COLPENSIONES - Resolución 001 de 2021

REPUBLICA DE COLOMBIA

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONESCOLPENSIONES

Resolución número 001 del 2021

(05 de enero de 2021)

Por la cual se subroga el Manual de Cobro y se establece el Reglamento Interno de Recaudo de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES

EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES –

COLPENSIONES

En ejercicio de sus facultades legales, en especial de las establecidas en el artículo 10° numeral 1° del Decreto 309 de 2017, el Acuerdo 131 de 2018, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1066 de 2006 establece en su artículo 2º que las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas la prestación de servicios del Estado, y que dentro de éstas, tengan que recaudar rentas o caudales públicos del nivel nacional, deberán establecer mediante normatividad de carácter general, por parte de la máxima autoridad o representante legal de la entidad pública, el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera, con sujeción a lo dispuesto en la Ley.

Que el Decreto 4473 de 2006 reglamenta la Ley 1066 de 2006 y establece como contenido mínimo que debe contener el Manual de Cobro: i) El funcionario competente para adelantar las acciones de cobro, ii) Las etapas y desarrollo de las acciones de cobro (persuasivo y coactivo), iii) Los criterios para la clasificación de la cartera, iv) Los criterios para el otorgamiento de las facilidades de pago, y, v) La determinación de las tasas de interés

coactivo), iii) Los criterios para la clasificación de la cartera, iv) Los criterios para el otorgamiento de las facilidades de pago, y, v) La determinación de las tasas de interés aplicables a cada obligación sujeta a cobro.

Que, conforme a lo anterior, mediante la Resolución No. 504 del 26 de diciembre de 2013, se adoptó el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera , denominado: Manual de Cobro de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES.

Que los artículos 3.1. y 3.2 de la Tercera Parte – "PROCESOS DE COBRO ADMINISTRATIVO" de la Resolución No. 504 del 26 de diciembre de 2013, fueron modificados por la Resolución 163 del 3 de mayo de 2015. Los demás artículos quedaron incólumes.

Que la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales del Sistema de la Protección Social – UGPP, mediante Resolución 2082 del 6 de octubre de 2016, subrogó la Resolución 444 del 28 de junio de 2013, por la cual se establecen los estándares de cobro que deben implementar las Administradoras del Sistema de la Protección Social.RESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 2

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Que el Acuerdo 131 de 2018 modificó la estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, y, derogó el Acuerdo 108 de 2017, este último que

Que el Acuerdo 131 de 2018 modificó la estructura interna de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES, y, derogó el Acuerdo 108 de 2017, este último que definía la estructura de la Entidad en que se basaron las Resoluciones Nos. 504 de 2013 y 163 de 2015.

Que, conforme a lo anterior, se hace necesario unificar en una sola normatividad las reglas dispuestas para las acciones de cobro de COLPENSIONES, así como adecuar el Manual a la nueva estructura y las nuevas políticas de esta Admini stradora, en procura de la eficiencia de la gestión de cobro y una mayor recuperación de cartera.

Que, en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adóptese el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de la Administradora Colombiana de Pensiones – COLPENSIONES que se adjunta y hace parte integral de la presente Resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: Subróguese con el presente acto, las Resoluciones Nos. 504 de 2013, 163 de 2015 y las disposiciones que le sean contrarias.

ARTÍCULO TERCERO: El presente acto administrativo regirá a partir de la fecha de su publicación en el Portal Web de COLPENSIONES: www.colpensiones.gov.co.

ARTÍCULO CUARTO. Los lineamientos establecidos en el presente reglamento, serán de obligatorio cumplimiento para COLPENSIONES.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 05 días del mes de enero de 2021

JUAN MIGUEL VILLA LORA

Presidente

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 05 días del mes de enero de 2021

JUAN MIGUEL VILLA LORA

Presidente

Los abajo firmantes declaramos que para la elaboración del presente documento: 1. (si aplica) se consultaron los aplicativos, bases de datos y aquellos sistemas disponibles requeridos par a establecer la veracidad de la información que en el mismo se consigna. 2. se consultó la normatividad vigente y las disposiciones internas de Colpensiones. 3. (si aplica) la información financiera se encuentra conforme al presupuesto y a los estados financieros de Colpensiones. 4. (si aplica) se utilizó información verificable.

