CSJ - AP863-2024(62799)

MYRIAM ÁVILA ROLDÁN Magistrada ponente AP863-2024 Radicación n° 62799

C.U.I.: 73319600048120140017201

Aprobado acta nº 025 Bogotá, D. C., veintiuno (21) de febrero de dos mil veinticuatro (2024)

I. OBJETO DE LA DECISIÓN Examina la Corte las bases jurídicas y lógicas de la demanda de casación presentada por el defensor de PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE, contra la sentencia de segunda instancia dictada el 29 de agosto de 2022 por la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Ibagué, que confirmó la proferida el 13 de noviembre de 2018 por el Juzgado Penal del Circuito de El Guamo (Tolima), mediante la cual condenó a la nombrada por los delitos de uso de documento falso en concurso heterogéneo con fraude procesal, a título de autora.

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE

II. HECHOS 1.- Fueron sintetizados por el Tribunal, en los siguientes términos: «Jhon Jairo Lugo denunció el 4 de noviembre de 2014 a la señora PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE por haber presentado [en el mes de marzo de ese mismo año], en un

proceso de fijación de cuota alimentaria que se adelantaba en el Juzgado Promiscuo Municipal de Coyaima, un acta de conciliación falsa de fecha 18 de enero de 2012 expedida por la Comisaría de Familia de dicha localidad, con el fin de inducir en error al funcionario judicial y de esta manera obtener una sentencia en favor de la menor.»1

III. ANTECEDENTES PROCESALES 2.- El 20 de enero de 2017 ante el Juzgado Segundo Promiscuo Municipal con función de control de garantías de El Guamo (Tolima) la Fiscalía formuló imputación a PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE, por los delitos de fraude procesal en concurso heterogéneo con uso de documento falso, a título de autora (artículos 453 y 291 inciso primero del Código Penal), cargos que no aceptó2. 3.- Radicado el escrito de acusación en los mismos términos de la imputación, el conocimiento de la actuación se asignó al Juzgado Penal del Circuito de El Guamo (Tolima), autoridad ante la cual se llevó a cabo la audiencia respectiva el 4 de abril de 20173. La diligencia preparatoria tuvo lugar el 2 de agosto de la misma anualidad4. 1 Cfr. Folio 2 del archivo digital “Segunda Instancia_Cuaderno Principal 1_Cuaderno_2022011010394” 2 Cfr. Folios 9-15 del archivo digital “Primera Instancia_Cuaderno Principal 1_Cuaderno_2022011025093”. 3 Cfr. Folios 23-24 ibidem. 4 Cfr. Folios 32-34 ibidem.

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE 4.- El juicio oral se instaló el 13 de febrero5 y se continuó el 25 de junio6 de 2018. Al final, se presentaron los alegatos conclusivos y el juez anunció el sentido del fallo condenatorio en contra de PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE por los delitos acusados. 5.- Posteriormente, el 13 de noviembre de 2018 se surtió lo atinente al traslado del que trata el artículo 447 del Código de Procedimiento Penal7 y el Juez de conocimiento profirió sentencia, mediante la cual condenó a PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE, como autora de los delitos de uso de documento falso en concurso heterogéneo con fraude procesal, a la pena de 7 años de prisión, 200 s.m.l.m.v. de multa y a la accesoria de inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por 5 años, le negó la suspensión condicional de la ejecución de la pena y le concedió la prisión domiciliaria8. 6.- Esa decisión, apelada por la defensa de TOVAR POLOCHE9, fue confirmada por la Sala Penal del Tribunal Superior de Ibagué, el 29 de agosto de 202210. 7.- El defensor interpuso oportunamente el recurso extraordinario de casación11 y dentro del término de traslado, corrido por la secretaría del Tribunal, presentó la demanda respectiva el 9 de noviembre de 202212. 5 Cfr. Folios 230-232 ibidem. 6 Cfr. Folios 259-261 ibidem.

7 Cfr. Folios 334-336 ibidem. 8 Cfr. Folios 292-333 ibidem. 9 Cfr. Folios 338-346 ibidem. 10 Cfr. Folios 117-145 del archivo digital “Segunda Instancia_Cuaderno Principal 1_Cuaderno_2022011010394”. La audiencia de lectura se realizó el 13 de septiembre de 2022 a las 9:30 a.m. 11 Cfr. folios 154-156 ibidem. El 13 de septiembre de 2022 a las 2:07 p.m. el defensor remitió al correo electrónico de la Secretaría del Tribunal, memorial en donde manifestó su intención de interponer el recurso extraordinario. 12 Cfr. folios 169-191 ibidem. 3

