CSJ - STL14990-2026

SCLAJPT-11 V.00

LUIS BENEDICTO HERRERA DÍAZ Magistrado ponente

STL14990-2026 Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03 Acta 26

Bogotá D. C., veintitrés (23) de julio de dos mil veintiséis (2026).

La Sala resuelve la impugnación presentada por el JUZGADO SEGUNDO LABORAL DEL CIRCUITO DE BARRANQUILLA contra el fallo proferido el 9 de junio de 2026 por la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de la misma ciudad, dentro de la acción de tutela que LUZ MARINA GARCÍA AGUDELO promovió en su contra.

I. ANTECEDENTES

La gestora promovió la presente acción de tutela con el propósito de obt ener el amparo de su s derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia, presuntamente vulnerados por la autoridad judicial convocada.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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En lo que interesa al presente trámite constitucional, del escrito de tutela y de las pruebas obrantes en el plenario se extrae que la promotora, el 2 de julio de 2025, presentó derecho de petición ante el estrado accionado en el que pidió que se le expidiera una «copia autenticada» del acta de conciliación, suscrita el «5 de marzo de 2005 (sic)», entre ella y la Parroquia Nuestra Señora de Fátima , para transar las

que se le expidiera una «copia autenticada» del acta de conciliación, suscrita el «5 de marzo de 2005 (sic)», entre ella y la Parroquia Nuestra Señora de Fátima , para transar las diferencias causadas por «[su] desvinculación laboral».

El 23 de julio de 2025, el juzgado accionado le informó a la peticionaria que realizó una «búsqueda física» del referido trámite; no obstante, «al no tener indicios del mismo» verificó en la Consulta de Procesos Nacional Unificada, sin avizorar registro alguno ; c omo constancia de ello , adjuntó las capturas de pantalla respectivas . También, pidió a la propulsora que informara «[el] número de 23 dígitos para una correcta individualización de cualquier proceso a cargo [del] despacho»

El 11 de agosto siguiente, la accionante informó que únicamente contaba con una «copia del acta de conciliación» y que no tenía « más información», tal y como lo indicó en la solicitud que radicó . Además, añadió que el juzgado convocado debe «responder por esa acta» en atención al deber que le asiste de « custodia de los expedientes y demás documentos».

El 6 de noviembre hogaño, la célula judicial encartada le reiteró a la propulsora lo comunicado el 23 de julio anterior.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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La tutelante censuró que la autoridad judicial convocada no ha resuelto lo atinente a la copia del acta de conciliación que requirió.

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La tutelante censuró que la autoridad judicial convocada no ha resuelto lo atinente a la copia del acta de conciliación que requirió.

Arguyó que necesita «con urgencia » el aludido documento para iniciar las acciones legales pertinentes, toda vez que la Parroquia Nuestra Señora de Fátima:

[…] después de tantos años de venir cumpliendo con el pago de la pensión, no está cancelando la cuota de la pensión completa, pues la cuota de la pensión es el salario mínimo, y ellos me están entregado únicamente $900.000, me desvincularon de la EPS porque la parroquia no cont inua con el pago de los aportes a la EPS.1

Manifestó que es una persona de «más de 70 años», que «tiene un hijo minusválido que sufre esquizofrenia» a su cargo y que todavía no se encuentra vinculada al SISBEN.

Con base en tales supuestos, se extrae que lo pretendido por la accionante es que se ordene al Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla expedir la «copia auténtica» del acta de conciliación que suscribió , «5 de marzo de 2005 (sic)», con la Parroquia Nuestra Señora de Fátima.

II. TRÁMITE Y DECISIÓN DE INSTANCIA

Por auto de 5 de noviembre de 2025, la Sala cognoscente admitió la presente queja constitucional y

1 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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cognoscente admitió la presente queja constitucional y

1 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

SCLAJPT-11 V.00 4 ordenó notificar al juzgado accionado, para que se pronunciara sobre los hechos allí descritos.