Proyectó: Germán Pava – Profesional Máster Dirección de Cartera Revisó: Shirley Espitia Rojas – Profesional Máster asignada en funciones de Directora de Cartera Sandra Cecilia Barón Arce – Directora de Inversiones asignada en funciones de Gerente de Financiamiento Oscar Villarraga Rodríguez – Jefe de Oficina Asesora de Asuntos Legales (A)

Aprobó: Javier Guzmán – Vicepresidente de Operaciones del Régimen de Prima Media.RESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 3

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REGLAMENTO INTERNO DE RECAUDO DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA

DE PENSIONES – COLPENSIONES

CONTENIDO

REGLAMENTO INTERNO DE RECAUDO DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE

REGLAMENTO INTERNO DE RECAUDO DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA

DE PENSIONES – COLPENSIONES

CONTENIDO REGLAMENTO INTERNO DE RECAUDO DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES – COLPENSIONES .................................................................................................. 3 PRIMERA PARTE - GENERALIDADES ................................................................................... 7 1.1. Objeto: ................................................................................................................................. 7 1.2. Ámbito de aplicación: ........................................................................................................ 7 1.3. Competencia para adelantar las acciones de cobro: .................................................. 7 1.4. Facultad de cobro: ............................................................................................................. 7 1.5. Normas procesales aplicables al proceso de cobro: ................................................... 8 1.6. Obligaciones no sujetas al proceso de cobro: .............................................................. 8 1.7. Determinación de la tasa de interés: .............................................................................. 8 SEGUNDA PARTE – CLASIFICACIÓN DE CARTERA ......................................................... 8 2.1. Clasificación de cartera: ................................................................................................... 8 2.2. Cartera según la naturaleza de la obligación: .............................................................. 9 2.3. Cartera por su priorización: .............................................................................................. 9 2.4. Cartera según su antigüedad: ....................................................................................... 11 2.5. Ponderación Costo - beneficio: ..................................................................................... 11 TERCERA PARTE – TÍTULOS EJECUTIVOS COBRADOS POR COLPENSIONES .... 12 3.1. Concepto y requisitos del Título ejecutivo: .................................................................. 12 3.2. Títulos Ejecutivos a cobrar: ............................................................................................ 12 3.2.1. Aportes Pensionales: ................................................................................................... 12 3.2.2. Contribuciones Pensionales: ...................................................................................... 13 3.2.3. Costas procesales:....................................................................................................... 14

3.2.1. Aportes Pensionales: ................................................................................................... 12 3.2.2. Contribuciones Pensionales: ...................................................................................... 13 3.2.3. Costas procesales:....................................................................................................... 14 3.2.4. Otras obligaciones: ...................................................................................................... 15 3.3. Entrega del título ejecutivo: ............................................................................................ 15 3.4. Verificación de la constitución del título ejecutivo: ..................................................... 15 3.5. Condiciones para el inicio de las acciones de cobro persuasivo: ........................... 16RESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 4

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CUARTA PARTE – COBRO PERSUASIVO........................................................................... 16 4.1. Cobro persuasivo: ........................................................................................................... 16 4.2. Área competente para realizar el cobro persuasivo: ................................................ 16 4.3. Obligaciones objeto de cobro persuasivo: .................................................................. 16 4.4. Riesgo de incobrabilidad: ............................................................................................... 16 4.5. Oportunidad para realizar las acciones persuasivas: ................................................ 16 4.6. Canal de comunicación para las acciones de cobro persuasivo: ............................ 17 4.7. Documentación de las acciones de cobro persuasivo: ............................................. 17 4.8. Contenido mínimo de las acciones persuasivas: ....................................................... 17 4.9. Término de conservación de las acciones de cobro persuasivo: ............................ 18 4.10. Registro de las acciones de cobro persuasivo: ........................................................ 18

QUINTA PARTE – COBRO COACTIVO ................................................................................. 19

4.9. Término de conservación de las acciones de cobro persuasivo: ............................ 18 4.10. Registro de las acciones de cobro persuasivo: ........................................................ 18 QUINTA PARTE – COBRO COACTIVO ................................................................................. 19 5.1. Jurisdicción coactiva: ...................................................................................................... 19 5.2. Área competente para realizar el cobro coactivo: ..................................................... 19 5.3. Oportunidad para realizar el cobro coactivo: .............................................................. 19 5.4. Regulación del proceso de cobro coactivo: ................................................................ 19 5.5. Notificaciones: .................................................................................................................. 19 5.6. Mandamiento de pago: ................................................................................................... 19 5.7. Imposibilidad de debatir temas previos a la ejecutoria del título: ............................ 20 5.9. Intervención del Contencioso Administrativo: ............................................................. 20 5.10. Prescripción de la acción de cobro: ........................................................................... 20 5.11. Interrupción del término de prescripción de la acción de cobro: ........................... 21 5.12. Resolución de apertura a pruebas: ............................................................................ 21 5.13. Resolución de excepciones: ........................................................................................ 21 5.14. Recurso de reposición: ................................................................................................. 21 5.15. Orden de ejecución: ...................................................................................................... 22 5.16. Liquidación del crédito: ................................................................................................. 22 5.17. Aprobación de la liquidación del crédito: ................................................................... 22 5.18. Suspensión del proceso: .............................................................................................. 22RESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 5

