CSDJ - F11001110200020120246101ADJUNTA20140612130316-2014

REPÚBLICA DE COLOMBIA

RAMA JUDICIAL

CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA

SALA JURISDICCIONAL DISCIPLINARIA

Bogotá D. C., once (11) de junio de dos mil catorce (2014) Magistrado Ponente: Dr. JOSÉ OVIDIO CLAROS POLANCO Radicación No. 110011102000201202461 01 2765 A Aprobado según Acta N° 45 de la misma fecha ASUNTO A TRATAR Entra esta Sala a pronunciarse en torno al recurso de apelación interpuesto por la sociedad SANCLEMENTE FERNANDEZ ABOGADOS S.A., por intermedio de apoderada, en su condición de quejoso, contra la decisión proferida el 7 de febrero de 2013, por el Magistrado RAFAEL VÉLEZ FERNÁNDEZ de la Sala Jurisdiccional Disciplinaria del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, en la cual se dispuso la terminación del procedimiento disciplinario a favor de la profesional del derecho MÓNICA ALEXANDRA BENAVIDES GALVIS. ANTECEDENTES En escrito presentado el día 16 de noviembre de 2012, la sociedad SANCLEMENTE FERNANDEZ ABOGADOS S.A., por intermedio de apoderada legalmente constituida, doctora Teresita Cardona de Carreño, presentó queja disciplinaria contra la abogada MÓNICA ALEXANDRA BENAVIDES GALVIS, quien en su condición de empleada de la firma antes aludida, incumplió su contrato de trabajo al desplegar una conducta “…desleal, indecorosa y de mala fe,

…, [conforme los hechos que referenció de la siguiente manera:]

1. El 3 de mayo de 2010, la doctora Mónica Alexandra Benavides Galvis suscribió contrato de trabajo con Sanclemente Fernández Abogados S.A., con vigencia a partir del 4 de mayo de 2010 (en adelante, el "Contrato de

Trabajo").

2. Durante el término de la relación laboral, desempeñó funciones como Abogada Asociada, especialmente en temas migratorios.

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3. Para el desarrollo de sus funciones, a la doctora Benavides, le fue asignado el correo electrónico mbq@sfa.com.co y tenía acceso al Sistema de Gestión Documental de la Firma, denominado "DM", mediante la digitación de la clave asignada por la Dirección de Sistemas de SFA, entre otros.

El "DM" es un Sistema de Gestión Documental por medio del cual TODOS los documentos y correos electrónicos elaborados, enviados y/o recibidos por cada uno de los miembros de SFA, quedan guardados en un archivo central de exclusiva propiedad de la Firma. El citado Sistema de Gestión Documental fue diseñado por los fabricantes Tandem S.A. y fue adquirido por la Firma de Abogados con el claro propósito de poder conservar en forma adecuada uno de los activos más valiosos de la Firma como es su información y muy especialmente la de sus clientes. El citado Sistema de Información cuenta con un esquema de registro de

documentos que permite establecer cada uno de los actos o movimientos que se ejecutan con cada uno de los documentos y correos electrónicos, así mismo permite determinar con absoluta claridad que persona ha ingresado al sistema y que acto ha ejecutado con los citados documentos o correos electrónicos.

4. Dada la importancia de los documentos e información de sus clientes que SFA maneja, en la Cláusula Primera del Contrato de Trabajo, expresamente la doctora Benavides y SFA pactaron lo siguiente: "PRIMERA: OBJETO. EL EMPLEADOR contratará los servicios personales del TRABAJADOR y éste se obliga: a) a poner al servicio del EMPLEADOR toda su capacidad normal de trabajo, en el desempeño de las funciones propias del oficio mencionado y en las labores anexas y complementarias del mismo, de conformidad con las órdenes e instrucciones que le imparta EL EMPLEADOR directamente o a través de sus representantes, b) a prestar sus servicios en forma exclusiva al Empleador; es decir, a no prestar directa ni indirectamente servicios laborales a otros EMPLEADORES, ni a trabajar por cuenta propia en el mismo oficio, durante la vigencia de este contrato; y c) guardar absoluta reserva sobre los hechos, documentos físicos v/o electrónicos, informaciones y en genera/, sobre todos los asuntos v materias que lleguen a su conocimiento por causa o con ocasión de su contrato de trabajo" (Subrayado y negrillas fuera de texto) República de Colombia 3