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IV. CONSIDERACIONES 4.1. El problema jurídico 8.- Corresponde a la Corte verificar si la presentación de la demanda de casación formulada por el defensor de PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE cumplió el presupuesto de oportunidad. 4.2. Preclusividad del término para sustentar el recurso de casación. Efecto no vinculante de las constancias secretariales que contabilizan términos 9.- Aunque los recursos ordinarios y extraordinarios constituyen la herramienta idónea para rebatir las decisiones jurisdiccionales, en clara garantía del derecho al acceso a la administración de justicia, ellos están sometidos a las reglas procesales de legitimidad y oportunidad. 10.- De tiempo atrás, la Corte ha venido precisando frente al presupuesto adjetivo de oportunidad que los

recursos y la demanda de casación deben ser interpuestos y sustentados, en tiempo, ante la autoridad judicial que profirió la decisión objeto del disenso, o sea, la encargada de conceder la respectiva impugnación. 11.- Y es que, los términos legales apuntan a preservar el orden procesal, la igualdad de los sujetos, la preclusión de las determinaciones y etapas en el trámite y la seguridad jurídica. Permiten al fiscal o juez y a los intervinientes en el proceso realizar ciertos actos y otorgan firmeza a las decisiones judiciales, aún (sic) las que carecen de fuerza de cosa juzgada, para producir efectos que deben ser respetados. Así, los actos procesales han de cumplirse en los plazos y oportunidades señalados por la ley o, en su defecto, por el director de proceso, ya que son perentorios. (CSJ AP, 7 sep. 1999, rad. 15.043). 4

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE 12.- Así mismo, en forma reiterada, la Sala ha advertido que cada parte o interviniente debe estar atento a la actuación, lo que contrae el deber de observar los términos procesales, por lo cual está obligado a llevar (…) personalmente las cuentas respectivas de acuerdo con lo establecido por la normatividad. La ley, para cada caso, es la única guía que debe seguir para las intervenciones procesales. Por tanto, yerros cometidos por los funcionarios judiciales respecto al inicio, duración o vencimiento de los términos, no son materia de excusa

para una actuación extemporánea de las partes. (CSJ AP 15 feb. 1993. rad. 8127) 13.- Ahora, ante los errores en la contabilización de los términos consignados en las constancias secretariales, esta Corporación ha señalado que éstas no son vinculantes y no justifican la extemporaneidad en el ejercicio de los recursos, pues, se insiste, los plazos procesales rigen por ministerio de la ley. (CSJ AP, 15 de nov. 2000, rad. 17384; CSJ AP 21 feb. 2007, rad. 26898; CSJ AP 3 oct. 2007, rad. 28332; CSJ AP, 1 nov. 2007, rad. 28409; CSJ AP, 12 mar. 2008, rad. 29325; CSJ AP 14 oct. 2009, rad. 31452; CSJ AP 15 sep. 2010, rad. 33858; y CSJ 16 feb. 2011, rad. 35564, entre otros). 14.- En efecto, sobre el particular, la Corte ha precisado invariablemente que: (…) los términos previstos para ejercer el derecho a impugnar son legales y por tanto el Juez como los sujetos procesales deben hacer sus propios cómputos, ya que las constancias secretariales apenas sirven de mecanismo informativo, sin que ello signifique, que el secretario de una Corporación no deba saber hacerlos, pues en todo caso el punto de referencia sobre la ejecutoria de las providencias es el último acto de notificación. (CSJ AP 9 dic. 1997). 15.- En ese orden, como se refirió en la decisión AP2928-2023, rad. 63873, es indispensable concluir que las

constancias o certificaciones dejadas por funcionarios 5

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE encargados de controlar términos «no tienen carácter vinculante, sino simplemente informativo, porque éstos no están facultados para modificar o sustituir las disposiciones legales que regulan la iniciación o duración de los términos» - CSJ AP2374-2022, rad. 61560-, por lo que, se recaba los sujetos procesales están impelidos a verificar que la información consignada en aquellos es correcta. 16.- En diferentes oportunidades la Sala ha analizado algunas actuaciones tanto bajo el procedimiento de la Ley 600 de 2000 como de la Ley 906 de 2004, en cuyo trámite se han evidenciado en las constancias secretariales errores en la contabilización de los términos judiciales para la interposición y sustentación de recursos, precisando, desde el año 201413, que si bien, tales actos no tienen la entidad suficiente para alterar los términos legalmente establecidos, excepcionalmente pueden presentarse situaciones en las que deban prevalecer los principios de buena fe y confianza legítima sobre el de legalidad, siempre y cuando:

1. El yerro se haya concretado en el cumplimiento de un acto secretarial determinado, ya sea en la práctica estricta de una notificación, en el envío de una comunicación o en el anuncio de un traslado obligatorio a las partes que evidencien una errada contabilización de términos; o bien en el señalamiento que del plazo normativo efectúe el juez directamente en su providencia.

