CSJ - STP1685-2025

DIEGO EUGENIO CORREDOR BELTRÁN Magistrado ponente

STP1685-2025 Radicación n° 143061 Acta nº. 32

Bogotá, D. C., trece (13) de febrero de dos mil veinticinco (2025).

VISTOS

Decide la Sala, en primera instancia, la demanda de tutela instaurada por DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ contra el Consejo Superior de la Judicatura, así como el Consejo Seccional de la Judicatura, los Juzgados Diecisiete Civil Municipal y Doce Civil Municipal de Mínima Cuantía, todos de Bogotá, por la presunta vulneración de sus derechos fundamentales de defensa y debido proceso , al interior del proceso civil con radicación 110014003017201301279001.

1 Al trámite fueron vinculadas la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos – Zona Norte, los Juzgados Décimo, Doce, Diecinueve, Veintiocho, Veintinueve, Sesenta y Dos y Setenta y Uno Civil Municipal, los Juzgados Décimo, Doce, Diecinueve, Sesenta y Dos y Ochenta de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple, el Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administració n Judicial, la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial, la Oficina de Ejecución Civil Municipal, la Oficina de Desarchives de Ejecución Civil Municipal, todos de Bogotá , así como la Dirección Ejecutiva de A dministración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura.Tutela 1ª Instancia No. 143061

Municipal, la Oficina de Desarchives de Ejecución Civil Municipal, todos de Bogotá , así como la Dirección Ejecutiva de A dministración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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ANTECEDENTES

HECHOS Y FUNDAMENTOS DE LA ACCIÓN

DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ indicó que es propietario del inmueble identificado con folio de m atrícula inmobiliaria 50N-20151414, el cual registra en la anotación No. 6 del certificado de tradición y libertad “embargo ejecutivo con acción personal”, adoptada por el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá al interior del proceso ejecutivo singular radicado 20130127900, promovido en su contra por Pedro Iván Sánchez Neira. Medida comunicada a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos – Zona Norte de esta ciudad con oficio No. 3670 de 5 de noviembre de 2013.

Aseguró que el 20 de octubre de 2 014, suscribió “acta de acuerdo de pago” con el apoderado judicial del demandante. Pero, “por desconocimiento”, no solicitó al referido despacho emitir los oficios respectivos para el levantamiento de la cautela que registra su propiedad.

Señaló que el 30 de julio de 2024, al correo electrónico info@cendoj.ramajudicial.gov.co, solicitó “el Oficio para llevar a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá”. El 1 de agosto siguiente, la petici ón fue trasladada , por

info@cendoj.ramajudicial.gov.co, solicitó “el Oficio para llevar a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá”. El 1 de agosto siguiente, la petici ón fue trasladada , por competencia, al Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia, así como al Juzgado Doce Civil Municipal de esta ciudad.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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La mencionada dependencia alegó su falta de competencia para resolver lo pe dido y sugirió dirigir la solicitud al despacho respectivo. El juzgado citado comunicó que el proceso buscado “está en el juzgado 71 de mínima cuantía”. El Juzgado Setenta y Uno Civil Municipal señaló no ostentar la especialidad de mínima cuantía , así como tampoco haber tramitado dicha actuación o alguna en la que figure el ahora accionante.

De otro lado, la Oficina de Reparto de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá le comunicó que el “Juzgado Doce (sic) ya no existía que los procesos (…) podían encontrarse en el Juzgado 10, 19 y 62 (sic)”. En atención a ese dato, su abogada se acercó a cada uno de e sos despachos , sin obtener información favorable frente a la ubicación del proceso echado de menos.

En respuesta a una nueva solicitud presentada el 1 de octubre de 2024, al correo electrónico medesajbogota@cendoj.ramajudicial.gov.co, una empleada del Grupo de Reparto del Centro de Servicios Administrativo

En respuesta a una nueva solicitud presentada el 1 de octubre de 2024, al correo electrónico medesajbogota@cendoj.ramajudicial.gov.co, una empleada del Grupo de Reparto del Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia, aclaró que

1. Los Juzgados Décimo de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple y Décimo Civil Municipal , son diferentes; ii) por disposición del Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015, los procesos tramitados por el Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión de Mínima Cuantía yTutela 1ª Instancia No. 143061

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en custodia de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y Cundinamarca, fueron repartidos entre los Juzgados Diecisiete, Veintiocho y Veintinueve Civiles Municipales de Descongestión de Mínima Cuantía; y,

1. mediante Acuerdo PSAA16-10512 de 29 de abril de 2016, dichos despachos, a su vez, fueron transformados, en su orden, a los Juzgados Décimo, Diecinueve y Sesenta y

Dos de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple.

