLPENSIONES.PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1. OBJETIVO Adoptar e implementar el Plan Institucional Archivístico – PINAR, para cumplir con los propósitos de la función archivística y la gestión documental de la COLPENSIONES.

2. ALCANCE Inicia con la formulación del plan y finaliza con la verificación del seguimiento al mismo.

3. DESCRIPCIÓN Mediante la Ley 1151 de 2007 se crea la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, la cual asumirá las funciones del Instituto de Seguros Sociales en la administración del régimen de pensi ones de prima media, para tal fin, la estructura y las funciones de Colpensiones se definieron mediante las siguientes normas:

 Ley 1151 de 2007, se crea la Administradora Colombiana de Pensiones administración del régimen de pensi ones de prima media, para tal fin, la estructura y las funciones de Colpensiones se definieron mediante las siguientes normas:

 Ley 1151 de 2007, se crea la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, art 155.  Decreto 309 de 24 de febrero de 2017, aprobó la modificación de la Estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, que le permite adoptar un nuevo modelo de operación para mejorar la efectividad en el servicio que presta al ciudadano en materia de protección a la vejez , mejorar sus procesos de evaluación y control de la gestión y dar respuesta oportuna a las solicitudes o trámites de los ciudadanos.  Acuerdo 108 de 2017, “Por el cual se modifica la estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES”  Resolución 315 de 2017: por el cual se expide el Reglamento de contratación y racionalización del Gasto.  Resolución 511 de 2017: por el cual se crea el Comité Institucional de gestión y Desempeño de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpe nsiones) y se deroga la Resolución 370 de 2017 Para mayor información (Naturaleza, objeto, productos y servicios, clientes, estructura interna, funciones de la Administradora), puede consultarse la Guía de Direccionamiento Estratégico de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES.PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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4. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

4.1. Metodología COLPENSIONES tomo como base la metodología establecida en el “Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos, publicado en el año 2014, por el Archivo General de la Nación. Sin embargo, el plan será ejecutado en concordancia con los lineamientos para la formulación de proyectos de los procesos de Gesti ón Estratégica y Gestión de Proyectos de la Entidad. La aprobación y publicación de Plan Institucional de Archivos - PINAR de COLPENSIONES, se realiza rá por medio de acto administrativo expedido por la Oficina Asesora de Asuntos Legales, previa revisión y aprobación por parte del La aprobación y publicación de Plan Institucional de Archivos - PINAR de COLPENSIONES, se realiza rá por medio de acto administrativo expedido por la Oficina Asesora de Asuntos Legales, previa revisión y aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño - Subcomité del SIG. 4.2. Situación Actual e Identificación de los Aspectos Críticos El Plan Institucional de Archivos, ha sido elaborado a partir de la evaluación y los resultados obtenidos en el Diagnóstico Integral de Archivos, la Matriz de Riesgos y los Planes de Mejoramiento Archivístico PMA, de las visitas de inspección, vigilancia y control realizadas por el Archivo General de la Nación, lo que permitió identificar los siguientes aspectos críticos asociándolos de manera directa con los riesgos expuestos como se describen en la tabla N°1:

Ítem Aspectos Críticos Riesgo 1 Desactualización del Programa de Gestión Documental. Incumplimiento del marco normativo relacionado con el proceso de Gestión Documental. 2 Desactualización del Proceso de Gestión Documental. 3 No se tiene establecidos los subprogramas específicos de Gestión Documental, tales como:

a) Documentos vitales b) Normalización de formatos 4 No se cuenta con el Sub Programa de Documento