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Abogado Apelación Auto Interlocutorio Por otra parte, en la Cláusula Quinta Adicional al Contrato de Trabajo, se pactó: "5. Propiedad intelectual: Toda la documentación, trabajos de la Firma al igual que el producto del trabajo que realice el empleado son de propiedad de Sanclemente Fernandez Abogados S. A. Por tanto, no se permite su uso personal ni copia, retiro o divulgación de ningún tino de de información de la Firma, va que son propiedad exclusiva de Sanclemente Fernandez Abogados

S. A. y clientes de la misma" (Subrayado y negrillas fuera de texto).

5. El 7 de febrero de 2012, la doctora Benavides, presentó a la Gerencia de SFA carta de renuncia con carácter irrevocable, con fecha efectiva a partir del 17 de febrero de 2012. Renuncia que fue aceptada por mi representada.

6. Dada la confidencialidad de la información que se maneja en SFA, la Dirección de Sistemas de la Firma realiza, en forma rutinaria y con la frecuencia determinada por la Gerencia, un seguimiento a los correos de sus miembros, para ejercer un estricto control sobre los correos enviados y con ello evitar el retiro, copia o divulgación de la información.

7. El 16 de febrero de 2012, la Dirección de Sistemas presentó a la Gerencia un informe donde se evidencia una situación irregular con el manejo de los correos por parte de la doctora Benavides.

En efecto, sin mediar autorización alguna de los socios o de la Gerencia de SFA, se encontró que el día 7 de febrero de 2012 (día en que presentó la

carta de renuncia) la doctora Benavides envío desde el correo mbg@sfa.com.co.,el cual fue asignado por la Firma para cumplir con sus obligaciones laborales, mil veinte (1020) mensajes de correo electrónico con información de propiedad de mi representada y de sus clientes (correos electrónicos, opiniones elaboradas por otros abogadas de la firma, entre otros), a cuatro diferentes direcciones de correo: monicabenavidesg@gmail.com; andinacentral@hotmail.com; desarrollo@hotmail.com; papeleriaandina@etb.net.co República de Colombia 4 Rama Judicial

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8. El hallazgo efectuado por la Dirección de Sistemas de la Firma, le fue informado a la doctora Benavides el 16 de febrero de 2012 por la doctora

Ángela Sanclemente, Gerente Administrativa.

9. Ante el reclamo verbal realizado, la doctora Benavides, no realizó ningún reparo y por el contrario, se comprometió a eliminar de inmediato los correos irregularmente enviados. No obstante lo anterior, no actúo en la forma acordada, procediendo por el contrario, a ausentarse de las instalaciones de SFA, durante un lapso de cuatro horas. Posteriormente y en presencia de la

doctora Benavides, el Jefe de Sistemas procedió a eliminar los correos enviados a monicabenavidesg@gmail.com y andinacentral@hotmail.com. únicas cuentas cuyo acceso fue permitido por la Abogada. Mi representada desconoce el manejo que la doctora Benavides le dio a la información confidencial: (i) enviada a sus correos, previo a su eliminación; y (ii) enviada a los correos donde no se permitió su acceso para la eliminación. 10.Nótese como la doctora Mónica Alexandra Benavides Galvis, obrando contra los deberes profesionales que debe acatar todo abogada, al desplegar una actuación desleal, indecorosa y de mala fe. se apropió de información de propiedad de Sanclemente Fernández Abogados S.A. y de sus clientes, el mismo día en que presentó la carta de renuncia. Estos documentos contienen diversa información privilegiada de los clientes. Como entenderán los H. Magistrados, dada la asesoría jurídica que les presta SFA a sus clientes citados, la información contenida en esos documentos es estrictamente confidencial y se debe conservar bajo esa confidencialidad. Como observarán, al apropiarse la doctora Benavides de los correos y documentos mencionados, violó la confidencialidad de la información y realizó República de Colombia 5 Rama Judicial

