CSJ - SPL8787-2017

República de Colombia Corte Suprema de Justicia Sala Pieza

JOSÉ FRANCISCO ACUÑA VIZCAYA

Magistrado Ponente APL8787-2017 Acta No.32 No. 09 Ref.- Exp. 1100102300002016 00215-01 Bogotá D.C., siete (7) de diciembre de dos mil diecisiete (2017). Resuelve la Corte el recurso de apelación formulado contra el fallo de primera instancia proferido el 3 de agosto de 2016 por la Sala Civil Especializada en Restitución de Tierras del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Cúcuta en el proceso disciplinario seguido contra el Secretario de la misma, Tobías Leonardo Rincón Celis. I ANTECEDENTES 1.En el marco del proceso de restitución y formalización de tierras de Jairo de Jesús Ocampo Ramirez contra Andrea Carolina Garcia LaguadoRad. 54001222100320130005800, el Magistrado Ponente compulsó copias a la Presidencia del Tribunal Superior de Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 Cúcuta para que se investigara disciplinariamente al Secretario de la Sala, Tobías Leonardo Rincón Celis, por cuanto omitió incorporar al expediente, en el término legal, las solicitudes de aclaración de la sentencia emitida en el referido asunto el 10 de febrero de 2014, presentadas para el trámite correspondiente por la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras DespojadasTerritorial Norte de Santander-, el 21 y el 24 de febrero siguientes, inobservando el artículo 107 del Código de

Procedimiento Civil (fls. 2 y 3). Dichos memoriales se encontraron luego de enviar los oficios a las entidades encargadas de cumplir el fallo.

2. El Magistrado Puno Alirio Correal Beltrán, mediante proveído de 30 de julio de 2014 dispuso la apertura de indagación preliminar, a cuyo efecto decretó la práctica de pruebas (fls. 29 a 31).

3. Surtido dicho diligenciamiento, por auto del 1” de diciembre de 2014 se inició investigación disciplinaria contra el empleado, como presunto autor de la conducta omisiva antes descrita (fls. 68 a 70).

4. Tal decisión se notificó personalmente al querellado el 2 de diciembre de 2014 (fls. 71 y 72), y el 22 de mayo de 2015 se ordenó el cierre de la investigación (fls. 89 y 90). Este último proveido lo impugnó en reposición el afectado (fl. 92), pero fue desestimado en decisión del 28 de mayo siguiente (fls. 94 a 99).

5. El 19 de junio del mismo año, el Tribunal formuló pliego de cargos (fls. 101 a 123), el cual se concretó en lo

2 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 siguiente: [Piresunta violación en forma culposa de los deberes contemplados en los numerales 1,2,5 y 15 del artículo 153 de la Ley 270 de 1996 por no haber pasado al despacho del magistrado ponente el proceso radicación 54001-22-21-0032013-00058-00 que ingresó a la Secretaría de la Sala Civil Especializada en Restitución de Tierras del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Cúcuta-Norte de Santander el día diez (10) de febrero de dos mil catorce (2014) para efectos de notificar la sentencia allí proferida, donde permaneció hasta el día doce (12) de mayo del año precitado a pesar de haberse formulado solicitud de aclaración y corrección de sentencia promovidas por la parte solicitante y la parte opositora respectivamente, lapso durante el cual el señor Tobías Leonardo Rincón Celis se desempeñó como Secretario de la precitada Sala.

6. El afectado, en ejercicio del derecho de defensa presentó descargos, solicitando además que fuera escuchado en versión libre y la práctica de algunos testimonios.

7. Tal petición la rechazó el Tribunal, luego de calificar como «superflua» la versión libre; de un lado porque consideró que su práctica era potestativa del juez disciplinario, y del otro, por cuanto no fue debidamente motivada la petición. Los testimonios también los desechó al estimarlos innecesarios, tras indicar que con ellos pretendía el disciplinado probar negaciones indefinidas, cuya demostración radicaba en el agente investigador.

