CSJ - ATL1220-2026

SCLAJPT-11 V.00

LUIS BENEDICTO HERRERA DÍAZ Magistrado ponente

ATL1220-2026 Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02 Acta 7

Bogotá D. C., cuatro (4) de marzo de dos mil veintiséis (2026).

Sería del caso resolver la impugnación que el JUZGADO SEGUNDO LABORAL DEL CIRCUITO DE BARRANQUILLA interpuso contra la sentencia proferida el 26 de enero de 2026, dentro de la acción de tutela que LUZ MARINA GARCÍA AGUDELO promovió en su contra, de no ser porque se advierte una causal de nulidad que invalida lo actuado.

I. ANTECEDENTES

La gestora promovió la presente acción de tutela con el propósito de obtener el amparo de su s derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia, presuntamente vulnerados por la autoridad judicial convocada.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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En lo que interesa al pres ente trámite constitucional, del escrito de tutela y de las pruebas obrantes en el plenario se extrae que la promotora, el 2 de julio de 2025, presentó derecho de petición ante el estrado convocado en el que pidió que se le expidiera una «copia autenticada» del acta de conciliación, suscrita el «5 de marzo de 2005», entre ella y la Parroquia Nuestra Señora de Fátima , para transar las diferencias causadas por «[su] desvinculación laboral».

conciliación, suscrita el «5 de marzo de 2005», entre ella y la Parroquia Nuestra Señora de Fátima , para transar las diferencias causadas por «[su] desvinculación laboral».

El 23 de julio de 2025, el juzgado accionado le informó a la peticionaria que realizó una «búsqueda física» del referido trámite; sin embargo, « al no tener indicios » verificó en la Consulta de Procesos Nacional Unificada sin avizorar registro alguno; como constancia de ello , adjuntó las capturas de pantalla respectivas . También, pidió a la propulsora que informara « [el] número de 23 dígitos para una correcta individualización de cualquier proceso a cargo [del] despacho»

El 11 de agosto siguiente, la accionante informó que únicamente contaba con una «copia del acta de conciliación» y que no tenía « más información», tal y como lo indicó en la solicitud que radicó . Además, añadió que el juzgado convocado debe «responder por esa acta» en atención al deber que le asiste de « custodia de los expedientes y demás documentos».

El 6 de noviembre hogaño, la célula judicial encartada le reiteró a la propulsora lo comunicado el 23 de julio anterior.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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La tutelante censuró que la autoridad judicial convocada no ha resuelto la solicitud de expedición de copia auténtica del acta de conciliación.

Arguyó que requ iere « con urgencia » el aludido documento para iniciar las acciones legales pertinentes, toda

convocada no ha resuelto la solicitud de expedición de copia auténtica del acta de conciliación.

Arguyó que requ iere « con urgencia » el aludido documento para iniciar las acciones legales pertinentes, toda vez que la Parroquia Nuestra Señora de Fátima:

[…] después de tantos años de venir cumpliendo con el pago de la pensión, no está cancelando la cuota de la pensión completa, pues la cuota de la pensión es el salario mínimo, y ellos me están entregado únicamente $900.000, me desvincularon de la EPS porque la parroquia no continua con el pago de los aportes a la EPS.1

Manifestó que es una persona de «más de 70 años», que «tiene un hijo minusválido que sufre esquizofrenia» a su cargo, y que todavía no se encuentra vinculada al SISBEN.

Con base en tales supuestos, se extrae que lo pretendido por la accionante es que se ordene al Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla expedir la «copia auténtica» del acta de conciliación que suscribió «el 5 de marzo de 20 05» con la Parroquia Nuestra Señora de Fátima.

II. TRÁMITE Y DECISIÓN DE INSTANCIA

Por auto de 5 de noviembre de 2025, la Sala cognoscente admitió la presente queja constitucional y

1 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02 SCLAJPT-11 V.00 4 ordenó notificar al accionado, para que se pronunciara sobre los hechos allí descritos.

SCLAJPT-11 V.00 4 ordenó notificar al accionado, para que se pronunciara sobre los hechos allí descritos.

El Juez Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla señaló que, el 2 de julio y 11 de agosto de 2025, la convocante le solicitó copia de «un acta de conciliación correspondiente al año 2005».