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SALA JURISDICCIONAL DISCIPLINARIA M.P. Dr. JOSÉ OVIDIO CLAROS POLANCO Radicado No. 110011102000201202461 01 2765 A Abogado Apelación Auto Interlocutorio actuaciones anti éticas y contrarias al legítimo ejercicio de la profesión como

abogada, por lo cual deberá ser sancionada. 11.De conformidad con lo consignado a lo largo del texto de la Ley 1123 del 2007, mediante la cual se establece el Código Único Disciplinario del ejercicio de la abogacía, los abogadas deben actuar de acuerdo con la ley, las buenas costumbres y un excelente decoro profesional, evitando actuaciones que afecten el ejercicio de la profesión. (…) De acuerdo con los hechos narrados, se concluye claramente que la doctora Mónica Alexandra Benavidez Galvis, en forma totalmente premeditada, violó las obligaciones contenidas en el artículo 28 de la ley 1123 de 2007 e incurrió en la falta contenida en el artículo 33 numeral 9 en concurso con la contenida en el artículo 30 numeral 4° de la Ley 1123 de 2007, al realizar actuaciones desleales, indecorosas y de mala fe, las cuales ponen claramente a Sanclemente Fernández Abogados S.A. en una situación alta inseguridad frente a sus clientes; que puede causarle graves perjuicios, en caso de revelarse la información indebidamente sustraída.”, (fls. 1 a 6, c.o.). Como pruebas para que sean tenidas en cuenta dentro de la investigación disciplinaria aportó las siguientes: i) copia del certificado de existencia y representación legal de Sanclemente Fernandez Abogados S.A., expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá; ii) poder para actuar; iii) copia auténtica del contrato de trabajo suscrito el 3 de mayo de 2010; iv) copia auténtica de las

cláusulas adicionales al contrato de trabajo suscrito el 3 de mayo de 2010; v) copia auténtica de la comunicación del 23 de febrero de 2012 entregada por Sanclemente Fernández Abogados S.A. a la doctora Mónica Alexandra Benavides Galvis, con la respectiva constancia de recibido; v) informe del señor José Manuel Mejía, Asesor de la Dirección de Sistemas de Sanclemente Fernández Abogados S.A., dirigido a la Dirección de Sistemas de Sanclemente Fernández Abogados S.A., relacionando los 1020 correos electrónicos enviados por la doctora Mónica Benavides, (fls. 8 a 67, c.o.). República de Colombia 6 Rama Judicial

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Abogado Apelación Auto Interlocutorio ACONTECER PROCESAL Con auto del 27 de junio de 2012, el Magistrado sustanciador dispuso solicitarle a la Unidad Nacional de Registro de Abogados, se suministre las direcciones que se encuentren consignadas en el mismo respecto a la togada investigada, así como acreditar su calidad de abogada. Mediante certificado No. 07597-2012 del 27 de junio de 2012, se acreditó la calidad de abogada de la doctora MÓNICA ALEXANDRA BENAVIDES GALVIS, la vigencia de su tarjeta profesional y las

direcciones suministradas en el Registro Nacional de Abogados, (fl. 71, c.o.). Una vez acreditada la calidad de abogada, el Magistrado sustanciador, con auto del 28 de junio de 2012, procedió a dar apertura al proceso disciplinario, conforme con lo dispuesto por el artículo 104 de la Ley 1123 de 2007, para tales efectos fijo fecha para la audiencia de pruebas y calificación provisional el día 7 de septiembre de 2012, a las 12:30 p.m. y dispuso: i) citar a los intervinientes a las direcciones que se encuentran registradas en el plenario, así como al Ministerio Público; ii) fijar edicto emplazatorio según lo establecido en el artículo 104, ibídem; iii) oficiar al a la Secretaría Judicial de la Sala Jurisdiccional Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, para que informe sobre los antecedentes de la investigada, (fl. 72, c.o.). Con certificado No. 28844 del 31 de agosto de 2012, se acreditó que la togada no registra antecedentes disciplinarios, (fl. 79, c.o.). Llegado el día y hora señalado, se dio inicio a la audiencia de pruebas y calificación provisional, donde se constató la presencia de la apoderada de la quejosa, de la abogada investigada quien en diligencia confirió poder al doctor José Fernando Castro García, como su defensor de confianza, a quien se le reconoció personería. Se procedió a recibir la ampliación de la queja, a la apoderada de Sanclemente Fernández Abogados S.A., quien se ratificó de la

misma, solicitando se decreten los testimonios de la señora Ángela Sanclemente Arenas, César Augusto Lizarazo y José Manuel Mejía, tal como fuera peticionado en dicho escrito; se le interrogó si en razón a los hechos se había adelantado algún proceso civil o de otra naturaleza, indicando que no. República de Colombia 7 Rama Judicial