8. Contra esta determinación el interesado interpuso recurso de reposición y en subsidio apelación. El recurso horizontal lo decidió desfavorablemente el a quo y concedió

3 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 la alzada ante esta Corporación que, mediante proveído del

9 de diciembre de 2015, la revocó y ordenó a este último la práctica de tales diligencias.

9. Cumplido lo anterior (fis. 156 a 175), luego de correr traslado para alegatos de conclusión, el 3 de agosto de 2016 el Tribunal emitió fallo de primera instancia (fls. 183 a 193), a través del cual le impuso al servidor judicial la sanción de «amonestación escrita al considerar, con fundamento en la versión libre rendida por el disciplinado, los testimonios y demás pruebas recaudadas, que incurrió de manera culposa y leve, en la infracción a los deberes consagrados en los numerales 1,2,5 y 15 del artículo 153 de la Ley 270 de 1996, por incumplimiento del precepto contenido en el artículo 107 del Código de Procedimiento

Civil.

10. Notificada personalmente la decisión, el interesado formuló recurso de apelación, concedido para ante la Sala Plena de la Corte Suprema de Justicia (fl. 203).

II. PROVIDENCIA RECURRIDA Encontró acreditada el Tribunal la responsabilidad del doctor Rincón Celis, Secretario de la Sala Civil Especializada en Restitución de Tierras, pues si bien podía delegar en sus subalternos ciertas tareas propias de la dependencia a su cargo, por ejemplo el recibo de correspondencia y todo lo que ello eventualmente comporta

(radicación de recursos, solicitudes de aclaración, adición y corrección o cualquier otra solicitud importante que debiera 4 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 ser resuelta en los términos de ley), tal circunstancia no lo

exoneraba del deber de «controlar los términos que allí transcurren frente a los diferentes trámites que deben surtir los procesos debidamente reglados por el Código de Procedimiento Civil y por la Ley 1448 de 2011», como ocurre en el caso previsto en el artículo 107 de la primera normatividad referida, el cual le impone a dicho empleado la obligación de hacer «constar la fecha de presentación de los memoriales que reciba», de los que «sólo pasará al despacho de modo inmediato y con el respectivo expediente, aquellos que requieran decisión». Por lo anterior, no encontró admisible la excusa del implicado fundada en que él no recibió los documentos y que como los mismos se ubicaron en un sitio diferente al expediente, no pudo darles el trámite correspondiente. Tampoco halló justificación a su omisión en la inexistencia de un manual de funciones en la dependencia a su cargo y que las instrucciones de funcionamiento de la misma eran impartidas por los Magistrados, en relación con lo cual aclaró que «das alegadas instrucciones verbales que se mencionan en el desarrollo de la actuación procesal no podrían desconocer la ley, siendo imperativa la existencia de aquellas instrucciones en virtud de las formas en que constitucional y legalmente se expresa la función administrativa», Concluyó entonces que la culpabilidad atribuida al investigado lo fue por negligencia y descuido, pues el inadecuado control de ingreso y despacho de la correspondencia en la oficina a su cargo, le impidió cumplir conforme a la ley con el trámite de los memoriales de adición y corrección de la sentencia en el caso aqui referido. 5

Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01

III. EL RECURSO DE APELACIÓN El interesado presentó recurso de apelación contra el fallo de primera instancia mediante memorial visible a folios 197 a 201, solicitando que sea revocado. Los

argumentos son los siguientes:

1. Se violó el debido proceso por cuanto el fallo fue proferido fuera del término previsto en el artículo 169 A de la Ley 734 de 2002, es decir después de «wmeinte (20) días hábiles siguientes al vencimiento del término de traslado para presentar alegatos de conclusión».

2. También porque a pesar de que «no se encuentra demostrado dentro del plenario la existencia de los memoriales y/o consecutivos, pues no se estableció si se encontraban en la carpeta de control de los mismos (AZ) o no (14-00320 Y 1400333), o si estos se encontraban salteados o repetidos» se le atribuyó «+a omisión del deber de cuidado en su registro y radicación para su búsqueda oportuna».