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1 5 No se cuenta con un estándar para la representación de la firma electrónica en la producción documental. Ítem Aspectos Críticos Riesgo 6 Desactualización de las Tablas de Retención Documental. Deterioro o pérdida de la documentación de la Entidad e información administrada en el proceso de gestión documental. 7 Deterioro por manipulación de las microfichas. 8 Deficiencia en la numeración y control de los actos administrativos de COLPENSIONES. 9 Errores en el direccionamiento y/o clasificación de la correspondencia interna. 10 No se cuenta con Sistema Integrado de Conservación. 11 Extravío de documentación en préstamo a las áreas usuarias. 12 Errores o desactualización en la información de contacto de los destinatarios contenida en las bases de datos misionales. 10 No se cuenta con Sistema Integrado de Conservación. 11 Extravío de documentación en préstamo a las áreas usuarias. 12 Errores o desactualización en la información de contacto de los destinatarios contenida en las bases de datos misionales. Inexactitud o inoportunidad en la entrega de comunicaciones emitidas por COLPENSIONES. 13 Sustracción, adición o cambio de documentos del archivo central de la Entidad, de forma indebida por parte de personal externo o interno. Favorecimiento para la atención de trámites en beneficio propio o de un tercero. Tabla 1. Aspectos Críticos 4.3. Priorización Aspectos Críticos Después de hecha la evaluación de la situación actual y la identificación de aspectos críticos, se procedió a la priorización en relación a la evaluación y el impacto por cada eje articulador, el cual se deriva de los principios archivísticos dados en el artículo 4 de la Ley 594 de 2000 de la siguiente manera:

Eje Articulador Descripción Administración de Archivos Involucra aspectos de la infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la política, los procesos y procedimientos y el personal. Acceso a la Información Comprende aspectos como la transparencia, la participación y servicio al ciudadano, y la organización documental. Preservación de la Información Incluye aspectos como la conservación y almacenamiento de la

información.PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 Aspectos Tecnológicos y de seguridad Abarca aspectos como la seguridad de la información y la infraestructura tecnológica. Fortalecimiento y articulación Involucra aspectos como la armonización de la gestión documentos con otros modelos de gestión. Tabla 2. Ejes Articuladores Para conseguir el resultado de priorización se utilizó el Anexo No 1 Tabla Criterios de Evaluación, la cual consiste en que cada eje articulador tiene diez (10) impactos de evaluación que se califican con un puntaje de 1 a 10 teniendo en cuenta que la suma total no puede ser mayor a 10, luego se confrontan los impactos versus los aspectos críticos identificados, se asigna el puntaje por cada eje, se suma y se totaliza. total no puede ser mayor a 10, luego se confrontan los impactos versus los aspectos críticos identificados, se asigna el puntaje por cada eje, se suma y se totaliza. Una vez realizado el anterior ejercicio y obtener los resultados, se procedió a ordenar de mayor a menor impacto según sumatoria, los aspectos críticos y ejes articuladores como se indica en la tabla No 3:

Ítem Aspecto Crítico EJES ARTICULADORES Administración de Archivos Acceso a la Información Preservación de la Información Aspectos Tecnológicos y de Seguridad Fortalecimiento y Articulación Total 1 Deterioro por manipulación de las microfichas. 9 7 10 10 10 46 2 No se cuenta con Sistema Integrado de Conservación. 10 2 10 10 6 38 3 Desactualización del Programa de Gestión Documental. 9 7 5 7 9 37 4 Desactualización del Proceso de Gestión Documental. 9 7 5 7 9 37 5 No se cuenta con el Sub Programa de Documento Electrónico. 10 10 5 10 0 35 6 No se cuenta con un estándar para la representación de la firma electrónica en la producción documental. 3 5 6 10 6 30 7 No se tiene establecidos los subprogramas específicos de Gestión Documental, tales como: o Documentos vitales o Normalización de formatos 7 5 5 7 5 29 8 Errores en el direccionamiento y/o clasificación de la correspondencia interna Gestión Documental, tales como: o Documentos vitales o Normalización de formatos 7 5 5 7 5 29 8 Errores en el direccionamiento y/o clasificación de la correspondencia interna 6 3 2 10 7 28PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 9 Sustracción, adición o cambio de documentos del archivo central de la Entidad, de forma indebida por parte de personal externo o interno. 4 8 2 7 5 26 10 Errores o desactualización en la información de contacto de los destinatarios contenida en las bases de datos misionales. 6 7 0 5 5 23 Ítem Aspecto Crítico