Sostuvo que al responder el mentado pedimento, le indicó que luego de realizar una « búsqueda en los distintos sistemas virtuales de registro» y «en libros radicadores físicos» no encontró ese documento. Igualmente, dijo que le pidió a la accionante indicarle « el número de 23 dígitos para una correcta individualización de cualquier proceso a cargo de este despacho»

De otra parte, manifestó que:

[…] este Juzgado ha sido objeto de movimiento de oficinas aproximadamente a 3 espacios distintos, en diferentes edificios, circunstancia en la que es factible que la información solicitada haya sido traspapelada o pérdida. En un escenario como éste, su

H. Despacho debe tener en cuenta la máxima de derecho de que “nadie está obligado a lo imposible” y que, además, por parte del Juzgado se ha desplegado un nivel de diligencia visible en las respuestas que hemos emitido ante las peticiones, en los que todo aparecen constancia de los registros de búsqueda que se han efectuado sobre el punto.2

Por lo expuesto, indicó que no ha vulnerado derecho fundamental alguno a la convocante.

2 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

Por lo expuesto, indicó que no ha vulnerado derecho fundamental alguno a la convocante.

2 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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La Sala de primer grado, por sentencia de 2 0 de noviembre de 2025, tuteló los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia de la accionante, en consecuencia, dispuso lo que sigue:

[…] ORDENAR al Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, (…), o quien haga sus veces, para que dentro del término perentorio de un ocho (8) días siguiente a la notificación de la presente providencia, proceda a desplegar todas las actuaciones pertinentes para buscar y ubicar el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo.

TERCERO: Una vez sea ubicada la actuación procesal, SE ORDENA adoptar la decisión adecuada respecto de la solicitud radicada el día 2 de julio de 2025, esto es, la entrega de la copia del acta de conciliación debidamente autenticada, dentro del término de tres (3) días siguiente.

CUARTO: En el evento de que el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo no logre ser ubicado o se determine la pérdida total, el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, deberá inici ar el trámite procesal contemplado en el ordenamiento jurídico para su respectiva reconstrucción. Para esto, el juzgado contará con un término máximo de un (1) mes siguiente al vencimiento de los

Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, deberá inici ar el trámite procesal contemplado en el ordenamiento jurídico para su respectiva reconstrucción. Para esto, el juzgado contará con un término máximo de un (1) mes siguiente al vencimiento de los ocho (8) días otorgados para la búsqueda del expediente.3

En providencia CSJ ATL 2626-2025 de 16 de diciembre de 2025, esta Sala declaró la nulidad de las actuaciones surtidas en el presente trámite tuitivo a partir del auto admisorio de 5 de noviembre de 2025, quedando a salvo las pruebas obrantes en el expediente y las respuestas aportadas por las autoridades que fueron debidamente enteradas, tras avizorar que el juez de primer grado constitucional ordenó únicamente la notificación del Juzgado Segundo Laboral del

3 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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Circuito de Barranquilla y no realizó dicha actu ación respecto de la Parroquia Nuestra Señora de Fátima, pese a asistirle interés en la causa y serle extensiva la súplica.

Por auto de 13 de enero de 2026, la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Barranquilla avocó nuevamente el c onocimiento de la acción de tutela, ordenó notificar a la autoridad judicial accionada y a la Parroquia Nuestra Señora de Fátima, para que ejercieran su derecho de defensa y contradicción.

El Juzgado Segundo Laboral del Circuito de

notificar a la autoridad judicial accionada y a la Parroquia Nuestra Señora de Fátima, para que ejercieran su derecho de defensa y contradicción.

El Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla reiteró los argumentos que expuso en la respuesta que aportó inicialmente.

En el término concedido no se aportaron respuestas adicionales.

El a quo constitucional, por sentencia de 26 de enero de 2026, tuteló los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia de la accionante y resolvió:

[…] SEGUNDO: ORDENAR al Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, Doctor Samir José Oñate Rojas, o quien haga sus veces, para que dentro del término perentorio de cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación de la presente providencia, proceda a desplegar todas las actuaciones pertinentes para buscar y ubicar el expediente del proceso ordinario laboral ade lantado por la señora Luz Marina García Agudelo.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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TERCERO: Una vez sea ubicada la actuación procesal, SE ORDENA adoptar la decisión adecuada respecto de la solicitud radicada el día 2 de julio de 2025, esto es, la entrega de la copia del acta de conciliación debidamente autenticada, dentro del término de tres (3) días siguiente (sic).