Precisó al respecto que «si (...) la responsabilidad que se me endilga pudiera admitirse con tal criterio, tampoco resultaría entonces exonerado de tal responsabilidad el honorable magistrado que compulsó la copia, pues de él también debe predicarse la debida diligencia. El a quo debió tener en cuenta que esa Sala especializada no maneja un solo proceso, y que se reciben memoriales para todos los asuntos, aclarando que el consecutivo no se utiliza para uno solo de ellos, sino que se coloca indistintamente. Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01

Además, tratándose de un «colectivo de personab, la secretaría funciona en equipo, scada empleado cumple una responsabilidad y por eso quien atiende público en su debido momento debe pasar los memoriales a secretaria, y fue esto lo que no ocurrió con relación al asunto materia de investigación, pues el empleado que lo recibió no lo pasó en el momento y [entró] al despacho sin tal memoriab, pero no por su negligencia pues a pesar de indagar al personal si se había recepcionado algún documento, «estos manifestaron que no. A ello debia darle credibilidad, de lo contrario «a oficina se convertiría en un caos, y entonces el secretario tendría que pasar escritorio por escritorio a revisar si habían documentos sin pasar a secretaría, buscar en las gavetas de los escritorios de los empleados, y hasta llamar a los abogados que posiblemente asistieron en cada fecha, para que no se me tilde de negligente». Afirma finalmente que no se tuvo en cuenta que el escaneo de los expedientes y memoriales comenzó a operar a finales del 2014 hasta la fecha, precisamente por lo ocurrido en este caso, y también que se abolió el consecutivo en la primera página de aquéllos, llevándose actualmente una planilla con ciertos datos de control. Se duele de que no se hayan practicado +odas las pruebas necesarias», y que no se hubiera tenido en cuenta que el documento «sí fue recibido por un empleado que debió haber puesto la firma o nota de recibido, lo cual le permite individualizar quien lo hizo y requerirlo para que dé las explicaciones de porque no lo agregó al proceso», de alli que «no existe» responsabilidad de su parte.

Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01

IV. CONSIDERACIONES

1. Competencia Las Corporaciones Judiciales en la mayoría de sus decisiones proferidas en el ejercicio de funciones administrativas son autónomas y, en consecuencia, no tienen frente a ellas superior jerárquico que las revise, a excepción de las actuaciones disciplinarias y la calificación de servicios de empleados judiciales, atendiendo las directrices que en ese sentido esgrimió la Sala de Consulta y Servicio Civil (C.E. Auto oct. 2 de 2014. Rad. 1100102300002014-00121-00, entre otros), en relación con las cuales sí es procedente la alzada, como ocurre en este asunto de carácter disciplinario.

2. Procedencia de la Apelación De conformidad con lo dispuesto en el artículo 115 de la Ley 734 de 2002: El recurso de apelación procede únicamente contra las siguientes decisiones: la que niega la práctica de pruebas solicitadas en los descargos, la decisión de archivo y el fallo de primera instancia.

En el presente caso, la impugnación se interpuso contra el fallo de primera instancia proferido por la Sala Civil Especializada en Restitución de Tierras del Tribunal Superior de Cúcuta el 3 de agosto de 2016, en virtud del cual sancionó al disciplinado con amonestación escrita. Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01

3. La falta disciplinaria El artículo 23 de la Ley 734 de 2002, establece que «[cjonstituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e

imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en este Código que conlleve el incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad contempladas en el artículo 28 del presente ordenamiento»,

4. Alcance del Derecho Disciplinario El ámbito de regulación de este último comprende: 1) las conductas configurativas de falta disciplinaria; 1) las sanciones aplicables según la naturaleza de la falta y ti) el proceso o conjunto de normas sustanciales y procesales que aseguran la garantía constitucional del debido proceso y regulan el procedimiento a través del cual se deduce la correspondiente responsabilidad disciplinaria.