El 24 de octubre de 2024, mediante correo electrónico remitido a las referidas autoridades2, insistió en la búsqueda del proceso 20130127900, sin éxito alguno.

Inconforme por haber “agotado todos los recursos de búsqueda de dicho proceso sin tener una re spuesta positiva

remitido a las referidas autoridades2, insistió en la búsqueda del proceso 20130127900, sin éxito alguno.

Inconforme por haber “agotado todos los recursos de búsqueda de dicho proceso sin tener una re spuesta positiva por parte de la rama judicial” , promovió el presente mecanismo de amparo al estimar vulnerados sus derechos fundamentales de defensa y debido proceso. Señaló que requiere “cancelar el embargo que pesa sobre el inmueble de su propiedad”, para lo cual es necesario que la autoridad judicial respectiva emita los oficios a que haya lugar.

PRETENSIONES

2 medesajbogota@cendoj.ramajudicial.gov.co; cseradmcvifml@cendoj.ramajudicial.gov.co; cmpl12bt@cendoj.ramajudicial.gov.co; j10pqccmbta@cendoj.ramajudicial.gov.co; cmpl80bt@cendoj.ramajudicial.gov.co; j19pqccmbta@cendoj.ramajudicial.gov.co.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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Van dirigidas a que se conceda la dispensa constitucional y, en consecuencia,

“1. Ordene a las entidades demandadas (Consejo Seccional de Bogotá, Consejo Superior de la Judicatura, Juzgado 17 Civil Municipal de Bogotá y Juzgado 12 Civil Municipal de Mínima Cuantía) que adopten las medidas necesarias para localizar y poner a disposición del accionante el expediente del proceso No. 2013-01279, permitiendo así el levantamiento del embargo sobre el inmueble identificado con matrícula inmobiliaria número 50NCuantía) que adopten las medidas necesarias para localizar y poner a disposición del accionante el expediente del proceso No. 2013-01279, permitiendo así el levantamiento del embargo sobre el inmueble identificado con matrícula inmobiliaria número 50N20151414.

2. En el evento de que el expediente no pueda ser localizado, se ordene la reconstrucción del mismo, y se emita oficio de cancelación del embargo dirigido a la Oficina de Instrumentos de Bogotá zona norte para así poder cancelar el embargo que recae sobre el inmueble identificado con matrícula inmobiliaria número

50N-20151414, garantizando el debido proceso y permitiendo al accionante ejercer su derecho de defensa.

3. Se realicen las gestiones pertinentes para garantizar la protección efectiva de los derechos fundamentales del accionante, evitando futuras dilaciones y asegurando una administración de justicia efectiva y oportuna.”.

INFORMES DE LAS PARTES E INTERVINIENTES

Una empleada de la Unidad de Asistencia Legal de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura aclaró que, de conformidad con la Ley 270 de 1996, la Dirección Ejecutiva de Admin istración Judicial: “es un órgano técnico y administrativo del Consejo Superior de la Judicatura y tiene a su cargo la administración y gestión de los recursos necesarios para el funcionamiento de la Rama Judicial .”. Impetró negar la tutela, por falta de legitimación en la causa por pasiva de esa entidad.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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la tutela, por falta de legitimación en la causa por pasiva de esa entidad.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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La Juez Diecisiete Civil Municipal de Bogotá corroboró que en ese despacho se adelantó el proceso ejecutivo con radicado No. 11001400301720130127900, promovido por Pedro Iván Sánchez Neira en contra de Di ego Mario Fonseca Díaz. De acuerdo con la información registrada en el Sistema Judicial Siglo XXI, la actuación fue remitida en el año 2014, al Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión.