CUARTO: En el evento de que el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo no logre ser ubicado o se determine la pérdida total, el Juzgado

término de tres (3) días siguiente (sic).

CUARTO: En el evento de que el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo no logre ser ubicado o se determine la pérdida total, el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, deberá iniciar el trámite procesal contemplado en el ordenamiento jurídico para su respectiva reconstrucción. Para esto, el juzgado contará con un término máximo de quince (15) días siguientes al vencimiento de las cuarenta y ocho (48) horas otorgadas para la búsqueda del expediente.

QUINTO: En caso de no ser impugnado el presente fallo, se ordena remitir el expediente dentro del término de Ley a la Corte Constitucional para su eventual revisión.

Explicó que de la copia del acta de conciliación que allegó la convocante pudo extraer que dich a diligencia se celebró el 1. ° de marzo de 2005, ante el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla; que intervinieron Luz Marina García Agudelo —en calidad de demandante — y Alfonso Rafael López Lara —en calidad de representante legal de la Parr oquia Nuestra Señora de Fátima — y que allí, se consignó el nombre de la jueza que, para la data mencionada, presidía el despacho.

Resaltó que en el aludido documento, se señaló:

[…] Seguidamente el señor juez observa que la conciliación anterior no ve rsa sobre derechos ciertos e indiscutibles, por lo que se imparte su aprobación, manifestando que esta hace tránsito a cosa juzgada de conformidad con los artículos 19 y 78

anterior no ve rsa sobre derechos ciertos e indiscutibles, por lo que se imparte su aprobación, manifestando que esta hace tránsito a cosa juzgada de conformidad con los artículos 19 y 78 del C.P.L. y S.S., se declara a paz y salvo a la sociedad demandada, se ordena desanotar de los libros radicadores que se llevan en el despacho y proceder al archivo del expediente.”Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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Seguidamente, aclaró que, aunque no se consignó el número de radicado que permitiera identificar el proceso, la información allí contenida permitía estab lecer que la conciliación se celebró:

[…] dentro del trámite de una demanda ordinaria laboral, pues solo puede ordenarse el archivo de un proceso que efectivamente existía y se encontraba en curso, lo que también se evidencia por su respectiva anotación en los libros radicadores. Resulta claro, entonces que, de no existir un expediente asociado, no habría sido posible impartir la orden de su respectivo archivo.

Luego, señaló que la «omisión del número de radicado no [podía] trasladarse a las partes», porque su consignación era responsabilidad de los funcionarios del despacho judicial y que «de haberse remitido el proceso al archivo central », debieron elaborar el «respectivo oficio» o dejar la anotación en los libros radiadores.

Acotó que conforme con lo establecido en el Acuerdo n. ° 1746 de 2003 —expedido por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura — los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales son

Acotó que conforme con lo establecido en el Acuerdo n. ° 1746 de 2003 —expedido por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura — los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales son responsables de la custodia y conservación de los expedientes judiciales.

Al efecto, concluyó que:

[…] pese a que no se conoce el número de radicado que identifique el proceso en el que intervino como demandante la hoy accionante, y menos aún, en donde se encuentra actualmente, la Sala puede concluir que dicho proceso oRadicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02 SCLAJPT-11 V.00 9 actuación estuvo a cargo del Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla.

En ese orden, sin duda, la pérdida, extravío o ausencia de ubicación del expediente afecta las garantías superiores de la señora Luz Marina García Agudelo, ya que sin él no es posible iniciar las acciones legales pertinentes que anuncia en su escrito de tutela.

De otra parte, seña ló que el juzgado accionado no demostró que efectuó la búsqueda del expediente extraviado de forma diligente porque «no aportó soportes que acreditaran consultas, verificaciones documentales o registros que permitieran corroborar la diligencia afirmada por el despacho no obstante todo el tiempo transcurido (sic)».

III. IMPUGNACIÓN

Inconforme con la anterior decisión, el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla la impugnó.

Criticó la decisión del a quo constitucional, porque, en su criterio «es incorrecto hablar de procedimiento laboral

Inconforme con la anterior decisión, el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla la impugnó.

Criticó la decisión del a quo constitucional, porque, en su criterio «es incorrecto hablar de procedimiento laboral ordinario, ya que la demandante simplemente solicita una copia archivada de una conciliación extraprocesal del año 2005».