5. El caso concreto Al investigado en este caso se le imputó: La presunta violación en forma culposa de los deberes contemplados en los numerales 1,2,5 y 15 del artículo 153 de la Ley 270 de 1996 por no haber pasado al despacho del magistrado ponente el proceso radicación 54001-22-21-0032013-00058-00 que ingresó a la Secretaría de la Sala Civil

Especializada en Restitución de Tierras del Tribunal Superior 9 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 del Distrito Judicial de Cúcuta-Norte de Santander el día diez (10) de febrero de dos mil catorce (2014) para efectos de notificar la sentencia allí proferida, donde permaneció hasta el

día doce (12) de mayo del año precitado a pesar de haberse formulado solicitud de aclaración y corrección de sentencia promovidas por la parte solicitante y la parte opositora respectivamente. En su impugnación, el doctor Rincón Celis planteó en síntesis, dos argumentos de inconformidad contra la decisión de primera instancia por violación al debido proceso: iY El fallo se profirió fuera del término previsto en el articulo 169 A de la Ley 734 de 2002, el cual dispone que ello debe ocurrir dentro de los «weinte (20) días hábiles siguientes al vencimiento del término de traslado para presentar alegatos de conclusión». Pese a lo anterior, transcurrieron 22 días para la emisión de la sentencia (teniendo en cuenta que la nueva magistrada ponente se posesionó el 1% de julio de 2016), motivo por el cual, lo que procedía en tal caso era el «archivo definitivo, más aún si se tiene en cuenta que no reposa constancia alguna en el expediente de «suspensión de términos, nulidad y/o asignación de ponente» entre el 3 y el 30 de junio, con ocasión de la renuncia al cargo por parte del Magistrado Puno Alirio Correal Beltrán. Sobre el particular, cumple señalar que si bien es cierto el señalamiento de los términos determina las etapas y plazos dentro de las cuales se desarrollan las actuaciones 10 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 a efecto de garantizar la seguridad jurídica de los asociados!, también lo es que el incumplimiento de los

mismos, per se, no significa el quebrantamiento del derecho al debido proceso de los encartados, ni mucho menos que traiga como consecuencia el archivo de la actuación. Frente a este tema señaló la Corte Constitucional: Del solo hecho que un término procesal se inobserve, no se sigue, fatalmente, la conculcación de los derechos fundamentales de los administrados pues tal punto de vista conduciría al archivo inexorable de las investigaciones por vencimiento de términos y esto implicaría un sacrificio irrazonable de la justicia como valor superior y como principio constitucional?”?2, En primer lugar, se debe referir que en el presente caso la eventual demora que alega el recurrente la justifica el hecho de que la nueva Magistrada Ponente se posesionó en el cargo el 1” de julio de 2016 (fl. 206), y como quiera que la decisión correspondía proferirla a la Sala, estaba sujeta al conocimiento del proyecto por los restantes Magistrados, cuyo texto se les entregó el 11 de los mismos mes y año (fl. 205), y a su posterior estudio y aprobación por parte de la misma. En segundo, no se encuentra señalado por el legislador que el incumplimiento del artículo 169A del CUD tenga la consecuencia aludida por el disciplinado, la norma simplemente prevé que el fallo se debe producir dentro del ! Corte Constitucional Marzo 12 de 2012 “En función del tiempo no sólo se crean y modifican los derechos procesales concretos, sino que también se los extingue, por lo cual se hace necesario que lal ey procesal establezca unos plazos o términos, con el fin de que el proceso se realice dentro de una