Conforme al Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015, dicho despacho desapareció y los procesos activos sin sentencia, para trámite y fallo fueron redistribuidos entre los Juzgados Diecisiete y Veintinueve Civiles Municipales de Descongestión de Mínima Cuantía. El primero fue transformado en el Décimo de Pequeñ as Causas y Competencia Múltiple. Frente al segundo, adujo desconocer en cuál juzgado fue convertido.

Precisó que desconoce qué sede judicial asumió el conocimiento del proceso. Realizada su búsqueda en las instalaciones del juzgado -archivos físicos y virtuales-, así como de cualquier información que de éste derive, no logró su ubicación, ni recolectó algún dato adicional a los ya ofrecidos. Al no ostentar la competencia del proceso, dejó ver que no puede ordenar el levantamiento de medidas cautelares, mucho menos la elaboración de los oficios que

su ubicación, ni recolectó algún dato adicional a los ya ofrecidos. Al no ostentar la competencia del proceso, dejó ver que no puede ordenar el levantamiento de medidas cautelares, mucho menos la elaboración de los oficios que solicita el actor.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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Postuló que, previo a ordenarse cualquier tipo de reconstrucción o trámite de levantamiento contemplado por el legislador para los expedientes en los que se decretaron cautelas y no son hallados, es necesario tener plena certeza que el expediente objeto de tutela no está a cargo de otro despacho judicial o bajo custodia de la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, encargada de certificar su eventual pérdida.

La presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá manifestó que, de acuerdo con la certificación No. CSJBTCER25-12 expedida el 6 de febrero de 2025, por la Secretaria General de ese Consejo, se estableció que, realizada la búsqueda en sus bases de datos de registro de correspondencia -física y digital -, así como sus archivos de vigilancias judiciales, no fue hallada solicitud presentada por el actor o su apoderada judicial.

De otro lado, adujo que esa Corporación realizó seguimiento para tratar de ubicar el expediente con radicación 11001400301720130127900. Hizo un recuento de varios acuerdos3 que adoptaron medidas de descongestión para los juzgados civiles municipales de Bogotá y concluyó

seguimiento para tratar de ubicar el expediente con radicación 11001400301720130127900. Hizo un recuento de varios acuerdos3 que adoptaron medidas de descongestión para los juzgados civiles municipales de Bogotá y concluyó que “consultamos con todos los despachos involucrados en el descrito registro histórico, pero ninguno lo tiene en su inventario. Adicionalmente, se contactó a la Oficina de Archivo

3 Acuerdo No. PSAA14 -10277 de 19 de diciembre de 2014. Acuerdo No. CSBTA15383 de 4 de febrero de 2015. Acu erdo No. PSAA16 -10512 de 29 de abril de 2016. Acuerdo No. PCSJA18-11068 de 27 de julio de 2018.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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Central de la Dirección Ejecutiva Seccional para indagar si ellos podían dar información sobre el expediente, sin éxito. En síntesis, el expediente se encuentra perdido.”.

A partir de ese panorama, sugirió adelantar la reconstrucción del expediente, en los términos del artículo 126 del Código General del Proceso. Agregó que ese cuerpo colegiado no cuent a con una relación detallada de los procesos entregados entre los despachos de origen y receptores con ocasión de la adopción o terminación de medidas de apoyo o de descongestión. Su intervención se limita a establecer qué juzgado de origen debe entregar expedientes a uno de destino y su etapa procesal “pero nunca, la relación detallada de los expedientes que se entregarán, información de exclusiva responsabilidad de los

limita a establecer qué juzgado de origen debe entregar expedientes a uno de destino y su etapa procesal “pero nunca, la relación detallada de los expedientes que se entregarán, información de exclusiva responsabilidad de los despachos judiciales”. Pidió declarar improcedente la tutela.

