COLPENSIONES - Sistema Integrado de Conservación - (SIC)

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN -

(SIC)

MACROPROCESO / PROCESO: Gestión del apoyo organizacional/ Gestión documental

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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

Administradora Colombiana de Pensiones

COLPENSIONES

Gerencia Administrativa

Dirección Documental

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 2

2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION ............................... 3 2.1. OBJETIVO .............................................................................................. 4 2.2. ALCANCE............................................................................................... 4 2.3. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN .......................................................................... 4 2.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL .............................................................................. 5 2.5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL SIC ................................................... 5 2.6. PRINCIPIOS DEL SIC ................................................................................ 5 2.7. EJES Y COMPONENTES DEL SIC ....................................................................... 5 2.8. GESTIÓN DE RIESGOS .................................................................................. 9

3. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ......................................................... 10

2.6. PRINCIPIOS DEL SIC ................................................................................ 5 2.7. EJES Y COMPONENTES DEL SIC ....................................................................... 5 2.8. GESTIÓN DE RIESGOS .................................................................................. 9

3. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ......................................................... 10 3.1. OBJETIVO .............................................................................................. 10 3.2. ALCANCE ............................................................................................... 10 3.3. METODOLOGÍA ......................................................................................... 10 3.3.1. ALMACENAMIENTO, INFRAESTRUCTURA E INSTALACIONES FÍSICAS ............................ 10 3.3.2. MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES ....................................... 11 3.3.3. LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ARCHIVOS ......................................................... 11 3.3.4. PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRES DE ARCHIVOS ................. 11 3.3.5. ALMACENAMIENTO Y RE-ALMACENAMIENTO ..................................................... 12

4. PLAN DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ....................................................... 12 4.1. OBJETIVO .............................................................................................. 12 4.2. ALCANCE ............................................................................................... 12 4.3. METODOLOGÍA ......................................................................................... 12 4.4. ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN .................................................................... 13 4.4.1. PLANEACIÓN, IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN ................................................... 14 4.4.2. CARACTERIZACIÓN, NORMALIZACIÓN Y ESTANDARIZACIÓN ..................................... 16 4.4.3. INTEGRACIÓN, ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE VERSIONES .................................. 17 4.4.4. MANTENIMIENTO DE ATRIBUTOS Y METADATOS .................................................. 18 4.4.5. SEGURIDAD, ACCESO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN .................................. 19

4.4.4. MANTENIMIENTO DE ATRIBUTOS Y METADATOS .................................................. 18 4.4.5. SEGURIDAD, ACCESO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN .................................. 19 4.4.6. PRESERVACIÓN LONGEVA ......................................................................... 20 4.4.7. FIRMA ELECTRÓNICA ............................................................................... 21 4.5. REQUISITOS PARA LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO ......................................................................................................... 21

5. MARCO NORMATIVO .................................................................................... 23

6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................... 24

6. GLOSARIO .................................................................................................. 25

1. INTRODUCCIÓNSISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN -

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El Sistema Integrado de Conservación es un modelo que orienta las estrategias y lineamientos encaminadas a garantizar la prevención y el control del material documental en aras a su preservación indefinida en el tiempo; por tanto, la implementación del SIC consiste en la apropiación de buenas prácticas de conservación y prevención acordes con el programa de gestión documental para asegurar la integridad física, lógica y funcional de la documentación. El SIC Involucra componentes técnicos y administrativos, que interactúan de forma articulada para lograr la conservación de los acervos documentales

El Sistema Integrado de Conservación SIC enmarca estrategias, programas y lineamientos

la documentación. El SIC Involucra componentes técnicos y administrativos, que interactúan de forma articulada para lograr la conservación de los acervos documentales

El Sistema Integrado de Conservación SIC enmarca estrategias, programas y lineamientos encaminados a garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo en concordancia con las políticas establecidas por el Archivo General de la Nación, en especial las consagradas en la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, así como las definidas por la Dirección Documental en el Programa de Gestión Documental PGD a fin de garantizar la conservación y preservación de la memoria institucional de COLPENSIONES durante el ciclo vital de los documentos de archivo físicos y electrónicos.

De conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, y específicamente en e l Acuerdo AGN 006 de 2014, la implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC tiene como finalidad garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de la entidad desde el momento de la producción, durante su período de vigencia, hasta su disposición final, d e acuerdo con la valoración establecida en las Tablas de Retención Documental.