El Juez Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla señaló que, el 2 de julio y 11 de agosto de 2025, la convocante le solicitó copia de «un acta de conciliación correspondiente al año 2005».

Sostuvo que, al responder el mentado pedimento, le indicó que luego de realizar una « búsqueda en los distintos sistemas virtuales de registro» y «en libros radicadores físicos» no encontró ese documento. Igualmente, dijo que le pidió a la accionante indicarle « el número de 23 dígitos para una correcta individualización de cualquier proceso a cargo de este despacho»

De otra parte, manifestó que:

[…] este Juzgado ha sido objeto de movimiento de oficinas aproximadamente a 3 espacios distintos, en diferentes edificios, circunstancia en la que es factible que la información solicitada haya sido traspapelada o pérdida. En un escenario como éste, su

H. Despacho debe tener en cuenta la máxima de derecho de que “nadie está obligado a lo imposible” y que, además, por parte del Juzgado se ha desplegado un nivel de diligencia visible en las respuestas que hemos emitido ante las peticiones, en los que todo aparecen constancia de los registros de búsqueda que se han efectuado sobre el punto.2

Juzgado se ha desplegado un nivel de diligencia visible en las respuestas que hemos emitido ante las peticiones, en los que todo aparecen constancia de los registros de búsqueda que se han efectuado sobre el punto.2

Por lo expuesto , indicó que no ha vulnerado derecho fundamental alguno a la convocante.

2 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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La Sala de primer grado, por sentencia de 2 0 de noviembre de 2025, tuteló los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia de la accionante, en consecuencia, dispuso lo que sigue:

[…] ORDENAR al Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, (…), o quien haga sus veces, para que dentro del término perentorio de ocho (8) días siguiente a la notificación de la presente providencia, proceda a desplegar todas las actuaciones pertinentes para buscar y ubicar el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo.

TERCERO: Una vez sea ubicada la actuación procesal, SE ORDENA adoptar la decisión adecuada respecto de la solicitud radicada el día 2 de julio de 2025, esto es, la entrega de la copia del acta de conciliación debidamente autenticada, dentro del término de tres (3) días siguiente.

CUARTO: En el evento de que el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo no logre ser ubicado o se determine la pérdida total, el Juzgado

término de tres (3) días siguiente.

CUARTO: En el evento de que el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo no logre ser ubicado o se determine la pérdida total, el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, deberá inici ar el trámite procesal contemplado en el ordenamiento jurídico para su respectiva reconstrucción. Para esto, el juzgado contará con un término máximo de un (1) mes siguiente al vencimiento de los ocho (8) días otorgados para la búsqueda del expediente.3

En providencia CSJ ATL 2626-2025 de 16 de diciembre de 2025, esta Sala declaró la nulidad de las actuaciones surtidas en el presente trámite tuitivo a partir del auto admisorio de 5 de noviembre de 2025, quedando a salvo las pruebas obrantes en el expediente y las respuestas aportadas por las autoridades que fueron debidamente enteradas, tras avizorar que el juez de primer grado constitucional ordenó únicamente la notificación del Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla y no realizó dicha actuación

3 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

SCLAJPT-11 V.00 6 respecto de la Parroquia Nuestra Señora de Fátima, pese a asistirle interés en la causa y serle extensiva la súplica.

Por auto de 13 de enero de 2026, la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Barranquilla avocó el conocimiento de la acción de tutela, ordenó notificar a la

Por auto de 13 de enero de 2026, la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Barranquilla avocó el conocimiento de la acción de tutela, ordenó notificar a la autoridad judicial accionada y a la Parroquia Nuestra Señora de Fátima, para que ejercieran su derecho de defensa y contradicción.

El Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla reiteró los argumentos que expuso en la respuesta que aportó inicialmente.

En el término concedido no se aportaron respuestas adicionales.

Por sentencia de 26 de enero de 2026, el juez de primer grado constitucional concedió el amparo deprecado por la tutelante, y ordenó al Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla:

[…] que dentro del término perentorio de cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación de la presente providencia, proceda a desplegar todas las actuaciones pertinentes para buscar y ubicar el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo.