Los titulares de los Juzgados Doce de Oralidad, Diecinueve, Veintiocho, Veintinueve , Sesenta y Dos y Setenta y Uno Civil Municipal, así como Décimo, Doce, Diecinueve y Sesenta y Dos (antes Ochenta Civil Municipal) de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple de Bogotá señalaron que, consultadas las bases de datos y registros de es os Despachos por número de radicado del proceso –11001400301720130127900y sujetos procesales -DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ y/o Pedro Iván Sánchez Neira-, no fue encontrado el expediente objeto de tutela y tampoco registro que lo hubiesen tenido a su cargo.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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La directora de la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico del Consejo Superior de la Judicatura alegó la falta de legitimación en la causa por activa del Consejo Superior de la Judicatura, con fundament o en que es el órgano administrativo del poder judicial de Colombia y se encarga del gobierno y la administración integral de la Rama Judicial, sin que dentro de sus funciones esté la de ubicación de procesos judiciales o la de resolver pretensiones , verbigracia, la de levantamiento de medidas cautelares.

encarga del gobierno y la administración integral de la Rama Judicial, sin que dentro de sus funciones esté la de ubicación de procesos judiciales o la de resolver pretensiones , verbigracia, la de levantamiento de medidas cautelares.

La registradora principal de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá – zona norte informó que, verificado el folio de matrícula inmobiliaria No. 50N20151414, registra “vigente y sin can celar un embargo inscrito bajo el tumo (sic) de radicacion (sic) 2013-88228 en la anotacion (sic) 6 ordenado por OFICIO 3670 dentro del REF:

PROCESO EJECUTIVO SINGULAR NO.2013 -01279 del

JUZGADO 017 CIVIL MUNICIPAL DE BOGOTA D.C.”.

Aclaró que, de conformidad con el artículo 62 de la Ley 1579 de 2012 (Estatuto de Registro), el registrador no puede, de oficio, cancelar anotaciones en el registro público inmobiliario. Solo procede cuando lo ordene el operador judicial o administrativo respectivo. Solicitó su desvinculación.

Una empleada de la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá remitió la respuesta otorgada a DIEGO MARIOTutela 1ª Instancia No. 143061

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FONSECA DÍAZ el 10 de febrero de 2025, al correo electrónico nellymar0619@gmail.com, por medio de la cual informó que, revisada la base de datos de solicitudes

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FONSECA DÍAZ el 10 de febrero de 2025, al correo electrónico nellymar0619@gmail.com, por medio de la cual informó que, revisada la base de datos de solicitudes radicadas a través del formulario en línea y módulo de radicación física, no se evidencia petición mediante la que haya solicit ado el desarchivo del proceso radicado 11001400301720130127900.

Una empleada del Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia de Bogotá allegó el informe rendido por el área de reparto que hace parte de esa dependencia, en el cual i) presenta una relación de acuerdos4 que adoptaron medidas de descongestión para los juzgados civiles municipales de Bogotá; y, ii) afirma que “no tiene como (sic) identificar qué despacho recibió el proceso”. Agregó que dicho informe fue re mitido a los Juzgados Décimo, Diecinueve y Sesenta y Dos de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple a efecto de adelantar las labores de búsqueda del expediente que echa de menos el actor, dado que “podría (sic) eventualmente tenerlo bajo su custodia”.

Un empleado de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá aclaró que el Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia de Bogotá (oficina reparto , impugnaciones, despachos comisorios, depósitos judiciales y auxiliares de la

4 Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015. Acuerdo No. PSAA16-10512 de

despachos comisorios, depósitos judiciales y auxiliares de la

4 Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015. Acuerdo No. PSAA16-10512 de 29 de abril de 2016.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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justicia y apoyo administrativo ), está adscrito a la referida Dirección y actúa como órgano técnico y administ rativo. Entre sus funciones, está la de radicar y entregar demandas y/o comisiones a los distintos Juzgados de la Espec ialidad Civil, Laboral y de Familia de la Ciudad de Bogotá.

En relación con el proceso buscado, postuló que “se podría ‘asumir que ’ las diligencias ‘posiblemente’ pueden estar en conocimiento de los JUZGADOS DE EJECUCION DE SENTENCIAS CIVILES MUNICIPALES o en su efecto ‘posiblemente’ estar archivadas”, frente al o cual no tiene injerencia ese centro de servicios administrativos.

Señaló que, al realizar la consultas en los sistemas de reparto judicial y demás aplicaciones habilitadas para tal fin, estableció que dicha actuación fue remitida directamente al Juzgado “712” Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá por parte del D iecisiete Civil Municipal de esta c iudad. No existe constancia de remisión o envió por parte de algún despacho para ser asignado o repartido por esa dependencia a otro juzgado de la Rama Judicial.

