CSJ - STL9339-2024

SCLAJPT-11 V.00

LUIS BENEDICTO HERRERA DÍAZ Magistrado ponente STL9339-2024 Radicación n.° 75244 Acta 22 Bogotá D.C., veintiséis (26) de junio de dos mil veinticuatro (2024). Se resuelve la acción de tutela presentada por CARMEN ROCÍO

CASILIMAS ARIAS y CARLOS ORLANDO MATÍZ contra la SALA

LABORAL DEL TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL DE BOGOTÁ y el JUZGADO TREINTA LABORAL DEL CIRCUITO de la misma ciudad, trámite al que se vinculó a las demás partes e intervinientes en el proceso ordinario laboral rad n.° 11001310503020180027600/01.

I. ANTECEDENTES Los accionantes promovieron la presente queja constitucional con el propósito de obtener la protección de sus garantías fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia «en la dimensión de tutela judicial efectiva» , presuntamente conculcados por las autoridades judiciales convocadas.Radicación n.° 75244

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En sustento de su petición, señalaron que presentaron demanda ordinaria laboral en contra de Porvenir S.A. cuyo conocimiento correspondió por reparto al Juzgado accionado; que por medio de sentencia de 21 de octubre de 2019, el juez primario le reconoció la pensión de sobrevivientes con ocasión del fallecimiento de su hija, decisión que fue confirmada por el Tribunal el 28 de mayo de 2020.

juez primario le reconoció la pensión de sobrevivientes con ocasión del fallecimiento de su hija, decisión que fue confirmada por el Tribunal el 28 de mayo de 2020. Narraron que Porvenir S.A. presentó recurso extraordinario de casación, no obstante, a través de sentencia de 4 de julio de 2023 decidió no casar la decisión del ad quem ; que el 11 de octubre de 2023 el Tribunal Superior de Bogotá profirió auto de obedézcase y cúmplase, y el 3 de noviembre siguiente, en el sistema web de la Rama Judicial registró el envío del expediente al Juzgado de origen «con oficio n.° 6757 de 3 de noviembre de 2023». Alegaron que pasados siete meses desde la citada anotación y previo requerimiento, ninguna de las autoridades judiciales, entiéndase Juzgado y Tribunal accionados, les dieron razón de la ubicación del expediente. Por un lado, el Juzgado les manifestó que el expediente no estaba en su poder y les requirió para que adjuntaran la constancia del oficio «debidamente radicado por el Tribunal» y, por otro, el colegiado les informó que el envío se había materializado pero la copia del oficio debía solicitarse por correo electrónico, trámite que se demoraba por el cúmulo de trabajo que tenían. Agregaron que el 7 de febrero de los corrientes presentaron nueva solicitud ante el Juzgado, pero se les reiteró la misma respuesta inicial; que a su vez, elevaron 3 requerimientos al Tribunal solicitando no solo información sobre la ubicación del expediente y copia radicada del oficio de envío.

ante el Juzgado, pero se les reiteró la misma respuesta inicial; que a su vez, elevaron 3 requerimientos al Tribunal solicitando no solo información sobre la ubicación del expediente y copia radicada del oficio de envío. Apuntaron que el trámite de su demanda había caído en un letargo judicial injustificado que impedía la culminación de otras actuaciones como la emisión del auto de obedézcase y cúmplase, la liquidación de costas, pero en especial, la 2Radicación n.° 75244 SCLAJPT-11 V.00 entrega de los títulos judiciales consignados por Porvenir S.A. por concepto del retroactivo pensional. Por lo descrito, requirieron que se les ampararán las garantías superiores incoadas y, en consecuencia, se ordenara a las autoridades judiciales accionadas que, en el término perentorio de 48 horas siguientes a la notificación del fallo, se buscara de manera eficiente el expediente y se resolviera sobre el trámite que estuviere pendiente, es decir, los autos de obedézcase y cúmplase, el de liquidación y aprobación costas del proceso, etc. Por auto de 14 de junio de 2024 esta Sala de la Corte admitió la acción de tutela y ordenó notificar a las autoridades accionadas y a las partes e intervinientes dentro del proceso ordinario laboral con radicado n.° 11001310503020180027600/01, con el objetivo de que ejercieran su derecho de contradicción y defensa. En el término, el secretario del Juzgado accionado indicó que, consultadas