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los que se incluía una autorización que le daban a ella para realizar el tramite. Informó que también hacia las diligencias referentes a la obtención de licencias temporales y conceptos para aquellas personas que iban a ejercer su profesión en Colombia, ante los respectivos Consejos Profesionales; agregó que adelantaba actividades tendientes al reconocimiento, homologación y convalidación de títulos profesionales obtenidos en el extranjero, para ejercer la respectiva profesión en el país; asimismo prestaba sus servicios de acompañamiento a los extranjeros en los tramites migratorios, cuando tenían que realizarlos de manera personal, a efectos de servirle de traductora, razón por la cual la mayor parte de su trabajo debía ejecutarlo por fuera de la oficina; a efectos de atender sus funciones e incluso llevar los pasaportes y demás documentos a los diferentes sitios que le indicaban los clientes, por ello debía en varios casos servirse de cafés internet, para acceder desde donde estuviera a su correo electrónico institucional y poder atender los requerimientos que le realizaban. Agregó cuando tomó la decisión de renunciar remitió a su correo personal, monicabenabidesg.gmail.com, los mails que se encontraban en su bandeja de entrada, para poder tener un registro de todo los tramites que había adelantado y poder dar respuesta si le hacían un requerimiento posterior, lo cual lo efectuó desde un café internet en el cual detecto que su cuenta personal no recibía los correos, por tanto allí le facilitaron una cuentas de correo a las cuales envió la República de Colombia 8 Rama Judicial

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M.P. Dr. JOSÉ OVIDIO CLAROS POLANCO Radicado No. 110011102000201202461 01 2765 A Abogado Apelación Auto Interlocutorio información y desde las mismas se reenviaron a su correo personal, verificando que los correos enviados a las cuentas facilitadas se hubiesen borrado en su integralidad. Resaltó que su jefe, la señora óSanclemente Arenas, mediante comunicación telefónica desde España, le solicito las claves de los correos donde se había migrado la información, por lo cual mediante mensaje de la Blackberry le remitió la clave de su correo personal, la cual incluso actualmente sigue siendo misma, y en consecuencia el jefe de sistemas accedió a dicho correo borrando toda la información. En cuanto a la claves de los otros correos no le fue posible suministrarla por cuanto no eran de su propiedad. Señaló que después de su desvinculación laboral, tanto la persona que la remplazo como el señor Antonio Sanclemente, la han requerido preguntándole sobre tramites que había adelantado, razón por la cual para ella era necesario contar con la información que se había pasado de su correo institucional al personal, pero que como se lo habían borrado ya no podía dar respuesta, para tales efectos señaló que le fue enviado mensaje por medio de Blackberry, en tal sentido. Indicó que la información que ella manejaba no tiene ningún tipo de reserva, por cuanto el mismo se encuentra radicado ante las diferentes autoridades en donde radico la documentación para los trámites que ella adelantaba par los clientes de firma; a su turno que la documentación pierde vigencia, por la temporalidad de los permisos migratorios, los cuales deben ser continuamente renovados. Tan es así

que respecto al hecho que el día 16 de febrero de 2012, cuando le realizaron el requerimiento para que borrara los correos y ella se ausentó en horas de la mañana, esto obedeció a que ese día debía renovar la visa de trabajo del ciudadano irlandés William Raymond Costello, tramite que debía hacer antes de las 12:00 del medio día, por que ese es el horario máximo para radicación en el Ministerio de Relaciones Exteriores, ya que de no efectuarse se le vencía la visa y es cliente queda en situación irregular, con la sanción de ser deportado y la empresa multada, respecto a las 4 horas, en que ese mismo día se ausentóo, señaló que estuvo realizando dicho tramite, estando todo el tiempo comunicada República de Colombia 9 Rama Judicial