Así mismo, se establece que en virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de soporte de información o documentos, los componentes del Sistema Integrado de Conservación lo conforman el Plan de Conservación Documental, aplicado a los documentos de archivo creados en medios físicos o análogos y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo ,

de información o documentos, los componentes del Sistema Integrado de Conservación lo conforman el Plan de Conservación Documental, aplicado a los documentos de archivo creados en medios físicos o análogos y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo , aplicado a documentos digitales o electrónicos de archivo.

Por lo anterior, se pres entan los planes mencionados con sus respectivos programas a saber: sensibilización y capacitación, conservación preventiva, monitoreo y control de las instalaciones de archivo, condiciones ambientales, saneamiento ambiental, prevención y atención de desas tres, almacenamiento y limpieza de los documentos, requisitos de digitalización, metadatos y estrategias de preservación a largo plazo, que hacen parte de los lineamientos del Programa de Gestión Documental PGD.

2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

El SIC comprende el conjunto de estrategias implementadas para garantizar la conservación y preservación de la información en el tiempo acorde con el Programa de Gestión Documental, para asegurar el mantenimiento adecuado de los documentos de archivo, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - (SIC)

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De acuerdo con la normatividad vigente y las políticas de Gestión Documental institucionales el nivel de intervención propuesto en desarrollo del SIC se enmarca dentro del contexto de conservación preventiva por cuanto hace referencia a las estrategias,

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De acuerdo con la normatividad vigente y las políticas de Gestión Documental institucionales el nivel de intervención propuesto en desarrollo del SIC se enmarca dentro del contexto de conservación preventiva por cuanto hace referencia a las estrategias, técnicas y procedimientos para realizar intervenciones menores que buscan detener o prevenir el deterioro de la documentación física o electrónica sin alte rar el soporte o la información; p or lo anterior, se tendrán en cuenta estrategias que obedezcan a intervenciones preventivas, el, uso de materiales compatibles y estables con los soportes desde el punto de vista físico y químico, de tal forma que no se altere la información, ni la integridad física y lógica de los documentos de archivo.

La metodología empleada para la formulación del Sistema Integrado de Conservación SIC está establecida por el conjunto de actividades descritas en el Programa de Conservación y Preservación, el cual se desarrolla en concordancia con los Planes de Conservación Documental y de Preservación Digital a Largo Plazo, en una secuencia articulada para atender las necesidades de conservación y preservación de los documentos físicos y electrónicos de archivo.

2.1. OBJETIVO

Promover estrategias para la conservación y preservación de la información física y electrónica, independiente del soporte en que se haya generado, durante todo su ciclo vital (archivo centralizado, central e histórico) de conformidad co n las Tablas de Retención Documental, con el fin de garantizar la perdurabilidad de la información a través del tiempo.1

2.2. ALCANCE

El Sistema Integrado de Conservación establece los lineamientos para el adecuado manejo físico y electrónico de la información producida por la COLPENSIONES; aplica a todos los

2.2. ALCANCE

El Sistema Integrado de Conservación establece los lineamientos para el adecuado manejo físico y electrónico de la información producida por la COLPENSIONES; aplica a todos los procesos y procedimientos que generen documentación en sus diferentes soportes y etapas de gestión.

2.3. Dirección y Coordinación

Que, para tal fin, la Vicepresidencia de Gestión Corporativa. Cumpl e con la función de “Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos financieros, contables, presupuesta les y de tesorería, los servicios administrativos, la gestión documental y de correspondencia de COLPENSIONES”.

En ese mismo sentido la Gerencia Administrativa tiene como función “Establecer las políticas y directrices del sistema de gestión documental de la Empresa de conformidad con

1 MINISTERIO DE CULTURA; Política De Archivos; Organización y preservación. Una vez identificado, inventariado y registrado el patrimonio documental, se adelantarán las acciones y estrategias dirigidas a su organización y preservación, que permitirán garantizar el acceso a este patrimonio. El proceso de preservación implica el con -junto de medidas administrativas y físicas necesarias para garantizar su conservación y accesibilidad.SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - (SIC)

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las normas que regulen la materia”; el SIC2 de COLPENSIONES es liderado por la Gerencia Administrativa a través de la Dirección Documental.

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las normas que regulen la materia”; el SIC2 de COLPENSIONES es liderado por la Gerencia Administrativa a través de la Dirección Documental.