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5.19. Terminación del proceso: ............................................................................................. 23 5.20. Remisibilidad: ................................................................................................................. 24 SEXTA PARTE – FACILIDADES DE PAGO .......................................................................... 24 6.1. Facilidad de pago: ........................................................................................................... 24 6.2. Oportunidad para conceder facilidad de pago: ........................................................... 24 6.3. Plazo de la facilidad de pago: ........................................................................................ 24 6.4. Condiciones de las garantías para la facilidad de pago: .......................................... 25 6.5. Solicitud de facilidad de pago: ....................................................................................... 26 6.6. Cuota inicial: ..................................................................................................................... 26 6.7. Causales de rechazo de la facilidad de pago: ............................................................ 26 6.8. Descuentos por nómina de pensionados: ................................................................... 27 6.9. Capacidad de pago, descuento o endeudamiento: ................................................... 27 6.10. Otorgamiento de la facilidad de pago: ....................................................................... 27 6.10. Cláusula aceleratoria: ................................................................................................... 27 6.11. Incumplimiento de la facilidad de pago: .................................................................... 27 6.12. Recurso contra la resolución que declara el incumplimiento: ................................ 28 6.13. Reliquidación y/o modificación de la facilidad de pago:.......................................... 28 6.14. Integridad del periodo: .................................................................................................. 28 SÉPTIMA PARTE – MEDIDAS CAUTELARES Y REMATE ................................................ 28 7.1. Investigación de bienes: ................................................................................................. 28 7.2. Medidas cautelares: ........................................................................................................ 29 7.3. Embargo:........................................................................................................................... 29

SÉPTIMA PARTE – MEDIDAS CAUTELARES Y REMATE ................................................ 28 7.1. Investigación de bienes: ................................................................................................. 28 7.2. Medidas cautelares: ........................................................................................................ 29 7.3. Embargo:........................................................................................................................... 29 7.4. Límite de embargo: ......................................................................................................... 29 7.5. Bienes inembargables: ................................................................................................... 29 7.6. Embargo de remanentes: ............................................................................................... 29 7.7. Secuestro: ......................................................................................................................... 29 7.8. Designación de secuestre: ............................................................................................. 30 7.9. Captura, inmovilización y custodia de vehículos: ....................................................... 30 7.10. Avalúo: ............................................................................................................................ 30RESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 6

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7.11. Remate de bienes: ........................................................................................................ 31 7.12. Disposición de dineros embargados: ......................................................................... 31 7.13. Autorización para aplicación previa de dineros embargados: ............................... 31 7.14. Fraccionamiento y aplicación de títulos de depósito judicial: ................................ 31 7.15. Consignación para impedir o levantar embargos y secuestros: ............................ 31RESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 7

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PRIMERA PARTE - GENERALIDADES

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PRIMERA PARTE - GENERALIDADES

1.1. Objeto: El Reglamento Interno de Recaudo tiene como objeto constituir una herramienta idónea que permita el recaudo efectivo de las obligaciones claras, expresas y exigibles a favor de la Entidad, identificar plenamente el procedimiento de cobro coactivo y los responsables de su ejecución en las distintas etapas q ue lo conforman y brindar seguridad jurídica al proceso de cobro a través de la transparencia en el ejercicio de la función administrativa de recaudo, mediante la aplicación de reglas objetivas oponibles a los sujetos ejecutados, cumpliendo así, con los estándares de cobro fijados por la U nidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Parafiscales (en adelante U GPP) y la normatividad vigente que rija la materia. 1.2. Ámbito de aplicación: El Reglamento Interno de Recaudo tendrá aplicación frente a las actuaciones que se ejecuten para realizar en los procesos de cobro sobre las obligaciones a favor de COLPENSIONES. Por tanto, s olo se articularán por el presente Reglamento las acciones persuasivas y coactivas que se sigan frente a un título ejecutivo.

Las acciones disuasivas que se realicen por las áreas fuentes de las obligaciones, no se consideran acciones de cobro por no basarse en obligaciones claras, expresas y actualmente exigibles que consten en títulos ejecutivos.