TERCERO: Una vez sea ubicada la actuación procesal, SE ORDENA adoptar la decisión adecuada respecto de la solicitud radicada el día 2 de julio de 2025, esto es, la entrega de la copia del acta de conciliación debidamente autenticada, dentro del término de tres (3) días siguiente.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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CUARTO: En el evento de que el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo no

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CUARTO: En el evento de que el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo no logre ser ubicado o se determine la pérdida total, el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, deberá iniciar el trámite procesal contemplado en el ordenamiento jurídico para su respectiva reconstrucción. Para esto, el juzgado contará con un término máximo de quince (15) días siguientes al vencimiento de las cuarenta y ocho (48) horas otorgadas para la búsqueda del expediente.

Ulteriormente, por auto CSJ ATL1220 -2026 de 4 de marzo de 2026, esta Sala nuevamente declaró la nulidad de lo actuado tras estimar necesaria la vinculación del Consejo Seccional de la Judicatura del Atlántico, la Dirección Seccional de Administración Jud icial de Barranquilla y su oficina de Archivo Central, por ser dichas entidades responsables del registro, control, organización y administración documental de los archivos judiciales, aspectos que se discuten en este trámite tuitivo.

En proveído de 2 de junio de 2026, el a quo constitucional dictó auto de obedecimiento a lo resuelto por el superior ―el 4 de marzo anterior― y ordenó la vinculación de las referidas autoridades.

El Consejo Seccional de la Judicatura del Atlántico alegó la falta de legitimación en la causa por pasiva luego de indicar que, conforme con lo previsto en el artículo 101 de la Ley 270 de 1996, «no tiene asignada la guarda, custodia o administración de expedientes judiciales archivados, tampoco

alegó la falta de legitimación en la causa por pasiva luego de indicar que, conforme con lo previsto en el artículo 101 de la Ley 270 de 1996, «no tiene asignada la guarda, custodia o administración de expedientes judiciales archivados, tampoco funciones relacionadas con la expedición de copias auténticas de actuaciones judiciales o reconstrucción parcial o completa de expedientes».Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial de Barranquilla (Atlántico) – Archivo Central informó que realizó una «búsqueda exhaustiva» de los archivos que allí reposan y constató que « el proceso » de la aquí tutelante no se encontraba bajo su custodia.

Al efecto, explicó:

[…] No existe registro, acta de transferencia documental ni soporte de recibido que confirme que el Juzgado de origen haya remitido dicho expediente a estas dependencias para su archivo definitivo o custodia.

En este caso, al no haber recibido formalmente el expediente por parte del despacho judicial, esta oficina se encuentra ante una imposibilidad física y juríd ica de cumplir con cualquier pretensión relacionada con dicho expediente. La custodia y guarda del proceso continúa en cabeza del despacho de conocimiento mientras no se surta el trámite de remisión oficial al archivo.

La Parroquia Nuestra Señora de Fátima de Barranquilla allegó «la documentación que actualmente reposa en [su] archivo institucional », relacionada con « la controversia laboral» que expuso la accionante. Así, anexó los siguientes documentos:

allegó «la documentación que actualmente reposa en [su] archivo institucional », relacionada con « la controversia laboral» que expuso la accionante. Así, anexó los siguientes documentos:

 Acta de Conciliación No. 3465 del 1 de noviembre de 2002, suscrita ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.  Documento correspondiente a la reunión de conciliación realizada el 25 de enero de 2005 en la Curia Arquidiocesana de Barranquilla.  Acta de Conciliación suscrita el 1 de marzo de 2005 ante el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla.

Por sentencia de 9 de junio de 2026, la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Barranquilla resolvió:Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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PRIMERO: TUTELAR los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia de la señora LUZ MARINA GARCÍA AGUDELO, de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva.

SEGUNDO: ORDENAR al Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, cuyo titular es el Doctor Samir José Oñate Rojas, o quien haga sus veces, para que dentro del término perentorio de dos (2) días siguiente a la notificación de la presente providencia, proceda a des plegar todas las actuaciones pertinentes para buscar y ubicar el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García

Agudelo.