2.4. Seguimiento y control

Periódicamente, el Comité Institucional de gestión y Desempeño – Subcomité SIG de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensione s), verificara y evaluar a el adecuado cumplimiento de lo establecido en el Sistema Integrado de Conservación, e incluirá en los planes de mejoramiento de la entidad, las acciones necesarias para corregir los hallazgos.

2.5. Requerimientos para el Desarrollo del SIC

Para COLPENSIONES es obligatorio contar con el Sistema Integrado de Conservación (SIC) El cual es implementado y monitoreado por la Gerencia Administrativa por intermedio de la Dirección Documental.

Los planes de implementación del sistema integrado de conservación, serán consignados en el Plan Institucional de Archivos y disponibles en la web de la entidad.

2.6. PRINCIPIOS DEL SIC

La formulación e implementación del Sistema Integrado de Conservación en COLPENSIONES se vincula directamente con el compromiso de la administración pública bajo los siguientes principios:

• Cumplir con el deber de memoria del Estado • Garantizar el derecho a la información • Acercar la administración pública al ciudadano • Promover una gestión integral, efectiva y transparente en la administración pública • Recuperar la memoria institucional del sistema pensional • Proteger el patrimonio documental de la entidad • Contribuir al mejoramiento continuo en la función pública

2.7. Ejes y componentes del SIC

pública • Recuperar la memoria institucional del sistema pensional • Proteger el patrimonio documental de la entidad • Contribuir al mejoramiento continuo en la función pública

2.7. Ejes y componentes del SIC

Este modelo de índole general se estructura bajo dos ejes: los espacios y los documentos de archivo, con el fin de cubrir de manera integral los diferentes factores de riesgo o deterioro que puedan afectar la conservación documental. Cada uno de los ejes d el SIC contempla los componentes asociados a los Espacios de Archivo Espacios de Archivo

2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALAC IOS PRECIADO, Acuerdo 006 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000; El Sistema Integrado de Conservación, es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales..SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - (SIC)

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2.7.1. Espacios de Archivo

El primer eje correspondiente a los Espacios de Archivo comprende tres componentes, (las condiciones de infraestructura física, las condiciones ambientales y los planes de emergencia). a) Las condiciones de infraestructura física hacen referencia a los materiales

El primer eje correspondiente a los Espacios de Archivo comprende tres componentes, (las condiciones de infraestructura física, las condiciones ambientales y los planes de emergencia). a) Las condiciones de infraestructura física hacen referencia a los materiales constructivos de las edificaciones, el estado de conservación de los elementos arquitectónicos y la forma como están distribuidos los espacios según el tipo de actividades que se desarrollan, sean oficinas, depósitos o espacios de consulta. b) Las condiciones ambientales contemplan los factores de humedad, temperatura, iluminación, ventilación, contaminación atmosférica y biológica. c) Los planes de emergencia cubren todas aquellas acciones de prevención, respuesta y recuperació n, tendientes a controlar las situaciones de emergencia como incendios, inundaciones, movimientos telúricos, etc. d) ECM, para lo cual se desarrollan las medidas de preservación para los documentos administrados en el gestor Documental.

Espacios de Archivo Infraestructura física Condiciones ambientales Planes de emergencia Documentos de Archivo (Sistema Hibrido ) Disposición física Intervenciones Consulta y préstamo Preservación Ejes

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2.7.2. Documentos de Archivo

El segundo eje corresponde a los Documentos de Archivo comprende cuatro

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2.7.2. Documentos de Archivo

El segundo eje corresponde a los Documentos de Archivo comprende cuatro componentes (disposición física, intervenciones y servicios de consulta y préstamo , Disposición Final).

a) La disposición física contempla el mobiliario, las unidades de almacenamiento y las condiciones de producción y manipulación. b) Las intervenciones se refieren a los tratamientos directos sobre la documentación sean procesos de conservación o restauración, así como las intervenci ones de preparación de los documentos para reprografía. c) Los servicios de consulta y préstamo involucran los procesos de reprografía, trámite, consulta, préstamos y transferencias. d) Disposición Final, que corresponde a la aplicación de los términos de dispos ición final para los documentos de archivo en sus distintos soportes.