11001310503020180027600/01, con el objetivo de que ejercieran su derecho de contradicción y defensa. En el término, el secretario del Juzgado accionado indicó que, consultadas las actuaciones en el Sistema Siglo XXI, se evidenció que el 21 de octubre de 2019 se profirió sentencia de primera instancia y posteriormente, se remitió el expediente físico al Tribunal de Bogotá para resolver recurso de apelación, fecha desde la cual las diligencias no habían sido devueltas a esa célula judicial. Indicó que indagaron en el Tribunal sobre la presunta remisión del expediente, pero no contaban con un oficio de devolución recibido por parte de algún empleado del despacho; que en virtud a lo anotado, no podían emitir pronunciamiento sobre los hechos de la demanda toda vez que no contaban con el expediente o con el oficio de devolución para verificar el dicho de los accionantes. Adujo que los accionantes habían comparecido al juzgado en varias oportunidades y se les había informado presencialmente y por correo, que el 3Radicación n.° 75244 SCLAJPT-11 V.00 expediente no se encontraba en el despacho; que a pesar de ello, realizaron una búsqueda exhaustiva sin ningún resultado y, además, solicitaron al Tribunal la devolución del expediente; que la respuesta dada por el Colegiado, siempre fue que se encontraban en búsqueda del oficio remisorio. Arguyó que no se había demostrado que el expediente hubiera arribado al Juzgado, pues no constaba en el correspondiente oficio la firma de recibido y aunque el empleado «Nelson», encargado de llevar los expedientes entre la

Arguyó que no se había demostrado que el expediente hubiera arribado al Juzgado, pues no constaba en el correspondiente oficio la firma de recibido y aunque el empleado «Nelson», encargado de llevar los expedientes entre la colegiatura y el juzgado, al parecer tenía copia del oficio este no estaba con constancia de radicación. En escrito posterior, indicó que había realizado una nueva búsqueda del proceso, inclusive en otros despachos judiciales del Nemqueteba, previendo que por error o descuido se hubiera entregado en otro de estos, sin hallar resultados positivos; que a pesar de esto, procedieron a descargar de la plataforma Bestdoc el expediente digital de los archivos de la Sala de Casación LaboralDescongestión; que el titular del despacho había dado la instrucción que ante la no aparición del expediente físico correspondía ordenar la reconstrucción con las piezas procesales que se compartieron del expediente electrónico. Requirió que se le desvinculara de la acción tuitiva en tanto no consideraba tener responsabilidad frente a la conculcación de los derechos de los accionantes y, por el contrario, se tuviera en cuenta que se había avanzado en la consecución de las piezas procesales. Por su parte, una magistrada del Tribunal Superior de Bogotá solicitó se denegara el resguardo en el entendido que las actuaciones que estuvieron a su cargo fueron cumplidas de forma diligente y oportuna. Al respecto, señaló que le correspondió el conocimiento del recurso de alzada dentro del proceso 4Radicación n.° 75244 SCLAJPT-11 V.00 referenciado, razón por la cual, el 28 de mayo de 2020 profirió sentencia que puso fin a la instancia.

4Radicación n.° 75244 SCLAJPT-11 V.00 referenciado, razón por la cual, el 28 de mayo de 2020 profirió sentencia que puso fin a la instancia. Narró que la secretaría de la Sala Laboral de ese Tribunal devolvió el expediente al Juzgado de origen sin percatarse que se había interpuesto el recurso extraordinario de casación; que por esa circunstancia, el expediente fue devuelto desde el Juzgado y mediante providencia del 20 de octubre de 2021 el Tribunal concedió el recurso. Comentó que una vez el expediente regresó de la Corte, el 11 de octubre de 2023 ingresó a su despacho y en esa misma fecha, profirió el auto de obedézcase y cúmplase lo dispuesto por el superior; que posteriormente, entregó el expediente físico a la Secretaría de la Sala para su correspondiente remisión al juzgado de origen. Porvenir S.A. solicitó su desvinculación tras considerar que carecía de legitimación por pasiva dentro del trámite tuitivo y no haber trasgredido derecho fundamental alguno de los promotores.