TERCERO: Una vez sea ubicada la actuación procesal, SE

providencia, proceda a des plegar todas las actuaciones pertinentes para buscar y ubicar el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo.

TERCERO: Una vez sea ubicada la actuación procesal, SE ORDENA adoptar la decisión adecuada respecto de la solicitud radicada el día 2 de julio de 2025, esto es, la entrega de la copia del acta de conciliación debidamente autenticada, dentro del término de tres (3) días siguientes.

CUARTO: En el evento de que el expediente del proceso ordinario laboral adelantado por la señora Luz Marina García Agudelo no logre ser ubicado o se determine la pérdida total, el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla, deberá iniciar el trámite procesal contemplado en el ord enamiento jurídico para su respectiva reconstrucción. Para esto, el juzgado contará con un término máximo de un (1) mes siguiente al vencimiento del término otorgado para la búsqueda del expediente.

Explicó que de la copia del acta de conciliación que allegó la convocante pudo extraer que dicha diligencia se celebró el 1. ° de marzo de 20 05, ante el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla; que intervinieron Luz Marina García Agudelo ―en calidad de demandante ― y Alfonso Rafael López Lara ―en calidad de representante legal de la Parroquia Nuestra Señora de Fátima ― y que allí, se consignó el nombre de la jueza que, para la data mencionada, presidía el despacho.

Alfonso Rafael López Lara ―en calidad de representante legal de la Parroquia Nuestra Señora de Fátima ― y que allí, se consignó el nombre de la jueza que, para la data mencionada, presidía el despacho.

Resaltó que en el aludido documento, se señaló:Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

SCLAJPT-11 V.00 10 […] Seguidamente el señor juez observa que la conciliación anterior no versa sobre derechos ciertos e indiscutibles, por lo que se imparte su aprobación, manifestando que esta hace tránsito a cosa juzgada de conformidad con los artículos 19 y 78 del C.P.L. y S.S., se declara a paz y sal vo a la sociedad demandada, se ordena desanotar de los libros radicadores que se llevan en el despacho y proceder al archivo del expediente.”

Seguidamente, aclaró que, aunque no se consignó el número de radicado que permitiera identificar el «proceso», la información allí contenida permitía establecer que la conciliación se celebró:

[…] dentro del trámite de una demanda ordinaria laboral, pues solo puede ordenarse el archivo de un proceso que efectivamente existía y se encontraba en curso, lo que también se evidencia por su respectiva anotación en los libros radicadores. Resulta claro, entonces que, de no existir un expediente asociado, no habría sido posible impartir la orden de su respectivo archivo.

Luego, señaló que la «omisión del número de radicado no [podía] trasladarse a las partes», porque los funcionarios del despacho judicial eran los encargados de «consignar

sido posible impartir la orden de su respectivo archivo.

Luego, señaló que la «omisión del número de radicado no [podía] trasladarse a las partes», porque los funcionarios del despacho judicial eran los encargados de «consignar correctamente los datos de individualización del proceso [en el acta de conciliación]».

Acotó que conforme con lo establecido en el Acuerdo n. ° 1746 de 2003 ―expedido por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura ― los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales son responsables de la custodia y conservación de los expedientes judiciales.

Al efecto, concluyó que:Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

SCLAJPT-11 V.00 11 […] pese a que no se conoce el número de radicado que identifique el proceso en el que intervino como demandante la hoy accionante, y menos aún, en donde se encuentra actualmente, la Sala puede concluir que dicho proceso o actuación estuvo a cargo del Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla.

En ese orden, sin duda, la pérdida, extravío o ausencia de ubicación del expediente afecta las garantías superiores de la señora Luz Marina García Agudelo, ya que sin él no es posible iniciar las acciones legales pertinentes que anuncia en su escrito de tutela.