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SALA JURISDICCIONAL DISCIPLINARIA M.P. Dr. JOSÉ OVIDIO CLAROS POLANCO Radicado No. 110011102000201202461 01 2765 A Abogado Apelación Auto Interlocutorio con el Coordinador del Área de Migraciones, señor Leopoldo Ruiz del Valle, por vía telefónica y mensajes de Blackberry. Por último, agregó que firmó un acuerdo de confidencialidad, lo cual unido al hecho que suministro la clave personal de su correo, la cual a la fecha de la diligencia continua siendo la misma, los correos que luego de su desvinculación tiene registrados en que le requirieron información que el jefe de sistemas ya había borrado, dan evidencia de la buena fe, honradez, decoro y lealtad que como empleada siempre actuó. Asimismo reiteró que a pesar de haber sido contratada

como abogada, nunca desempeño funciones como tal, sino como tramitadora o patinadora, por tanto no puede estar incursa en faltas contra el estatuto de la abogacía. Posterior a ello, se le dio el uso de la palabra al defensor de confianza de la togada investigada, quien procedió a realizar un análisis detallado de los hechos como se presentaron y un análisis de los mismos, los cuales vuelven y narran las manifestaciones hechas por su prohijada. El magistrado sustanciador procedió a interrumpir al defensor de confianza de la togada, a efectos de suspender la audiencia y fijar nueva fecha para su continuidad la cual se fijó para el 29 de noviembre de 2012, a las 4:00 p.m., (fl. 32 y 33, c.o.). En la continuación de la audiencia de pruebas calificación provisional, llevada a cabo el día y hora previamente programada, se hizo presente tanto la apoderada de la quejosa como la abogada investigada, el Magistrado sustanciador indicó que en la anterior fecha se encontraba en uso de la palabra el abogado de la investigada, el cual se excuso de asistir en la fecha, y que la togada manifestó que ella misma continuaría con su defensa, quien procedió a realizar lectura del escrito preparado por su defensor el cual entregó en la diligencia, en donde se resalta que las funciones realizadas por la investigada durante la vigencia del contrato de trabajo no son de aquellas señaladas por el artículo 2 del Decreto 196 de 1971, como las que debe realizarse por un profesional del derecho, sino las puede desempeñar cualquier tipo de persona que incluso no sea profesional, en cuanto a

los correos electrónicos, los mismos no fueron utilizados y fueron borrados por parte del mismo empleador; respecto a los hechos del 16 de febrero de 2012, de donde se quiere sembrar duda sobre el comportamiento de la investigada, señala República de Colombia 10 Rama Judicial

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11:00 a.m., donde serán escuchados los declarantes. Llegada la fecha y la hora fijada para continuar con la audiencia de pruebas y calificación provisional, se presento la apoderada de la quejosa y la abogada investigada quien en diligencia da poder a un nuevo abogado, doctor Luis Alejandro Vargas, a quien se le reconoce personería, también estuvieron presentes los declarantes César Augusto Lizarazo Casadiego y José Manuel Mejía Ponce de León quienes rindieron testimonio que se sintetizara de la siguiente manera:

1. La rendida por el señor César Augusto Lizarazo Casadiego, luego de sus generales de ley, indicó que es empleado de la sociedad que interpuso la queja y ejerce como Jefe de Sistemas, y conforme a las instrucciones de sus superiores en la empresa realizó seguimiento al usuario que tenia asignado la doctora Mónica, evidenciando que ella realizó unos auto envíos de correos institucionales a su correo personal y a tres que le pertenecen, se le dio el uso de la palabra al defensor de la investigada, quien interrogó sobre la clase de usuario que tenia registrado la togada, informando que era restringido solo para recibir y enviar correos electrónicos, luego la disciplinada lo interrogó, a efectos que manifestara si había tenido acceso a su cuenta de correo personal y pudo borrar la información República de Colombia 11

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contenida en él, para lo cual afirmó que en efecto así aconteció, pero no se pudo borrar la información respecto a las cuentas que no eran de su propiedad.

2. La rendida por el señor José Manuel Mejía Ponce de León, quien indicó que es trabajador de la empresa que le presta servicios de soporte informático a la firma de abogados donde prestó servicios la investigada y respecto a los hechos, materia de la queja señaló que por solicitud de la empresa verificó en el servidor el volumen de correos enviados por la investigada el 7 de febrero de 2012 y dio el informe respectivo, al ser interrogado por el abogado defensor de la investigada sobre los privilegios de usuario que se habían sido asignados a su patrocinada, respondió que era solo para el uso de ingreso al correo institucional asignado.

