COLPENSIONES - Resolución 002 de 2021

República de Colombia

Administradora Colombiana de Pensiones

COLPENSIONES

Resolución No. 002 de 2021

( 15 de enero de 2021 )

“Por la cual se actualizan el Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan Institucional de Archivos - PINAR de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones”

EL PRESIDENTE DE LA ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONESCOLPENSIONES

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las establecidas en el artículo 10º del Decreto 309 de 2017, el Artículo 16 (Numeral 1º) del Acuerdo 106 de 2017, y Resolución 013 de 2019 y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1151 de 2007 en su artículo 155, creó la Administradora Colombiana de pensiones (Colpensiones) , como Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

Que mediante Decreto Ley 4121 de 2011 se modificó la naturaleza jurídica de la entidad a Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, que tiene por objeto la administraci ón del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos.

Que los artículos 21 y 22 de la Ley 594 de 2000 establecen la obligación de las entidades públicas en la elaboración de programas de gestión de documentos , pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observase los principios

públicas en la elaboración de programas de gestión de documentos , pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observase los principios y procesos archivísticos.

Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional ” señala que se d eberá adoptar el Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.Resolución Nº 002 de 2021 Página 2 de 3

Continuación de la Resolución “Por la cual se actualizan el Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan Institucional de Archivos - PINAR de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------- Que el literal a) del artículo 17 de la Ley 1712 de 2014 menciona que para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública , d eben encontrar se alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad.

Que el literal c) y d) del artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 , Único Reglamentario del Sector Cultura, señala cuáles son los instrumentos archivísticos; entre ellos, el Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan Institucional de Archivos - PINAR.

Que a su vez los artículos 2.8.2.5.10., 2.8.2.5.11. y 2.8.2.5.12. del Decreto 1080 de 2015

Que a su vez los artículos 2.8.2.5.10., 2.8.2.5.11. y 2.8.2.5.12. del Decreto 1080 de 2015 establecen la obligatoriedad de formular el Programa de Gestión Documental, la aprobación y la publicación en la página web de la entidad dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación.

Que el Artículo 2.1.1.5.2. del Decreto 1081 de 2015 , Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República , prevé los m ecanismos de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública incluido el Programa de Gestión Documental, resaltando que deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo.

Que mediante Resolución 511 de 2017 de Colpensiones se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, el cual cumple su función de “Orientar a la Alta Dirección en el Desarrollo de la Política Institucional de Gestión Documental”.

Que mediante Resolución 092 de 2018 Colpensiones adoptó los instrumentos archivísticos, el Programa de Gestión Documental (PGD) , el Plan Institucional de Archivos (PINAR) y el Sistema Integrado de Conservación (SICP).

Quedada la necesidad de ajustar los instrumentos archivísticos con el actual plan estratégico de la entidad, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. GPI – 13 mediante Acta del 01 de diciembre de 2020, aprobó los instrumentos archivísticos, Programa de Gestión

de la entidad, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. GPI – 13 mediante Acta del 01 de diciembre de 2020, aprobó los instrumentos archivísticos, Programa de Gestión Documental – PGD vigencia 2021 – 2024 y Plan Institucional de Archivos – PINAR vigencia 2021 - 2023.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Actualizar conforme los lineamientos establecidos en Plan Estratégico de la entidad el Programa de Gestión Documental – PGD para la vigencia 2021 – 2024 y el Plan Institucional de Archivos – PINAR para la vigencia 2021 – 2023 de COLPENSIONES, los cuales se encuentran como anexo y hacen parte integra de la presente Resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: Los lineamientos establecidos en la presente resolución serán de obligatorio cumplimiento para todas las áreas de COLPENSIONES, las cuales deberánResolución Nº 002 de 2021 Página 3 de 3

Continuación de la Resolución “Por la cual se actualizan el Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan Institucional de Archivos - PINAR de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------- implementar el Programa de Gestión Documental – PGD vigencia 2021 - 2024 y el Plan Institucional de Archivos – PINAR para la vigencia 2021 – 2023 de COLPENSIONES.

ARTÍCULO TERCERO: El Programa de Gestión Documental – PGD para la vigencia 2021 – 2024 y el Plan Institucional de Archivos – PINAR para la vigencia 2021 – 2023 de COLPENSIONES actualizados y convalidados deberán ser publicados en la página web de

– 2024 y el Plan Institucional de Archivos – PINAR para la vigencia 2021 – 2023 de COLPENSIONES actualizados y convalidados deberán ser publicados en la página web de la entidad.

ARTÍCULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 15 días del mes de enero de 2021.

JUAN MIGUEL VILLA LORA

Presidente

Los abajo firmantes declaramos que para la elaboración del presente documento: 1. (si aplica) se consultaron los aplicativos, bases de datos y aquellos sistemas disponibles requeridos para establecer la veracidad de la información que en el mismo se consigna. 2. se consultó la normatividad vigente y las disposiciones internas de Colpensiones. 3. (si a plica) la información financiera se encuentra conforme al presupuesto y a los estados financieros de Colpensiones. 4. (si aplica) se utilizó información verificable.

Proyectó: María del Mar Pérez Rivera – Profesional Junior Dirección Documental.

Lilliana Mayorga Tovar – Profesional Master Dirección Documental. Maritza Barrero Muñoz - Profesional Master Dirección Documental. Revisó. Carlos Alfonso López Vargas – Gerente Administrativo. Rodrigo Bello Melo –Director Dirección Documental (A) Aprobó: Diego Alejandro Urrego Escobar – Jefe de Oficina Asesora de Asuntos Legales (A). Elisa Morón Baute – Vicepresidente de Gestión Corporativa.