Afirmó que la conciliación a la que se refiere la accionante, no se efectuó en virtud de un proceso ordinario laboral, sino que se dio por:

[…] las funciones que los juzgados tenían de actuar como conciliadores extraprocesales, pero debido a las diversas reformas laborales, los juzgados laborales ya no realizan dichasRadicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02 SCLAJPT-11 V.00 10 conciliaciones y se crearon los centros de conciliación separado de los juzgados, con el objetivo de hacer el proceso más efectivo y eficiente.4

Puntualizó que la propulsora ya contaba con una copia del acta de conciliación, que incluso aportó con el libelo genitor y recordó que, en el extinto trámite de conciliación extraprocesal, «se expedían 3 copias » que se entregaban « a todas las partes »; de ahí que « el anexo presentado por la accionante» cuente «plenamente como documento válido».

Reiteró que el despacho —desde la fecha de emisión del acta de conciliación ( 1.° de marzo de 20 05)— ha sido reubicado en distintas oficinas , por lo cual, es altamente probable que la información solicitada se hubiese «traspapelad[o]» o perdido.

acta de conciliación ( 1.° de marzo de 20 05)— ha sido reubicado en distintas oficinas , por lo cual, es altamente probable que la información solicitada se hubiese «traspapelad[o]» o perdido.

Por último, manifestó « la imposibilidad jurídica y material» de cumplir con la orden dada por el Tribunal.

IV. CONSIDERACIONES

Para esta Sala de la Corte es imperioso observar que, pese a la sumariedad del trámite de tutela, su desarrollo no escapa a las garantías constitucionales de todo proceso judicial, de manera que, si éste se ha surtido sin el conocimiento de cualquiera de las partes o de tercer os con interés en la decisión que tome el juez constitucional, dicha circunstancia comporta una violación al derecho de contradicción y defensa y, por ende, del debido proceso.

4 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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En dicha dirección, el artículo 16 del Decreto 2591 de 1991 ordena que todas las providencias que se profieran en desarrollo de la acción de tutela «se notificarán a las partes o intervinientes por el medio que el juez considere más expedito y eficaz», mandato de obligatorio acatamiento que no puede pasar por alto el juez constituci onal, so pena de dar lugar a la causal de nulidad prevista en el numeral 8.° del artículo 133 del Código General del Proceso, aplicable a estos asuntos por analogía.

Respecto de la nulidad por indebida notificación del auto admisorio de la demanda a las partes accionadas o a los

133 del Código General del Proceso, aplicable a estos asuntos por analogía.

Respecto de la nulidad por indebida notificación del auto admisorio de la demanda a las partes accionadas o a los terceros con interés, la Corte Constitucional, en sentencia CC

T-293-1994, estableció:

El objeto de tal notificación es el de asegurar la defensa de la autoridad o del particular contra quien actúa el peticionario y la protección procesal de los intereses de terceros que puedan verse afectados con la decisión (…) . (subrayado de la Sala)

En el sub-examine la controversia se contrae a determinar si el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barraquilla trasgredió los derechos fundamentales de la convocante, por no establecer la ubicación del acta de conciliación que suscribió el 5 de marzo de 2005 con la Parroquia Nuestra Señora de Fátima, ante ese estrado judicial.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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Frente a lo planteado, sea lo primero memorar que el Consejo Superior de la Judicatura, mediante Acuerdo 1746 de 2003, modificado por el Acuerdo PSAA14-10137 de 2014, reguló lo atinente a la ad ministración de documentos en la Rama Judicial. Directrices reiteradas en el Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, el cual tiene por objeto:

[…] definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la

[…] definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración de justicia. Así mism o constituyen un medio de acceso a la información judicial, de transparencia de la actuación y un medio indispensable para la construcción de la memoria institucional (…)

Además, regula las siguientes funciones:

4. De la administración. El Consejo Superior de la Judicatura dispondrá las herramientas necesarias para garantizar el registro, control, organización y administración de la documentación, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los principios de acceso a la información pública, transparencia y eficiencia en la gestión judicial y administrativa. (…)

10. De la competencia. Durante la etapa de trámite (archivos de gestión), son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados designados para dichos efectos en cada uno de los despachos judiciales y en las dependencias administrativas.