2. Dicho acto jurisdiccional dé iniciación al término establecido en la ley para ejercer un acto de postulación o el derecho de impugnación frente a la decisión, esto es, que «mientras el acto procesal no se lleve a cabo, el término legalmente previsto no puede empezar a contabilizarse».

Y 3. El error haya generado en las partes la convicción legítima, cierta y razonable, en el entendimiento dado por la jurisprudencia, acerca del plazo, llevándolas a realizar las actuaciones correspondientes conforme la directriz dada. Solo bajo esos presupuestos, donde la administración judicial ciertamente ha alterado la percepción del sujeto procesal sobre los términos procesales por un error en el conteo de los mismos o en las 13 CSJ SP del 3 de diciembre de 2014, rad. 43186. 6

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE notificaciones, es que la Corte, tras ponderar el principio de legalidad frente a los de acceso a la justicia, buena fe, lealtad procesal, prevalencia del derecho sustancial sobre lo formal y el de defensa -todos bajo el marco de la confianza legítima-, y darle prevalencia a estos últimos, ha resuelto reconocer que un error jurisdiccional, como el anotado, no puede comportar efectos negativos para las partes o intervinientes del proceso afectadas el mismo. (SP del 3 de diciembre de 2014, rad. 43186). 17.- Dicha postura ha sido reiterada por la Sala en otros tantos pronunciamientos, dentro de los cuales se destaca el auto AP1067-2020, junio 3 de 2020, Rad. 55506, en donde

adicionalmente se clarificó que la excepción en comento debe analizarse en cada caso concreto bajo sus condiciones particulares. 18.- Por ejemplo, en pronunciamiento (CSJ SP3462023), la Sala al resolver el recurso extraordinario de casación interpuesto por el defensor de una procesada14, rememoró los antecedentes jurisprudenciales ya referidos y efectuó la ponderación para el caso concreto de los principios de buena fe y confianza legítima en confrontación con la legalidad de los términos procesales, para concluir que en tal oportunidad y debido al proceder de la juez, era aplicable excepcionalmente la protección de la confianza legítima de la defensa. 19.- Es importante resaltar que, en dicha actuación, a diferencia de la que es objeto de este pronunciamiento, la juez de conocimiento directora del proceso en la audiencia de lectura de sentencia de primera instancia fue quien estableció las fechas dispuestas para la sustentación del recurso de apelación interpuesto y el posterior traslado a los sujetos no recurrentes, es decir que las actuaciones procesales que dieron lugar al equívoco conteo de términos 14 CSJ SP346-2023 del 23 de agosto de 2023, rad. 63812 7

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE no provinieron del actuar de la secretaría del Despacho ni de la información consignada en las constancias secretariales obrantes en el proceso. 4.3. El caso concreto 20.- Descendiendo al asunto de la especie, se tiene que, el artículo 183 de la Ley 906 de 2004 dispone que la demanda

de casación debe presentarse en un término común de treinta (30) días –posterior al de la interposición (de 5 días)-. 21.- En el caso examinado, el recurso se interpuso en la tarde del mismo día de la lectura de decisión de segunda instancia (13 de septiembre de 2022); el plazo legal de 5 días para este acto procesal debía correr entre el 14 y el 20 de septiembre de 2022, por lo que el destinado a la presentación de la demanda correspondía entre el 21 de septiembre y el 2 de noviembre de ese mismo año, lo que no ocurrió, por cuanto la secretaria del Tribunal corrió el traslado respectivo desde el 29 de septiembre hasta el 11 de noviembre de 2022, y el defensor, por su parte, allegó el libelo dos días antes de vencer ese lapso. 22.- Ahora, es lo cierto que el término de 30 días hábiles verdaderamente vencía el 2 de noviembre de 2022 y no el 11 de esos mismos mes y año, como equivocadamente se hizo constar por dicha empleada judicial, de lo que se sigue que, en realidad, la sustentación del recurso, fue extemporánea. 23.- Como se trata de un plazo perentorio y preclusivo, éste no podía ser alterado mediante una constancia secretarial que consignara para su fenecimiento un momento diferente al señalado expresamente por el legislador. 8