secuencia lógica ordenada y con la oportunidad y celeridad que de conformidad con los artículos 29 y 228 de la Constitución Política demanda el ejercicio de la función de administrar justicia. Aunque es de anotar, que los principios de eficacia y celeridad que informan el proceso judicial y que se infieren de los preceptos aludidos, igualmente tienen su fundamento en el articulo 209 de la Carta Política, pues los postulados rectores de la función administrativa también tienen operancia en el desarrollo de la función jurisdiccional, como manifestaciones que son del poder del Estado. ([...].” 2 Corte Constitucional. SU-901/05. M.P Jaime Córdova Triviño 11 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 plazo previsto. Obviamente que no se desconoce la importancia del cumplimiento de los términos por parte del investigador, no obstante en el presente caso esta circunstancia no conduce a la vulneración de los derechos del disciplinado, no se observa que haya sido injustificado el plazo para adoptar la decisión, así como tampoco que haya quedado indefinidamente sub judice, razones suficientes para desestimar el argumento del recurrente. ti) Se le atribuyó la omisión del deber de cuidado en el registro y radicación de los memoriales que permitiera su búsqueda oportuna, y no se tuvo en cuenta que fueron recibidos por un empleado de la Secretaría, distinto a él, cuya firma aparece estampada en los documentos, quien no los agregó al expediente; tal circunstancia permitía individualizarlo y requerirlo para que diera las explicaciones de rigor e iniciar en su contra el proceso correspondiente;

por el contrario, se le inculpó a él de una responsabilidad que no existe. Además, el a quo debió tener en cuenta que esa Sala especializada no maneja un solo proceso y que se reciben memoriales para todos los asuntos, aclarando que el consecutivo no se utiliza para uno solo de ellos sino que se coloca indistintamente. Sobre este aspecto se tienen los siguientes elementos demostrativos: a) A folios 4 a 8 obran copias de los memoriales de «aclaración» y «reconsideración» formulados contra la sentencia de 10 de febrero de 2014 en el proceso de restitución de tierras radicado con el No. 12 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 54001222100322013005800. b) Con fecha 13 de mayo de 2014, se nota el informe secretarial suscrito por el doctor Tobías Leonardo Rincón Celis (fls. 11 y 12), indicando que al momento de levantar la constancia de ejecutoria de la sentencia, las solicitudes antes referidas no obraban en el expediente; y que se encontraron posteriormente cuando verificaba que los oficios a las entidades encargadas del cumplimiento de aquella se hubieran enviado, estaban ubicadas «debajo de otros expedientes» motivo por el cual no se les dio el trámite respectivo a pesar de que se presentaron oportunamente. Aludió también que a raíz de lo sucedido, hizo el llamado de atención a los empleados de la Secretaría y les reiteró varias recomendaciones sobre el manejo de los memoriales en procura de que no se vuelvan a presentar eventos como el presente, advirtiendo que a veces es imposible tener el control permanente de todo dada la

congestión que se presenta en esa dependencia ante los muchos procesos que alli se manejan. c) Obra igualmente la versión libre del doctor Rincón Celisó, quien justificó lo ocurrido explicando lo siguiente: [LJos documentos que fueron allegados al proceso de los cuales no tuve conocimiento, (...) dichos documentos fueron encontrados por uno de los empleados de la Secretaría quien no recuerdo, en lugar diferente a ser legajados en el expediente, es decir estaban en una parte ajena al proceso, fueron recibidos por Martín Villamizar el 3 Fls 156,157, 169 a 173 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 notificador (...), uno de los documentos, y el otro documento por el judicante (...) Miguel Ángel no recuerdo sus apellidos, desconozco qué trámite o manejo le dieron a los mismos, pues no fueron incorporados al proceso; así mismo, el procedimiento que debía hacerse era el de revisar si se había allegado documentación alguna antes de proceder a librarse los oficios a las entidades pertinentes del cumplimiento de la sentencia. (...) [Ljas instrucciones que siempre se han mantenido en dicha secretaría consistían en que la persona que recibiera documentos debía darle el trámite, es decir, ubicarlo en el expediente e informar del trámite del mismo (...). [...) [Cjomo lo he venido exponiendo, nadie está obligado a lo imposible, por cuanto al desconocer la existencia de dichos documentos no podía prever lo que debía hacer, a pesar de haberse impartido y reiterado las órdenes con respecto al manejo