En las fases de Archivo Central e Histórico, lo serán los empleados de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y de las Direcciones Ejecutivas Seccionales o Coordinaciones, a quienes según sus funciones se les haya asignado dicha responsabilidad. (Negrillas de la Sala)Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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Coordinaciones, a quienes según sus funciones se les haya asignado dicha responsabilidad. (Negrillas de la Sala)Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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Para efectos del ciclo vital y la edad de los documentos, el acto administrativo describe que estarán a cargo de tres instancias de conservación, así:

1. Archivo de Gestión: cada despacho judicial o dependencia administrativa es responsable de los documentos y expedientes activos a su cargo.

1. Archivo Central: es responsabilidad de las

Direcciones Ejecutivas de Administración Judicial Nacional o Seccionales. Esta dependencia funciona como una « unidad que administra, custodia y conserva los documentos contenidos en cualquier sopo rte, con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que son transferidos por los administradores de los archivos de gestión (oficina productora) hasta que la documentación cumpla su tiempo de valoración.».

1. Archivo Histórico: a cargo del Comité N acional de Archivo o Comités Seccionales de Archivo, quienes disponen la conservación definitiva de los expedientes o documentos que deben conservarse permanentemente.

Ahora, pese a que es parte esencial de todo proceso judicial o administrativo la existencia de un expediente que respalde la emisión de alguna decisión de fondo (CC T328/2020), esta Sala no desconoce que, por diversasRadicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02 SCLAJPT-11 V.00 14 circunstancias, éste se puede extraviar -total o parcialmentey, por ende, su reconstrucción se convierte en una necesidad con el objeto de resguardar «los derechos de los ciudadanos

SCLAJPT-11 V.00 14 circunstancias, éste se puede extraviar -total o parcialmentey, por ende, su reconstrucción se convierte en una necesidad con el objeto de resguardar «los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados» (CC T-348/2020).

De acuerdo con lo expuesto, esta Sala avizora una indebida integración del contradictorio ante la falta de notificación del auto admisorio al Consejo Seccional de la Judicatura del Atlántico, a la Dirección Seccional de Administración Judicial de Barranquilla y su Oficina de Archivo Central, pues nótese que dichas entidades son las responsables del registro, control, organización y administración documental de los archivos judiciales , aspectos que se discuten en este trámite tuitivo.

En ese orden, es imperioso que se declare la nulidad de lo actuado para que el Tribunal perfeccione el contradictorio y decida nuevamente la controversia.

Lo anterior porque, de prosperar el amparo invocado, la decisión que se emita podría involucrarlos directamente , pues, es claro que les asiste interés en la presente causa y les es extensiva la súplica.

En ese orden, se hace necesario invalidar la actuación surtida a partir de l auto admisorio de 5 de noviembre de 2025, para que se rehaga el trámite con observancia al debido proceso y, en tal sentido, se vincule al Consejo Seccional de la Judicatura del Atlántico, la DirecciónRadicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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Seccional de Administración Judicial de Barranquilla y su

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Seccional de Administración Judicial de Barranquilla y su Oficina de Archivo Central, aclarándose que quedan a salvo las pruebas o brantes en el expediente, así como las respuestas allegadas por la autoridad convocada que fue debidamente enterada.

V. DECISIÓN

En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley,

RESUELVE

PRIMERO: DECLARAR LA NULIDAD de las actuaciones que se surtieron en este trámite preferente a partir de l auto admisorio de 5 de noviembre de 202 5, inclusive, quedando a salvo las pruebas obrantes en el expediente y las respuestas aportadas por las autoridades que fueron debidamente enteradas.

SEGUNDO: DEVOLVER las diligencias a la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Barranquilla , para que rehaga la actuación en la forma ordenada, previa notificación de las partes señaladas en la presente providencia.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-02

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TERCERO: NOTIFICAR esta decisión a los interesados y a los intervinientes, en la forma prevista en el artículo 16 del Decreto 2591 de 1991.

Notifíquese, publíquese y cúmplase.Firmado electrónicamente por:

del Decreto 2591 de 1991.

Notifíquese, publíquese y cúmplase.Firmado electrónicamente por:

VÍCTOR JULIO USME PEREA Presidente de la Sala

JUAN CARLOS ESPELETA SÁNCHEZ

LUIS BENEDICTO HERRERA DÍAZ

IVÁN MAURICIO LENIS GÓMEZ

CLARA INÉS LÓPEZ DÁVILAOMAR ÁNGEL MEJÍA AMADOR

MARJORIE ZÚÑIGA ROMERO

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