CTCP - Concepto 2025-0057 de 2025

CONSEJO TÉCNICO DE LA

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Calle 13 Nº 28 – 01 Piso 6 / Bogotá, Colombia Código Postal 110311 Conmutador (601) 606 7676 – Línea Gratuita 01 8000 958283

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Bogotá, D.C.,

Señor (a)

Referencia No. del Radicado 1-2025-006860 / 1-2025-006862 Fecha de Radicado 04 de marzo de 2025 Nº de Radicación CTCP 2025-0057 Tema Validez de los estados financieros con firmas escaneadas o sobrepuestas

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) La firmas escaneadas o sobrepuestas son fácilmente SUPLANTABLES, puesto que podrán ser copiadas y pegadas virtualmente sobre cualquier documento, imposibilitando identificar la persona que emite el documento, además que se desconoce un mecanismo de autenticación que proporcione veracidad del documento.

Así pues, teniendo en cuenta las firmas escaneadas o sobrepuestas, no son iguales a la firma electrónica o digital, en razón a que estas últimas son obtenidas por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, claves criptográficas privadas o a través de un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos, cuyos efectos jurídicos se encuentran contemplados en la Ley 527 de 1999 concordante con el artículo 2.2.2.47.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. ¿Son válidos los Estados

encuentran contemplados en la Ley 527 de 1999 concordante con el artículo 2.2.2.47.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. ¿Son válidos los Estados Financieros certificados y dictaminados que se hayan firmado haciendo uso de firmas escaneadas o superpuestas? (…)”

RESUMEN:

No se observa una norma expresa que proh íba el uso de firmas escaneadas o sobrepuestas en los estados financieros certificados y dictaminados. Sin embargo, su validez debe analizarse en funci ón de los principios de autenticidad, integridad y no repudio, establecidos en la Ley 527 de 1999 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 en lo relacionado con la firma digital y los mensajes de datos. En este sentido, el uso de firmas escaneadas o sobrepuestas no garantizan la identificación inequívoca del firmante, ni asegura la integridad del contenido del documento, lo que podr ía comprometer su validez y confiabilidad en eventuales procesos legales o de auditoría.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTOCONSEJO TÉCNICO DE LA

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El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que la s desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

El Artículo 6 º de la Constitución Política de Colombia establece que los ciudadanos pueden hacer todo aquello que no est é prohibido por la ley, lo cual implica que, en ausencia de una norma que prohíba expresamente el uso de firmas escaneadas, estas no pueden considerarse inválidas per se.

Ahora bien, el Congreso de la República, en ejercicio de sus facultades constitucionales, promulgó la Ley 527 de 1999 para garantizar la validez de las firmas digitales y electrónicas en Colombia, lo cual se armoniza con los principios constitucionales como la buena fe, seguridad jurídica y acceso a la información . Esta normatividad ha sido desarrollada mediante decretos reglamentarios y disposiciones complementarias que refuerzan su aplicación.

Es de anotar que, el Artículo 1º de dicha ley, precisa que será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, excepto en los siguientes casos: a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados

Es de anotar que, el Artículo 1º de dicha ley, precisa que será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, excepto en los siguientes casos: a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales; b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso consumo.

Así mismo, la Ley 527 de 1999 contiene el principio de equivalencia funcional; el cual, indica que los documentos electrónicos y las firmas electrónicas pueden tener la misma validez jur ídica que los documentos f ísicos y las firmas manuscritas, siempre que cumplan con requisitos de autenticidad e integridad (Artículo 6° de la Ley 527 de 1999, declarado exequible por la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-831/01).

En Colombia, los estados financieros certificados y dictaminados deben contar con la firma del representante legal, del contador público y, cuando aplique, del revisor fiscal, en los términos de los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, según corresponda. No obstante, la normatividad vigente no prohíbe expresamente el uso de firmas escaneadas o sobrepuestas, siempre que estas no comprometan la autenticidad e integridad del documento.CONSEJO TÉCNICO DE LA

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Sin perjuicio de lo anterior, es de precisar que, la Ley 527 de 1999, en su Artículo 7°, reconoce la validez de la firmas electrónicas y digitales, siempre que permitan identificar al firmante y garantizar la integridad del mensaje de datos. Asimismo, el Decreto 806 de 2020, aunque expedido en el marco de la virtualidad en procesos judiciales, refuerza el principio de equivalencia funcional de los documentos electrónicos.

En consecuencia, si bien el uso de firmas escaneadas no cuenta con la misma seguridad de una firma electr ónica certificada, su validez depender á de su aceptaci ón y del contexto en el que se utilicen, sin que exista una prohibici ón normativa expresa que , como se indicó, las invalide per se (por el solo hecho de serlo).

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

Cordialmente,

JORGE HERNANDO RODRÍGUEZ HERRERA

Consejero – CTCP

Proyectó: Husberto Uberty Rodríguez Rodríguez

Consejero Ponente: Jorge Hernando Rodríguez Herrera

Cordialmente,

JORGE HERNANDO RODRÍGUEZ HERRERA

Consejero – CTCP

Proyectó: Husberto Uberty Rodríguez Rodríguez Consejero Ponente: Jorge Hernando Rodríguez Herrera Revisó y aprobó: Sandra Consuelo Muñoz Moreno / Jimmy Jay Bolaño Tarrá / Jairo Enrique Cervera Rodríguez / Jorge Hernando Rodríguez

Herrera.