II. CONSIDERACIONES De acuerdo con el artículo 86 de la Constitución Política y a los decretos que reglamentaron su ejercicio, la acción de tutela fue establecida para reclamar, mediante un procedimiento de trámite preferente y sumario, la protección inmediata de los derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten lesionados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o de los particulares en los casos expresamente previstos por la ley, siempre y cuando no exista otro medio de defensa judicial, a no ser que

éstos resulten lesionados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o de los particulares en los casos expresamente previstos por la ley, siempre y cuando no exista otro medio de defensa judicial, a no ser que se use como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable. 5Radicación n.° 75244

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En el sub examine la controversia se contrae a determinar si las autoridades judiciales trasgredieron los derechos fundamentales de los convocantes, en tanto, no han dado solución a sus solicitudes sobre i) dar cumplimiento a lo ordenado por Superior, ii) proseguir con los trámites para la liquidación de agencias en derecho y iii) dar entrega de títulos judiciales, esto bajo la justificación de carecer del expediente físico y avistar que se encuentra posiblemente extraviado. Frente a lo planteado, sea lo primero memorar que el artículo 29 superior consagra el debido proceso como una garantía Ius fundamental aplicable a toda clase de actuaciones administrativas y judiciales, de manera que para el ciudadano « constituye una garantía para el acceso a la administración de justicia, de tal forma que puedan conocer las decisiones que los afecten e intervenir, en términos de igualdad y transparencia, para procurar la protección de sus derechos e intereses legítimos». A su vez, esta Sala ha explicado que la prerrogativa de acceso a la administración de justicia consagrada en el artículo 229 de la Constitución Política, está ligada indeleblemente al debido proceso, al punto que su espectro de aplicación no concluye con la simple solicitud física o digital de las pretensiones ante las respectivas autoridades judiciales, sino que se extiende a

Política, está ligada indeleblemente al debido proceso, al punto que su espectro de aplicación no concluye con la simple solicitud física o digital de las pretensiones ante las respectivas autoridades judiciales, sino que se extiende a esa posibilidad efectiva que tiene toda persona de poner en marcha los instrumento judiciales o administrativos para que la entidad competente resuelva, de forma definitiva, el asunto planteado (CSJ STL4130—2024). Ahora, en lo que atañe a la custodia y conservación de los expedientes judiciales, para esta Sala no cabe duda de que encarna una doble connotación. De un lado, como obligación cardinal de todo funcionario y empleado judicial de acuerdo con lo estatuido en el numeral 11 del artículo 153 de la Ley 270 de 1996; y por otro, como expresión de las garantías superiores del debido proceso y 6Radicación n.° 75244 SCLAJPT-11 V.00 acceso a la administración de justicia, habida consideración de que el expediente físico o digital es la materialización de la ejecución de la actividad judicial y permite, en favor del ciudadano, la consecución de otros fines como el acceso a la información judicial, la transparencia de la actuación y la construcción de una memoria judicial. Frente a este último punto, el Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017 emitido por el Consejo Superior de la Judicatura dispone: ARTÍCULO 1°.- Objeto. Este Acuerdo tiene por objeto definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración

administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración de justicia. Así mismo constituyen un medio de acceso a la información judicial, de transparencia de la actuación y un medio indispensable para la construcción de la memoria institucional. (…) Al trasladarse al caso en estudio, se encuentra que los peticionarios han presentado diversas solicitudes a ambas autoridades de instancia, con el fin de solucionar la situación de incertidumbre e inactividad en que se encuentra su proceso, sin embargo, esto ha sido en vano e infructuoso pues, aunque las convocadas han contestado sus requerimientos, ninguno de estos ha adoptado una medida tendiente a superar la situación de posible extravío del expediente. En ese orden, y ante el panorama en la que se encuentran los demandantes, surge palpable la configuración de un defecto procedimental absoluto, lesivo de los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia de los accionantes, en la medida que se les está trasladando los efectos nocivos de un actuar descuidado de la administración que además de no estar llamados a asumir, se ha prolongado en el tiempo sin que se adopten los correctivos eficaces para superar la contingencia. Por otra parte, la Sala no desconoce que un expediente se puede extraviar por diversas circunstancias, y, por ende, su reconstrucción se convierte en una 7Radicación n.° 75244 SCLAJPT-11 V.00 necesidad con el objeto de resguardar «los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados» (CC T-348 de 2020).