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE 24.- Nótese que el error en la constancia secretarial no sólo abarcó el término para sustentar el recurso

extraordinario de casación, sino que también para su interposición, pues erróneamente se realizaron tres actos de notificación de la sentencia de segunda instancia. 25.- Revisado el expediente se observa que, mediante correo electrónico del 6 de septiembre de 2022 una escribiente de la secretaría de la Sala Penal del Tribunal Superior de Ibagué indicó que «siguiendo instrucciones impartidas por el (sic) H.M. Dra. JULIETA ISABEL MEJÍA ARCILA» informaba a las partes e intervinientes que el martes 13 de septiembre de 2022 a las 9:30 a.m. se llevaría a cabo la audiencia de lectura de decisión en el presente asunto a través de la plataforma “LIFESIZE”15. 26.- Dicha diligencia según el acta obrante en la carpeta se surtió efectivamente en la fecha y hora programadas, dejándose constancia de la asistencia del defensor de la procesada -Dr. Edwin Andrés Campos Muñoz-, de la víctima -Jhon Jairo Lugoy de la representante del Ministerio Público -Dra. Alba Cristina Morales Lozano-. Asimismo, se indicó que la decisión quedó notificada en estrados y que «aquellas personas que no se lograron conectar o que tuvieron algún inconveniente con la conexión, serán notificados conforme lo establece el artículo 169 de la Ley 906 de 2004». 27.- Al día siguiente, esto es el 14 de septiembre de 2022, por la secretaría de la Sala Penal del Tribunal se remitió la sentencia de segunda instancia a los correos 15 Cfr. Folios 146-150 del archivo digital “Segunda Instancia_Cuaderno Principal

1_Cuaderno_2022011010394”. 9

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE electrónicos de la procesada, el apoderado de víctimas y la delegada fiscal, sin que obre dentro del expediente justificación por fuerza mayor o caso fortuito, de su inasistencia a la audiencia de lectura, tal y como lo dispone el artículo 169 del Código de Procedimiento Penal. 28.- Pero, por si el anterior error no fuera suficiente, el 19 de septiembre de 2022 la secretaria de la Corporación en mención suscribió el «Edicto No. 272»16 para notificar a las partes de la sentencia cuya lectura se realizó en la calenda ya indicada, y fijó tal documento por el término de 3 días hábiles. 29.- Bajo ese panorama, la secretaria del Tribunal expidió un traslado común de 5 días para interponer casación a partir del día hábil siguiente (22 de septiembre de 2022) y hasta el 28 de septiembre de 202217, lo que aconteció por parte de la defensa nuevamente el 23 del mismo mes y año, para luego, suscribir otra constancia ya de traslado común de 30 días para sustentar el recurso de casación, indicando que dicho término corría entre el 29 de septiembre y el 11 de noviembre de 202218. 30.- Sin embargo, estas constancias no habilitan la fase ya superada para el acto procesal que concita la atención de la Sala, pues como se indicó en acápites precedentes el conteo de términos para interponer y sustentar el recurso extraordinario de casación opera por ministerio de la Ley y

en forma automática sin que dependa entonces de la interpretación de los funcionarios o empleados judiciales que 16 Cfr. Folios 159-160 ibidem. 17 Cfr. folio 161-162 ibidem. 18 Cfr. folio 167-168 ibidem. 10

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE tienen a su cargo la actuación, cuyas constancias no son vinculantes, por lo que los sujetos procesales están llamados a verificar que lo allí consignado se ajuste a la realidad. 31.- En ese orden, para esta Sala resulta evidente el dislate de la Secretaría de la Sala Penal del Tribunal Superior de Ibagué, no sólo en la contabilización de los términos establecidos legalmente para la interposición y sustentación de la demanda de casación, sino en las formas de notificación utilizadas en el trámite de esta actuación, pues pasó por alto que de conformidad con lo establecido por el legislador en el artículo 169 de la Ley 906 de 2004 «por regla general las providencias se notificarán a las partes en estrados» y «[e]n caso de no comparecer a la audiencia a pesar de haberse hecho la citación oportunamente, se entenderá surtida la notificación salvo que la ausencia se justifique por fuerza mayor o caso fortuito», situación que no se encuentra acreditada en la documental obrante en la actuación. 32.- Así, se remitieron correos electrónicos con la copia de la decisión a quienes no asistieron a la audiencia de lectura, pero sin que se haya acreditado esa excepcionalidad

que contempla la norma para proceder de tal manera y se fijó un edicto, a pesar de que éste se encuentra proscrito del procedimiento penal actual, y con posterioridad a dicho equivocado proceder, se fijaron las constancias secretariales con términos erróneos para el trámite del recurso extraordinario de casación, el que valga reiterar, fue presentado por la defensa el 13 de septiembre de 2023. 33.- El término de cinco días para interponer el recurso de casación debía contabilizarse entre el 14 y el 20 de septiembre de 2022 y el de sustentación de la respectiva 11