Sugirió al actor solicitar el levantamiento de medidas

existe constancia de remisión o envió por parte de algún despacho para ser asignado o repartido por esa dependencia a otro juzgado de la Rama Judicial.

Sugirió al actor solicitar el levantamiento de medidas cautelares y embargos, sin la necesidad de poseer el expediente o su reconstrucción. Pidió su desvinculación y la declaratoria de improcedencia de la tutela, por falta de legitimación por pasiva del Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia de Bogotá.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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La coordinadora de la Oficina de Apoyo de los Juzgados Civiles Municipales de Ejecución de Sentencias de Bogotá manifestó que, revisada la información del área de reparto de esa dependencia y los registros de la página web de la Rama Judicial, estableció que el expediente buscado no les fue trasladado por parte de los juzgados civiles municipales y tampoco por los de pequeñas causas de esta ciudad.

Señaló que la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá es la encargada de tramitar el desarchivo de cualquier expediente, una vez el interesado di ligencie el formulario en línea dispuesto para tal fin y adjunte el pago del arancel judicial, siempre y cuando ese expediente les haya sido remitido para su custodia.

Concluyó que esa Oficina, ni su Área de Archivo vulneraron los derechos fundamentales d el accionante. Solicitó su desvinculación.

CONSIDERACIONES

remitido para su custodia.

Concluyó que esa Oficina, ni su Área de Archivo vulneraron los derechos fundamentales d el accionante. Solicitó su desvinculación.

CONSIDERACIONES

De conformidad con lo preceptuado en el artículo 86 de la Constitución Política y el canon 1 del Decreto 333 de 2021, que modificó el 2.2.3.1.2.1 del Decreto 1069 de 2015, es competente esta Sala para pronunciarse, en primeraTutela 1ª Instancia No. 143061

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instancia, en tanto involucra al Consejo Superior de la Judicatura.

La Corte Constitucional ha sostenido que, excepcionalmente, esta herramienta puede ejercitarse para la protección de derechos fundamentales que resultan violados cuando se actúa y resuelve de manera arbitraria o caprichosa; o en aquellos eventos en los cuales las providencias son expedidas fuera del ámbito funci onal, en forma contraria a la ley, esto es, si se configuran las llamadas causales de procedibilida d; o, en el supuesto que el mecanismo pertinente, previamente instituido, sea claramente ineficaz, suceso en el que procede como dispositivo transitorio, para evitar un perjuicio irremediable.

En el presente asunto, el problema jurídico se contrae a deter minar si el Consejo Superior de la Judicatura, así como el Consejo Seccional de la Judicatura, los Juzgados Diecisiete Civil Municipal y Doce Civil Municipal de Mínima Cuantía, todos de Bogotá, vulneraron los derechos

a deter minar si el Consejo Superior de la Judicatura, así como el Consejo Seccional de la Judicatura, los Juzgados Diecisiete Civil Municipal y Doce Civil Municipal de Mínima Cuantía, todos de Bogotá, vulneraron los derechos fundamentales de defensa y debido proc eso de DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ , por no establecer la ubicación del proceso ejecutivo singular con radicación 11001400301720130127900, promovido e n su contra por Pedro Iván Sánchez Neira.

El análisis se circunscribirá al deber de custodia y conservación de expedientes al interior de la Rama Judicial, en tanto el actor no cuestiona las respuestas otorgadas porTutela 1ª Instancia No. 143061

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diferentes despachos judiciales y dependencias administrativas, mediante las cuales requirió información acerca del expediente señalado. Su pretensión a través de esta tutela es lograr su ubicación para, hecho esto, solicitar al juzgado competente la emisión de oficios de levantamiento de medidas cautelares.