1.3. Competencia para adelantar las acciones de cobro: La Dirección de Cartera de la

consideran acciones de cobro por no basarse en obligaciones claras, expresas y actualmente exigibles que consten en títulos ejecutivos.

1.3. Competencia para adelantar las acciones de cobro: La Dirección de Cartera de la Gerencia de Financiamiento e Inversiones de COLPENSIONES, será la competente para adelantar las acciones de cobro a cargo de la Entidad, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 131 de 2018 que establece la estructura interna de la Administradora.

1.4. Facultad de cobro: La facultad de cobro de COLPENSIONES, se basa en las normas siguientes:

• Artículo 24 de la Ley 100 de 1993, establece que corresponde a las entidades administradoras de los diferentes regímenes adelantar las acciones de cobro con motivo del incumplimiento de las obligaciones del empleador de conformidad con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional. Para tal efecto, la liquidación mediante la cu al la administradora determine el valor adeudado, prestará mérito ejecutivo. • Artículo 57 de la Ley 100 de 1993, otorgó a las Administradoras del Régimen de Prima Media con Prestación Definida la facultad de adelantar cobro coactivo para hacer efectivos los créditos a su favor. • El artículo 5 de la Ley 1066 de 2006, ratificó las facultades de cobro otorgadas por la Ley 100 de 1993 y estableció que los procesos de cobro coactivo deben seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario Nacional. • El Decreto 624 de 1989, por el cual se expide el Estatuto Tributario Nacional que

regula el cobro coactivo.RESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 8

• El Decreto 624 de 1989, por el cual se expide el Estatuto Tributario Nacional que

regula el cobro coactivo.RESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 8

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• La Resolución 2082 de 2016, por la cual la UGPP, establece los estándares de cobro que deben cumplir las administradoras del Sistema de la Protección Social. • El Decreto 4473 de 2006, reglamentario de la Ley 1066 de 2006. • El Decreto 2633 de 1994, por el cual se reglamenta los artículos 24 y 57 de la Ley 100 de 1993. • La Resolución 193 de 2016 emitida por la Contaduría General de la Nación.

1.5. Normas procesales aplicables al proceso de cobro: En aplicación del artículo 100 de la Ley 1437 de 2011, en los procesos de cobro seguidos por COLPENSIONES , se seguirán las siguientes normas procesales:

a) Las normas especiales para la Jurisdicción Coactiva previstas en la Ley 1066 de 2006 y demás normas reglamentarias. b) Las normas previstas en el Libro V, Título VIII del Estatuto Tributario Nacional para el procedimiento coactivo, por remisión expresa prevista en el inciso prime ro del artículo 5 de la Ley 1066 de 2006. c) En lo no previsto en leyes especiales o en el Estatuto Tributario, se aplicarán las disposiciones contenidas en la Ley 1437 de 2011.

artículo 5 de la Ley 1066 de 2006. c) En lo no previsto en leyes especiales o en el Estatuto Tributario, se aplicarán las disposiciones contenidas en la Ley 1437 de 2011. d) A falta de norma aplicable de la Ley 1437 de 2011, se aplicará la Ley 1564 de 2012.

Las dudas o ausencias de regulación podrán superarse mediante la aplicación de los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y el 3° de la Ley 1437 de 2011.

1.6. Obligaciones no sujetas al proceso de cobro: No se podrá iniciar cobro coactivo frente a las deudas generadas en contratos de mutuo u obligaciones civiles o comerciales, o, cuando se p resente expresa prohibición en l a normatividad vigen te o jurisprudencia vinculante, conforme lo dispuesto en el parágrafo 1° del artículo 5° de la Ley 1066 de 2006.

Igualmente, por disposición del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 , por falta de competencia de COLPENSIONES, no se realizarán acciones de determinación y cobro frente a la omisión e inexactitud de aportes pensionales.

1.7. Determinación de la tasa de in terés: La tasa de interés aplicable a las obligaciones determinadas y cobradas por COLPENSIONES, será la establecida en la regulación o reglamentación especial proferida frente a cada obligación, y en ca so que no se presente, se utilizará la tasa del 12% anual, en aplicación del artículo 9 de la Ley 68 de 1923.

SEGUNDA PARTE – CLASIFICACIÓN DE CARTERA

reglamentación especial proferida frente a cada obligación, y en ca so que no se presente, se utilizará la tasa del 12% anual, en aplicación del artículo 9 de la Ley 68 de 1923.