La apoderada de la quejosa, aporto una serie de documentos para que sean tenidos en cuentas en el tramite por tratarse de las copias de la información que la abogada investigada se auto envió y que correspondían a clientes con los cuales se tiene pactada cláusula de confidencialidad y de los cuales ellos accedieron a levantarla, respecto a la totalidad de los enunciados en la queja indicó que no han conseguido de sus clientes levantar la reserva sobre los mismos pactada. El Magistrado sustanciador. Los admite dentro de la actuación y le corre traslado de ellos a la investigada por intermedio de su apoderado, quien por el volumen solicitó un receso para analizarlos, lo cual fue concedido. El apoderado de la togada, una vez efectuado el estudio de los documentos aportados, manifestó que es propia de la actividad laboral que su patrocinada

realizaba para la empresa en la que laboraba, tales como trámites migratorios, minutas de contratos, normatividad laboral, conceptos sobre aplicación de normatividad laboral, resumen de curriculum de los abogados de la firma, que incluso se encuentra en la pagina web de la firma, resoluciones de la Superintendencia de Sociedades, memorandos internos de la empresa para sus empleados; señaló que dentro de los documentos aportados no se observan documentos financieros, movimientos bancarios o contables o de marketing corporativo, ni contratos corporativos que tuviese la firma con sus clientes, que sería información sensible para la empresa, lo cual concuerda con el testimonio del señor César, por cuanto esa información solo es accesada por los dueños y no República de Colombia 12 Rama Judicial

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GALVIS, conforme lo establecido en el artículo 103 de la Ley 1123 de 2007, acta a folio 82 a 83 y Cd anexo a la misma. Como fundamento a tal decisión, en audiencia se dio lectura de la queja y un recuento de toda la actuación surtida en el dossier, verificando que las actuaciones libradas por la abogada conforme con el contrato que tuvo con la sociedad que por intermedio de apoderada interpuso la aqueja, son relaciones a las cuales le son aplicables el Estatuto del Ejercicio de la Abogacía y su Código Disciplinario, toda vez que el contrato de trabajo fue celebrado en virtud de la calidad de abogada de la investigada y el proceso de selección para el mismo era reclutar un abogado, para que sus clientes fueran atendidos por un profesional del derecho, como en efecto se hizo, por tanto declaró superado dicho hecho. Luego de lo cual efectuó el análisis de la queja, para determinar cuáles son las conductas imputadas y verificar como se puede realizar el encuadre respecto a las faltas des Código Disciplinario del Abogado, determinando que ellas oscilan entre de la posible desatención de su deber de actuar con dignidad y decoro; actuar con lealtad y honradez en sus relaciones profesionales, así como con sus colegas y guardar el secreto profesional por su posible proceder fraudulento o de mala fe. Al realizar la valoración del material probatorio obrante en el proceso, dio credibilidad a la afirmación rendida en exposición libre de la togada, en el sentido que los correos se los auto remitió a efectos de tener una copia de la República de Colombia 13 Rama Judicial

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SALA JURISDICCIONAL DISCIPLINARIA M.P. Dr. JOSÉ OVIDIO CLAROS POLANCO Radicado No. 110011102000201202461 01 2765 A Abogado Apelación Auto Interlocutorio información obrante en su bandeja de entrada, dado que se terminaba su relación contractual, y requería la misma por si le solicitaban alguna información posterior a su desvinculación laboral por parte de su empleador. Agregó que conforme con sus obligaciones profesionales, tiene prohibido la utilización o divulgación de la información obtenida dentro del contrato que mantuvo con la quejosa, pero no el tener copia de los archivos para atender cualquier requerimiento que se pueda hacer frente a los trámites que desarrollo durante la vigencia de su contrato de trabajo. Señaló que si bien ese proceder generó alarma en su exempleador, la misma es una mera expectativa de cómo va a ser utilizada la información pero no que se tenga certeza que la misma se haya utilizado. Expuso que la firma protege por su parte la información de sus clientes y la abogada preservar información para poder atender los requerimi