De la custodia y conservación de los expedientes judiciales

Mediante Acuerdo 1746 de 2003 5, modificado por el Acuerdo PSAA14-10137 de 20146, el Consejo Superior de la Judicatura reguló lo atinente a la administración de documentos en la Rama Judicial. Directrices reiteradas en el Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, según el cual:

«ARTÍCULO 1°. - Objeto. Este Acuerdo tiene por objeto definir los principios y criterios que regulan la administración documental en

Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, según el cual:

«ARTÍCULO 1°. - Objeto. Este Acuerdo tiene por objeto definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrat iva de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración de justicia. Así mismo constituyen un medio de acceso a la información judicial, de transparencia de la actuación y un medio indispensable para la construcción de la memoria institucional. (…)

5 Artículo 3. Numeral 8°: “De competencia. Son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales y en las dependencias administrativas, durante la etapa de trámite; durante las fases de archivo central e histórico, lo serán los empleados d esignados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura” 6 Artículo 3. Numeral 10: “Son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de lo s expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales y en las dependencias administrativas, durante la etapa de trámite (archivos de gestión); durante las fases de archivo central e histórico, lo se rán los empleados designados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura”.Tutela 1ª Instancia No. 143061

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ARTÍCULO 3°. - Principios generales, definiciones y conceptos. Además de los principios gener ales, las definiciones y los conceptos que de conformidad con la ley rigen la administración documental, en la Rama Judicial se aplicarán los siguientes: (…)

4. De la administración. El Consejo Superior de la Judicatura dispondrá las herramientas necesari as para garantizar el registro, control, organización y administración de la documentación, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los principios de acceso a la información pública, transpare ncia y eficiencia en la gestión judicial y administrativa. (…)

10. De la competencia. Durante la etapa de trámite (archivos de gestión), son responsables de l acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados designados para dichos efectos en cada uno de los despachos judiciales y en las dependencias administrativas. En las fases de Archivo Central e Histórico, lo serán los empleados de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y de las Direcciones Ejecutivas Seccionales o Coordinaciones, a quienes según sus funciones se les haya asignado dicha responsabilidad.» (Negrillas de la Sala)

Para efectos del ciclo vital y la edad de los documentos, el acto administrativ o describe que estarán a cargo de tres instancias de conservación, así:

1. Archivo de Gestión: cada despacho judicial o

Para efectos del ciclo vital y la edad de los documentos, el acto administrativ o describe que estarán a cargo de tres instancias de conservación, así:

1. Archivo de Gestión: cada despacho judicial o dependencia administrativa es responsable de los documentos y expedientes activos a su cargo.

1. Archivo Central: es responsabilidad de las Direcciones Ejecutivas de Administración Judicial Nacional o Seccionales. Esta dependencia funciona como una «unidad que administra, custodia y conserva los documentos contenidos en cualquier soporte, con valor administrativo, legal, permanente e histórico , que son transferidos por losTutela 1ª Instancia No. 143061

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administradores de los archivos de gestión (oficina productora) hasta que la documentación cumpla su tiempo de valoración.».

1. Archivo Histórico: a cargo del Comité Nacional de Archivo o Comités Seccionales de Archivo, quienes disponen la conservación definitiva de los expedientes o documentos que deben conservarse permanentemente.

Ahora, pese a que es parte esencial de todo proc eso judicial o administrativo la existencia de un expediente que respalde la emisión de alguna deci sión de fondo (CC T328/2020), la Sala no desconoce que, por diversas circunstancias, éste se puede extraviar -total o parcialmentey, por ende, su reconstrucción se convierte en una necesidad con el objeto de resguardar «los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados» (CC T-348/2020).

De cara a la reconstrucción de un proceso, la Corte

Constitucional sostiene que:

con el objeto de resguardar «los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados» (CC T-348/2020).

De cara a la reconstrucción de un proceso, la Corte

Constitucional sostiene que:

«4.4. Es parte esencial de todo proceso judicial o actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Sin embargo, es posible que, por diferentes circunstancias, el expediente o parte de este se extravíe. Frente a esta situación, el legislador ha previsto el trámite de reconstrucción de expedientes, regulado en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil y, actualmente, en el artículo 126 del Código General del Proceso, en los siguientes términos:

“ARTÍCULO 126. TRÁMITE PARA LA RECONSTRUCCIÓN. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:Tutela 1ª Instancia No. 143061

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1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio.

2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su

lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella.

4. Cuando se trate