De otra parte, señaló que el juzgado accionado no demostró que efectuó la búsqueda del documento extraviado de forma dilige nte porque no aportó «soportes de consulta, constancias secretariales detalladas, certificaciones sobre

De otra parte, señaló que el juzgado accionado no demostró que efectuó la búsqueda del documento extraviado de forma dilige nte porque no aportó «soportes de consulta, constancias secretariales detalladas, certificaciones sobre revisión de libros radiadores, actas de verificación física, reportes de inventario , ni trazabilidad documental suficiente que permitiera corroborar la diligencia afirmada por el despacho».

III. IMPUGNACIÓN

Inconforme con la anterior decisión, el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barranquilla la impugnó.

Afirmó que lo solicitado por la accionante correspondía a «la copia de un acta de CONCILIACIÓN EXTRAPROCESAL» que, según su dicho, se suscribió el 1. ° de marzo de 2005. Refirió que, para esa data, las conciliaciones no debían registrarse en « los libros radicadores » por no ser procesos ordinarios laborales , y que el documento requerido por la tutelante:Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

SCLAJPT-11 V.00 12 […] es de una conciliación extraprocesal, que consistía en la simple presentación, en el despacho de los solicitantes se realizaban con la mera asistencia de las partes al despacho y la solicitud no se radicaba de conformidad a la asignación de procesos por repartos, solo en una carpeta en las cuales se dejaba una copia suscrita por la parte demandante ,la parte demandada y por el despacho ,es decir 3 ejemplares en original que fueron entregadas a la parte demandante, a la parte demandada y la copia del despacho.

dejaba una copia suscrita por la parte demandante ,la parte demandada y por el despacho ,es decir 3 ejemplares en original que fueron entregadas a la parte demandante, a la parte demandada y la copia del despacho.

Es decir, si bien las partes tienen la obligación de tenerlas y el despacho tiene la custodia del acta de conciliación que presuntamente fue suscrita en su momento como indica la copia simple de dicha acta, y que según informe de la secretaria anexo a esta impugnación, de acuerdo con las tablas de retención la obligación de guardar estas carpetas era de dos años, luego de ser verificadas; porque estas conciliaciones extraprocesales eran un trámite de radicación y no un proceso.4

Por último, manifestó « la imposibilidad jurídica y material» de cumplir con la orden dada por el Tribunal , por cuanto no existió un proceso ordinario laboral. De ahí que no fuera aplicable lo previsto en el artículo 126 del Código General del Proceso.

IV. CONSIDERACIONES

De acuerdo con el artículo 86 de la Constitución Política y a los decretos que reglamentaron su ejercicio, la acción de tutela fue establecida para reclamar, mediante un procedimiento de trámite preferente y sumario, la protección inmediata de los derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten lesionados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o de los particulares en los casos expresamente previstos por la ley, siempre y cuando no exista otro medio de defensa

4 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

de los particulares en los casos expresamente previstos por la ley, siempre y cuando no exista otro medio de defensa

4 Los errores ortográficos y de redacción son del texto original.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

SCLAJPT-11 V.00 13 judicial, a no ser que se use como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable.

En el sub-examine la controversia se contrae a determinar si el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Barraquilla trasgredió los derec hos fundamentales de la convocante, por no establecer la ubicación del acta de conciliación que suscribió el 1. ° de marzo de 2005 con la Parroquia Nuestra Señora de Fátima, ante ese estrado judicial.

Frente a lo planteado, sea lo primero memorar que el debido proceso « constituye una garantía para el acceso a la administración de justicia » cuyo propósito es que los ciudadanos «puedan conocer las decisiones que los afecten e intervenir, en términos de igualdad y transparencia, para procurar la protección de sus derechos e intereses legítimos».