7Radicación n.° 75244 SCLAJPT-11 V.00 necesidad con el objeto de resguardar «los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados» (CC T-348 de 2020). Es así que, como lo ha referido esta Sala de la Corte en casos de similar naturaleza (CSJSTL2564-2022, CSJ STL6923-2021), en el hipotético caso de que se declare la pérdida del expediente, deberá la autoridad judicial competente proceder con la reconstrucción del expediente conforme lo establece el artículo 126 del Código General del Proceso. Al respecto, l a Corte Constitucional a través de diferentes pronunciamientos como la CC T-328 de 2020, CC T-600 de 1995, CC T-948 de 2003, CC T-048 de 2007, entre otras, explicó: Es parte esencial de todo proceso judicial o actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Sin embargo, es posible que, por diferentes circunstancias, el expediente o parte de este se extravíe. Frente a esta situación, el legislador ha previsto el trámite de reconstrucción de expedientes, regulado en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil y, actualmente, en el artículo 126 del Código General del Proceso en los siguientes términos “ARTÍCULO 126. TRÁMITE PARA LA RECONSTRUCCIÓN. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:

1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él . La reconstrucción también procederá de oficio.

1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él . La reconstrucción también procederá de oficio.

2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella.

4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo.

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5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido” Aunque de la lectura de la citada disposición puede destacarse que el legislador no fijó ningún término para el trámite de dicho incidente, la Corte ha señalado, en reiterados pronunciamientos, que este debe efectuarse de manera ágil, es decir, sin dilaciones injustificadas pues, de otro modo, se vulnera el derecho fundamental al debido proceso. (Negrilla y subraya de la Sala) En esa misma línea, en relación con el sujeto o instituto judicial sobre el

dilaciones injustificadas pues, de otro modo, se vulnera el derecho fundamental al debido proceso. (Negrilla y subraya de la Sala) En esa misma línea, en relación con el sujeto o instituto judicial sobre el que recae la responsabilidad para ejecutar esa reconstrucción, esta Corte ha manifestado que es «el funcionario que conoció del litigio el llamado a reconstruirlo aún «de oficio». En punto, se indicó: En primer lugar, la Sala observa que la funcionaria accionada dio un inadecuado entendimiento y aplicación a lo preceptuado en el canon 126 del estatuto adjetivo general, al condicionar la reconstrucción del expediente a la certeza o posibilidad de que el mismo se encontrara bajo su custodia, como si sólo pudiera adelantarse ese procedimiento cuando la responsabilidad por la pérdida o extravío recayera en el juzgado, situación que no está contemplada en la norma, pues independientemente de los resultados que arroje la investigación que se surta por la autoridad… competente, el funcionario que conoció del litigio es el llamado a reconstruirlo aún «de oficio».

Nótese que la gestión antedicha, no constituye una facultad sino uno de los «deberes» que la ley le impone cumplir, y tanto éstos como los «poderes», están consagrados en los artículos 42, 43 y 44 del Código General del Proceso, destacándose dentro de los primeros, su efectivo empleo a fin de «impedir la paralización o dilación del proceso y procurar la mayor economía», y la adopción de medidas necesarias para «decidir aunque no haya ley exactamente aplicable al caso controvertido [aplicando] las leyes