Depositos de Archivo Materiales constructivos Distribución de espacios Condiciones ambientales Humedad y temperatura Iluminación y ventilación Contaminación atmosférica y bilológica Planes de emergencia Prevención Respuesta Recuperación ECM Migracion Emulación Replicado Refreshing Elementos

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Así mismo, a cada componente le corresponden uno o varios elementos que serán

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Así mismo, a cada componente le corresponden uno o varios elementos que serán monitoreados con el fin de garantizar la conservación de la información documental:

Programa de Conservación y Preservación del Sistema Integrado de Conservación

El programa de es e l conjunto de componentes tanto técnicos como administrativos se articulan por medio de las siguientes etapas, las cuales se ajusta al ciclo PHVA:

➢ Diagnóstico (P) ➢ Medición y control del Sistema (H) ➢ Seguimiento (V) ➢ Corrección (A)

En este sentido el Proceso de Gestión Documental, orientara la mejora del Subproceso encargado de la administración de los archivos a nivel institucional, considerando cada una de las etapas antes descritas, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Diagnóstico, de desarrollara con el objetivo de determinar oportunidades de mejoramiento y los factores de riesgo para la conservación de los documentos como parte de la planeación durante la formulación del Plan Institucional de Archivos - PINAR de

COLPENSIONES.

Disposición física Producción Manipulación Almacenamiento Intervenciones Procesos técnicos Primeros auxilios y restauración Consulta y préstamo Reprografía Trámite, consulta y préstamos Transferencias Disposición Final Expediente Hibrido ECM Componentes

ElementosSISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN -

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Componentes

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La medición y control desarrollara el registro y regulación de los diferentes componentes del SIC, aplicando las actividades preventivas dirigidas a medir, evitar y detener eventos de afectación de los documentos en los distintos soportes y aplicar las acciones de recuperación y estabilización de los soportes con el fin de garantizar su conservación.

El seguimiento y control se orienta en el cumplimiento de las metas fijadas desde el PINAR para el SIC como resultado de las acciones, técnicas o del proceso en especial las asociadas al monitoreo y controles establecidos para el desarrollo del Sistema Integrado de Conservación.

Las actividades correctivas, han sido relacionadas con la capacidad de respuesta de la entidad frente a posibles eventos de riesgo, identificados, en el p roceso y relacionadas en la matriz de riesgos de COLPENSIONES y los planes de continuidad establecidos en la Matriz de Impacto del proceso.

La flexibilidad y adaptabilidad de este esquema permite que las cuatro etapas del ciclo PHVA puedan ser aplicadas a todos los componentes del SIC, precisamente este conjunto de procesos y operaciones establecen el orden y la articulación de las diferentes instancias y variables a fin de conformar el SIC.

El orden y la secuencia metodológica implican que los producto s de una etapa sean el insumo del proceso siguiente. Por ejemplo, los resultados del diagnóstico son el insumo

y variables a fin de conformar el SIC.

El orden y la secuencia metodológica implican que los producto s de una etapa sean el insumo del proceso siguiente. Por ejemplo, los resultados del diagnóstico son el insumo directo para implementación de acciones de medición y control.

Y así sucesivamente hay un encadenamiento para identificar los resultados de est as mediciones y controles, luego está la etapa de seguimiento y verificación lo que genera un plan de corrección y mejoramiento.

2.8. Gestión de Riesgos

El panorama general permite identificar, analizar y planear la gestión de riesgos relacionados a la conservación y preservación de documentos con el fin de reducir las amenazas mediante controles que permitan dar respuesta acertada ante la materialización de un evento para mitigar sus efectos respecto del Sistema Integrado de Conservación SIC.

Los controles asociados al proceso de Gestión Documental, así como los controles pueden ser consultados en el SIG, MacroProceso Gestión del Apoyo Organizacional, Matriz de Riesgos del Proceso Gestión Documental.SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - (SIC)

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3. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

De conformidad con lo definido en el Acuerdo 006 de 2014 el Plan de Conservación Documental (PCD)3

3.1. Objetivo

Establecer los lineamientos necesarios que garanticen la conservación de los documentos

De conformidad con lo definido en el Acuerdo 006 de 2014 el Plan de Conservación Documental (PCD)3

3.1. Objetivo

Establecer los lineamientos necesarios que garanticen la conservación de los documentos durante su ciclo vital producidos y recibidos por COLPENSIONES, de conformidad con la normatividad archivística vigente.

3.2. Alcance

Aplica para todas las dependencias, funcionarios y contratistas de COLPENSIONES, que en ejercicio de sus funciones, produzcan, tramiten, custodien o administren información de la entidad.