A su vez, esta Sala ha explicado que la prerrogativa de acceso a la administración de justicia consagrada en el artículo 229 de la Constitución Política , está ligad a indeleblemente al debido proceso, al punto que su espectro de aplicación no concluye con la simple solicitud física o digital de las pretensiones ante las respectivas autoridades judiciales, sino que se extiende a esa posibilidad efectiva que tiene toda persona de poner en marcha los instrumento judiciales o administrativos para que la entidad competente

de aplicación no concluye con la simple solicitud física o digital de las pretensiones ante las respectivas autoridades judiciales, sino que se extiende a esa posibilidad efectiva que tiene toda persona de poner en marcha los instrumento judiciales o administrativos para que la entidad competente resuelva, de forma definitiva , el asunto planteado (CSJ STL4130—2024).Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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Ahora, en lo que atañe a la custodia y conservación de los expedientes judiciales, para esta Sala no cabe duda de que encarna una doble connotación. De un lado, como obligación cardinal de todo funcionario y empleado judicial de acuerdo con lo estatuido en el numeral 11 del artículo 153 de la Ley 270 de 1996; y por otro, como expresión de las garantías superiores del debido proc eso y acceso a la administración de justicia, habida consideración de que el expediente físico o digital es la materialización de la ejecución de la actividad judicial y permite, en favor del ciudadano, la consecución de otros fines como el acceso a la inf ormación judicial, la transparencia de la actuación y la construcción de una memoria judicial.

Mediante Acuerdo 1746 de 2003, modificado por el Acuerdo PSAA14-10137 de 2014, el Consejo Superior de la Judicatura reguló lo atinente a la administración de documentos en la Rama Judicial. Directrices reiteradas en el Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, el cual tiene por objeto:

[…] definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos

Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, el cual tiene por objeto:

[…] definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración de justicia. Así mismo constituyen un medio de acceso a la información judicial, de transparencia de la actuación y un medio indispensable para la construcción de la memoria institucional. (…)

Para efectos del ciclo vital y la edad de los documentos, el acto administrativo describe que estarán a cargo de tres instancias de conservación, así:Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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1. Archivo de Gestión: cada despacho judicial o dependencia administrativa es responsable de los documentos y expedientes activos a su cargo.

1. Archivo Central: es responsabilidad de las Direcciones Ejecutivas de Administración Judicial Nacional o Seccionales. Esta dependencia funciona como una «unidad que administr a, custodia y conserva los documentos contenidos en cualquier soporte, con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que son transferidos por los administradores de los archivos de gestión (oficina productora) hasta que la documentación cumpla su tiempo de valoración.».

1. Archivo Histórico: a cargo del Comité Nacional de Archivo o Comités Seccionales de Archivo, quienes disponen la conservación definitiva de los expedientes o documentos que deben conservarse permanentemente.

Ahora, pese a que es parte esencial de todo proceso judicial o administrativo la existencia de un expediente que

Archivo o Comités Seccionales de Archivo, quienes disponen la conservación definitiva de los expedientes o documentos que deben conservarse permanentemente.

Ahora, pese a que es parte esencial de todo proceso judicial o administrativo la existencia de un expediente que respalde la emisión de alguna decisión de fondo (CC T328/2020), esta Sala no desconoce que, por diversas circunstancias, éste se puede extraviar -total o parcialmentey, por ende, su reconstrucción se convierte en una necesidad con el objeto de resguardar «los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados» (CC T-348/2020). Lo mismo ocurre con aquellos documentos que tramitan los despachos judiciales fuera de un proceso ordinario laboral.Radicación n. ° 08001-22-05-000-2025-10326-03

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De cara a la reconstrucción de un proceso, la Corte

Constitucional ha sostenido que:

Es parte esencial de todo proceso judicial o actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Sin embargo, es posible que, por diferentes circunstancias, el expediente o parte de este se extravíe. Frente a esta situación, el legislador ha previst o el trámite de reconstrucción de expedientes, regulado en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil y, actualmente, en el artículo 126 del Código General del Proceso en los siguientes términos.

“ARTÍCULO 126. TRÁMITE PARA LA RECONSTRUCCIÓN. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:

del Código General del Proceso en los siguientes términos.

“ARTÍCULO 126. TRÁMITE PARA LA RECONSTRUCCIÓN. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:

1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio.

2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella.

4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo.

5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido”

Aunque de la lectura de la citada disposición puede destacarse que el legislador no fijó ningún término para