primeros, su efectivo empleo a fin de «impedir la paralización o dilación del proceso y procurar la mayor economía», y la adopción de medidas necesarias para «decidir aunque no haya ley exactamente aplicable al caso controvertido [aplicando] las leyes que regulen situaciones o materias semejantes, y en su defecto la doctrina constitucional, la jurisprudencia, la costumbre y los principios generales del derecho sustancial y procesal» (CSJ STC17363-2021, 15 dic., rad. 2021-00808-01). De lo descrito se sigue que, para el caso en estudio, es el Juzgado Treinta Laboral del Circuito de Bogotá, el que debe adelantar las actuaciones tenientes a la reconstrucción del expediente con radicado n.° 9Radicación n.° 75244 SCLAJPT-11 V.00 11001310503020180027600/01, con el objetivo de atender las solicitudes elevadas por los recurrentes, que atañen actualmente a su competencia. Asimismo, se recuerda que los trámites de búsqueda y posible reconstrucción del expediente deberán realizarse a la mayor brevedad, ya que, si bien es cierto, el extravío de un expediente justifica la inactividad procesal, a esta circunstancia no puede sumarse la demora en su búsqueda y posible reconstrucción, porque ello se traduciría en una afectación mayor de los derechos fundamentales de los peticionarios. Así las cosas, se ordenará a la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, al Juzgado Treinta Laboral del Circuito de la

fundamentales de los peticionarios. Así las cosas, se ordenará a la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, al Juzgado Treinta Laboral del Circuito de la misma ciudad, y en específico a las Secretarías de estas dos autoridades, la búsqueda del expediente con radicado n.° 11001310503020180027600/01. Para tal efecto, se les concederá el término de veinte (20) días siguientes a la notificación de la presente providencia. En el caso de que el expediente no logre ser ubicado, el Juzgado Treinta Laboral del Circuito de Bogotá , deberá iniciar el trámite de reconstrucción, ya sea a petición de parte o de oficio. Para lo anterior, la autoridad judicial tendrá el término de un (1) mes y deberá ceñir su actuar al procedimiento establecido en la norma. Por último, se ordenará compulsar copias con destino a la Comisión Seccional de Disciplina Judicial de Bogotá para que adelante la investigación pertinente en relación con la actuación de los servidores judiciales involucrados en el posible extravío del expediente arriba relacionado.

III. DECISIÓN

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En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, RESUELVE: PRIMERO: CONCEDER la protección del derecho fundamental al debido proceso y acceso a la administración de justicia incoada por los accionantes.

ley, RESUELVE: PRIMERO: CONCEDER la protección del derecho fundamental al debido proceso y acceso a la administración de justicia incoada por los accionantes.

SEGUNDO: ORDENAR a la SALA LABORAL DEL TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL DE BOGOTÁ y el JUZGADO TREINTA LABORAL DEL CIRCUITO de la misma ciudad, y en específico a sus Secretarías, la búsqueda del expediente con radicado n.° 11001310503020180027600/01. Para tal efecto, se les concederá el término de veinte (20) días siguientes a la notificación de la presente providencia.

TERCERO: En el caso de que el expediente radicado n.° 11001310503020180027600/01 no logre ser ubicado, el Juzgado en el ámbito de sus competencias, DEBERÁ iniciar el trámite de reconstrucción. Para lo anterior, la autoridad judicial tendrá el término de un (1) mes y deberá ceñir su actuar al procedimiento establecido en la norma.

CUARTO: ORDENAR compulsar copias con destino a la Comisión Seccional de Disciplina Judicial de Bogotá para que adelante la investigación pertinente en relación con la actuación de los servidores judiciales involucrados en el posible extravío del expediente arriba relacionado.

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QUINTO: ENTERAR de esta decisión a los interesados en la forma prevista en el artículo 30 del Decreto 2591 de 1991.

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QUINTO: ENTERAR de esta decisión a los interesados en la forma prevista en el artículo 30 del Decreto 2591 de 1991.

SEXTO: REMITIR el expediente a la Corte Constitucional para la eventual revisión del fallo pronunciado, si éste no fuere impugnado.

Notifíquese y cúmplase. MARJORIE ZÚÑIGA ROMERO Presidenta de la Sala

LUIS BENEDICTO HERRERA DÍAZ

IVÁN MAURICIO LENIS GÓMEZ

CLARA INÉS LÓPEZ DÁVILA

OMAR ÁNGEL MEJÍA AMADOR

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