3.3. Metodología

El Plan de Conservación Documental contempla los aspectos de almacenamiento, infraestructura e instalaciones físicas, monitoreo y control de condiciones ambientales, limpieza y desinfección de archivos, prevención de emergencias y atención de desastres, así como el almacenamiento y re -almacenamiento de los documentos en sus distintos soportes.

3.3.1. Almacenamiento, infraestructura e instalaciones físicas

COLPENSIONES desarrolla la administración de archivos mediante contratación de servicios archivísticos respecto de los servicios de administración almacenamiento y custodia de su s Fondos Documentales (ISSL - COLPENSIONES), dentro del alcance contractual se debe garanti zar que las áreas donde se almacenan las unidades de conservación y los documentos en los distintos tipos de soportes cumplan con las especificaciones técnicas del acuerdo 049 de 2.000 del Archivo General de la Nación, Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”, el Acuerdo 050 de 2000 "Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII

el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”, el Acuerdo 050 de 2000 "Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo" y lo reglado en el acuerdo 037 de 2.002 del AGN, por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contrat ación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

3 Plan de Conservación Documental (PCD), es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y disponibilidad a través del tiempo.SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - (SIC)

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La Dirección Documental, establece lo s lineamientos y condiciones mínimas necesarias para los espacios de almacenamiento, infraestructura y condiciones físicas que deben tener los depósitos de Archivo de la entidad, estos aspectos se describen en la “ Guía para la

La Dirección Documental, establece lo s lineamientos y condiciones mínimas necesarias para los espacios de almacenamiento, infraestructura y condiciones físicas que deben tener los depósitos de Archivo de la entidad, estos aspectos se describen en la “ Guía para la conservación de documentos”

3.3.2. Monitoreo y control de condiciones ambientales

La Dirección Documental, garantizará por medio de actividades de seguimiento y control que las instalaciones suministradas por el contratista para la administración, custodia y almacenamiento de los Fondos Documentales (ISSL - COLPENSIONES), cumpla con las condiciones mínimas de temperatura, humedad, ventilación y demás condiciones que garantice la integridad de los documentos de la entidad.

Los aspectos a tener en cuenta para el control de las condiciones ambientales se describen en la “Guía para la conservación de documentos” (Anexo 1).

3.3.3. Limpieza y desinfección de archivos

La limpieza y desinfección de archivos, tiene como objetivo prevenir el deterioro de la documentación por medio de inspecciones a las diferentes áreas de archivo con el fin de identificar las posibles acumulaciones de polvo sobre las estanterías y cajas, factores que pueden ocasionar contaminantes de tipo biológico. Por medio de las actividades de limpieza y desinfección de archivos se pude identificar oportunamente cualquier riesgo que pueda afectar la integridad de la documentación.

Las actividades de limpieza y desinfección de Archivos se realizarán conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección Documental y los definido s en la “Guía de Limpieza y desinfección de Archivos”.

3.3.4. Prevención de Emergencias y Atención de Desastres de Archivos

lineamientos establecidos por la Dirección Documental y los definido s en la “Guía de Limpieza y desinfección de Archivos”.

3.3.4. Prevención de Emergencias y Atención de Desastres de Archivos

Con el fin de p lanificar los recursos y procedimientos de prevención, respuesta, recuperación y seguimiento para el manejo documental a ntes, durante y después de una situación de emergencia y/o desastre, con el fin de mitigar posibles amenazas y daños en pro de la conservación y preservación de los Fondos Documentales en custodia de COLPENSIONES, se realizara de acuerdo a los lineamientos establecidos en el “Programa de prevención de emergencias y atención de desastres para archivos” el cual hará parte integral del plan de continuidad del proceso de gestión documental, desarrollado en concordancia con el (Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio) y el Plan de Continuidad del Negocio, aplicables al proceso de gestión documental, los cuales se encuentran dispuestos en la documentación de la Matriz de análisis de Impacto (BIA).SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - (SIC)

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3.3.5. Almacenamiento y Re-Almacenamiento

La Dirección Documental establece los lineamientos para el uso, unidades de conservación y de almacenamiento acordes con las características de los documentos producidos por la entidad en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

La Dirección Documental establece los lineamientos para el uso, unidades de conservación y de almacenamiento acordes con las características de los documentos producidos por la entidad en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

Los aspectos y actividades a tener en cuenta se describen en la “Guía para la conservación de documentos”.

4. PLAN DE