de los documentos allegados au los diferentes procesos, resaltando que apenas se tuvo conocimiento de esta novedad, inmediatamente se informó al magistrado ponente. (...). Sí deseo agregar y resaltar que no he faltado a mis deberes por cuanto considero que ejercí mis funciones en el ámbito de lo humanamente posible, por cuanto nunca tuve conocimiento de dichos documentos para haberles dado el trámite correspondiente. d) En declaración ofrecida por Juan Martín Villamizar Carrillo, citador grado 4 de la secretaría, al respecto señaló: Mis funciones eran notificar personalmente, realizar correo, recibir en mis turnos respectivos de atención al público correspondencia, memoriales y todos los documentos, adjuntar las notificaciones dentro del expediente, apoyar a los compañeros para la atención al público, archivar (...) creo que para esa época mis funciones de recibir correspondencia eran los martes y fls. 158 a 161 14 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 miércoles en horas de la mañana, lo recuerdo bien porque en las tardes era el ingeniero Javier no recuerdo el apellido quien recibía la correspondencia (...). Cuando no había judicante, si yo recibía en mi turno yo buscaba el proceso y si estaba en notificaciones lo dejaba encima del expediente amarrado y si ya estaba notificado lo ingresaba dentro del expediente previamente verificado si correspondía lógicamente y cuando existían los judicantes a ellos se les pasaba el memorial para que lo ingresaran dentro de los expedientes (...). Cada uno se debía personalizar de los memoriales que recibieran así no tuvieran tumo el que lo tuviera se

responsabilizaba. e) Por su parte, Miguel Ángel Meza Gómez, quien fungía para la época de los hechos en calidad de judicante, al ser indagado respecto a uno de los memoriales en comento, aceptó que fue él quien lo recepcionó y lo dejó al encargado del turno para su trámite?. Textualmente dijo: Sí es mi firma, pero yo lo entregué a la persona que estaba de turno para la atención al público el mismo día de recibo del memorial porque yo también le di radicación y lo metí en el sistema que se llevaba de recepción de memoriatles (...). [Ejn lo que ellos tenían era la persona estipulada para el turno y a esa persona se lo dejé en el escritorio (...) [aunque manifiesta no recordar el nombre del empleado]. Lo recibi porque la persona de tumo no se encontraba en la secretaría pero el memonal se le dejó en el escritorio quien le debía dar el trámite respectivo porque allá nadie le acomodaba a ninguna persona ningún documento que se allegara en su turno (...) en ese momento yo lo recibí, le tomé la respectiva copia le di el consecutivo de memoriales recibidos y el memorial original lo puse en el escritorio de la persona de turno, después lo registré en el sistema y archivé la copia en un AZ (...). (Negrilla fuera del texto). Teniendo en cuenta lo anterior, revisada la actuación cumplida en esta investigación, desde ya se anticipa decisión Fils. 163 a 168 15 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 favorable al disciplinado pues si bien se evidenció la falta de trámite a los memoriales tantas veces referidos, la misma se

halla justificada a razón de factores ajenos a su voluntad, que impiden por tanto calificar al doctor Rincón Celis como negligente o descuidado. En efecto, de la versión libre rendida por este último y las declaraciones del judicante y del notificador de la dependencia a su cargo, se tiene que para la época de los hachos existian turnos e instrucciones especificas para la recepción y diligenciamiento de memoriales en los procesos que alli se manejaban; eventualmente, otros empleados podian recibirlos cuando el de turno no podía hacerlo, caso en el cual debían ubicar el expediente, agregar el documento y entregarlo al encargado para que éste le diera el trámite correspondiente. Es del caso señalar al respecto que, como ocurre usualmente en la práctica, en los despachos judiciales es necesario delegar ciertas tareas en los colaboradores. Por tal razón, es lógico entender que bajo el principio de confianza que rige las relaciones sociales, en especial las de carácter laboral, el trabajo en equipo implica el reparto de tareas entre los integrantes del grupo y la posibilidad de llegar a suponer fundadamente el correcto desempeño de las actividades asignadas por parte de aquellos a quienes les corresponde la responsabilidad de ejecutarlas. Lo contrario, esto es, el control exagerado del superior sobre las labores fijadas a los demás empleados o la suspicacia frente a las actuaciones de los mismos, dificultaría la buena marcha de la administración pública: 16 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 «La importancia del principio de confianza y su aplicación en