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE demanda entre el 21 de septiembre y el 2 de noviembre de 2022, pero la demanda se remitió el 9 de noviembre de esa misma anualidad, de manera extemporánea. 34.- Visto el recuento procesal anterior, para la Sala no es predicable la afectación de la confianza legítima de las partes e intervinientes del presente caso, dados los errores cometidos por la secretaría del Tribunal Superior de Ibagué, por cuanto la notificación de la sentencia de segunda instancia se surtió en estrados, esto es en la audiencia realizada para tal fin, sin que medie causal de justificación de quienes no asistieron a pesar de haber sido citados debidamente, por lo que no se encuentra acreditada la excepción de la regla general de notificación, de manera tal que se haya habilitado el envío de la decisión por medio electrónico. 35.- Tanto que, insiste la Sala, el defensor interpuso el

recurso extraordinario de casación el 13 de septiembre de 2022 en horas de la tarde, luego de haber asistido a la diligencia de lectura, lo que evidencia que, como era su deber, tenía perfectamente claros los términos procesales que correspondían, sin que las constancias secretariales posteriores sean lo suficientemente vinculantes para generarle una expectativa razonable de un conteo distinto para la sustentación de la demanda. 36.- En ese orden, como también se ha dicho por la jurisprudencia constitucional, la variación del término legal para la sustentación de los recursos en el marco del proceso penal no puede modificarse por los errores cometidos por las secretarías de los despachos judiciales, dado que ello afectaría el principio de legalidad: 12

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE Frente a ello, si una secretaría incurre en un equívoco al dejar una constancia de corrimiento o vencimiento de un término, bien sea de ejecutoria, de sustentación o de traslado, el deber de los sujetos procesales es atenerse al régimen legal vigente en materia de procedimiento y no aprovechar la eventual ‘extensión’ de términos a que pueda haber lugar con ocasión de los equívocos en que incurran las secretarías de los despachos judiciales.

7. Podría pensarse que en un supuesto como este hay lugar a la aplicación del principio de confianza legítima ya que un yerro secretarial en un punto como ese generaría una expectativa que toca con derechos fundamentales como el de segunda instancia en tanto contenido del debido proceso. No obstante, ningún profesional del

derecho puede asumir que las irregularidades en que incurra la secretaría de un despacho judicial tienen la virtualidad de extender los términos procesales pues éstos los fija la ley y no servidor público alguno. Por ello, el deber de un sujeto procesal, jurídicamente formado, es atenerse a lo que la ley dispone en materia de notificaciones, ejecutorias, recursos, sustentaciones y traslados.19(Negrillas de la Sala) 37.- Así, de las constancias secretariales expedidas por la secretaría del Tribunal Superior de Ibagué no se predica una expectativa razonable al interesado en impugnar la sentencia de segunda instancia, máxime cuando se entienden notificadas las partes en estrados, esto es el 13 de septiembre de 2022 y el defensor interpuso el recurso extraordinario desde ese mismo día, a pesar de lo cual se tomó aproximadamente 4 días adicionales al término legal para sustentar la demanda. 38.- Como consecuencia de lo anterior, se impone declarar desierto el recurso extraordinario de casación interpuesto por la defensa de PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE, por lo que la Sala se abstendrá de estudiar el libelo correspondiente y devolverá el expediente al despacho de origen. 19 CC T-661 de 2005. 13

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE 39.- Finalmente, la Sala realiza un enérgico llamado de atención a la Secretaría de la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Ibagué, dado que a pesar de que el sistema penal acusatorio está por cumplir 20 años de vigencia, aun persisten los equívocos en las formas de

notificación claramente establecidas en la Ley 906 de 2004, y se continúan ejerciendo prácticas que eran propias de la ley procesal anterior (edictos) y que adicionalmente tampoco son consideradas en las formas de notificación en el actual Código General del Proceso, si es que se pretende acudir a dicha regulación por la vía del principio de integración normativa. En mérito de lo expuesto, la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, RESUELVE Primero: DECLARAR desierto, por extemporáneo, el recurso extraordinario de casación promovido por el defensor de PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE y, en consecuencia, abstenerse de estudiar el libelo correspondiente.

Segundo: ADVERTIR que contra esta decisión procede el recurso de reposición.

Tercero: DEVOLVER el expediente al Tribunal de origen.

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PAOLA ANDREA TOVAR POLOCHE Notifíquese y cúmplase. Presidente 15

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NUBIA YOLANDA NOVA GARCÍA

Secretaria 17