EJES ARTICULADORES

10 Errores o desactualización en la información de contacto de los destinatarios contenida en las bases de datos misionales. 6 7 0 5 5 23 Ítem Aspecto Crítico EJES ARTICULADORES Administración de Archivos Acceso a la Información Preservación de la Información Aspectos Tecnológicos y de Seguridad Fortalecimiento y Articulación Total 11 Extravío de documentación en préstamo a las áreas usuarias 5 7 1 3 6 22 12 Deficiencia en la numeración y control de los actos administrativos de COLPENSIONES. 4 3 1 5 6 19 13 Desactualización de las Tablas de Retención Documental. 3 1 3 1 3 11

TOTAL 85 72 55 92 77

Tabla 3. Priorización Aspectos Críticos 4.4. Visión Estratégica Por consecuencia y el grado de prioridad resultante por los aspectos críticos y ejes articuladores descritos en las tablas No 4 y No 5:

Ítem Aspecto Crítico Valor 1 Deterioro por manipulación de las microfichas. 46 2 No se cuenta con Sistema Integrado de Conservación. 38 3 Desactualización del Programa de Gestión Documental. 37 4 Desactualización del Proceso de Gestión Documental. 37 5 No se cuenta con el Sub Programa de Documento Electrónico. 35 6 No se cuenta con un estándar para la representación de la firma electrónica en la producción documental. 30 7 No se tiene establecidos los subprogramas específicos de Gestión Documental, tales como: a) Documentos vitales 6 No se cuenta con un estándar para la representación de la firma electrónica en la producción documental. 30 7 No se tiene establecidos los subprogramas específicos de Gestión Documental, tales como: a) Documentos vitales b) Normalización de formatos 29 8 Errores en el direccionamiento y/o clasificación de la correspondencia interna. 28PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 9 Sustracción, adición o cambio de documentos del archivo central de la Entidad, de forma indebida por parte de personal externo o interno. 26 10 Errores o desactualización en la información de contacto de los destinatarios contenida en las bases de datos misionales. 23 11 Extravío de documentación en préstamo a las áreas usuarias. 22 indebida por parte de personal externo o interno. 26 10 Errores o desactualización en la información de contacto de los destinatarios contenida en las bases de datos misionales. 23 11 Extravío de documentación en préstamo a las áreas usuarias. 22 12 Deficiencia en la numeración y control de los actos administrativos de COLPENSIONES. 19 13 Desactualización de las Tablas de Retención Documental. 11 Tabla 4. Formulación de visión estratégica del plan por priorización aspectos críticos Ejes Articuladores Valoración Aspectos tecnológicos y de seguridad 100 Administración de archivos 87 Fortalecimiento y articulación 82 Acceso a la información 77 Preservación de la información 62 Tabla 5 Priorización de Ejes Articuladores Se fijo la siguiente visión estratégica:

“COLPENSIONES desarrollará las capacidades de la solución tecnológica actual que soporta la gestión documental en aspectos como la gestión del ciclo de vida, los metadatos y los flujos documentales, a fin de asegurar la confidencialidad, integridad, autenticidad y disponibilidad de la información de tal forma que se asegure el cumplimiento de los lineamientos estab lecidos en el Programa de Gestión Documental (PGD) y el Sistema Integrado de Conservación (SIC), de igual forma se fortalecerá la administración de los archivos físicos y electrónicos, con miras a la mitigación de los riesgos asociados a la conservación y preservación de los documentos”. 4.5. Formulación de Objetivos, Planes y Proyectos A partir del análisis se tomó como base la priorización de los aspectos críticos, ejes articuladores y la visión estratégica planteada para construir los objetivos y establecer 4.5. Formulación de Objetivos, Planes y Proyectos A partir del análisis se tomó como base la priorización de los aspectos críticos, ejes articuladores y la visión estratégica planteada para construir los objetivos y establecer los proyectos e iniciativas en concordancia con el proceso de Gestión de Proyectos de COLPENSIONES, como se presenta en el Anexo No 2 Formulación d e Objetiv os, Planes y Proyectos Plan Institucional de Archivo – PINAR.PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 4.6. Mapa de Ruta COLPENSIONES, estableci ó el mapa de ruta teniendo en cuenta el tiempo de ejecución de cada plan o proyecto según los objetivos establecidos para ser desarrollados en concordancia a los plazos fijados en la siguiente tabla No 7:

COLPENSIONES, estableci ó el mapa de ruta teniendo en cuenta el tiempo de ejecución de cada plan o proyecto según los objetivos establecidos para ser desarrollados en concordancia a los plazos fijados en la siguiente tabla No 7:

Plan o Proyecto Tiempo Corto Plazo (1 año) Mediano plazo (de 1 a 4 años) Largo plazo (4 años en adelante) Articulación 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Proyecto Digitalización de Microfichas del proceso de Historia Laboral y nómina de pensionados. x x Proyecto de mejoramiento a la gestión de la historia laboral Sistema Integrado de Conservación de COLPENSIONES. x x x Fortalecimiento Institucional (Proceso de Gestión Documental). x x Gerencia SIG Mejoramiento del Proceso de Gestión Documental Desarrollar capacidades organizacionales para la gestión del Soporte Documental x x x x x PETI Subprograma de Documentos Vitales x x x x Gerencia de seguridad de la información Actualización de Instrumentos Archivísticos del Programa de Gestión Documental de COLPENSIONES x x Tabla 6. Ruta Crítica 4.7. Seguimiento y Control El seguimiento y control de los planes o proyectos para el cumplimiento de metas de corto, mediano y largo plazo, se realizará en concordancia con los procesos de Gestión Estratégica y Gestión de Proyectos de COLPENSIONES y a los formatos El seguimiento y control de los planes o proyectos para el cumplimiento de metas de corto, mediano y largo plazo, se realizará en concordancia con los procesos de Gestión Estratégica y Gestión de Proyectos de COLPENSIONES y a los formatos establecidos y vigentes dispuestos para tal fin.PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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5. GLOSARIO Administración de archivos : Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos financieros y de talento humano para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Aspecto Crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación actual.

Instrumentos Archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tiene por objeto apoyar el adecuado desa rrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación y conservación permanente.

Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

Plan estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación y conservación permanente.

Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.

Plan estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.

Plan de Acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia en la entidad, articulado con el Plan

Estratégico Sectorial Institucional.

Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos Institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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6. BIBLIOGRAFIA.

COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN . 2014. Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos –PINAR. Bogotá: Archivo General de la Nación. COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 1151 de 2007, se crea la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES, Art. 155. COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA . Decreto 4490 de 2009, el cual establece el régimen salarial y prestacional de los empleados públicos de COLPENSIONES. COLOMBIA, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 4488 de 2009 sobre las funciones de COLPENSIONES, el cual define la naturaleza, el objeto, el patrimonio y las funciones de

COLPENSIONES.

COLOMBIA, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 309 de 24 de febrero de 2017, aprobó la modificación de la Estructura de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, que le permite adoptar un nuevo modelo de operación para mejorar la efectividad en el servicio que presta al ciudadano en materia de protección a la vejez, mejorar sus procesos de evaluación y control de la gestión y dar respuesta oportuna a l as solicitudes o trámites de los ciudadanos. COLOMBIA, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 2727 del 23 de noviembre de 2013 sus procesos de evaluación y control de la gestión y dar respuesta oportuna a l as solicitudes o trámites de los ciudadanos. COLOMBIA, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 2727 del 23 de novi