materia de la función pública [es] elemento esencial para hacer posible el reparto de trabajo y la distribución de funciones que faciliten la realización de los cometidos estatales, pues de lo contrario se entrabaría la buena marcha de la administración pública al someter al funcionario a escudriñar cada una de las actuaciones y tareas realizadas por los demás sujetos intervinientesó. En este caso eso no sucedió pues los memoriales referidos, aun cuando fueron presentados oportunamente y recibidos por las personas que colaboraban al Secretario, sin embargo no cumplieron con la instrucción de añadirlos al expediente y pasarlos para su diligenciamiento; contrario a ello, los ubicaron en un lugar diferente y fueron encontrados posteriormente «debajo de otros expedientes»; una vez advertida la irregularidad por parte del implicado, de manera inmediata informó de lo ocurrido al magistrado ponente en orden a que se adoptaran los correctivos del caso. Nótese que el judicante Miguel Ángel Meza aceptó que la firma de uno de los memoriales atinente a la recepción del mismo era la suya, pero que luego de radicarlo no supo qué pasó después porque, según afirmó, lo dejó al empleado de turno, aunque no indicó quién fue esta persona porque no recodaba su nombre. Asi las cosas, es dable concluir que si bien es cierto, de conformidad con el estatuto procesal” la responsabilidad del Rad. 161-4266 PGN Septiembre 2 de 2010 7 C.P.C. Art. 107. Modificado. Decr. 2282 de 1989, art. 1”, mod. 56. Modificado, Ley 794 de 2003, art. 12. «El secretario hará constar la fecha de presentación de los memoriales que

reciba, pero sólo pasará al despacho de modo inmediato y con el respectivo expediente, 17 Exp. No. 11 001 02 30 000 2016 00215 01 trámite de los memoriales y su paso oportuno al despacho corresponde al Secretario, en el asunto que ocupa la atención de la Sala al doctor Rincón Celis le fue imposible cumplir tal cometido porque los empleados de la dependencia encargados de recibirlos y anexarlos al expediente hicieron caso omiso a la instrucción previamente impartida sobre el particular, como ya se precisó. Dicha conducta no puede trasladarse, sin más, a quien confiaba que estos cumplian sus funciones conforme al deber que les asistia y al sentido de pertenencia por la institución. No puede perderse de vista, que una vez tuvo noticia sobre el extravío del memorial, el disciplinado optó por informar de lo sucedido al Magistrado a cargo del proceso, y diseñar un control adicional a los previamente establecidos, a fin de precaver la futura ocurrencia de casos similares, con lo cual lejos de mostrar ineficiencia o desidia en el desempeño de la función, denotó con tal actitud compromiso con la delicada misión encomendada, de la cual, como de ello da cuenta el expediente, durante su vinculación al servicio del Tribunal no ha merecido llamados de atención, ni sanciones o procesos disciplinarios, o que se hubieren presentado aquellos que requieran decisión o los agregará a éste si se encuentra allí para que resuelva simultáneamente todas las peticiones pendientes. Los demás escritos y comunicaciones que

no contengan una solicitud o no requieran de un pronunciamiento se agregarán al expediente por el secretario sin necesidad de auto que lo ordene. Sin embargo, cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término común, el secretario deberá esperar a que éste transcurra en relación con todas las partes. La presentación personal de los escritos que la requieran, deberá hacerse en la forma y con los efectos indicado para la demanda en el articulo 84. Cuando el escrito se envíe desde un lugar diferente al de la autoridad judicial a la cual va dirigido el original del mismo podrá transmitirse por cualquier medio después de haber sido autenticado como se expresa en el inciso anterior; en ese caso se aplicará lo dispuesto en la parte final del inciso primero del artículo 84. El juez podrá, de oficio o a solicitud de parte, ordenar a la oficina remitente que le envíe fotocopia autenticada por ésta del original del telegrama. Los despachos que cuenten con medios técnicos, podrán utilizarlos para recibir memoriales en los términos que acuerde el Co