SEGUNDA PARTE – CLASIFICACIÓN DE CARTERA

2.1. Clasificación de cartera : Con el fin de orientar la gestión de cartera y garantizar la oportunidad en el proceso de cobro de COLPENSIONES, la cartera se clasificará teniendo en cuenta la naturaleza de la obligación, su priorización, la antigüedad y cuantía, entre otros criterios que podrán ser utilizados por la Dirección de Cartera.RESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 9

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2.2. Cartera según la naturaleza de la obligación: Por la naturaleza de la obligación, la cartera se clasificará en: c ontribuciones pensionales, aportes, riesgo operativo, órdenes judiciales y otros conceptos.

2.2.1. Contribuciones pensionales: Hace parte de esta cartera, aquellas obligaciones derivadas de la determinación de un mecanismo de financiación de tiempos públicos no cotizados a COLPENSIONES, como son: las cuotas partes pensionales, los bonos pensionales tipo B y T, los cálculos actuariales para financiación de pensión y las devoluciones de aportes por Ley 549 de 1999.

cotizados a COLPENSIONES, como son: las cuotas partes pensionales, los bonos pensionales tipo B y T, los cálculos actuariales para financiación de pensión y las devoluciones de aportes por Ley 549 de 1999.

2.2.2. Aportes pensionales: Corresponden a las obligaciones por concepto de aportes patrono-laborales en mora.

2.2.3. Riesgo operativo: Aquellas obligaciones que se derivan de la materialización de un riesgo en la operación propia de COLPENSIONES.

2.2.4. Órdenes judiciales: Pertenecen a este grupo, aquellas obligaciones derivadas de decisiones judiciales, como son las costas judiciales y las sentencias.

2.2.5. Otros conceptos: Hacen parte de esta cartera, toda aquella que no haga parte de las anteriores variantes descritas en el presente criterio.

2.3. Cartera por su priorización: Según la priorización del cobro, la cartera se clasificará en cartera cobrable y de dudoso recaudo . Esta clasificación busca materializar la eficacia de la gestión para lograr el máximo recaudo con los recursos con que cuenta la Administración.

Por la naturaleza de la obligación de cartera

Contribuciones pensionales Aportes pensionales

Riesgo operativo

Órdenes judiciales

Otros conceptos

Clasificación de cartera de cartera

Por la naturaleza de la obligación Por su priorización

Por su antigüedad

Órdenes judiciales

Otros conceptos

Clasificación de cartera de cartera

Por la naturaleza de la obligación Por su priorización

Por su antigüedad

Por su cuantíaRESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 10

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2.3.1. Cartera Cobrable: Aquella cartera exigible que no hace parte de la cartera de dudoso recaudo. La cartera cobrable se clasificará en prioritaria y no prioritaria.

2.3.1.1. Cartera Cobrable Prioritaria: Aquella cartera que corresponde a Grandes y Medianos deudores.

2.3.1.1.1. Cartera Cobrable Prior itaria de Grandes Deudores: Deudor cuyas deudas totales consolidadas por concepto de capital, constituyen el 50% más alto del total de sus obligaciones.

2.3.1.1.2. Cartera Cobrable Prioritaria de Medianos Deudores: Deudor cuyas deudas totales consolidadas por concepto de capital, constituyen el 25% más alto del total de sus obligaciones.

2.3.1.2. Cartera Cobrable No Prioritaria: Aquella cartera que corresponde a Pequeños deudores.

totales consolidadas por concepto de capital, constituyen el 25% más alto del total de sus obligaciones.

2.3.1.2. Cartera Cobrable No Prioritaria: Aquella cartera que corresponde a Pequeños deudores.

2.3.1.2.1. Cartera Cobrable No Prioritaria de Pequeños Deudores: Deudor cuyas deudas totales consolidadas por concepto de capital, constituyen el 25% restante del total de sus obligaciones.

2.3.2. Cartera de dudoso recaudo : Aquella cartera que cumpla las siguientes características:

• Obligaciones cuyo sujeto pasivo es una sociedad que registra su cancelación en el

Registro Único Empresarial – RUES. Por su priorización de cartera

Cartera cobrable

Cartera de dudoso recaudo

Prioritaria

No prioritaria

Grandes deudores Medianos deudores

Pequeños deudoresRESOLUCIÓN NÚMERO 001 DEL 2021 HOJA No. 11

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• Obligaciones cuyo valor a recuperar sea inferior al costo que le generaría a COLPENSIONES llevar a cabo el proceso de cobro. Lo anterior previo análisis de costo – beneficio. • Obligaciones de naturaleza concursal y/o liquidatoria, en las que