COLPENSIONES - Resolucion 004 de 2023

República de Colombia -.- : - ' ,t"'f ' ·;.¡;,¡ ' rniertod y Orden

ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES

COLPENSIONES RESOLUCIÓN NÚMERO O Ó fiDE 2023 ( 1 O ABO. '2023 )

11Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental - PGD vigencia 2021 - 2023 y el Plan Institucional de Archivos - PINAR vigencia 2021 - 2023 de la Administradora Colombiana de Pensiones - Ca/pensiones"

LA REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE DE LA ADMINISTRADORA

COLOMBIANA DE PENSIONES COLPENSIONES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las establecidas en el articulo 10° del Decreto 309 de 2017, el Articulo 16 (Numeral 1º) del Acuerdo 106 de 2017, y Resolución 013 de 2019 y CONSIDERANDO: Que la Ley 1151 de 2007 en su articulo 155, creó la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), como Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. Que mediante Decreto Ley 4121 de 2011 se modificó la naturaleza jurldica de la entidad a Empresa Industrial y Comercial del Estado organizada como entidad financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo, que tiene por objeto la administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida y la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos. Que los artículos 21 y 22 de la Ley 594 de 2000 establecen la obligación de las entidades públicas en la elaboración de programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar

de Beneficios Económicos Periódicos. Que los artículos 21 y 22 de la Ley 594 de 2000 establecen la obligación de las entidades públicas en la elaboración de programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivisticos. Que el articulo 15 de la Ley 1712 de 2014 "Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacionar señala que se deberá adoptar el Programa de Gestión [\ Do umental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la fir fi distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.Resolución Nº vu4 de Página 2 de 3 2 O 2 3Continuación de la Resolución "Por la cual se actualiza el Programa de Gestión Documental - PGD vigencia 2021 - 2023 y el Plan Institucional de Archivos - PINAR vigencia 2021 - 2023 de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensionesn Que el literal a) del articulo 17 de la Ley 1712 de 2014 menciona que para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, deben encontrarse alineafios con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad. Que el literal c) y d) del articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015, Único Reglamentario del Sector Cultura, señala cuáles son los instrumentos archivlstic,os: entre ellos, el Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan'lnstitucional de Archivos - PINAR.

del Sector Cultura, señala cuáles son los instrumentos archivlstic,os: entre ellos, el Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan'lnstitucional de Archivos - PINAR. Que a su vez los articulas 2.8.2.5.10., 2.8.2.5.11. y 2.8.2.5.12. del Decreto 1080 de 2015 establecen la obligatoriedad de formular el Programa de Gestión Documental, la aprobación y la publicación en la página web de la entidad dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación. Que el Articulo 2.1.1.5.2. del Decreto 1081 de 2015, Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República, prevé los mecanismos de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública incluido el Programa de Gestión Documental, resaltando que deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo. Que mediante Resolución 511 de 2017 de Colpensiones se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, el cual cumple su función de "Orientar a la Alta Dirección en el Desarrollo de la Polltica Institucional de Gestión Documental". Que mediante Resolución 092 del 2018 Colpensiones adoptó los instrumentos archivisticos, el Programa de Gestión Documental (PGD), el Plan Institucional de Archivos (PINAR) y el Sistema Integrado de Conservación (SIC). Que mediante Resolución 002 del 2021 Colpensiones, se actualizó el Programa de Gestión Documental -PGD para la vigencia 2021 -2024 y el Plan Institucional de Archivos-PINAR

Sistema Integrado de Conservación (SIC). Que mediante Resolución 002 del 2021 Colpensiones, se actualizó el Programa de Gestión Documental -PGD para la vigencia 2021 -2024 y el Plan Institucional de Archivos-PINAR para la vigencia 2021 -2023 de COLPENSIONES. Que mediante Resolución 006 del 2022 Colpensiones, se actualizó el Programa de Gestión Documental -PGD para la vigencia 2021 -2024 y el Plan Institucional de Archivos -PINAR para la vigencia 2021 -2023 de COLPENSIONES. Que conforme a los resultados del seguimiento y mejora continua al Programa de Gestión Documental - PGD para la vigencia 2021 -2024 y el Plan Institucional de Archivos - PINAR para la vigencia 2021 - 2023, y atendiendo el nuevo Plan Estratégico Institucional se requiere ajustar los instrumentos archivlsticos en mención. Que mediante Acta No. GPI - 03 del 12 de abril de 2023 el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, aprobó el control de cambios a los instrumentos archivisticos, Programa de Gestión Documental -PGD vigencia 2021 -2023 y Plan Institucional de Archivos -PINAR vigencia 2021 - 2023. :'..V \Resolución Nº U U U 4 de 2 O fiPágina 3 de 3 Continuación de 1a·Resol1,1clón "Par'fa. qual se aétuafizá-ef Programa ae Gestión DacúmBnta/ - PGD vigencia 2021 - 2023 y el Plan lnslituciona/ de 'Aréhlvos ·; PINAR vigencia 2021 - 2023 áe la Administradora COiombiana dé· Pensiones -·coJpenslbnes"

vigencia 2021 - 2023 y el Plan lnslituciona/ de 'Aréhlvos ·; PINAR vigencia 2021 - 2023 áe la Administradora COiombiana dé· Pensiones -·coJpenslbnes" Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Actualizar el Programa de Gestión Documental - PGD para la vigencia 2021 -2023 y el Plan Institucional de Archivos - PINAR para la vigencia 20212023 de COLPENSIONES, los cuales se encuentran como anexo y hacen parte integral de la presente Resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: Los lineamientos establecidos en la presente resolución serán de obligatorio cumplimiento para todas las áreas de COLPENSIONÉS, las cuales deberán implementar el Programa de Gestión Documental - PGD vigencia 2021 • 2023 y el Plan Institucional de Archivos -PINAR para la vigencia 2021 -2023 de COLPENSIONES.

ARTICULO TERCERO: El Programa de Gestión Documental -PGD para la vigencia 2021 - 2023 y el Plan Institucional de Archivos - PINAR para la vigencia 2021 - 2023 de COLPENSIÓNES actualizados y.convalidados deberán ser publicados en la página web de la entidad.

ARTÍCULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas.aquellas tjisposiciones que le sean contrarias.

PUBLiQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los tf O AGa 20Zl

ºº MARIA ELISA M RÓN BAUTE

REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE

PUBLiQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los tf O AGa 20Zl ºº MARIA ELISA M RÓN BAUTE REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE Los abajo finnantes declaramos que para la elaJioraclón del_presente documento: 1. (si apl!ca) se cons1:1ltaron los aplicativos, bases de dalos y aquellos sistemas disponibles requerjdos para esll:!blecer la veracidad dfi la Información que en el mismo se consigna. 2. se consultó la norm!]liv!ifád vigente y las dlspos!élones Internas de ColpensJones. 3. (si aplica) la Información financiera se encuentra conforme al presúpuesto y a ros estados financieros de Co!pens!ones. 4. (si apllca) se u\lllió Información verificable.

Proyectó: Una Mayerll Mafina D_laz-Profeslonal master VI Dlre 1 O cumentalfit..(,.

Revisó. Wllson Femando Mela Velandla - Gerehte Administrativo _ fi _ Deyvl Alexander Cárieno Pineros -Píofeslonat master Vl o unciones asignadas da Director Documental.fi Aprobó: Osear Mauricio Villarraga Rodrlg!lBZ -Asesor con funcione a gnadas da Jéfo Oficina Asesora de Asuntos Legales. •